Profesinis laiškas yra rašytinis dokumentas, užtikrinantis oficialius skirtingų pašnekovų santykius. Ji turi labai įprastą vidinę struktūrą. Iš esmės parašyta viename puslapyje arba išimtinai dviejuose puslapiuose. Profesiniame laiške dažniausiai yra vienas dalykas. Ši vidinė struktūra turi pranašumą. Jo rašymo planas gali likti toks pats, nesvarbu. Akivaizdu, kad atsižvelgiant į tikslą bus pokyčių. Tačiau tai gali būti paprastas informacijos prašymas, paraiška ar net skundas. Profesinės korespondencijos rašymo planas išliks praktiškai nepakitęs.

Praeitis, dabartis, ateitis: trijų etapų sėkmingo profesionalaus laiško planas

Praeities, dabarties ir ateities naudojimas šioje chronologinėje hierarchijoje reiškia profesionalaus laiško rašymo plano triptiką. Tai paprastas ir efektyvus planas, kurį reikia įgyvendinti visose situacijose. Norėdami suabejoti, perduoti informaciją, paaiškinti pateiktą temą ar net įtikinti savo skaitytoją. Veiksmingumas, kuris yra pagrįstaslogiška tvarka stebimas jo struktūroje.

 

Praeitis: plano 1 žingsnis

Laišką rašome dažniausiai remdamiesi precedentu, pradine ar ankstesne situacija. Tai gali būti gautas laiškas, susitikimas, apsilankymas, pokalbis telefonu ir kt. Rašant pirmąją šio laiško dalį siekiama pranešti siuntimo priežastis. Arba paprasčiausiai situaciją apibūdinantis kontekstas. Faktų priminimas paprastai išreiškiamas vienu ir tuo pačiu sakiniu. Tačiau patogiau šį sakinį sukonstruoti posakiuose. Kaip pavyzdį galime pasakyti šias išraiškas:

  • Patvirtinu, kad gavau jūsų laišką, informuodamas mane apie ...
  • Jūsų laiške ...
  • Jūs sužinojote ...
  • Atsižvelgdami į jūsų laikraštyje „XXX“ paskelbtą pranešimą spaudai (nuoroda Nr. 12345), mes ką tik pasiūlėme ...
  • Patvirtinę savo sąskaitą radome ...

Tais atvejais, kai laiško rašymo priežastis nėra susijusi su buvusiu faktu. Tuo metu turime pirmąją pašto pastraipą, kurioje autorius supažindina save ir savo įmonę. Tada tęskite nurodydami savo užklausą arba siūlydami įvairias jos paslaugas. Pvz., Kaip informacijos užklausos ar paslaugos pasiūlymo dalį galime turėti šias išraiškas:

  • Kaip saugumo sektoriaus ekspertai išgyvename tai….
  • Atsižvelgdami į savo klientų pasitenkinimą, mes norėjome ...
  • Labai džiaugiamės galėdami pranešti, kad planavome savo klientams ...

Spontaniško prašymo (stažuotės ar darbo) kontekste taip pat galime išreikšti toliau pateiktus posakius:

  • Jūsų įmonė atkreipė mano dėmesį ir, būdamas studentas, norėčiau kreiptis į stažuotę …………
  • Neseniai baigė ...

Gavėjas, kuriam adresuotas laiškas, iš pirmos pastraipos turi suprasti jūsų laiško temą.

Dabartis: plano antras žingsnis

Šioje antroje plano dalyje nurodomos priežastys, pateisinančios laiško rašymą T. Tais atvejais, atsižvelgiant į ankstesnę situaciją, išsakytą pirmojoje dalyje. Šiame lygyje tai yra ginčijimo, informavimo, paaiškinimo ar net klausimo klausimas. Atsižvelgiant į situacijos sudėtingumą, šią dalį galima parašyti arba visa pastraipa, arba pagrindinę mintį pateikti vienu sakiniu. Kaip pavyzdį galime pasakyti šias išraiškas:

  • Pažymėdami, kad… sąskaitos faktūros Nr.… Data nėra patvirtinta, mes…
  • Narystė mūsų organizacijoje taip pat garantuoja ...
  • Nepaisant to, kad sutartyje numatyta pradėti darbus nuo ... datos, mes stebimės apstulbę ir turėjome sunkumų suprasdami p.

Ateitis: plano 3 žingsnis

Ši trečioji ir paskutinė dalis uždaro pirmuosius du pranešdami apie atolas ateiti.

Arba mes išreiškiame savo ketinimus kaip laiško autorius ir galime naudoti tokio tipo posakius:

  • Šiandien aš asmeniškai pasirūpinsiu jūsų prašomų daiktų siuntimu
  • Mes pasirengę pakeisti ... atsižvelgiant į, žinoma, originalą.
  • Prašau prieiti arčiau bilietų kasos ... ..

Arba mes išreiškiame norą, prašydami arba skatindami gavėją veikti ar reaguoti. Taigi mes galime turėti šias formuluotes:

  • Kviečiame prieiti arčiau prekystalio
  • Todėl prašau jūsų greitai pasikviesti savo ekspertus, kad ...
  • Nekantriai laukiama jūsų raginimo išspręsti šią situaciją.

Šio laiško rašymo tikslą gali papildyti argumentas:

  • Kuo greičiau (objektyviai) koreguosite situaciją pagal bendrąsias ir konkrečias sutarties nuostatas. (Argumentas)
  • Ar galite kuo greičiau susitarti dėl mano pristatymo ? (Tikslas) Nenaudinga jums priminti, kad pristatymas turi būti atliktas numatytą dieną, atsižvelgiant į jūsų pardavimo sąlygas. (Argumentas)

 

Mandagi formulė, būtina norint uždaryti savo profesinį laišką !

Norint tinkamai užbaigti profesionalų laišką, būtina parašyti mandagų žodžių junginį. Tai iš tikrųjų yra dviguba mandagumo formulė, susidedanti iš išraiškos, bet ir iš anksto sudarytos formulės.

Arba mes turime mandagumo formulę, atspindinčią tam tikrą nuoširdumą:

  • Iš anksto gaukite ačiū už ...
  • Atsiprašome už šią netikėtą situaciją
  • Aš visada galėsiu aptarti tai susitikime
  • Galite bet kada susisiekti su mumis, kad ...
  • Tikimės, kad šis pasiūlymas pateisins jūsų lūkesčius, ir mes, žinoma, esame pasirengę suteikti jums daugiau informacijos.

Arba mes turime mandagų formulę:

  • Ponia, gerb. Pone, prašome priimti geriausius linkėjimus.
  • Prašau, patikėkite, pone, geriausių jausmų išraiška.
  • Ponia, prašau, pagarbiai linkime.

 

Šio plano privalumas rašant profesionalų laišką yra, viena vertus, jo blaivumas rašant turinį, kita vertus, skaitymo paprastumas, palyginti su gavėju. Tačiau ši laiko juosta nerekomenduojama sudėtingesniam ir ilgesniam turiniui.