Šodien e-pasts ir labākais veids, kā sazināties ar vieglumu, ātrumu un efektivitāti. Profesionālajai apmaiņai tas ir visbiežāk izmantotais veids.

Lai uzrakstītu profesionāls pastsmums ir jāievēro daži kritēriji, padomi un noteikumi, kurus mēs mēģināsim paskaidrot jums visā rakstā.

Profesionālā e-pasta rakstīšanas plāna piemērs 

Reizēm pastu var būt sarežģīti pārvaldīt profesionālā kontekstā. Plānam sekot, lai uzrakstītu profesionālu e-pastu, saņēmēja rīcībā jānodod visi nepieciešamie elementi, kas ir īss un precīzs.

Lai rakstītu profesionālu e-pastu, varat pieņemt šādu plānu:

  • Skaidrs un nepārprotams objekts
  • Apelācijas formula
  • Sākums, kas jāuztver saziņas kontekstā
  • Pieklājīga formula, lai noslēgtu
  • Paraksts

Izvēlieties profesionāla e-pasta priekšmetu

Tiek lēsts, ka profesionālis dienā var saņemt vidēji 100 e-pastus. Tādēļ jums jāizvēlas sava e-pasta tēma, lai mudinātu viņus to atvērt. Lai to izdarītu, ir jāievēro noteikumi:

1 - uzrakstiet īsu objektu

Lai palielinātu e-pasta atvēršanas ātrumu, eksperti iesaka ideālā gadījumā izmantot maksimāli 50 rakstzīmju tēmu.

Jums ir tikai ierobežota vieta objekta rakstīšanai, tāpēc jums jāizvēlas konkrēts objekts, vienlaikus izmantojot darbības vārdu, kas saistīts ar jūsu e-pasta saturu.

Parasti garie priekšmeti tiek slikti izlasīti viedtālruņos, kurus profesionāļi arvien vairāk izmanto, lai pārbaudītu viņu e-pasta ziņojumus.

2-pielāgojiet e-pasta priekšmetu

Ja iespējams, jānorāda jūsu kontaktpersonu vārds un vārds objekta līmenī. Tas ir elements, kas var palielināt atvēršanas ātrumu.

Novietojot informāciju par jūsu adresātu e-pasta temata līmenī, viņš jutīsies vērtēts un atzīts, kas mudinās viņu atvērt un lasīt jūsu e-pastu.

Profesionālā e-pasta iestāde 

Lai uzrakstītu profesionālu e-pastu, ir ieteicams skaidri uzrakstīt savu e-pasta iestādes ķermeni, neatkāpjoties no tēmas un visu, balstoties uz noteiktiem stila un prezentācijas standartiem.

Rūpēties rakstīt īsu e-pastu ar īsiem un precīziem teikumiem, kas sniegs lielāku komfortu jūsu adresātam.

Šeit ir jāatceras dažas lietas: 

1 - izmantojiet klasisko fontu

Lielākā daļa e-pasta pakalpojumu ļauj lietotājam izvēlēties teksta fontu un stilu. Runājot par biznesa e-pastu, izvēlieties klasisku fontu, piemēram, "Times New Roman" vai "Arial".

LASĪT  Vēstules veidne, lai pieprasītu saņemt algas lapu

Nav ieteicams izmantot dekoratīvu fontu.

Mēs iesakām arī:

  • Pieņemt lasāmu fonta lielumu
  • Izvairieties no kursīviem, izceļot vai krāsas
  • Nav rakstīt visu tekstu lielajiem burtiem

2 - labas sarunu formulas rakstīšana

Lai saņemtu profesionālu e-pastu, ir ieteicams, kā minēts iepriekš, adresātam adresātam pēc vārda, tajā pašā laikā iekļaujot personas īpašumtiesības nosaukumu, kam seko viņa uzvārds.

3 - iepazīstieties ar pirmo daļu

Ja pirmo reizi rakstāt kādam (piemēram, jauns klients), ir ļoti svarīgi iepazīstināt sevi un īsi izskaidrot jūsu ziņojuma mērķi.

Jūs varat veltīt šim nelielajam prezentācijai vienu vai divus teikumus.

4 - vissvarīgākā informācija prioritātē

Pēc prezentācijas mēs ejam uz vissvarīgāko punktu.

Ir ļoti interesanti citēt svarīgāko informāciju e-pasta sākumā. Jūs ietaupīsiet saņēmēja laiku, precizējot savus nodomus.

Jums jāpievērš korespondenta uzmanība un jāturpina pie lietas.

5 - izmantojiet oficiālu vārdnīcu

Tā kā jūs rakstāt profesionālu e-pastu, jums ir jāveido labs iespaids.

Mēs iesakām rakstīt pilnus teikumus pieklājīgā stilā.

Nav ieteicams lietot:

  • Slengu vārdi;
  • Bezjēdzīgi saīsinājumi;
  • Emocijas vai emocijzīmes;
  • Joki;
  • Rupji vārdi;

6 - izdariet atbilstošu secinājumu

Lai pabeigtu e-pastu, mums jādomā par parakstu, kas jāizmanto, izvēlēto signālu un pieklājības formulējumu.

