Ataskaita: 4 esminiai dalykai, kuriuos reikia žinoti, kad pavyktų

Jūs turite padaryti a ataskaitaarba ataskaita jūsų vadovo prašymu. Bet jūs nežinote, nuo ko pradėti ar kaip tai suformuluoti.

Čia aš atskleidžia paprastą procedūrą 4 taškuose, kad šią ataskaitą būtų galima efektyviai ir su tam tikru greičiu. Tai turi būti parašyta logine chronologija.

Kas yra ataskaita?

Tai suteikia galimybę asmeniui, kuriam ketinama, pasikliauti pateikti duomenys nuspręsti dėl veiksmo. Ataskaitoje užfiksuota informacija leidžia atsakyti į vieną ar kelis klausimus, reikalingus priimant sprendimus.

Be to, darbuotojas gali parašyti ataskaitą, kad galėtų pasiūlyti savo vadovui konkrečią temą, kad galėtų patobulinti, pavyzdžiui, organizuoti paslaugą ar pakeisti medžiagos. Ataskaita yra puikus būdas bendrauti tarp viršininko ir jo pavaldinių.

Priklausomai nuo ataskaitos tikslo, jos pateikimas gali skirtis, tačiau procedūra, kurią aš atskleidžiu toliau, galioja visoms ataskaitoms, kurias turėsite atlikti.

SKAITYTI  Temos eilutės svarba profesionaliame el. Laiške

Pirmas punktas - prašymas turi būti tikslus ir aiškus.

Šis pirmasis klausimas bus pagrindinis dalykas, kuriuo bus grindžiamas visas jūsų darbas. Tai taip pat apriboja atitinkamą plotą.

Pranešimo gavėjas

- Ko jis tiksliai nori iš jūsų pranešimo?

- Kokie yra jo tikslai ir tikslai?

- Kiek naudinga ataskaita bus jūsų gavėjui?

- Ar gavėjas jau žino temą?

- Žinokite, kokios jo žinios yra, kad nebūtų kartojamos jau žinomos informacijos.

Byla ir būdai

- Kokia situacija?

- Kokios yra priežastys, susijusios su prašymu pateikti ataskaitą: sunkumai, pertvarkymai, pokyčiai, modifikacijos, patobulinimai?

Antras dalykas - apsvarstykite, pasirinkite ir surinkite svarbią informaciją.

Informacija gali būti daug, tai būtų pažymi, dokumentus ar kitas ataskaitas, ir įvairių šaltinių, tačiau svarbu tai, kad būtų selektyviai išlaikyti tik tuos, kurie yra būtini, svarbu ir būtina ir negali būti užmiršta mažesnio palūkanų ar pasikartojančių duomenų, galinčių pakenkti galutinei ataskaitai. Todėl turėtumėte naudoti tik tinkamiausią informaciją, atitinkančią prašomą ataskaitą.

Trečias taškas - planuoti ir įgyvendinti

Paprastai planas prasideda nuo įvado, tada tęsia vystymąsi ir baigiasi išvadomis.

Žemiau aptartas planas yra tas, kuris paprastai patenkintas. Įvado ir išvados vaidmuo nesiskiria, išlaikant jų esminį vaidmenį. Priešingai, pagal pranešimą, kurią turėsite suprasti, vystymąsi galima įvardyti kitu būdu.

SKAITYTI  Kaip tinkamai perskaityti profesionalų tekstą?

Pranešimo pristatymas

Joje pateikiama svarbiausia informacija, susijusi su pačia pranešimo priežastimi; jos motyvai, ketinimai, esmė, prerogatyvos.

Šioje informacijoje turėtų būti pateikiama keletas žodžių, kuriuose pateikiamas išsamus ir išsamus pranešimo tikslas.

Visiškai nenumatyta ignoruoti įvadą, nes ji iš anksto nurodo tikslius prašymo duomenis, leidžiančius tiek pranešėjui, tiek pranešėjui suprasti vienas kitą. Tai taip pat padeda prisiminti prašymo sąlygas, situaciją, sąlygas, kai ataskaita nėra iš karto išnagrinėta, arba, jei tai būtina iš naujo apsvarstyti vėliau.

Ataskaitos rengimas

Vystymas paprastai susideda iš trijų dalių.

- apčiuopiamas ir nešališkas situacijos ar konteksto aprašas, ty išsamus jau esamos informacijos aprašas.

- Akivaizdus sprendimas dėl to, kas yra, pabrėžiant tiek teigiamus, tiek neigiamus aspektus, tuo pat metu siūlant analizę, kaip reikalaujama, kaip akivaizdžių ir konkrečių.

- Patarimai, pasiūlymai ir rekomendacijos, kiek įmanoma, susiję su jiems teikiama nauda.

Išvados ataskaita

Jame neturėtų būti jokio naujo dalyko, kuris nebūtų nurodytas kūrime. Nebūdama sutrumpinta raidos kalba, ji turi pateikti atsakymą, aiškiai siūlydama vieną ar kitus šiame rekomendacijoje nurodytų rekomendacijų sprendimus.

Ketvirtas taškas - ataskaitos rengimas

Turi būti laikomasi kai kurių visų redakcinių straipsnių bendrų taisyklių. Ypatingas dėmesys bus skiriamas suprantamam ir prieinamam žodynui nepriekaištingas rašyba daugiau profesionalumo, trumpi sakiniai geresniam supratimui, erdvi struktūra pastraipų, skirtų geram skaitymo sklandumui.

SKAITYTI  Įkvepiantys atsistatydinimo laiško šablonai skalbyklos darbuotojams

Atsižvelgiant ypatingą dėmesį savo pranešimo forma gali pasiūlyti skaitytojui ar gavėjui būtinybę patogiai skaityti ir skaityti.

- Tavo raštu turite būti glaustai ir aiškiai

- Siekiant užtikrinti geresnę ataskaitos skaitymo sklaidą, skaitytojui nurodykite priedą, kuris, kai reikės, papildys jūsų paaiškinimus.

- Suplanuokite santrauką, kai jūsų ataskaitoje yra daugiau kaip trys puslapiai, o tai leidžia gavėjui orientuotis į skaitymą, jei jis yra jo pasirinkimas.

- Kai jis yra pelningas arba būtinas, integruokite lenteles ir kitus grafikus, atspindinčius jūsų rašymą, kad iliustruotų duomenis. Kai kuriais atvejais jie gali būti labai svarbūs geram supratimui.

- Neišleiskite pavadinimų ir subtitrai, kad atskirtumėte kiekvieną savo ataskaitos dalį, kad galėtumėte laimėti, taip pat ir sklandžiai.

Pabaigoje: ką atsiminti

  1. Tinkamai suprantama ir suprantama programa leidžia jums atsakyti be šalia temos, norint gauti efektyvumo.
  2. Savo ataskaitoje galite pasidalinti savo idėjomis, pasisakydamas prieš paprastą pranešimą.
  3. Kad jūsų ataskaita būtų veiksminga, ji turi pateikti atsakymus į jos gavėjo pateiktus klausimus, todėl pagrindinis jos pristatymo susidomėjimas; rengimas, struktūra, pareiškimas ir jo išskleidimas; įvadas, kūrimas, išvada.
  4. Paaiškinkite savo argumentus, pastabas ir siūlomus sprendimus.

Norėdami formuojantis „Microsoft Word“ šis 15 minučių apvažiavimas „YouTube“ jums bus daugiau nei naudingas.