El. paštas yra pageidaujama bendravimo priemonė daugeliui iš mūsų. El. paštas yra nuostabus, nes jums nereikia būti pasiekiamam tuo pačiu metu kaip jūsų pašnekovas, kad galėtumėte bendrauti. Tai leidžia mums judėti į priekį sprendžiant aktualius klausimus, kai mūsų kolegos nėra pasiekiami arba kitoje pasaulio pusėje.

Tačiau dauguma mūsų paskęsta begaliniame el. laiškų sąraše. Remiantis 2016 m. paskelbta ataskaita, vidutinis verslo vartotojas per dieną gauna ir išsiunčia daugiau nei 100 el.

Be to, el. Laiškai pernelyg lengvai suprantami. Neseniai išsiųstas „Sendmail“ tyrimas parodė, kad 64% žmonių atsiuntė arba gavo el. Laišką, kuris sukėlė pyktį ar netyčia painiavą.

Dėl siunčiamų ir gaunamų el. Laiškų kiekio, ir kadangi dažnai laiškai yra neteisingai interpretuojami, svarbu juos aiškiai ir glaustai rašyti.

Kaip teisingai parašyti profesionalų el. Laišką

Rašydami trumpus ir tikslius el. laiškus sumažės laikas, praleistas tvarkyti el. Jei el. laiškai bus trumpi, greičiausiai skirsite mažiau laiko el. laiškams ir daugiau laiko atliksite kitas užduotis. Beje, aiškiai rašyti yra įgūdis. Kaip ir visi įgūdžiai, jums reikės darbas prie jos plėtros.

Iš pradžių trumpų el. laiškų rašymas gali užtrukti tiek pat laiko, kiek ilgų el. laiškų rašymas. Tačiau net ir tokiu atveju padėsite savo kolegoms, klientams ar darbuotojams būti produktyvesniems, nes į jų pašto dėžutę įtrauksite mažiau netvarkos, kuri padės greičiau į jus atsakyti.

Aiškiai rašydami būsite žinomas kaip žmogus, kuris žino, ko nori, ir viską daro. Abu yra naudingi jūsų karjeros perspektyvoms.

Taigi, ką reikia rašyti aiškius, glaustus ir profesionalius el. Laiškus?

Nustatykite savo tikslą

Aiškūs el. Laiškai visada turi aiškų tikslą.

Kiekvieną kartą sėsdami rašyti el. laiško, skirkite kelias sekundes ir paklauskite savęs: „Kodėl aš tai siunčiu? Ko tikiuosi iš gavėjo?

SKAITYTI  Negalima daugiau vienos rašybos klaidos naudojant ortodidakto metodą

Jei negalite atsakyti į šiuos klausimus, neturėtumėte siųsti el. Rašydami el. Laiškus nežinant, ko jums reikia, eikvojate savo laiko ir gavėjo laiką. Jei tiksliai nežinote, ko norite, jums bus sunku aiškiai ir glaustai išreikšti save.

Naudokite taisyklę „Vienas dalykas vienu metu“

Laiškai nepakeičia susitikimų. Verslo susitikimų metu kuo daugiau darbotvarkės punktų dirbate, tuo susitikimas produktyvesnis.

Naudodami el. Laiškus, yra teisinga. Kuo mažiau įtraukiate skirtingas temas į savo el. Laiškus, tuo daugiau bus suprantama jūsų pašnekovui.

Štai kodėl verta praktikuoti taisyklę „vienas dalykas vienu metu“. Įsitikinkite, kad kiekvienas siunčiamas el. laiškas yra apie vieną dalyką. Jei reikia bendrauti dėl kito projekto, parašykite kitą el.

Taip pat geras laikas paklausti savęs: „Ar šis laiškas tikrai reikalingas?“ Vėlgi tik absoliučiai būtini el. Laiškai liudija asmens, kuriam siunčiate el.

Empatijos praktika

Empatija – tai gebėjimas pamatyti pasaulį kitų akimis. Kai tai darai, supranti jų mintis ir jausmus.

Rašydami el. Laiškus, pagalvokite apie savo žodžius skaitytojo požiūriu. Su viskuo, ką rašote, paklauskite savęs:

  • Kaip galėčiau aiškinti šį sakinį, jei jį gavau?
  • Ar jame pateikiamos dviprasmiškos apibrėžimo sąlygos?

Tai yra paprastas, tačiau efektyvus rašymo būdas. Mąstymas apie žmones, kurie jus perskaitys, pakeis jų atsakymą.

Čia yra empatinis būdas pažvelgti į pasaulį, kad padėtų jums pradėti. Dauguma žmonių:

  • Yra užsiėmę. Jie neturi laiko atspėti, ko norite, ir norėtų, kad galėtų perskaityti jūsų el. laišką ir greitai į jį atsakyti.
  • Mėgaukitės komplimentu. Jei galite pasakyti kažką teigiamo apie juos ar jų darbą, tai atlikite. Jūsų žodžiai nebus švaistomi.
  • Mėgsta būti padėkota. Jei gavėjas jums kaip nors padėjo, nepamirškite jam padėkoti. Turėtumėte tai daryti net tada, kai jų darbas jums padėti.
SKAITYTI  Įvaldykite savo rašinių turinį ir formą

Sutrumpinkite pristatymus

Kai pirmą kartą siunčiate kam nors el. laišką, turite pasakyti gavėjui, kas esate. Paprastai tai galite padaryti vienu sakiniu. Pavyzdžiui: „Buvo malonu susitikti su jumis [įvykyje X]. »

Vienas iš būdų sutrumpinti prisistatymus – rašyti juos taip, lyg susitiktumėte akis į akį. Jūs nenorėtumėte įsitraukti į penkių minučių monologą, kai susitiksite su kuo nors asmeniškai. Taigi nedarykite to el.

