Parašykite, kad jį perskaitytumėte

Kolegė ką tik atsiuntė jums el. laišką apie susitikimą, kurį turėsite po valandos. El. laiške turėtų būti pagrindinė informacija, kurią turite pateikti kaip svarbaus projekto dalį.

Tačiau yra bėda: el. laiškas taip blogai parašytas, kad nerandate reikalingų duomenų. Yra rašybos klaidų ir nebaigtų sakinių. Pastraipos tokios ilgos ir painios, kad reikia tris kartus ilgiau, nei reikia norint rasti norimą informaciją. Dėl to nesate pasiruošę susitikimui ir jis nesiseka taip gerai, kaip tikėjotės.

Ar kada nors teko susidurti su panašia situacija? Pasaulyje, kuriame gausu informacijos, labai svarbu bendrauti aiškiai, glaustai ir efektyviai. Žmonės neturi laiko skaityti knygų ilgio el. laiškų ir neturi kantrybės interpretuoti laiškus, kurie yra prastai sukonstruoti ir kuriuose naudinga informacija yra išbarstyta visur.

Plius savo rašymo įgūdžiai yra geri, tuo geresnį įspūdį padarysite aplinkiniams, įskaitant savo viršininką, kolegas ir klientus. Niekada nežinai, kaip toli šie geri įspūdžiai tave nuves.

Šiame straipsnyje mes pamatysime, kaip galite pagerinti savo rašymo įgūdžius ir išvengti bendrų klaidų.

Auditorija ir formatas

Pirmas žingsnis norint aiškiai rašyti – pasirinkti tinkamą formatą. Ar reikia atsiųsti neoficialų el. Rašyti išsamią ataskaitą? Arba parašyti oficialų laišką?

Formatas kartu su auditorija apibrėš jūsų „rašymo balsą“, t. y. koks formalus ar atsipalaidavęs turi būti tonas. Pavyzdžiui, jei rašote el. laišką potencialiam klientui, ar jis turi būti toks pat kaip el. laiškas draugui?

Tikrai ne.

Pradėkite nustatydami, kas skaitys jūsų pranešimą. Ar ji skirta vyresniesiems vadovams, visai komandai, ar nedidelei grupei, dirbančiai su konkrečiu failu? Viską, ką rašote, jūsų skaitytojai arba gavėjai turi apibrėžti jūsų toną ir turinio aspektus.

Sudėtis ir stilius

Kai žinote, ką rašote ir kam rašote, turite pradėti rašyti.

Tuščias baltas kompiuterio ekranas dažnai gąsdina. Lengva įstrigti, nes nežinai, nuo ko pradėti. Išbandykite šiuos patarimus, kaip sudaryti ir formatuoti dokumentą:

 

  • Pradėkite nuo savo auditorijos: Atminkite, kad jūsų skaitytojai gali nieko nežinoti apie tai, ką jūs jiems sakote. Ką jie turėtų žinoti pirmiausia?
  • Sukurti planą: Tai ypač naudinga, jei rašote ilgesnį dokumentą, pvz., pranešimą, pristatymą ar kalbą. Metmenys padeda nustatyti, kuriuos veiksmus atlikti kokia tvarka ir suskirstyti užduotį į valdomą informaciją.
  • Išbandykite šiek tiek empatijos: Pavyzdžiui, jei rašote pardavimo el. laišką potencialiems klientams, kodėl jiems turėtų rūpėti jūsų produktas ar jūsų pardavimo pasiūlymas? Kokia iš jų nauda? Visada atsiminkite savo auditorijos poreikius.
  • Naudokite retorinį trikampį: Jei bandote ką nors įtikinti ką nors padaryti, būtinai paaiškinkite, kodėl žmonės turėtų jūsų klausytis, perteikite savo pranešimą taip, kad įtrauktų jūsų auditoriją, ir pateiktumėte informaciją racionaliai bei nuosekliai.
  • Nustatykite pagrindinę temą: Jei jums sunku apibrėžti pagrindinę pranešimo temą, apsimeskite, kad jums liko 15 sekundžių paaiškinti savo poziciją. Ką tu sakai ? Tai tikriausiai yra jūsų pagrindinė tema.
  • Naudokite paprastą kalbą: Nebent rašote mokslinį darbą, dažniausiai geriausia naudoti paprastą, aiškią kalbą. Nevartokite ilgų žodžių vien norėdami padaryti įspūdį žmonėms.

Struktūra

Jūsų dokumentas turėtų būti kuo patogesnis vartotojui. Jei norite atskirti tekstą, naudokite pavadinimus, subtitrus, kulkas ir skaičius.

Galų gale, kas gali būti lengviau skaitomas: puslapis, užpildytas ilgomis pastraipomis, ar puslapis, suskaidytas į trumpas pastraipas su skyrių antraštėmis ir ženkleliais? Lengvai nuskaitomas dokumentas bus skaitomas dažniau nei dokumentas su ilgomis, tankiomis pastraipomis.

