Pranešimai apie neatvykimą yra svarbūs darbo raštu. Tačiau dėl daugelio priežasčių jie gali būti nepastebėti. Tai paaiškinama jų rašymo kontekstu ir kartais neatsižvelgimu į galimą poveikį.
Iš tikrųjų pranešimas apie nebuvimą yra automatinis pranešimas. Siunčiamas kaip atsakymas į bet kurį pranešimą, gautą per tam tikrą laiko tarpą arba per nustatytą laikotarpį. Kartais pranešimas rengiamas atsižvelgiant į atostogas. Šis laikotarpis, kai tikriausiai jau galvojate kitur, gali būti ne pats tinkamiausias laikas rašyti pranešimą.
Kokia prasmė konfigūruoti automatinį nebuvimo pranešimą?
Pranešimo apie darbą nebuvimas yra svarbus daugeliu atžvilgių. Jis naudojamas pranešti visiems savo darbuotojams apie jūsų neatvykimą. Ji taip pat skirta informacijai, leidžiančiai tęsti savo veiklą, laukiant jūsų sugrįžimo. Ši informacija daugiausia yra jūsų pasveikimo data, kontaktiniai duomenys, kaip susisiekti su jumis, arba kolegos kontaktiniai duomenys, su kuriais galite susisiekti avarijos atveju. Atsižvelgiant į visa tai, žinia apie nebuvimą yra esminis bet kurio profesionalo bendravimo veiksmas.
Kokių klaidų reikėtų vengti?
Atsižvelgiant į pranešimo apie neatvykimą svarbą, reikės atsižvelgti į kelis parametrus, kad nesukrėstumėte ir nepagarbintumėte savo pašnekovo. Geriau skambėti per daug pagarbiai nei nepagarbiai. Taigi jūs negalite naudoti tokių išraiškų kaip OUPS, pff ir kt. Turėsite atsižvelgti į visų suinteresuotųjų šalių profilį. Taigi venkite rašyti taip, tarsi kalbėtumėte tik su kolegomis, kai jūsų viršininkai ar klientai, tiekėjai ar net valdžios institucijos gali jums pranešti.
Kad išvengtumėte šių nepatogumų, „Outlook“ gali turėti pranešimą apie nebuvimą vidiniams įmonės laiškams ir kitą pranešimą išoriniams laiškams. Bet kokiu atveju turėsite atsižvelgti į visus profilius, kad gautumėte gerai struktūruotą pranešimą apie neatvykimą.
Be to, informacija turi būti naudinga ir tiksli. Venkite dviprasmiškų pranešimų, tokių kaip „manęs nebus rytoj“, žinodami, kad tas, kas gaus šią informaciją, negalės žinoti šio „rytojaus“ datos.
Galiausiai venkite naudoti pažįstamą ir atsitiktinį toną. Iš tiesų, matant atostogų euforiją, galite priversti naudoti pernelyg pažįstamą toną. Nepamirškite išlikti profesionaliais iki galo. Žodžiu su kolegomis taip gali atsitikti, bet ypač ne darbo dokumentų kontekste.
Kokio tipo pranešimus apie neatvykimą pasirinkti?
Norėdami išvengti visų šių spąstų, pasirinkite įprastą stilių. Tai apima jūsų vardą ir pavardę, informaciją apie tai, kada galite apdoroti gautą pranešimą, ir asmenį (-ius), su kuriuo (-iais) reikia susisiekti nelaimės atveju.
