Spausdinti draugais, PDF ir el. Paštu

Parašykite, kad jį perskaitytumėte

Kolega ką tik atsiuntė jums el. Laišką apie susitikimą per valandą. El. Laiške turi būti pagrindinė informacija, kurią turite pateikti kaip svarbaus projekto dalį.

Tačiau yra problema: laiškas yra taip blogai parašytas, kad negalite rasti reikiamų duomenų. Yra rašybos klaidų ir neišsamūs sakiniai. Šios dalys yra tokios ilgos ir painios, kad jums reikia tris kartus ilgiau nei reikia norimai informacijai rasti. Todėl jūs esate nepakankamai pasirengę susitikimui ir jis nesirengia taip sklandžiai, kaip norite.

Ar kada nors susidūrėte su panašia padėtimi? Perpildytame informacijos pasaulyje labai svarbu aiškiai, glaustai ir veiksmingai bendrauti. Žmonės neturi laiko skaityti knygos ilgio elektroninius laiškus, ir jie neturi kantrybės interpretuoti prastai sukurtus el. Laiškus ir kur naudinga informacija yra išsklaidyta visur.

Plius savo rašymo įgūdžiai yra geri, tuo labiau jaustis gerai, įskaitant savo viršininką, kolegas ir klientus. Jūs niekada nežinote, kiek tave gaus šie geri įspūdžiai.

Šiame straipsnyje mes pamatysime, kaip galite pagerinti savo rašymo įgūdžius ir išvengti bendrų klaidų.

Auditorija ir formatas

Pirmas žingsnis aiškiai parašyti yra pasirinkti tinkamą formatą. Ar jums reikia siųsti neoficialų el. Laišką? Parašykite išsamią ataskaitą? Arba parašykite oficialų laišką?

Formatas, taip pat auditorija, apibrėžia jūsų „rašymo balsą“, ty, kaip tonas turėtų būti formalus ar atsipalaidavęs. Pvz., Jei rašote el. Laišką potencialiems klientams, ar jis turi tą patį toną kaip ir el. Laiškas draugui?

Tikrai ne.

Pradėkite nustatydami, kas skaitys jūsų pranešimą. Ar tai skirta vyresniesiems vadovams, visai komandai ar mažai grupei, dirbančiai konkrečiame klausime? Viskas, ką rašote, skaitytojams arba gavėjams turi nustatyti jūsų toną ir turinio aspektus.

SKAITYTI Laiško, kuriame prašoma palikti nemokamą, pavyzdys.

Sudėtis ir stilius

Kai žinote, ką rašote ir kam rašote, turite pradėti rašyti.

Tuščias, baltas kompiuterio ekranas dažnai baugina. Tai lengva įstrigti, nes nežinote, kaip pradėti. Išbandykite šiuos dokumento kūrimo ir formatavimo patarimus:

  • Pradėkite nuo savo auditorijosNepamirškite, kad jūsų skaitytojai nieko nežino apie tai, ką jiems pasakėte. Ką jiems reikia žinoti pirmiausia?
  • Sukurti planąTai ypač naudinga, jei rašote ilgesnį dokumentą, pvz., Ataskaitą, pristatymą ar kalbą. Apibūdinimas padeda nustatyti veiksmus, kurių reikia laikytis ir kokioje eilutėje padalinti užduotį į valdomą informaciją.
  • Pabandykite šiek tiek empatijosPavyzdžiui, jei rašote pardavimų el. Laišką potencialiems klientams, kodėl jie turėtų rūpintis savo produktu ar pardavimų aikštele? Kokia nauda jiems? Prisiminkite savo auditorijos poreikius.
  • Naudokite retorinį trikampįJei bandote įtikinti ką nors daryti kažką, įsitikinkite, kad paaiškinsite, kodėl žmonės turėtų jus klausytis, gauti savo žinią, kad įtrauktumėte savo auditoriją, ir pateikite informaciją racionaliai ir nuosekliai.
  • Nustatykite pagrindinę temą: Jei turite sunkumų apibrėžiant pagrindinę pranešimo temą, apsiminkite, kad turite 15 sekundžių, kad paaiškintumėte savo vietą. Ką tu sakai? Tai tikriausiai yra jūsų pagrindinė tema.
  • Naudokite paprastą kalbą: Išskyrus atvejus, kai rašomas mokslinis straipsnis, paprastai geriau naudoti paprastą kalbą, tiesioginę kalbą. Nenaudokite ilgų žodžių, kad sužadintumėte žmones.

struktūra

Jūsų dokumentas turėtų būti kuo patogesnis vartotojui. Jei norite atskirti tekstą, naudokite pavadinimus, subtitrus, kulkas ir skaičius.

Galų gale, kas lengviau skaityti: puslapis, užpildytas ilgomis pastraipomis, arba puslapis, suskirstytas į trumpus punktus su sekcijų antraštėmis ir kulkomis? Dokumentas, kurį lengva nuskaityti, bus skaitomas dažniau nei dokumentas su ilgomis ir tankiomis dalimis.

