Nustatykite savo domeną ir sukurkite profesionalius el. pašto adresus

 

Norėdami sukurti profesionalius el. pašto adresus naudodami „Google Workspace“, pirmiausia turite įsigyti tinkintą domeno pavadinimą. Domeno vardas atspindi jūsų verslo tapatybę internete ir yra būtinas norint sustiprinti jūsų prekės ženklo įvaizdį. Domeno vardą galite įsigyti iš domenų registratoriaus, pvz „Google Domains“, jonųarba OVH. Pirkdami būtinai pasirinkite domeno pavadinimą, kuris atspindėtų jūsų įmonės pavadinimą ir būtų lengvai įsimenamas.

 

Sukonfigūruokite domeną naudodami „Google Workspace“.

 

Įsigiję domeno vardą, turite konfigūruoti naudojant „Google Workspace“. naudotis profesionaliomis Google el. pašto paslaugomis. Norėdami sukonfigūruoti domeną, turite atlikti šiuos veiksmus:

  1. Prisiregistruokite prie „Google Workspace“ pasirinkę planą, atitinkantį jūsų įmonės dydį ir konkrečius poreikius.
  2. Registracijos proceso metu būsite paraginti įvesti pasirinktinį domeno pavadinimą.
  3. „Google Workspace“ pateiks instrukcijas, kaip patvirtinti domeno nuosavybę ir nustatyti reikiamus domeno vardų sistemos (DNS) įrašus. Turėsite prisijungti prie domeno registratoriaus valdymo skydelio ir pridėti „Google“ pateiktus MX (Mail Exchange) įrašus. Šie įrašai naudojami el. laiškams nukreipti į „Google Workspace“ pašto serverius.
  1. Kai DNS įrašai bus sukonfigūruoti ir domenas bus patvirtintas, galėsite pasiekti „Google Workspace“ administratoriaus pultą, kad galėtumėte tvarkyti domeną ir paslaugas.

 

Sukurkite personalizuotus el. pašto adresus savo darbuotojams

 

Dabar, kai jūsų domenas nustatytas naudojant „Google Workspace“, galite pradėti kurti suasmenintus el. pašto adresus savo darbuotojams. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Prisijunkite prie „Google Workspace“ administratoriaus pulto naudodami administratoriaus paskyrą.
  2. Kairiajame meniu spustelėkite „Vartotojai“, kad pasiektumėte organizacijos naudotojų sąrašą.
  3. Spustelėkite mygtuką „Pridėti vartotoją“, kad sukurtumėte naują vartotojo paskyrą. Kiekvienam darbuotojui turėsite pateikti tokią informaciją kaip vardas, pavardė ir pageidaujamas el. pašto adresas. El. pašto adresas bus automatiškai sukurtas naudojant tinkintą domeno pavadinimą (pvz., darbuotojas@jūsųįmonė.com).
  1. Sukūrę paskyras, kiekvienam vartotojui galite priskirti vaidmenis ir leidimus pagal jo pareigas įmonėje. Taip pat galite nusiųsti jiems instrukcijas, kaip nustatyti slaptažodžius ir pasiekti „Gmail“ paskyrą.
  2. Jei norite sukurti bendruosius el. pašto adresus, pvz contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, galite konfigūruoti vartotojų grupes su bendrai naudojamais el. pašto adresais. Tai leidžia keliems darbuotojams gauti el. laiškus, išsiųstus šiais bendrais adresais, ir atsakyti į juos.

Atlikę šiuos veiksmus, galėsite nustatyti savo domeną ir sukurti profesionalius el. pašto adresus savo darbuotojams naudodami „Google Workspace“. Šie suasmeninti el. pašto adresai sustiprins jūsų įmonės prekės ženklo įvaizdį ir suteiks profesionalios patirties jūsų klientams ir partneriams, kai jie su jumis bendrauja el. paštu.

Tvarkykite el. pašto paskyras ir naudotojų nustatymus „Google Workspace“.

