Pranešimo aktualumas yra tai, kad jis suteikia visą informaciją, be to, jūs neturite eiti per šimtą puslapių. Jei mes turėjome apriboti save, kad susipažintų su mainų metu, turėtumėte turėti didelės apimties dokumentus. Tačiau to išvengiama, kai ataskaitos yra padarytos, ypač kai tai daroma naudojant tinkamą metodiką. Tuo darbo susirinkimai, seminarai, misijos, svarstomi daugybė dalykų, pateikiamos ilgos prezentacijos, nustatomi sunkūs uždaviniai. Visa tai turi būti pateikta įmonės darbuotojams, seminarininkams ar operacijų rėmėjams. tada, kaip parašyti atitinkamą ataskaitą šiame kontekste? Tai parašyti nėra lengva užduotis, ypač jei turite pabrėžti visus privalomus ataskaitos elementus.

Pranešimo rašymo bendrumas ir ypatumai

Ataskaitoje turėtų būti išsamiai išdėstyti susitikimo metu priimti sprendimai ir nagrinėjamos temos. Jame turi būti pateikiamos bendrosios eilutės, kurios buvo iškeltos per pokalbius. Tai yra patikimas standartas visiems įmonės darbuotojams. Iš tikrųjų ne visi gali būti susitikimuose tuo pačiu metu dėl ligos ar kitokio. Todėl ataskaitoje pateikiama tokia pati informacija kaip ir kiti. raštu ataskaitą pateikiamas raštu, jis visiškai skiriasi nuo protokolo ar paprastų diskusijų pareiškimų.

Jei posėdyje buvo pateikti dokumentai, tai reikėtų paminėti. Taip pat patalpinkite svetaines, kur jas rasti ar pan., Padarykite fotokopiją, kurią pridėsite prie savo ataskaitos. Kai priimami sprendimai, kad reikia imtis veiksmų, reikės nurodyti, kas juos vykdys. Taip pat reikės pabrėžti susitikimo metu nustatytą vykdymo laiką. Kai šie veiksmai bus apibrėžti, būsimuose susitikimuose bus lengva pateikti žodžius atlikėjams, norint sužinoti, kas buvo padaryta konkrečiai. Parašyk ataskaitą, reikalauja pasirūpinti absoliučiu neutralumu, taisytinus dalykus, susitikimo metu iškilusius sunkumus. Taip pat pateikite visus pastebėtus teigiamus rezultatus.

Žinokite, kaip parašyti atitinkamą ataskaitą

Un atitinkama ataskaita turi būti parašyta per valandą nuo renginio. Jei laukiate dienų po to, yra tikra, kad paliksite svarbią informaciją. Tuo pačiu būdu, rašymo tiesioginis pakeitimas leidžia jums visus įvykius įtraukti į jų kontekstą. Trumpumas yra pagrindinis žodis rašant gerą ataskaitą. Visa reikalinga informacija skaitytojui turi būti aiškiai išryškinta. Venkite pernelyg ilgo arba per daug apsisukimų. Eik tiesiai į tašką.

Pilti parašyk gerą ataskaitą, būtina pateikti darbotvarkę dominančius punktus. Sukurkite tobulos struktūros tekstą, nes skaitymas taps sklandesnis. Apskritai pristatymas įvade, plėtojimas ir išvados yra tinkamas dokumentas. Ataskaitos tekste galite turėti tiek pastraipų, kiek ištirtų taškų. Į planą taip pat reikia žiūrėti labai rimtai. Sudarysite analitinį planą, jei vienas rūpestis užėmė visą susitikimą. Kita vertus, jei daug punktų buvo išspręstas, turėsite sudaryti teminį planą, kuriame jie bus pateikti mažėjančia svarbos tvarka. Ataskaitos išvadų lygmeniu reikės, kad dalykai, kuriuos dar reikia ištirti, aiškiai išsiskirtų. Tas pats, žinoma, su užduotimis, kurias dar reikia atlikti. Galiausiai, norint parašyti atitinkamą pranešimą, pageidautina turėti pakankamai tikslių žinių toje srityje, kurioje bus svarstomi klausimai. Taip bus galima parengti trumpus ir sintetinius tekstus su atitinkama terminija.

