Šiandien el. Paštas yra geriausias būdas bendrauti su paprasta, greita ir veiksminga. Profesiniams mainams tai dažniausiai naudojamas būdas.
Parašyti profesionalus paštasturime gerbti tam tikrus kriterijus, patarimus ir taisykles, kurias mes stengsimės paaiškinti jums visame straipsnyje.
Profesinio el. Laiško rašymo plano pavyzdys
Kartais el. Paštas gali būti sudėtingas valdyti profesionaliu kontekstu. Planuojant sekti, norint parašyti profesionalų el. Laišką, gavėjui turi būti pateikiami visi būtini elementai, kurie yra trumpi ir tikslūs.
Norėdami parašyti profesionalų el. Laišką, galite patvirtinti šį planą:
- Aiškus ir aiškus objektas
- Apeliacijos formulė
- Pradžia, kuri turi būti komunikacijos kontekste
- Galutinė formulė
- Parašas
Pasirinkite profesionalų el. Laišką
Manoma, kad profesionalas per dieną gali gauti vidutiniškai 100 el. Todėl norėdami paskatinti juos atidaryti, turite pasirinkti savo el. Laiško temą. Norėdami tai padaryti, reikia laikytis taisyklių:
1 - parašykite trumpą objektą
Norėdami padidinti jūsų el. Laiškų atidarymo dažnumą, ekspertai rekomenduoja naudoti ne daugiau kaip 50 simbolių temą.
Turite tik ribotą erdvę parašyti objektą, todėl turėsite pasirinkti konkretų objektą, o naudodami veiksmo veiksmus, susijusius su jūsų el. Pašto turiniu.
Paprastai ilgi objektai yra prastai skaitomi smartphonachose, kurių profesionalai vis dažniau naudoja, norėdami patikrinti savo el. Laiškus.
2 - pritaikykite savo el. Laišką
Jei įmanoma, turite nurodyti savo kontaktų pavadinimą ir vardą objekto lygiu. Tai elementas, kuris gali padidinti atidarymo greitį.
Nurodžius gavėjo duomenis e-pašto temos lygiu, jis bus vertinamas ir pripažintas, todėl paskatins jį atidaryti ir skaityti jūsų el. Laišką.
Profesinio el. Laiško korpusas
Jei norite parašyti profesionalų el. Laišką, patartina aiškiai parašyti savo el. Laišką, neatsižvelgiant į temą ir visus pagal tam tikrus stiliaus ir pateikimo standartus.
Rūpinkitės rašyti trumpą el. Laišką, kuriame pateikiami trumpi ir tikslūs sakiniai, kurie suteiks daugiau naudos jūsų gavėjui.
Štai keli dalykai, kuriuos reikia atsiminti:
1 - naudokite klasikinį šriftą
Dauguma el. Pašto paslaugų leidžia vartotojui pasirinkti teksto šriftą ir stilių. Kalbėdami apie verslo el. Paštą, pasirinkite klasikinį šriftą, pvz., „Times New Roman“ arba „Arial“.
Nerekomenduojama naudoti dekoratyvinį šriftą.
Mes taip pat rekomenduojame:
- Priimkite skaitomą šrifto dydį
- Venkite kursyvo, pabrėžti ar spalvų
- Ne rašyti viso teksto didžiosiomis raidėmis
2 - geros skambučių formulė
Profesionaliems el. Paštui pageidautina, kaip nurodyta pirmiau, adresatui adresuoti pagal vardą, kartu nurodant asmens charakteringumo pavadinimą su jo pavarde.
3 - pateikite pirmąją pastraipą
Jei pirmą kartą rašote kieno nors asmeniui (pavyzdžiui, naujam klientui), labai svarbu pristatyti save ir trumpai paaiškinti savo pranešimo tikslą.
Galite skirti šį mažą pristatymą vienu ar dviem sakiniais.
4 - svarbiausia informacija prioritete
Po pristatymo mes einame į svarbiausią dalyką.
Labai įdomu cituoti svarbiausią informaciją savo el. Pašto pradžioje. Jūs sutaupysite savo gavėjo laiką paaiškindami savo ketinimus.
Turite patraukti savo korespondento dėmesį ir pereiti tiesiai prie reikalo.
5 - naudokite oficialią žodyną
Kadangi rašote profesionalų el. Laišką, turite padaryti gerą įspūdį.
Patariame rašyti pilnus sakinius mandagiu stiliumi.
Nerekomenduojama naudoti:
- Žargoniški žodžiai;
- Nenaudingi santrumpos;
- Jaustukai ar jaustukai;
- Anekdotai;
- Nemandagūs žodžiai;
6 - padarykite tinkamą išvadą
Norėdami baigti el. Laišką, turime galvoti apie parašą, kurį reikia naudoti, tonas, kurį reikia priimti, ir mandagumo formulę, kurią pasirinkti.