Jāpatur prātā, ka profesionālā komunikācija joprojām ir a ļoti kodificēta valoda. Ir ļoti svarīgi zināt noteikumus un izvēlēties pareizo formulu, kas jāizmanto e-pasta beigās.

Izmantotā formula jāpielāgo saņēmēja kvalitātei un apmaiņas kontekstam.

Piemēram, ja jūs runājat ar vadītāju vai klientu, varat izmantot vārdu “ar cieņu”, kas ir vispiemērotākā frāze. Ja tas ir kolēģis, mēs varam beigt savu e-pastu ar izteicienu "Lai jums jauka diena!" "

Attiecībā uz parakstu, jūs varat iestatīt savu e-pasta programmatūru, lai automātiski ievietotu personalizētu parakstu mūsu e-pasta beigās.

Lai paraksts būtu efektīvs, tam jābūt īsam:

  • Ne vairāk kā 4 līnijas;
  • Ne vairāk kā 70 rakstzīmes katrā rindā;
  • Ievadiet savu vārdu un uzvārdu, savu funkciju, uzņēmuma nosaukumu, tīmekļa vietnes adresi, tālruņa un faksa numuru un, iespējams, saiti uz savu LinkedIn vai Viadeo profilu;

Exemple :

Robert Holliday

Uzņēmuma pārstāvis Y

http: /www.votresite.com

Tālrunis. : 06 00 00 00 00 / fakss: 06 00 00 00 00

Mobilais: 06 00 00 00 00

Daži pieklājīgi izteicieni:

  • Sirsnīgi;
  • Ar laba vēlējumiem ;
  • Ar laba vēlējumiem;
  • Ar cieņu;
  • Sirsnīgi sveicieni;
  • Ar laba vēlējumiem ;
  • Jūsu,
  • Prieks tevi atkal redzēt;
  • Silti apsveikumi ...
LASĪT  Uzlabojiet savu rakstisko un mutisko saziņu

Cilvēkiem, kurus mēs pazīstam īpaši labi, mēs varam izmantot sirsnīgas formulas, piemēram, "čau", "draudzība", "tiekamies" ...

Citi klasisko formulu piemēri:

  • Lūdzu, kungs / kundze, pieņemiet manas atšķirīgās jūtas;
  • Godātais kungs, lūdzu, pieņemiet manu sirsnīgo apsveikumu izteicienu;
  • Godātais kungs, lūdzu, saņemiet manus sveicienus;
  • Lūdzu, kungs / kundze, saņemiet manas cieņas un uzticības jūtas;
  • Lūdzu, pieņemiet manus sirsnīgos sveicienus, kungs / kundze!
  • Godātais kungs, lūdzu, pieņemiet manas visdziļākās cieņas izteikšanu;
  • Lūdzot jūs pieņemt manus cieņas apliecinājumus;
  • Paldies par uzmanību manam lūgumam.
  • Godātais kungs, kundze, kundze, pieņemiet manas dziļas cieņas cieņu;
  • Gaidot lasīt no jums, lūdzu, pieņemiet manus visdziļākās cieņas apliecinājumus, kungs / kundze;
  • Ar pateicību es lūdzu jūs atrast šeit, kungs / kundze, manas izcilās jūtas;

7-Iekļaujiet pielikumus

Attiecībā uz pielikumiem, neaizmirsti informēt saņēmēju, minot tos savā e-pastā ar laipnību.

Ir ļoti interesanti pieminēt saņēmējam nosūtīto pielikumu lielumu un skaitu.

Fokuss: apgrieztā piramīda

Attiecībā uz tā dēvēto reverso piramīdu metodi tā sastāv no jūsu profesionālā e-pasta teksta sākuma ar galveno ziņu par jūsu ziņu un pēc tam ar citu informāciju turpināt pēc svarīguma pakāpes dilstošā secībā.

Bet kāpēc pieņemt šo metodi?

Parasti pirmais teikums skan labāk nekā pārējais ziņojums. Tam jābūt pievilcīgam. Pieņemot apgriezto piramīdas metodi, mēs varam viegli piesaistīt lasītāja uzmanību un likt viņam vēlēties lasīt e-pastu līdz beigām.

Ciktāl tas attiecas uz rakstīšanu, ir ieteicams izmantot ne vairāk kā četrus punktus no katras 3 uz 4 rindām, vienlaikus koncentrējoties uz konkrētu ideju par katru punktu.

Ja vēlaties izmantot šo metodi, iesakām izmantot:

  • salīdzinoši īsi teikumi;
  • vārdu sasaiste, lai teikumus sasaistītu kopā;
  • pašreizējā un profesionālā valodā.

 

                                                    ATGĀDINĀJUMS 

 

Kā jūs sapratāt, profesionālam e-pastam nav nekā kopīga ar draugam nosūtītu. Ir noteikumi, kas jāievēro burtiski.

