El. paštas yra viena iš pagrindinių komunikacijos priemonių darbo vietoje. Tačiau kai kurie linkę pamiršti taisykles. Taip yra todėl, kad el. paštas laikomas mažiau formaliu nei laiškas. Svarbu žinoti, kad jis vis tiek išlieka darbiniu dokumentu, net jei jis yra lengvesnis ar linksmesnis. Kaip pasisekti profesionaliame el. Atraskite rašymo praktiką pagal meno taisykles.

Laiško temos eilutė turi būti trumpa

Pirmas dalykas, kurį jūsų gavėjas perskaitys, yra jūsų el. Laiško tema. Tai iš tikrųjų yra vienintelė eilutė, kuri rodoma gautuosiuose. Tai yra priežastis, kodėl ji turi būti trumpa, tiksli ir tvarkinga. Taip pat jis turi turėti nuorodą į jūsų el. Pašto tikslą (pranešti, informuoti, kviesti ...). Kitaip tariant, gavėjas turi greitai suprasti, kas tai yra, tiesiog perskaitydamas objektą.

Laiško tema gali būti suformuluota vardiniu sakiniu, sakiniu be nuorodinio žodžio, nuo 5 iki 7 žodžių sakiniu, sakiniu be straipsnio. Pateikiame keletą pavyzdžių: „prašymas suteikti informacijos“, „paraiška ... pareigoms užimti“, „sausio 25 d. TPV mokymo atšaukimas“, „kvietimas į 10 įmonės X veiklos metų“, „susitikimo ataskaita nuo … “Ir kt.

Be to, atkreipkite dėmesį, kad nesant temos el. Paštas gali būti nepageidaujamas.

Pradžios formulė

Taip pat vadinama skambučio formule, tai nurodo pirmuosius el. Laiško žodžius. Kitaip tariant, būtent žodžiai užtikrina kontaktą su pašnekovu.

Ši apeliacijos formulė visų pirma priklauso nuo šių veiksnių:

  • Jūsų santykiai su gavėju: ar pažįstate gavėją? Jei taip, tai kada?
  • Bendravimo kontekstas: formalus ar neformalus?
SKAITYTI  Registratorės: Pranešimas apie nebuvimą

Todėl akivaizdu, kad jūs nesikreipsite į viršininką taip pat, kaip ir į kolegą. Taip pat tai yra kitokia formulė, kurią naudosite kreipdamiesi į nepažįstamą žmogų.

Pagal apeliacijos formulę pateikiamas pirmasis el. Laiško sakinys, kuris turi būti susietas su profesionalaus rašymo tema.

El. Laiško turinys

Apsvarstykite apverstos piramidės metodą, norėdami parašyti savo el. Laiško turinį. Tai susideda iš pagrindinės el. Pašto informacijos, kuri dažniausiai yra el. Laiško tema. Vėliau turėsite mažinti kitos informacijos, ty nuo svarbiausios iki mažiausiai būtinos, informaciją.

Priežastis, kodėl turėtumėte pasirinkti šį metodą, yra ta, kad pirmoji sakinio dalis yra geriausiai skaitoma ir labiausiai įsimenama. 40 žodžių sakinyje dažniausiai atsimenate tik 30% pirmosios dalies.

Jūsų el. Paštas turėtų būti parašytas trumpais sakiniais ir profesionalia kasdiene kalba. Šia prasme venkite techninių terminų ir įsitikinkite, kad tarp sakinių yra jungiamieji žodžiai.

Galiausiai nepamirškite mandagios frazės, kad užbaigtumėte el. Laišką. Tada naudokitės trumpu mandagumu, pritaikydami tai mainų kontekstui, bet ir savo santykiams su gavėju.