Jei neturite aiškios el. laiškų apdorojimo tvarkos, jie greitai gali tapti nemažo laiko švaistymo priežastimi. Kita vertus, jei darai tai, kas būtina organizacijos lygmeniu, kad neapsunkintumėte dešimtimis neskaitytų el. Tada galite išvalyti mintis nuo bet kokios galimybės praleisti svarbų el. laišką. Šiame straipsnyje pateikiama keletas patikrintų praktikų. Priėmę juos, tikrai galėsite daug ramiau tvarkyti savo pašto dėžutę.
Automatiškai arba rankiniu būdu klasifikuokite bet kurį el. Laišką tam skirtame aplanke ar pakatalogiuose.
Tai metodo rūšis, leidžianti greitai surūšiuoti el. Laiškus pagal svarbą. Galite pasirinkti suskirstyti el. Laiškus pagal temas, temas, terminus. Svarbu, kad būtų pasinaudota visais ypatybes pašto dėžutės, kad galėtumėte visiškai tvarkyti laiškus. Sukūrę katalogą su aplanku ir pakatalogiu pagal jums tinkantį organizavimo režimą. Kiekvienas pranešimas užims savo vietą jūsų pašto dėžutėje, kaip ir kiekvienas popierinis failas ant jūsų stalo. Taigi, kai praeis laikas apdoroti el. Laiškus, galite 100% sutelkti dėmesį į likusį darbą.
Suplanuokite konkretų laiką el. Laiškų tvarkymui
Žinoma, jūs turite išlikti atsakingas ir mokėti apdoroti pranešimus, kurie iš jūsų laukia greito atsakymo. Likusiam likusiam laikui suplanuokite tinkamiausią momentą (-us), kad su el. Laiškais elgtųsi nuosekliai. Pradėkite nuo visų elementų, reikalingų jūsų darbui apdoroti, paruošimo. Popieriniai failai, segtukai, spausdintuvai, viskas turi būti patogu, kad būtų galima maksimaliai susikaupti. Nesvarbu, kada pasirinksite. Dabar, kai jūsų pašto dėžutė yra sutvarkyta kaip pašto rūšiavimo centras, turite galimybę ramiai, efektyviai ir greitai apdoroti el. Laiškus.
Išvalykite savo pašto dėžutę ištrindami visus nereikalingus informacinius biuletenius
Ar jūsų pašto dėžutę nuolatos parazituoja neįdomūs informaciniai biuleteniai ar reklama? Pasirūpinkite, kad jūsų pašto dėžutėje nebūtų visų šių informacinių biuletenių, kurie labiau primena šlamštą nei bet ką kitą. Turite sistemingai atsisakyti visų šių adresų sąrašų, kurie nepateikia jums nieko konkretaus ir kurie greitai gali tapti labiau invazyvūs. Galite naudoti tokius įrankius kaip "Cleanfox" arba Išvyniok mane atlikite būtiną keliais paspaudimais. Neapsilankę ryte, tokio tipo sprendimai labai padės panaikinti šią skaitmeninę taršą. Tūkstančius el. Laiškų galima apdoroti gana greitai.
Nustatykite automatinį atsakymą
Netrukus ilgai eisite atostogauti. Neužmirštama detalė suaktyvino automatinį jūsų pašto dėžutės atsakymą. Tai yra kažkas svarbaus, kad visi žmonės, su kuriais jūs profesionaliai susirašinėjate el. Paštu, būtų gerai informuoti apie jūsų nebuvimą. Kai klientas ar tiekėjas praranda kantrybę, gali kilti daug nesusipratimų, nes į šias žinutes neatsakoma. To lengvai galima išvengti naudojant trumpą žinutę, kuri bus automatiškai išsiųsta per atostogas. Jums tereikia nurodyti grįžimo iš atostogų datą ir, jei reikia, ne kolegos el. Pašto adresą.
Nurodykite el. Laiškų, kuriuos išsiųsite, kopiją
Sistemingai naudojant el. Laiškus, išsiųstus anglies kopija (CC) ir nematoma anglies kopija (CCI), galima greitai sukurti nesibaigiantį mainų procesą. Žmonės, kurie turėjo gauti tik jūsų žinią dėl informacijos, dabar reikalauja paaiškinimo. Kiti stebisi, kodėl gavo šią žinią ir teisingai suprato kaip laiko švaistymą. Pasirinkdami ką nors pakeisti, įsitikinkite, kad jūsų pasirinkimas yra tikrai tinkamas. Reikėtų vengti bet kokiu būdu siunčiamų pranešimų.
Atminkite, kad el. Paštas gali turėti teisinę galią
Kiek įmanoma saugokite visus savo el. Laiškus, jie turi įrodymo galią, visų pirma pramonės tribunolui. Elektroninis pranešimas, jei jis patvirtintas turint tokią pačią teisinę galią kaip ir laiškas, kurį būtumėte parašę ranka. Bet saugokitės, net paprasto pranešimo siunčiami negalvodami kolegai ar klientui gali sukelti rimtų padarinių. Jei klientas įrodo, kad el. Laiškas palaiko, kad nesilaikėte savo įsipareigojimų dėl pristatymo ar kitų. Turėsite prisiimti pasekmes savo verslui ir sau. Komerciniuose ginčuose, kaip ir pramoniniuose teismuose, įrodymai sakomi „nemokami“. Tai reiškia, kad teisėjas nuspręs ir geriau atidžiai suklasifikuoti jo el. Laiškus, nei sudėti į šiukšliadėžę.