 

„Google Workspace“ administratoriaus pultas leidžia lengvai tvarkyti naudotojų paskyras jūsų įmonėje. Kaip administratorius, darbuotojams išėjus iš įmonės, galite pridėti naujų vartotojų, keisti jų paskyros informaciją ir nustatymus arba ištrinti paskyras. Norėdami atlikti šiuos veiksmus, eikite į administratoriaus pulto skyrių „Vartotojai“ ir pasirinkite paveiktą naudotoją, kad pakeistumėte nustatymus arba ištrintumėte paskyrą.

 

Tvarkyti vartotojų grupes ir prieigos teises

 

Naudotojų grupės yra veiksmingas būdas organizuoti ir valdyti prieigos prie „Google Workspace“ išteklių ir paslaugų teises jūsų įmonėje. Galite kurti grupes skirtingoms tarnyboms, skyriams ar projektams ir pridėti narių pagal jų vaidmenis ir pareigas. Jei norite tvarkyti naudotojų grupes, eikite į „Google Workspace“ administratoriaus pulto skiltį „Grupės“.

Grupės taip pat leidžia valdyti prieigą prie bendrinamų dokumentų ir aplankų, taip supaprastinant leidimų valdymą. Pavyzdžiui, galite sukurti grupę rinkodaros komandai ir suteikti jiems prieigą prie konkrečių rinkodaros išteklių „Google“ diske.

 

Taikykite saugos politiką ir el. pašto taisykles

 

„Google Workspace“ siūlo daugybę parinkčių, kaip apsaugoti el. pašto aplinką ir verslo duomenis. Kaip administratorius galite taikyti įvairias saugos strategijas ir el. pašto taisykles, kad užtikrintumėte atitiktį ir apsaugotumėte vartotojus nuo internetinių grėsmių.

Norėdami konfigūruoti šiuos nustatymus, eikite į „Google Workspace“ administratoriaus pulto skiltį „Sauga“. Štai keletas politikos ir taisyklių, kurias galite taikyti, pavyzdžiai:

  1. Slaptažodžio reikalavimai: nustatykite naudotojų slaptažodžių ilgio, sudėtingumo ir galiojimo taisykles, kad padidintumėte paskyros saugumą.
  2. Dviejų veiksnių autentifikavimas: įgalinkite dviejų veiksnių autentifikavimą (2FA), kad pridėtumėte papildomą saugumo lygį, kai vartotojai prisijungia prie savo paskyros.
  3. El. pašto filtravimas: nustatykite taisykles, skirtas blokuoti arba karantinuoti nepageidaujamus el. laiškus, sukčiavimo bandymus ir pranešimus su kenkėjiškais priedais ar nuorodomis.
  4. Prieigos apribojimai: apribokite prieigą prie „Google Workspace“ paslaugų ir duomenų, atsižvelgdami į geografinę vietą, IP adresą arba prisijungimui naudojamą įrenginį.

Vykdydami šią saugos politiką ir el. pašto taisykles, padėsite apsaugoti savo verslą ir darbuotojus nuo internetinių grėsmių ir užtikrinti, kad būtų laikomasi taikomų taisyklių.

Apibendrinant galima teigti, kad el. pašto paskyrų ir naudotojo nustatymų tvarkymas „Google Workspace“ yra esminis aspektas, kad el. pašto aplinka veiktų sklandžiai ir saugiai. Kaip administratorius esate atsakingas už vartotojų paskyrų, vartotojų grupių ir prieigos teisių tvarkymą, taip pat saugos politikos ir el. pašto taisyklių taikymą, pritaikytą jūsų verslo poreikiams.

