Vidutinis prancūzų darbuotojas maždaug ketvirtį savaitės praleidžia skaitydamas šimtus el. laiškų, kuriuos kasdien siunčia ir gauna.

Nepaisant to, kad didžiąją laiko dalį įstrigome pašto dėžutėje, daugelis iš mūsų, net patys profesionaliausi, vis dar nežino, kaip naudoti el. paštu tinkamai.

Iš tiesų, atsižvelgiant į pranešimų, kuriuos mes skaitome ir rašome kiekvieną dieną, kiekį, mes labiau tikėtina, kad padarysime klaidingas klaidas, kurios gali turėti rimtų verslo pasekmių.

Šiame straipsnyje mes apibrėžėme svarbiausias „kibernetinio teismo“ taisykles.

Įtraukite aiškią ir tiesioginę temos eilutę

Geros temos eilutės pavyzdžiai: „Pakeista susitikimo data“, „Greitas klausimas apie jūsų pristatymą“ arba „Pasiūlymai“.

Žmonės dažnai nusprendžia atidaryti el. laišką pagal temos eilutę ir pasirenka tokią, kuri leistų skaitytojams žinoti, kad sprendžiate jų rūpesčius ar darbo problemas.

Naudokite profesionalų el. Pašto adresą

Jei dirbate įmonėje, turite naudoti savo įmonės el. pašto adresą. Tačiau jei naudojatės asmenine el. pašto paskyra, nesvarbu, ar dirbate savarankiškai, ar mėgstate ją retkarčiais naudoti verslo susirašinėjimui, turėtumėte būti atsargūs rinkdamiesi šį adresą.

Visada turėtumėte turėti el. pašto adresą, kuriame būtų jūsų vardas, kad gavėjas tiksliai žinotų, kas siunčia laišką. Niekada nenaudokite darbui netinkamo el. pašto adreso.

Gerai pagalvokite prieš spustelėdami „atsakyti visiems“

Niekas nenori skaityti 20 žmonių el. laiškų, kurie neturi nieko bendra su jais. Nepaisyti el. laiškų gali būti sunku, nes daugelis žmonių gauna pranešimus apie naujas žinutes į savo išmanųjį telefoną arba atitraukiančius iššokančius pranešimus kompiuterio ekrane. Nespustelėkite „atsakyti visiems“, nebent manote, kad visi sąraše esantys asmenys turėtų gauti el. laišką.

Įtraukite parašo bloką

Pateikite savo skaitytojui informaciją apie save. Paprastai įtraukite savo vardą, pavardę, pareigas, įmonės pavadinimą ir kontaktinę informaciją, įskaitant telefono numerį. Taip pat galite pridėti šiek tiek reklamos sau, bet nepersistenkite su posakiais ar iliustracijomis.

Naudokite tą patį šriftą, dydį ir spalvą kaip ir kiti el. laiškai.

Naudokite profesionalius sveikinimus

Nenaudokite atsitiktinių šnekamosios kalbos posakių, tokių kaip „Sveiki“, „Labas! arba "Kaip sekasi?".

Atsipalaidavęs mūsų rašto pobūdis neturėtų turėti įtakos el. „Labas!“ Ar yra labai neformalus sveikinimas ir apskritai jis neturėtų būti naudojamas darbo situacijoje. Vietoj to naudokite „Sveiki“ arba „Geras vakaras“.

Saikingai naudokite šauktukus

Jei pasirinksite naudoti šauktuką, naudokite tik vieną, kad išreikštumėte savo entuziazmą.

Žmonės kartais susižavi ir savo sakinio pabaigoje deda daug šauktukų. Rezultatas gali atrodyti per daug emocionalus ar nesubrendęs, rašydami šauktukus reikėtų naudoti saikingai.

Būkite atsargūs su humoru

Humoras gali lengvai pasimesti vertime be tinkamo tono ir veido išraiškų. Verslo pokalbyje humoro geriausia nepaisyti el. laiškuose, nebent gerai pažįstate gavėją. Be to, tai, kas, jūsų manymu, yra juokinga, gali netikti kažkam kitam.