Turime nepamiršti, kad profesionalus bendravimas išlieka a labai kodifikuota kalba, Labai svarbu žinoti taisykles ir pasirinkti tinkamą formulę naudoti el. Laiško pabaigoje.
Naudojama formulė turi būti pritaikyta prie jo gavėjo kokybės ir mainų konteksto.
Pavyzdžiui, jei kalbate su vadovu ar klientu, galite naudoti „linkėjimus“, kuri yra tinkamiausia frazė. Jei tai yra kolega, mes galime užbaigti savo el. Laišką posakiu „Gera dienos pabaiga!“ "
Kalbant apie parašą, galite nustatyti el. Pašto programinę įrangą, kad elektroninių pranešimų pabaigoje automatiškai įterptų asmeninį parašą.
Kad parašas būtų veiksmingas, jis turi būti trumpas:
- Ne daugiau kaip 4 eilutės;
- Ne daugiau kaip 70 simbolių vienoje eilutėje;
- Įveskite savo vardą ir pavardę, savo funkciją, įmonės pavadinimą, savo svetainės adresą, telefono ir fakso numerį ir galbūt nuorodą į savo „LinkedIn“ arba „Viadeo“ profilį;
Pavyzdinis :
Robert Holliday
Įmonės atstovas Y
http: /www.votresite.com
Telefonas. : 06 00 00 00 00 / faksas: 06 00 00 00 00
Mobilusis telefonas: 06 00 00 00 00
Keli mandagūs posakiai:
- Nuoširdžiai;
- Geriausi linkėjimai ;
- Geriausi linkėjimai;
- Pagarbiai;
- Nuoširdūs sveikinimai;
- Geriausi linkėjimai ;
- Tavo,
- Malonu vėl tave pamatyti;
- Šilti sveikinimai ...
Žmonėms, kuriuos pažįstame ypač gerai, galime naudoti tokias širdingas formules kaip „labas“, „draugystė“, „iki pasimatymo“ ...
Kiti klasikinių formulių pavyzdžiai:
- Pone, gerb. Ponia, prašau priimti mano išskirtinių jausmų išraišką;
- Pone, pone, prašau priimti nuoširdų mano sveikinimo žodį;
- Prašau, gerb. Ponia, nuoširdžiausią linkėjimą;
- Pone, gerb. Ponia, prašau priimti mano pagarbius ir atsidavusius jausmus;
- Pone, gerb. Ponia, prašau priimti nuoširdžius mano sveikinimus;
- Pone, gerb. Ponia, prašau priimti mano didžiausią pagarbą;
- Prašydamas priimti mano pagarbiausius linkėjimus;
- Dėkoju už dėmesį mano prašymui;
- Gerbiamasis, pone / ponia, priimti mano gilios pagarbos pagarbą;
- Laukdami skaityti iš jūsų, gerb. Ponia, prašau patvirtinti mano didžiausią pagarbą;
- Dėkoju, prašau jūsų, pone ponia, rasti mano išskirtinių jausmų išraišką;
7-Įtraukite priedus
Kalbant apie priedus, nepamirškite informuoti gavėją, paminėję juos savo el. Laiške su malonumu.
Labai įdomu paminėti gavėjui išsiųstų priedų dydį ir skaičių.
Focus: apversta piramidė
Kalbant apie vadinamąjį atvirkštinės piramidės metodą, jis susideda iš jūsų profesionalų el. Laiško su pagrindine jūsų pranešimo informacija pradėjimo ir tęsiant kitą informaciją mažėjančia svarbos tvarka.
Bet kodėl reikia taikyti šį metodą?
Paprastai pirmasis sakinys skaitomas geriau nei likęs pranešimas. Ji turi būti patraukli. Taikydami atvirkštinės piramidės metodą, galime lengvai pritraukti skaitytojo dėmesį ir priversti jį norėti perskaityti el. Laišką iki galo.
Kalbant apie rašymą, patariama naudoti ne daugiau kaip keturias pastraipas, iš kiekvienos eilutės 3 iki 4 eilučių, orientuojantis į konkrečią idėją pagal kiekvieną pastraipą.
Jei norite naudoti šį metodą, patariame naudoti:
- palyginti trumpi sakiniai;
- žodžių susiejimas, norint susieti sakinius;
- dabartinė ir profesinė kalba.
PRIMINIMAS
Kaip supratote, profesionalus el. laiškas neturi nieko bendra su siunčiamu draugui. Yra taisyklių, kurių reikia laikytis iki galo.
