El. paštas jau seniai buvo esminė verslo komunikacijos priemonė, tačiau „Sendmail“ atliekama apklausa. Paaiškėjo, kad tai sukėlė įtampą, sumaištį ar kitas neigiamas pasekmes 64% specialistų.

Taigi, kaip jūs galite tai išvengti savo el. Ir kaip galite rašyti el. Laiškus, kurie duoda norimus rezultatus? Šiame straipsnyje peržiūrime strategijas, kurias galite naudoti norėdami užtikrinti, kad el. Pašto naudojimas būtų aiškus, veiksmingas ir sėkmingas.

Vidutinis biuro darbuotojas gauna apie 80 el. Laiškus per dieną. Su šiuo pašto kiekiu galima lengvai pamiršti atskirus pranešimus. Laikykitės šių paprastų taisyklių, kad jūsų el. Laiškai būtų pastebėti ir naudojami.

  1. Nesikreipkite per daug el. Paštu.
  2. Gerai panaudokite objektus.
  3. Padarykite aiškius ir trumpus pranešimus.
  4. Būkite mandagūs.
  5. Patikrinkite toną.
  6. Reread.

Nesikreipkite per daug el. Paštu

Vienas didžiausių streso šaltinių darbe yra didžiulis žmonių gaunamų el. laiškų kiekis. Taigi, prieš pradėdami rašyti el. laišką, paklauskite savęs: „Ar tai tikrai būtina?

Šiame kontekste turėtumėte naudotis telefonu arba momentiniais pranešimais, kad išspręstumėte klausimus, kurie gali būti diskusijų objektas. Naudokite komunikacijos planavimo įrankį ir nustatykite geriausius kanalus įvairių tipų žinutėms.

Kai tik įmanoma, pateikite blogas naujienas asmeniškai. Tai padeda jums bendrauti su empatija, užuojauta ir supratimu ir išpirkti save, jei jūsų pranešimas buvo neteisingai priimtas.

Gerai panaudokite objektus

Laikraščio antraštė daro du dalykus: ji patraukia jūsų dėmesį ir apibendrina straipsnį, kad galėtumėte nuspręsti, ar skaityti, ar ne. Jūsų el. pašto temos eilutė turėtų daryti tą patį.

Objektas tuščia vieta greičiausiai bus nepastebėta arba atmesta kaip „šlamštas“. Taigi visada naudokite keletą gerai parinktų žodžių, kad papasakotumėte gavėjui, apie ką el.

Galbūt norėsite įtraukti datą į temos eilutę, jei jūsų pranešimas yra įprastos el. laiškų serijos, pvz., savaitinės projekto ataskaitos, dalis. Į pranešimą, į kurį reikia atsakyti, taip pat galite įtraukti raginimą veikti, pvz., „Prašome iki lapkričio 7 d.“.

Gerai parašyta temos eilutė, kaip ir toliau pateikta, pateikia svarbiausią informaciją, gavėjui net nereikia atidaryti el. Tai yra raginimas, primenantis gavėjams apie jūsų susitikimą, kai tik jie patikrina gautuosius.

 

Blogas pavyzdys Geras pavyzdys
 
Tema: susitikimas Tema: Susitikimas dėl PASSERELLE proceso - 09 m. Vasario 25 d. 2018 val

 

Laikykite pranešimus aiškius ir trumpus

Laiškai, kaip ir tradiciniai verslo laiškai, turi būti aiškūs ir glausti. Laikykite savo sakinius trumpus ir tikslius. El. Laiško turinys turi būti tiesioginis ir informatyvus, jame turi būti visa svarbi informacija.

Skirtingai nuo tradicinių laiškų, kelių laiškų siuntimas nekainuoja daugiau nei vieno siuntimas. Taigi, jei jums reikia su kuo nors bendrauti įvairiomis temomis, apsvarstykite galimybę parašyti kiekvienai atskirą el. laišką. Tai paaiškina pranešimą ir leidžia korespondentui atsakyti į vieną temą vienu metu.

 

Blogas pavyzdys Geras pavyzdys
Tema: Pardavimų ataskaitos pataisos

 

Sveiki, Michelin,

 

Dėkojame, kad praėjusią savaitę atsiuntėte šią ataskaitą. Vakar perskaičiau ir jaučiu, kad 2 skyriuje reikia konkretesnės informacijos apie mūsų pardavimo duomenis. Taip pat manau, kad tonas galėtų būti formalesnis.

 

Be to, norėjau informuoti, kad šį penktadienį suplanavau susitikimą su viešųjų ryšių skyriumi dėl naujos reklamos kampanijos. Ji yra 11:00 ir bus nedidelėje konferencijų salėje.

 

Praneškite man, jei esate pasiekiamas.

 

Ačiū

 

Camille

Tema: Pardavimų ataskaitos pataisos

 

Sveiki, Michelin,

 

Dėkojame, kad praėjusią savaitę atsiuntėte šią ataskaitą. Vakar perskaičiau ir jaučiu, kad 2 skyriuje reikia konkretesnės informacijos apie mūsų pardavimo duomenis.

 

Taip pat manau, kad tonas galėtų būti formalesnis.