SKAITYTI "Voltaire" projektas atkreipia dėmesį į žinomą ortografinį konkursą

Antraštės turėtų atkreipti skaitytojo dėmesį. Klausimų pagalba dažnai yra gera idėja, ypač reklaminiuose tekstuose, nes klausimai skaitytojui įdomūs ir įdomūs.

El. Laiškuose ir pasiūlymuose naudokite trumpus, faktinius pavadinimus ir subtitrus, pvz., Šiame straipsnyje.

Grafikos pridėjimas taip pat yra protingas būdas atskirti tekstą. Šios vaizdo priemonės ne tik leidžia skaitytojui išlaikyti savo dėmesį į turinį, bet ir perduoti svarbią informaciją daug greičiau nei tekstas.

Gramatinės klaidos

Jūs tikriausiai žinote, kad jūsų pašto klaidos suteiks neprofesionalų jūsų darbo vaizdą. Labai svarbu, kad būtų išvengta didelių klaidų, gaunant rašybos tikrintuvą ir kiek įmanoma peržiūrint jūsų rašybą.

Štai keletas dažniausiai naudojamų žodžių pavyzdžių:

  • Aš siunčiu / siunčiu / siunčiu jus

Veiksmažodis „siųsti“ yra pirmos grupės veiksmažodis, visada bus parašytas pirmame vienaskaitos „aš siunčiu“ asmeniu „e“. „Siuntimas“ be „e“ yra pavadinimas („siunta“) ir gali būti daugiskaitos: „siuntos“.

  • Aš prisijungiu prie jūsų / prisijungiu prie jūsų

Visuomet bus parašyta „aš prisijungsiu“ su „s“. „Bendra“ su „t“ yra trečiojo asmens, „vienijantis“, konjugacija.

  • Galutinis terminas / terminas

Net jei „buferis“ yra pritvirtintas prie moteriško vardo, nepamirškite pagundai ir visada parašykite „buferį“ be „e“.

  • Rekomendacija / rekomendacija

Jei anglų kalba rašome „rekomendaciją“ su „e“, prancūzų kalba visada rašome „rekomendaciją“ su „a“.

  • Ar yra / yra / yra ten

Euphonic "t" pridedama prie užklausimo formulių, kad palengvintume tarimą ir užkirstų kelią dviem balsiams sekti vienas kitą. Mes parašysime „yra“.

  • Kalbant apie /

Niekada nesirašoma „be“ be „s“. Iš tikrųjų, vartojant šią frazę, visuomet yra keletas terminų.

SKAITYTI "Cordial Pro Orthographic" retušavimo programinės įrangos atradimas.

  • Iš / tarp

Būkite atsargūs, kad nebūtų klaidinami žodžiais „išskyrus“, kuris baigiasi „s“. Niekada rašoma „tarp“ su „s“. Tai yra išankstinė pozicija ir jis yra nepastovus.

  • Kaip sutarta / kaip sutarta

Netgi pritvirtintas prie moteriško vardo, „kaip sutarta“ visada yra nepastovus ir niekada nepriima „e“.

  • Priežiūra / aptarnavimas

Negalima painioti pavadinimo ir veiksmažodžio. Pavadinimas „interviu“ be „t“ apibūdina mainus arba „darbo pokalbį“. Konjuguotas veiksmažodis trečiajam asmeniui „vienintelė išlaiko“ yra naudojamas, kai kalbama apie kažką išlaikantį veiksmą.

Kai kurie jūsų skaitytojai nebus tobuli rašybos ir gramatikos srityse. Jie gali nepastebėti, jei padarysite šias klaidas. Tačiau nenaudokite to kaip pasiteisinimą: paprastai bus žmonių, ypač vyresniųjų vadovų, kurie pastebės!

Dėl šios priežasties viskas, ką rašote, turi būti tinkama visiems skaitytojams.

patikrinimas

Geros korektūros priešas yra greitis. Daugelis žmonių skubėti naršyti savo el. Laiškus, bet taip jūs praleidote klaidas. Jei norite patikrinti, ką parašėte, atlikite šiuos nurodymus:

  • Patikrinkite antraštes ir poraštes: Žmonės dažnai ignoruoja juos, kad sutelktų dėmesį į tekstą. Taip nėra todėl, kad antraštės yra riebalai ir riebalai, kad jie yra be klaidų!
  • Skaitykite el. Laišką garsiai: Tai verčia jus eiti lėčiau, o tai reiškia, kad yra didesnė tikimybė aptikti klaidas.
  • Naudodamiesi pirštu, sekite tekstą, kai skaitote: Tai dar vienas dalykas, kuris padeda sulėtinti.
  • Pradėkite teksto pabaigoje: Perskaičiuokite sakinį nuo pabaigos iki pradžios, jis padeda jums sutelkti dėmesį į klaidas, o ne į turinį.