E-pasts jau sen ir bijis būtisks biznesa saziņas līdzeklis, taču Sendmail veiktā aptauja. Atklāts, ka tas radījis spriedzi, apjukumu vai citas negatīvas sekas 64% profesionāļu.

Tātad, kā jūs varat izvairīties no tā ar saviem e-pastiem? Un kā jūs varat rakstīt e-pastus, kas dod vēlamos rezultātus? Šajā rakstā mēs pārskatām stratēģijas, ko varat izmantot, lai nodrošinātu, ka e-pasta lietošana ir skaidra, efektīva un veiksmīga.

Vidējais biroja darbinieks saņem aptuveni 80 e-pastus dienā. Ar šo pasta sūtījumu apjomu var viegli aizmirst atsevišķus ziņojumus. Izpildiet šos vienkāršos noteikumus, lai jūsu e-pasta ziņojumi tiktu pamanīti un izmantoti.

  1. Nelietojiet pārāk daudz sazināties ar e-pastu.
  2. Labi izmantot objektus.
  3. Izveidojiet skaidrus un īsus ziņojumus.
  4. Esiet pieklājīgi.
  5. Pārbaudiet savu signālu.
  6. Pārlasīt.

Nelietojiet pārāk daudz sazināties ar e-pastu

Viens no lielākajiem stresa avotiem darbā ir milzīgais cilvēku saņemto e-pastu skaits. Tāpēc, pirms sākat rakstīt e-pastu, pajautājiet sev: "Vai tas tiešām ir nepieciešams?"

Šajā kontekstā jums vajadzētu izmantot tālruni vai tūlītējo ziņojumapmaiņu, lai risinātu jautājumus, kas varētu būt diskusiju priekšmets. Izmantojiet saziņas plānošanas rīku un nosakiet labākos kanālus dažāda veida ziņojumiem.

Kad vien iespējams, sniedziet sliktas ziņas personīgi. Tas palīdz jums sazināties ar empātiju, līdzjūtību un sapratni un atpirkt sevi, ja jūsu ziņojums ir nepareizi pieņemts.

Labi izmantot objektus

Laikraksta virsraksts veic divas lietas: tas piesaista jūsu uzmanību un apkopo rakstu, lai jūs varētu izlemt, vai to lasīt vai nē. Jūsu e-pasta tēmas rindiņai vajadzētu rīkoties tāpat.

Objekts tukša vieta, visticamāk, tiks ignorēta vai noraidīta kā “surogātpasts”. Tāpēc vienmēr izmantojiet dažus labi izvēlētus vārdus, lai pastāstītu adresātam par e-pasta ziņojumu.

Ja jūsu ziņojums ir daļa no parastās e-pasta sērijas, piemēram, iknedēļas projekta atskaites, iespējams, vēlēsities temata rindiņā iekļaut datumu. Ziņojumam, uz kuru ir jāatbild, varat iekļaut arī aicinājumu uz darbību, piemēram, "Lūdzu līdz 7. novembrim".

LASĪT  Profesionāls e-pasts, izvairieties no pazīstamām formulām!

Labi uzrakstīta tēmas rindiņa, piemēram, zemāk, sniedz vissvarīgāko informāciju, adresātam pat neatverot e-pastu. Tas kalpo kā uzvedne, kas atgādina adresātiem par jūsu sapulci ikreiz, kad viņi pārbauda savu iesūtni.

 

Slikts piemērs Labs piemērs
 
Temats: sanāksme Temats: Tikšanās ar PASSERELLE procesu - 09h 25 februāris 2018

 

Saglabājiet ziņas skaidri un īsi

E-pastiem, tāpat kā tradicionālajām biznesa vēstulēm, jābūt skaidriem un kodolīgiem. Saglabājiet savus teikumus īsi un precīzi. E-pasta ziņojumam jābūt tiešam un informatīvam, un tajā jāiekļauj visa attiecīgā informācija.

Atšķirībā no tradicionālajām vēstulēm, vairāku e-pasta ziņojumu nosūtīšana nemaksā vairāk nekā viena sūtīšana. Tāpēc, ja jums ir jāsazinās ar kādu par dažādām tēmām, apsveriet iespēju rakstīt par katru atsevišķu e-pasta ziņojumu. Tas precizē ziņojumu un ļauj jūsu korespondentam vienlaikus atbildēt uz vienu tēmu.

 

Slikts piemērs Labs piemērs
Temats: pārdošanas pārskata pārskatīšana

 

Sveiki, Michelin,

 

Paldies, ka pagājušajā nedēļā nosūtījāt šo ziņojumu. Es to izlasīju vakar un uzskatu, ka 2. nodaļā ir nepieciešama precīzāka informācija par mūsu pārdošanas rādītājiem. Es arī domāju, ka tonis varētu būt formālāks.