 

Ar galėtumėte tai pakeisti su šiomis pastabomis?

 

Dėkojame už sunkų darbą!

 

Camille

 

(Camille tada siunčia kitą el. Laišką apie PR susitikimą.)

 

Čia svarbu išlaikyti pusiausvyrą. Jūs nenorite kam nors bombarduoti el. laiškais, todėl prasminga sujungti kelis susijusius punktus į vieną įrašą. Kai taip atsitiks, darykite tai paprastai, naudodami sunumeruotas pastraipas ar ženklelius, ir apsvarstykite galimybę informaciją „supjaustyti“ į mažus, gerai sutvarkytus vienetus, kad būtų lengviau ją virškinti.

Taip pat atkreipkite dėmesį, kad aukščiau pateiktame gerame pavyzdyje Camille nurodė, ką ji nori, kad „Michelin“ padarytų (šiuo atveju pakeistų ataskaitą). Jei padėsite žmonėms žinoti, ko norite, jie greičiausiai jums tai duos.

Būkite mandagūs

Žmonės dažnai mano, kad el. Laiškai gali būti mažiau formalūs nei tradiciniai laiškai. Tačiau jūsų siunčiami pranešimai atspindi jūsų profesionalumą, svarbios yra vertybės ir dėmesys detalėms, todėl reikalingas tam tikras formalumas.

Nebent su kuo nors sutariate gerai, venkite neformalios kalbos, slengo, žargono ir netinkamų santrumpų. Jaustukai gali padėti paaiškinti jūsų ketinimą, tačiau geriausia jas naudoti tik su gerai pažįstamais žmonėmis.

Uždarykite savo žinutę su „Pagarbiai“, „Geros dienos / vakaro jums“ arba „Geras jums“, priklausomai nuo situacijos.

Gavėjai gali pasirinkti spausdinti el. laiškus ir bendrinti juos su kitais, todėl visada būkite mandagūs.

Patikrinkite toną

Susitikę su žmonėmis, akis į akį, mes naudojame savo kūno kalbą, balsų tonus ir veido išraiškas, kad įvertintume, kaip jie jaučiasi. El. Paštas atima mums šią informaciją, o tai reiškia, kad negalime žinoti, kada žmonės suprato mūsų pranešimus.

Jūsų pasirinktus žodžius, sakinio ilgį, skyrybos ženklus ir didžiąsias raides galima lengvai klaidingai interpretuoti be vaizdinių ir garsinių užuominų. Pirmajame toliau pateiktame pavyzdyje Louise gali manyti, kad Janas yra nusivylęs arba piktas, tačiau iš tikrųjų jis jaučiasi gerai.

 

Blogas pavyzdys Geras pavyzdys
Luiza,

 

Man reikia jūsų ataskaitos šiandien iki 17 val. arba aš praleisiu savo terminą.

 

Yann

Sveiki, Louise,

 

Dėkojame už sunkų darbą dėl šio pranešimo. Ar galėtumėte pateikti savo versiją prieš „17“ valandas, kad negalėčiau praleisti termino?

 

Iš anksto dėkoju,

 

Yann

 

Pagalvokite apie savo el. Pašto jausmą emociniu lygmeniu. Jei jūsų ketinimai ar emocijos gali būti neteisingai suprantami, raskite mažiau dviprasmišką žodžių formulavimo būdą.

korektūra

Galiausiai, prieš spustelėdami „Siųsti“, skirkite šiek tiek laiko ir patikrinkite, ar el. pašte nėra rašybos, gramatikos ir skyrybos klaidų. Jūsų el. laiškai yra tokia pat jūsų profesinio įvaizdžio dalis, kaip ir jūsų dėvimi drabužiai. Todėl nerimaujama siųsti žinutę su klaidų serijomis.

Korektūros metu atkreipkite dėmesį į el. Laiško ilgį. Žmonės dažniau skaito trumpus, glaustus el. Laiškus, nei ilgus, atjungtus el. Laiškus, todėl įsitikinkite, kad jūsų el. Laiškai yra kuo trumpesni, neįtraukiant reikiamos informacijos.

Pagrindiniai punktai

Didžioji dalis mūsų praleidžia didelę savo dienos dalį skaityti ir rašyti el. laiškus. Tačiau mūsų siunčiamos žinutės gali painioti kitus.

Jei norite parašyti efektyvius el. Laiškus, pirmiausia paklauskite savęs, ar tikrai turėtumėte naudoti šį kanalą. Kartais gali būti geriau įjungti telefoną.

Padarykite savo laiškus glaustus ir tikslius. Nusiųskite juos tik tiems žmonėms, kuriems iš tikrųjų reikia juos matyti ir aiškiai nurodyti, ką norėtumėte, kad gavėjas atliktų kitą.

Atminkite, kad jūsų el. laiškai atspindi jūsų profesionalumą, vertybes ir dėmesį detalėms. Pabandykite įsivaizduoti, kaip kiti galėtų interpretuoti jūsų pranešimo toną. Būkite mandagūs ir visada dar kartą patikrinkite, ką parašėte prieš paspausdami „siųsti“.