El. paštas dažnai leidžia mums daugiau bendrauti. Dėl to internetas pilnas patarimai, kaip geriau rašyti, sąrašai priežasčių, kodėl reikėtų vengti siųsti el. laiškus tam tikru laiku, arba patarimai, kaip greitai turėtume atsakyti ir pan. Tačiau geriausias būdas sutaupyti laiko ir išvengti painiavos yra prisiminti, kad kai kurie pokalbiai negali vykti el. paštu. Štai keletas pavyzdžių.
Kai perduodate blogas žinias
Nelengva pranešti blogas naujienas, ypač kai turite jas perduoti savo viršininkui ar vadovui. Tačiau yra keletas būdų, kaip sumažinti sunkumus. Visų pirma, neatidėliokite ir nešvaistykite laiko; turite prisiimti atsakomybę ir nuodugniai paaiškinti situaciją. Blogų naujienų teikimas el. paštu nėra gera idėja, nes tai gali būti suprantama kaip bandymas išvengti pokalbio. Galite atsiųsti įvaizdį žmogaus, kuris yra išsigandęs, susigėdęs ar net per daug nesubrendęs, kad būtų aktyvus. Taigi, kai turite blogų naujienų, padarykite tai asmeniškai, kai tik įmanoma.
Kai nesate visiškai tikras, ką turite omenyje
Apskritai, gerai stengtis būti iniciatyviems, o ne reaktyviems. Deja, el. paštas puikiai tinka tokiam refleksui. Jaučiamės priversti ištuštinti gautuosius, nes į daugumą el. laiškų reikia atsakyti. Taigi kartais, net kai nesame visiškai tikri, kaip norėtume reaguoti, mūsų pirštai vis tiek pradeda bakstelėti. Verčiau padarykite pertrauką, kai jums reikia. Ieškokite daugiau informacijos šia tema, o ne atsakykite, kol tikrai nežinote, ką galvojate ir ką norėtumėte pasakyti.
Jei jaučiatės kankina tonas
Daugelis iš mūsų naudojasi el. paštu, kad išvengtų sudėtingų pokalbių. Idėja yra ta, kad ši laikmena suteikia mums galimybę parašyti el. laišką, kuris pasieks kitą asmenį tiksliai taip, kaip tikimės. Tačiau pernelyg dažnai taip nenutinka. Pirmiausia nukenčia mūsų efektyvumas; tobulai sukurto el. pašto kūrimas užima tiek daug laiko. Taigi gana dažnai kitas asmuo vis tiek neskaitys mūsų el. laiškų, kaip tikėjomės. Taigi, jei jus kankina tonas, kai rašote el. laišką, paklauskite savęs, ar ir šiuo atveju nebūtų prasmingiau šį pokalbį tvarkyti akis į akį.
Jei jis yra tarp 21h ir 6h ir esate pavargęs
Pavargus sunkiau aiškiai mąstyti, o esant tokiai būsenai emocijos taip pat gali pakilti. Taigi, jei sėdite namuose ir dirbate ne darbo valandomis, apsvarstykite galimybę spustelėti išsaugoti juodraštį, o ne siųsti mygtuką. Verčiau parašykite pirmąjį juodraštį juodraštyje, jei tai padeda pamiršti problemą, ir perskaitykite jį ryte prieš užbaigdami, kai turėsite naujesnio žvilgsnio.
Kai prašote padidinti
Kai kurie pokalbiai yra skirti akis į akį, kai, pavyzdžiui, norite susitarti dėl atlyginimo. Tai nėra toks prašymas, kurį norite pateikti el. paštu, daugiausia todėl, kad norite, kad jis būtų aiškus ir į tai žiūrite rimtai. Be to, norite atsakyti į klausimus apie jūsų paraišką. Išsiuntus el. laišką, gali būti išsiųstas neteisingas pranešimas. Skirdami laiko asmeniškai susitikti su savo viršininku tokiomis aplinkybėmis pasieksite daugiau rezultatų.