1 - kruopščiai gydykite temą
Kaip aiškiai nurodėme, turite teisingai parašyti savo profesinio el. pašto temos lauką (arba temą). Jis turėtų būti glaustas ir aiškus. Jūsų gavėjas turi nedelsdamas suprasti jūsų el. laiško turinį. Todėl jis gali nuspręsti, ar atidaryti jį iš karto, ar perskaityti vėliau.
2 - būk mandagūs
Kaip puikiai supratote, pasisveikinimo ir mandagumo formules būtina naudoti kontekste.
Formulės turi būti trumpos ir labai gerai parinktos.
3 - teisingos rašybos klaidos
Visų pirma turite perskaityti el. Laišką ir įsitikinti, kad neužmiršėte kokios nors būtinos informacijos ir kodėl jo neturėtumėte skaityti. Labai įdomu turėti kito asmens nuomonę.
Norėdami ištaisyti rašybos ir gramatikos klaidas, patariame jums kopijuoti ir įklijuoti savo el. Laišką teksto redagavimo priemonėje ir atlikti automatinį patikrinimą. Net jei ši programinė įranga neištaisys visų trikčių, ji gali jums padėti. Arba taip pat galite investuoti į profesionalios korekcijos programinę įrangą.
4 - parašykite savo el. Paštą
Labai svarbu pridėti parašą į savo profesionalų el. Laišką. Jūs turite laikytis aukščiau išvardytų taisyklių, kad parašytumėte profesionalų parašą.
Nurodydama įvairią informaciją, susijusią su jūsų funkcija, jūsų įmonė ... jūsų gavėjas greitai supras, su kuo jis susiduria.
5-tinkinkite el. Paštą
Jei tai yra bendra, laiškas yra mažiau tikėtina, kad jis bus perskaitytas. Turite padaryti gavėjui jaustis, kad laiškas skirtas tik jam. Taigi turėsite tinkinti objektą ir pasirinkti formulę, kad galėtumėte pradėti el. Laišką.
Jei tai yra grupės el. Pašto adresas, svarbu sukurti skirtingus sąrašus, atsižvelgiant į jūsų gavėjų ypatybes, jų pageidavimus, pomėgius ir vietą. Gavėjų segmentavimas leidžia padidinti jūsų el. Laiškų atvirumą.
6 - noriu atidaryti laišką
Rašydami profesionalų el. Laišką, jūs visada turėtumėte, kad gavėjas norėtų jį atidaryti. Paprastai objektas yra pirmasis elementas, kuris stumia korespondentą, norint atidaryti jūsų el. Laišką ir jį perskaityti. Taigi jūs turite skirti daugiau dėmesio savo objektui, išgydyti ir padaryti jį patraukliau.
Toje pačioje prasme pirmasis du jūsų el. Laiško sakiniai turėtų padėti gavėjui toliau skaityti. Jūsų el. Pašto pradžioje rekomenduojame nurodyti svarbiausią informaciją ir sukelti savo korespondento smalsumą.
7-Venkite apgaulingų objektų
Jūs niekada neturėtumėte naudoti klaidinančio objekto, kad padidintumėte savo el. Pašto atidarymo greitį.
Turėtumėte žinoti, kad jūsų el. Paštas perteikia jūsų (arba jūsų įmonės) įvaizdį. Todėl labai svarbu išvengti provokuojančių ir klaidinančių objektų. Objektas turi atitikti jūsų el. Laiško turinį.
8 - užsidėkite skaitytojui
Empatija yra labai svarbus elementas, į kurį reikia atsižvelgti. Norėdami tinkamai parašyti savo el. Laiško temą ir padaryti ją patrauklia, turite atsidurti savo gavėjo vietoje. Jūs turite įsimesti korespondento batus ir išvardyti daugybę klausimų, kuriuos jis gali sau užduoti. Iš atsakymų galite pritaikyti el. Pašto pavadinimą.
9 - naudokite profesionalų el. Pašto adresą
Asmeninių adresų, tokių kaip lovelygirl@… arba džentelmenas@…, būtinai reikia vengti. Profesinių santykių kontekste mes niekada nesikreipiame į pašnekovą naudodami tokio tipo el. pašto adresą.
Rekomenduojama naudoti profesionalų el. Pašto adresą arba bent asmeninį adresą su savo vardu ir pavarde.
Profesionalus el. Paštas reikalauja labai gero bendravimo, tikslaus žodyno, trumpo teksto, aiškios užklausos ir nepriekaištingos rašybos. Priimdami taisykles, patarimus ir patarimus, kuriuos ką tik citavome, galite parašyti patrauklų el. Laišką, kuris nedelsiant palies jūsų gavėją ir paskatins jo susidomėjimą.