Jūs nežinote, ar reikalingas įvadas. Galbūt jau susisiekėte su gavėju, bet jūs nežinote, ar ji jus prisimins. Savo įgaliojimus galite palikti savo elektroniniame paraše.

Taip išvengiama nesusipratimų. Iš naujo prisistatyti žmogui, kuris jau tave pažįsta, atrodo nemandagu. Jei ji nėra tikra, ar jus pažįsta, galite tiesiog leisti jai patikrinti jūsų parašą.

Apribokite save penkiais sakiniais

Kiekviename rašytame el. Laiške turite naudoti pakankamai sakinių, kad galėtumėte pasakyti, ko jums reikia, ne daugiau. Naudinga praktika yra apriboti penkis sakinius.

Mažiau nei penki sakiniai dažnai yra žiaurūs ir grubūs, daugiau nei penki sakiniai praranda laiką.

Bus laikai, kai bus neįmanoma laikyti el. Laiško su penkiais sakiniais. Tačiau daugeliu atvejų pakanka penkių sakinių.

Priimti penkių sakinių discipliną ir greičiau susirasite el. Laiškus. Taip pat gausite daugiau atsakymų.

Naudokite trumpus žodžius

1946 m. ​​George'as Orwellas patarė rašytojams niekada nevartoti ilgo žodžio ten, kur tinka trumpas.

Šis patarimas šiandien dar aktualesnis, ypač rašant el.

Trumpi žodžiai rodo pagarbą jūsų skaitytojui. Naudodamiesi trumpais žodžiais, jūs lengvai supratote savo pranešimą.

Tas pats pasakytina apie trumpus sakinius ir pastraipas. Jei norite, kad jūsų pranešimas būtų aiškus ir lengvai suprantamas, nereikia rašyti didelių teksto blokų.

Naudokite aktyvųjį balsą

Aktyvų balsą lengviau skaityti. Tai taip pat skatina veikti ir atsakomybę. Iš tiesų, aktyviu balsu sakiniai sutelkiami į asmenį, kuris veikia. Pasyviu balsu sakiniai sutelkia dėmesį į objektą, su kuriuo žmogus veikia. Pasyviu balsu gali atrodyti, kad viskas vyksta savaime. Aktyviai viskas vyksta tik tada, kai žmonės veikia.

SKAITYTI  Kaip sėkmingai atlikti jo išdėstymą?

Laikykitės standartinės struktūros

Kas yra raktas, kad jūsų laiškai būtų trumpi? Naudokite standartinę struktūrą. Tai yra šablonas, kurį galite sekti kiekvienam rašytam el. Laiškui.

Be to, kad jūsų el. Laiškai būtų trumpi, po standartinės struktūros taip pat galite greitai rašyti.

Laikui bėgant, jums bus sukurta struktūra, kuri jums bus naudinga. Čia rasite paprastą struktūrą, kuri padės jums pradėti:

  • pasveikinimas
  • Komplimentas
  • Jūsų el. Pašto priežastis
  • Raginimas veikti
  • Uždarymo pranešimas (uždarymas)
  • parašas

Pažvelkime į kiekvieną iš jų giliai.

  • Tai pirmoji el. laiško eilutė. „Sveiki, [Vardas]“ yra tipiškas pasisveikinimas.

 

  • Kai kam nors siunčiate el. laišką pirmą kartą, komplimentas yra puiki pradžia. Gerai parašytas komplimentas taip pat gali būti įžanga. Pavyzdžiui :

 

„Man patiko jūsų pristatymas [tema] [data]. »

„Manau, kad jūsų tinklaraštis [tema] buvo tikrai naudingas. »

„Buvo malonu susitikti su jumis [renginyje]. »

 

  • Jūsų el. Pašto priežastis. Šioje skiltyje sakote: „Siųsiu el. laišką, kad paklausčiau apie...“ arba „Svarsčiau, ar galėtumėte padėti...“ Kartais jums prireiks dviejų sakinių, kad paaiškintumėte, kodėl rašote.

 

  • Raginimas veikti. Kai paaiškinsite el. Laiško priežastį, nereikia manyti, kad gavėjas žinos, ką daryti. Pateikite konkrečias instrukcijas. Pavyzdžiui:

– Ar galėtumėte man atsiųsti tuos failus iki ketvirtadienio? »

- Ar galėtumėte tai parašyti per kitas dvi savaites? "

„Parašykite apie tai Janui ir praneškite man, kai tai padarysite. »

Struktūruodamas jūsų užklausą klausimo forma, gavėjas yra pakviestas atsakyti. Arba galite naudoti: „praneškite man, kai tai padarėte“, arba „praneškite man, ar tai jums tinka“. "

 

  • baigiamasis. Prieš siųsdami el. laišką, būtinai įtraukite baigiamąjį pranešimą. Tai atlieka dvejopą tikslą – pakartoti jūsų raginimą veikti ir priversti gavėją jaustis gerai.

 

Gerų uždarymo linijų pavyzdžiai:

„Ačiū už visą jūsų pagalbą. "

„Nekantrauju išgirsti, ką tu galvoji. »

„Praneškite man, jei turite klausimų. "

  • Baigti galvoti apie savo parašo pridėjimą prieš sveikinimo pranešimą.

Tai gali būti „Pagarbiai“, „Pagarbiai“, „Gerai diena“ arba „Ačiū“.