Naudokite „Google Workspace“ siūlomus bendradarbiavimo ir bendravimo įrankius

 

„Google Workspace“ siūlo integruotą programų rinkinį, kuris įgalina efektyvus bendradarbiavimas tarp jūsų komandos narių. Naudodami „Gmail“ su kitomis „Google Workspace“ programomis galite išnaudoti skirtingų paslaugų sinergiją, kad pagerintumėte savo verslo našumą ir bendravimą. Štai keletas naudingų „Gmail“ ir kitų „Google Workspace“ programų integravimo pavyzdžių:

  1. „Google“ kalendorius: planuokite susitikimus ir įvykius tiesiai iš „Gmail“, įtraukdami kvietimus į savo ar kolegų kalendorius.
  2. „Google“ kontaktai: tvarkykite savo verslo ir asmeninius kontaktus vienoje vietoje ir automatiškai sinchronizuokite juos su „Gmail“.
  3. „Google“ diskas: siųskite didelius priedus naudodami „Google“ diską ir bendradarbiaukite kurdami dokumentus
    realiuoju laiku tiesiai iš „Gmail“, neatsisiunčiant ar nesiunčiant el. paštu kelių versijų.
  1. „Google Keep“: užsirašykite užrašus ir kurkite darbų sąrašus tiesiai iš „Gmail“ ir sinchronizuokite juos visuose įrenginiuose.

 

Bendrinkite dokumentus ir failus naudodami „Google“ diską

 

„Google“ diskas yra internetinis failų saugojimo ir bendrinimo įrankis, palengvinantis bendradarbiavimą jūsų įmonėje. Naudodami „Google“ diską galite bendrinti dokumentus, skaičiuokles, pristatymus ir kitus failus su kolegomis, valdydami kiekvieno vartotojo teises (tik skaityti, komentuoti, redaguoti). Jei norite bendrinti failus su savo komandos nariais, tiesiog pridėkite juos kaip bendradarbius „Google“ diske arba bendrinkite nuorodą į failą.

„Google“ diskas taip pat leidžia realiuoju laiku dirbti su bendrinamais dokumentais naudojant programas iš „Google Workspace“ rinkinio, pvz., „Google“ dokumentus, „Google“ skaičiuokles ir „Google“ skaidres. Šis bendradarbiavimas realiuoju laiku leidžia jūsų komandai dirbti efektyviau ir išvengti problemų, susijusių su keliomis to paties failo versijomis.

 

Organizuokite internetinius susitikimus naudodami „Google Meet“.

 

„Google Meet“ yra vaizdo konferencijų sprendimas, integruotas į „Google Workspace“, leidžiantis lengvai susitikti internete su komandos nariais, nesvarbu, ar jie yra tame pačiame biure, ar visame pasaulyje. Norėdami surengti internetinį susitikimą naudodami „Google Meet“, tiesiog suplanuokite įvykį „Google“ kalendoriuje ir pridėkite „Meet“ susitikimo nuorodą. Taip pat galite kurti ad hoc susitikimus tiesiai iš „Gmail“ arba „Google Meet“ programos.

Naudodama „Google Meet“ jūsų komanda gali dalyvauti aukštos kokybės vaizdo susitikimuose, bendrinti ekranus ir bendradarbiauti rengiant dokumentus realiuoju laiku – visa tai saugioje aplinkoje. Be to, „Google Meet“ siūlo išplėstines funkcijas, tokias kaip automatinis subtitrų vertimas, susitikimų salės palaikymas ir susitikimų įrašymas, kad atitiktų jūsų verslo bendravimo ir bendradarbiavimo poreikius.

Galiausiai, „Google Workspace“ siūlo daugybę bendradarbiavimo ir komunikacijos įrankių, kurie gali padėti jūsų įmonei dirbti efektyviau ir palaikyti ryšį. Naudodami „Gmail“ su kitomis „Google Workspace“ programomis, bendrindami failus ir dokumentus per „Google“ diską ir rengdami internetinius susitikimus naudodami „Google Meet“, galite pasinaudoti šiais sprendimais, kad pagerintumėte savo verslo produktyvumą ir bendradarbiavimą.

Naudodami šiuos bendradarbiavimo įrankius suteikiate savo verslui priemonių išlikti konkurencingam nuolat kintančiame pasaulyje, kuriame gebėjimas greitai prisitaikyti ir efektyviai dirbti komandoje yra būtinas norint sėkmės.