Ataskaitos rengimo kriterijai

Pagarba ataskaitos rengimo kriterijai yra esminis, leidžia būti objektyviems ir ištikimiems įvykiams. Turėtumėte vengti asmeninės nuomonės ar patikti to, kas buvo nuspręsta. Turite vengti perrašyti visas susirinkimo dalyvių kalbas. Turite apsiriboti tuo, kas buvo pasakyta, paminėdami pagrindines linijas.

Norėdami tai pasiekti, jūsų atsakomybė yra pasirinkti informaciją. Atliekant rūšiavimą vengti ypač dėmesio priedui, o pagrindinė iš ataskaitos neatsiranda. Padarykite realias pastangas apibendrinti informaciją ir suteikti jai prioritetus pagal svarbą.

Venkite asmeninius sąlygas, kitaip tariant, išvengti "I" ir "mes" ", o tai rodo, kad asmens dalyvavimas autoriaus. Kadangi jūs turite likti kiek įmanoma nešalesnė, nenaudokite būdvardžių ar kalbos žodžių. Būkite atsargūs, kad jūsų tekstas būtų kuo mažesnis.

Taip pat turi būti uždrausti visi pastabos, kurios atsisakė diskusijų. Taip pat svarbu stebėti savo gramatiką, žodyną ir jūsų rašyba, Prancūzai, kuriuos naudosite, turi būti nepriekaištingos.

Pasirinkite pranešimo rašymo stilių

Prieš pradėdami pirmiausia galvokite apie tai, kaip pasirinkti pranešimo rašymo stilius kurį ketinate padaryti:

  • Visapusiškas stilius pradedantiesiems

Jei tai pirmas kartas, kai jums reikia parašyk ataskaitąjums geriau pasirinkti išsamų stilių. Šis stilius yra dar labiau tinkamas, kai pristatymai seminare ar susitikime buvo atlikti su "PowerPoint". Todėl nebūtina be reikalo mažinti informacijos. Tačiau reikės galvoti apie jūsų transkripcijos pertvarkymą, kad nebūtų pasakyta visko, kuris nebebūtų ataskaitos. Norėdami pasirinkti šį stilių, turite būti pasiruošęs įrašyti seminarą.

Galite pasiimti tinkamą prietaisą arba paprašyti įrašų, kuriuos pateikia valdymo kambarys, kai kambarys yra įrengtas. Jei nenorite įrašyti, atlikite užrašus, sutrumpinimus, kiek galite. Būti veiksminga ir greita. Visi dokumentai, kuriuos bus dalijamasi seminare, turi būti jūsų turime. Šiems dokumentams galite pridėti juos prie minučių. Nereikia kartoti. Tiesiog būtinai įtraukite juos į ataskaitos dalį.

  • Mišrus stilius

Jis bus tiesioginio stiliaus ir visiškai neutralus. Kalbant apie bylas, tikslingiau pasirinkti nominacinę formą. Ši forma leis paminėti vardą, vardą ir paslaugas, kurias atstovauja kiekvienas iš kalbėtojų.

  • Formos lygiu

Pažymėkite datą, dalyvius ir programą, kuri buvo stebimų susitikimų metu. Įsitikinkite, kad jūsų informacija yra kuo patikimesnė, atnaujindami ją, kaip vyksta seminaras.

Kokią informaciją reikėtų rasti ataskaitoje?

Pilti pranešti apie susitikimąjūs turite pradėti nuo atitinkamos įmonės pavadinimo. Taip pat įveskite jo koordinates. Vėliau paryškinkite dokumento pavadinimą ir jį parašiusio asmens tapatybę. Taip pat pridėkite susitikimo datą, taip pat vietą, kurioje jis vyksta. Be to, reikės skaičiuoti asmenis, kurie iš tikrųjų dalyvavo susitikime. Taip pat paminėkite neatsiuntusius asmenis, taip pat tuos, kurie pateikė pasiteisinimą dėl jų nebuvimo.