Antraštės turėtų patraukti skaitytojo dėmesį. Klausimų naudojimas dažnai yra gera idėja, ypač skelbimo kopijoje, nes klausimai padeda išlaikyti skaitytojo susidomėjimą ir smalsumą.

El. Laiškuose ir pasiūlymuose naudokite trumpus, faktinius pavadinimus ir subtitrus, pvz., Šiame straipsnyje.

Grafikos pridėjimas taip pat yra protingas būdas atskirti tekstą. Šios vaizdo priemonės ne tik leidžia skaitytojui išlaikyti savo dėmesį į turinį, bet ir perduoti svarbią informaciją daug greičiau nei tekstas.

Gramatinės klaidos

Tikriausiai žinote, kad dėl klaidų el. pašte jūsų darbas atrodys neprofesionaliai. Labai svarbu, kad išvengtumėte grubių klaidų, atlikdami rašybos tikrintuvą ir kiek įmanoma patikslinę rašybą.

Štai keletas dažniausiai naudojamų žodžių pavyzdžių:

 

  • Aš siunčiu / siunčiu / siunčiu jus

 

Veiksmažodis „siųsti“ yra pirmos grupės veiksmažodis, visada bus parašytas pirmame vienaskaitos „aš siunčiu“ asmeniu „e“. „Siuntimas“ be „e“ yra pavadinimas („siunta“) ir gali būti daugiskaitos: „siuntos“.

 

  • Aš prisijungiu prie jūsų / prisijungiu prie jūsų

 

Visuomet bus parašyta „aš prisijungsiu“ su „s“. „Bendra“ su „t“ yra trečiojo asmens, „vienijantis“, konjugacija.

 

  • Galutinis terminas / terminas

 

Net jei „buferis“ yra pritvirtintas prie moteriško vardo, nepamirškite pagundai ir visada parašykite „buferį“ be „e“.

 

  • Rekomendacija / rekomendacija

 

Jei anglų kalba rašome „rekomendaciją“ su „e“, prancūzų kalba visada rašome „rekomendaciją“ su „a“.

 

  • Ar yra / yra / yra ten

 

Tardymo formulėse pridedame eufoninį „t“, kad palengvintume tarimą ir išvengtume dviejų balsių iš eilės. Todėl parašysime „ar yra“.

 

  • Kalbant apie /

 

Niekada nesirašoma „be“ be „s“. Iš tikrųjų, vartojant šią frazę, visuomet yra keletas terminų.

 

  • Iš / tarp

 

Būkite atsargūs, kad nebūtų klaidinami žodžiais „išskyrus“, kuris baigiasi „s“. Niekada rašoma „tarp“ su „s“. Tai yra išankstinė pozicija ir jis yra nepastovus.

 

  • Kaip sutarta / kaip sutarta

 

Netgi pritvirtintas prie moteriško vardo, „kaip sutarta“ visada yra nepastovus ir niekada nepriima „e“.

 

  • Priežiūra / aptarnavimas

Negalima painioti pavadinimo ir veiksmažodžio. Pavadinimas „interviu“ be „t“ apibūdina mainus arba „darbo pokalbį“. Konjuguotas veiksmažodis trečiajam asmeniui „vienintelė išlaiko“ yra naudojamas, kai kalbama apie kažką išlaikantį veiksmą.

Kai kurie jūsų skaitytojai nebus tobuli rašybos ir gramatikos srityse. Jie gali nepastebėti, jei padarysite šias klaidas. Tačiau nenaudokite to kaip pasiteisinimą: paprastai bus žmonių, ypač vyresniųjų vadovų, kurie pastebės!

Dėl šios priežasties viskas, ką rašote, turėtų būti visiems skaitytojams priimtinos kokybės.

patikrinimas

Geros korektūros priešas yra greitis. Daugelis žmonių skuba peržiūrėti savo el. laiškus, tačiau taip praleidžiate klaidas. Vykdykite šias instrukcijas, kad patikrintumėte, ką parašėte:

  • Patikrinkite antraštes ir poraštes: Žmonės dažnai jų nepaiso, kad sutelktų dėmesį tik į tekstą. Vien todėl, kad antraštės yra didelės ir paryškintos, dar nereiškia, kad jose nėra klaidų!
  • Skaitykite el. Laišką garsiai: Tai verčia jus eiti lėčiau, o tai reiškia, kad yra didesnė tikimybė aptikti klaidas.
  • Naudodamiesi pirštu, sekite tekstą, kai skaitote: Tai dar vienas dalykas, kuris padeda sulėtinti.
  • Pradėkite teksto pabaigoje: Perskaičiuokite sakinį nuo pabaigos iki pradžios, jis padeda jums sutelkti dėmesį į klaidas, o ne į turinį.