Spausdinti draugais, PDF ir el. Paštu

Jei neturite aiškios darbo su el. Laiškais tvarkos, jie greitai gali tapti didelių laiko nuostolių šaltiniu. Kita vertus, jei darote tai, kas būtina organizaciniu lygmeniu, kad neleistumėte įsibrauti į dešimtis neskaitytų el. Laiškų. Tada galėsite laisvai mąstyti apie bet kokią galimybę praleisti svarbų el. Laišką. Šiame straipsnyje yra išvardytos kelios patikrintos praktikos. Pasirinkę juos, galėsite žymiai ramiau valdyti savo pašto dėžutę.

Automatiškai arba rankiniu būdu klasifikuokite bet kurį el. Laišką tam skirtame aplanke ar pakatalogiuose.

Tai metodo rūšis, leidžianti greitai surūšiuoti el. Laiškus pagal svarbą. Galite pasirinkti suskirstyti el. Laiškus pagal temas, temas, terminus. Svarbu, kad būtų pasinaudota visais ypatybes pašto dėžutės, kad el. laiškai būtų tvarkomi visiškai veikiant. Sukūrę katalogą su aplanku ir pakatalogiu pagal jums tinkantį organizacinį režimą. Kiekvienas pranešimas turės savo vietą jūsų pašto dėžutėje, kaip ir kiekvienas popierinis failas ant jūsų stalo. Taigi, kai tik bus laikas tvarkyti jūsų el. Laiškus, galėsite 100 proc. Dėmesio skirti likusiam savo darbui.

Suplanuokite konkretų laiką el. Laiškų tvarkymui

Žinoma, jūs turite išlikti atsakingas ir mokėti apdoroti pranešimus, kurie iš jūsų laukia greito atsakymo. Likusiam likusiam laikui suplanuokite tinkamiausią momentą (-us), kad su el. Laiškais elgtųsi nuosekliai. Pradėkite nuo visų elementų, reikalingų jūsų darbui apdoroti, paruošimo. Popieriniai failai, segtukai, spausdintuvai, viskas turi būti patogu, kad būtų galima maksimaliai susikaupti. Nesvarbu, kada pasirinksite. Dabar, kai jūsų pašto dėžutė yra sutvarkyta kaip pašto rūšiavimo centras, turite galimybę ramiai, efektyviai ir greitai apdoroti el. Laiškus.

SKAITYTI Kaip efektyviai dirbti atviroje erdvėje?

Išvalykite savo pašto dėžutę ištrindami visus nereikalingus informacinius biuletenius

Ar jūsų pašto dėžutę nuolatos parazituoja neįdomūs informaciniai biuleteniai ar reklama? Pasirūpinkite, kad jūsų pašto dėžutėje nebūtų visų šių informacinių biuletenių, kurie labiau primena šlamštą nei bet ką kitą. Turite sistemingai atsisakyti visų šių adresų sąrašų, kurie nepateikia jums nieko konkretaus ir kurie greitai gali tapti labiau invazyvūs. Galite naudoti tokius įrankius kaip "Cleanfox" arba UnrollMe atlikite būtiną keliais paspaudimais. Neapsilankę ryte, tokio tipo sprendimai labai padės panaikinti šią skaitmeninę taršą. Tūkstančius el. Laiškų galima apdoroti gana greitai.

Nustatykite automatinį atsakymą

Netrukus ilgai eisite atostogauti. Neužmirštama detalė suaktyvino automatinį jūsų pašto dėžutės atsakymą. Tai yra kažkas svarbaus, kad visi žmonės, su kuriais jūs profesionaliai susirašinėjate el. Paštu, būtų gerai informuoti apie jūsų nebuvimą. Kai klientas ar tiekėjas praranda kantrybę, gali kilti daug nesusipratimų, nes į šias žinutes neatsakoma. To lengvai galima išvengti naudojant trumpą žinutę, kuri bus automatiškai išsiųsta per atostogas. Jums tereikia nurodyti grįžimo iš atostogų datą ir, jei reikia, ne kolegos el. Pašto adresą.

Nurodykite el. Laiškų, kuriuos išsiųsite, kopiją

Sistemingai naudojant el. Laiškus, išsiųstus anglies kopija (CC) ir nematoma anglies kopija (CCI), galima greitai sukurti nesibaigiantį mainų procesą. Žmonės, kurie turėjo gauti tik jūsų žinią dėl informacijos, dabar reikalauja paaiškinimo. Kiti stebisi, kodėl gavo šią žinią ir teisingai suprato kaip laiko švaistymą. Pasirinkdami ką nors pakeisti, įsitikinkite, kad jūsų pasirinkimas yra tikrai tinkamas. Reikėtų vengti bet kokiu būdu siunčiamų pranešimų.

SKAITYTI Kaip tvarkyti savo darbo sritį?

Atminkite, kad el. Paštas gali turėti teisinę galią

Kiek įmanoma saugokite visus savo el. Laiškus, jie turi įrodymo galią, visų pirma pramonės tribunolui. Elektroninis pranešimas, jei jis patvirtintas turint tokią pačią teisinę galią kaip ir laiškas, kurį būtumėte parašę ranka. Bet saugokitės, net paprasto pranešimo siunčiami negalvodami kolegai ar klientui gali sukelti rimtų padarinių. Jei klientas įrodo, kad el. Laiškas palaiko, kad nesilaikėte savo įsipareigojimų dėl pristatymo ar kitų. Turėsite prisiimti pasekmes savo verslui ir sau. Komerciniuose ginčuose, kaip ir pramoniniuose teismuose, įrodymai sakomi „nemokami“. Tai reiškia, kad teisėjas nuspręs ir geriau atidžiai suklasifikuoti jo el. Laiškus, nei sudėti į šiukšliadėžę.