Iš visų šių žmonių taip pat pabrėžkite atitinkamas jų funkcijas įmonėje. Tada pažymėkite savo susitikimo tikslą, paprastai vadinamą darbotvarke. Tada supažindinkite su temomis, kurios buvo aptartos, pavadindami kiekvieną. Reikės, kad diskusijų pabaigoje priimtos rezoliucijos aiškiai išsiskirtų. Nepamirškite pasidėti savo parašu, svarbu, kad žinotume pranešimą surašiusio asmens tapatybę.

Rekomendacija parengti misijos ataskaitą

La parengti misijos ataskaitą yra dar konkretesnė užduotis. Audito misijos, humanitarinės misijos, užsakomosios buhalterių misijos ar net teisinės misijos turi būti sutelktos į vieną ataskaitą. Ši santrauka turėtų būti nusiųsta misijos rėmėjui. Tokiu atveju turite pabrėžti savo pastebėjimus, taip pat savo rekomendacijas ir analizę:

  • Projekto rengimo etapas

Pirmame jūsų ataskaitos puslapyje turite nurodyti agentų pavadinimą ir įgaliotojo (-ų) atstovo (-ų) pavadinimą. Taip pat turi būti nurodytos datos, priskyrimo tikslas ir faktinė priskyrimo trukmė. Santraukoje jis turi aiškiai parodyti akivaizdžius misijos aspektus. Prieš pradedant įvesti, geriau padaryti santrauką.

Įvadas turėtų būti paprastas ir išsamiai išvardyti klausimai, kurie buvo sprendžiami misijos metu. Kurdami turite nurodyti agento (-ų) įmones. Taip pat turite perrašyti pagrindinius laiško, leidžiančio misiją, duomenis. Tai leidžia pabrėžti misijos struktūrą ir biudžetą.

  • Kitas paminėjimas

Objektas, ekspertų komiteto pavadinimas ir jų funkcijos. Ekspertizės metodas, sunkumai, kurie buvo misijos prerogatyva. Visa tai turėtų būti įrašyta. Kai tik bus atliekami pokalbiai su struktūros nariais, reikės atlikti atitinkamas ataskaitas ir jas įtraukti į bendrą misijos ataskaitą.

Jei savo misijos metu garantavote kai kurių pašnekovų anonimiškumą, jų atsiųstą informaciją galite perrašyti ne vardine statistine forma. Būtinai pažymėkite agento dvasią gerai parengta išvada. Galiausiai galite pridėti analizės, sąskaitų, matavimų ataskaitas ir, svarbiausia, sudaryti išsamią bibliografiją.

  • Mažos rekomendacijos

Pilti parašyk gerą ataskaitą, dokumentas turi būti glausta ir glausta, galite naudoti grafiką, nuotraukas ir netgi planus. Jei jūsų analizė turi labai išsamią informaciją, pridėkite ją prie priedų. Kadangi dokumentą gali skaityti visi, venkite pernelyg techninių terminų ir nesuprantama bendrajam skaitytojui. Jei turite juos įdėti, paaiškinkite juos greitai.

Jūsų ataskaitoje turėtų būti antraštės ir paantraštės su visais pažymiais, pastraipomis ir numeracija. Nesijaučia, kad turite pridėti visus dokumentus. Iš esmės apsiribokite tik tais, kuriuos paminėjote savo misijos ataskaitoje. Venkite klaidų, gadinančių profesionalią jūsų darbo pusę. Atsisiųskite taisymo programinę įrangą, pvz., „Cordial“ ar „Antidote“, kad ištaisytumėte klaidas. Arba paprašykite artimo žmogaus atlikti paskutinį skaitymą, kuris taip pat įvertins jūsų darbo aktualumą. Jis netgi gali greitai pasakyti, ar tai suprantama, ar ne.

Galiausiai ataskaita gali būti santrumpa ar net sinoptiška. Tas, kuris yra sinoptinis, yra padarytas naudojant "Word" arba "Excel" formato lenteles. Kita vertus, stenograma suskirsto visą informaciją chronologiškai, atlikdama transkripciją, kuri kartais gali būti neatskiriama. Rašyk gerai, jūsų ataskaita bus naudojama kaip archyvas ir papildoma informacija visiems darbuotojams.