1 - uzmanīgi izturieties pret objektu

Kā mēs esam skaidri norādījuši, jums ir pareizi jāieraksta sava profesionālā e-pasta tēmas lauks (vai tēma). Tam jābūt kodolīgam un skaidram. Jūsu adresātam ir nekavējoties jāsaprot jūsu e-pasta saturs. Tāpēc viņš var izlemt, vai to atvērt nekavējoties vai izlasīt vēlāk.

2 - būt pieklājīgam

Kā jūs labi sapratāt, sveiciena un pieklājības formulas ir jāizmanto kontekstā.

Formulas ir īsas un ļoti labi jāizvēlas.

3 - pareizas pareizrakstības kļūdas

Pirmkārt, jums ir atkārtoti jāizlasa e-pasta ziņa un jāpārliecinās, ka neesat aizmirsis nepieciešamo informāciju, un kāpēc kāds cits to nevar izlasīt. Ir ļoti interesanti iegūt citu personu viedokli.

Lai labotu pareizrakstības un gramatikas kļūdas, mēs iesakām jums kopēt un ielīmēt e-pastu tekstapstrādes rīkā un veikt automātisku pārbaudi. Pat ja šī programmatūra neizlabo visas kļūdas, tā var jums palīdzēt. Alternatīvi, jūs varat arī ieguldīt profesionālās korekcijas programmatūru.

LASĪT  Kādai pieklājības frāzei vajadzētu sekot struktūrai “Gaida…”?

4 - pierakstiet e-pastu

Ir ļoti svarīgi pievienot parakstu savam profesionālajam e-pastam. Jums jāievēro iepriekšminētie noteikumi, lai uzrakstītu profesionālu parakstu.

Norādot dažādu informāciju par jūsu funkcijām, jūsu uzņēmums ... jūsu saņēmējs ātri sapratīs, ar ko viņš nodarbojas.

5-pielāgojiet savu e-pastu

Ja tas ir vispārējs, maz ticams, ka tas tiks lasīts. Jums ir jādod saņēmējs jūt, ka pasts ir adresēts tikai viņam. Tātad jums ir jāpielāgo objekts un jāizvēlas formula, kas jāpieņem, lai sāktu e-pastu.

Ja tas ir grupas pasts, ir svarīgi izveidot dažādus sarakstus atbilstoši adresātu īpašībām, viņu vēlmēm, interesēm un atrašanās vietai. Adresātu segmentēšana ļauj palielināt e-pasta ziņojumu atvēršanas ātrumu.

6 - dodiet vēlmi atvērt pastu

Rakstot profesionālu e-pastu, jums vienmēr ir jāveido saņēmējs, lai to atvērtu. Parasti objekts ir pirmais elements, kas nosūta korespondentu, lai atvērtu e-pastu un to izlasītu. Tātad jums ir jāpiešķir lielāka nozīme jūsu priekšmetam, to jāārstē un jāpadara iespējami pievilcīgāks.

Tādā pašā nozīmē, pirmie divi jūsu e-pasta teikumi liek saņēmējam turpināt lasīt. Jūsu e-pasta sākumā ir ieteicams citēt vissvarīgāko informāciju un aktivizēt jūsu korespondenta ziņkāri.

7-Izvairieties no maldinošiem objektiem

Jums nekad nevajadzētu izmantot maldinošu objektu, lai palielinātu jūsu e-pasta atvēršanas ātrumu.

Jāapzinās, ka Jūsu transportlīdzeklim e-pastu savu bildi (vai jūsu uzņēmumu) Tātad, tas ir ļoti svarīgi, lai izvairītos no maldinošiem un provokatīvi objektus. Objektam jāatbilst jūsu e-pasta saturam.

8-Ielieciet sevi lasītāja vietā

Empātija ir ļoti svarīgs elements, kas jāņem vērā. Lai pareizi uzrakstītu sava e-pasta tēmu un padarītu to pievilcīgu, jums jāstājas adresāta vietā. Jums jāievieto korespondenta kurpes un jāuzskaita virkne jautājumu, kurus viņš var sev uzdot. Tieši no atbildēm varat pielāgot sava e-pasta nosaukumu.

9 - izmantojiet profesionālu e-pasta adresi

Personiskās adreses, piemēram, lovelygirl @ ... vai džentlmeņu @ ... ir pilnīgi aizliegtas. Profesionālo attiecību kontekstā mēs nekad nerunājam sarunu biedram, izmantojot šāda veida e-pasta adreses.

Ieteicams izmantot profesionālu e-pasta adresi vai vismaz personisko adresi ar savu vārdu un uzvārdu.

Profesionālajam e-pastam nepieciešams ļoti labs saziņa, precīzs vārdu krājums, īss teksts, skaidrs pieprasījums un nepārspējams pareizrakstības princips. Pieņemot noteikumus, padomus un ieteikumus, kurus mēs tikko citēju, varat rakstīt pievilcīgu e-pastu, kas nekavējoties interesēs jūsu adresātu un izraisa viņa interesi.