Žinokite, kad skirtingų kultūrų žmonės kalba ir rašo kitaip

Nesunkiai gali kilti nesusikalbėjimas dėl kultūrinių skirtumų, ypač rašytinės formos, kai nematome vienas kito kūno kalbos. Pritaikykite savo pranešimą prie gavėjo kultūrinės kilmės arba žinių lygio.

Gerai nepamiršti, kad labai kontekstinės kultūros (japonų, arabų ar kinų) nori pažinti jus, prieš pradėdami verslą su jumis. Todėl šių šalių darbuotojai gali būti labiau asmeniški rašant. Kita vertus, žmonės iš žemo konteksto kultūrų (vokiečių, amerikiečių ar skandinavų) linkę eiti labai greitai.

Atsakykite į savo el. laiškus, net jei el. laiškas nebuvo skirtas jums

Sunku atsakyti į visus jums atsiųstus laiškus, bet turėtumėte pabandyti. Tai apima atvejus, kai el. laiškas buvo netyčia išsiųstas jums, ypač jei siuntėjas tikisi atsakymo. Atsakymas nebūtinas, bet yra geras el. pašto etiketas, ypač jei tas asmuo dirba toje pačioje įmonėje ar pramonės šakoje kaip ir jūs.

Štai atsakymo pavyzdys: „Žinau, kad esate labai užsiėmęs, bet nemanau, kad norėjote man atsiųsti šį el. laišką. Ir aš norėjau jums pranešti, kad galėtumėte išsiųsti jį tinkamam asmeniui. »

Peržiūrėkite kiekvieną pranešimą

Jūsų klaidos neliks nepastebėtas jūsų el. pašto gavėjų. Ir, priklausomai nuo gavėjo, už tai galite būti teisiami.

Nepasikliaukite rašybos tikrinimo priemonėmis. Prieš siųsdami laišką, perskaitykite ir dar kartą perskaitykite jį kelis kartus, pageidautina garsiai.

Paskutinį kartą pridėkite el. pašto adresą

Venkite atsitiktinai išsiųsti el. laiško, kol nebaigėte jo rašyti ir taisyti. Net ir atsakant į pranešimą patartina pašalinti gavėjo adresą ir įterpti jį tik tada, kai būsite tikri, kad pranešimas paruoštas siųsti.

Patikrinkite, ar pasirinkote tinkamą gavėją

El. laiško eilutėje „Kam“ vesdami vardą iš adresų knygos turite būti labai atsargūs. Nesunku pasirinkti netinkamą vardą, o tai gali būti nemalonu jums ir asmeniui, per klaidą gavusiam el. laišką.

Naudokite klasikinius šriftus

Profesionaliam susirašinėjimui visada laikykite savo šriftus, spalvas ir standartinius dydžius.

Pagrindinė taisyklė: Jūsų el. Laiškai turėtų būti lengvai suprantami kitiems žmonėms.

Paprastai geriausia naudoti 10 arba 12 taškų šriftą ir lengvai skaitomą šriftą, pvz., Arial, Calibri arba Times New Roman. Kalbant apie spalvą, juoda yra saugiausias pasirinkimas.

Stebėkite savo toną

Lygiai taip, kaip vertimai išnyko anekdotai, jūsų pranešimas greitai gali būti neteisingai interpretuojamas. Atminkite, kad jūsų apklausėjas neturi vokalinių užuominų ir veido išraiškų, kurias jie galėtų gauti „vienas su vienu“ diskusijoje.

Kad išvengtumėte nesusipratimų, rekomenduojama garsiai perskaityti savo pranešimą prieš spustelėdami Siųsti. Jei jums atrodo sunku, skaitytojui atrodo sunku.

Norėdami gauti geriausius rezultatus, venkite vartoti visiškai neigiamus žodžius („nesėkmė“, „blogai“ arba „nepastebėta“) ir visada sakykite „prašau“ ir „ačiū“.