 

Papildus vēlējos informēt, ka šo piektdien esmu ieplānojusi tikšanos ar sabiedrisko attiecību nodaļu par jauno reklāmas kampaņu. Viņa ir pulksten 11:00 un atradīsies mazajā konferenču telpā.

 

Lūdzu, dariet man zināmu, ja esat pieejams.

 

Paldies

 

Camille

Temats: pārdošanas pārskata pārskatīšana

 

Sveiki, Michelin,

 

Paldies, ka pagājušajā nedēļā nosūtījāt šo ziņojumu. Es to izlasīju vakar un uzskatu, ka 2. nodaļā ir nepieciešama precīzāka informācija par mūsu pārdošanas rādītājiem.

 

Es arī domāju, ka tonis varētu būt formālāks.

 

Vai jūs varētu to mainīt ar šiem komentāriem?

 

Paldies par smago darbu!

 

Camille

 

(Pēc tam Camille nosūta vēl vienu e-pastu par PR sanāksmi.)

 

Šeit ir svarīgi panākt līdzsvaru. Jūs nevēlaties kādu bombardēt ar e-pastiem, un ir lietderīgi apvienot vairākus saistītos punktus vienā ziņā. Ja tas notiek, rīkojieties vienkārši, izmantojot numurētas rindkopas vai aizzīmju punktus, un apsveriet iespēju "sagriezt" informāciju mazās, labi sakārtotās vienībās, lai to būtu vieglāk sagremot.

Ņemiet vērā arī to, ka iepriekš minētajā labajā piemērā Kamilla norādīja, ko viņa vēlas, lai Michelin dara (šajā gadījumā mainiet ziņojumu). Ja jūs palīdzat cilvēkiem uzzināt, ko vēlaties, viņi, visticamāk, to jums dos.

Esiet pieklājīgi

Cilvēki bieži domā, ka e-pasta vēstules var būt mazāk formālas nekā tradicionālie burti. Bet ziņojumi, ko jūs sūtāt, atspoguļo jūsu pašu profesionalitāti, vērtības un uzmanība detaļām ir svarīga, tāpēc ir nepieciešams zināms formalitātes līmenis.

Ja vien jums nav labas attiecības ar kādu, izvairieties no neformālas valodas, slenga, žargona un nepiemērotiem saīsinājumiem. Emocijas var būt noderīgas, lai noskaidrotu jūsu nodomu, taču vislabāk tās izmantot tikai kopā ar cilvēkiem, kurus labi pazīstat.

Aizveriet savu ziņu ar "Ar cieņu", "Laba diena / vakars jums" vai "Labi jums" atkarībā no situācijas.

Adresāti var izvēlēties drukāt e-pastus un kopīgot tos ar citiem, tāpēc vienmēr esiet pieklājīgi.

Pārbaudiet signālu

Kad mēs satiekam cilvēkus aci pret aci, mēs izmantojam savu ķermeņa valodu, balss signālus un sejas izteiksmes, lai novērtētu, kā viņi jūtas. E-pasts mums liedz šo informāciju, kas nozīmē, ka mēs nevaram zināt, kad cilvēki ir nepareizi sapratuši mūsu vēstījumus.

Jūsu vārdu izvēli, teikuma garumu, pieturzīmes un lielo burtu lietojumu var viegli nepareizi interpretēt bez vizuālām un dzirdamām norādēm. Pirmajā zemāk esošajā piemērā Luīze varētu domāt, ka Jans ir neapmierināts vai dusmīgs, taču patiesībā viņš jūtas labi.

 

Slikts piemērs Labs piemērs
Louise,

 

Man ir nepieciešams jūsu ziņojums šodien līdz pulksten 17:XNUMX, pretējā gadījumā es nokavēšu savu termiņu.

 

Yann

Hi Louise,

 

Paldies par jūsu smago darbu pie šī ziņojuma. Vai jūs varētu sniegt savu versiju pirms 17 stundām, lai es nepalaistu garām savu termiņu?

 

Pateicos jau iepriekš,

 

Yann

 

Padomā par emocionālo e-pasta sajūtu. Ja jūsu nodomi vai emocijas var tikt pārprastas, atrodiet mazāk neskaidru veidu, kā formulēt savus vārdus.

korektūra

Visbeidzot, pirms noklikšķināt uz Sūtīt, veltiet laiku, lai pārbaudītu, vai jūsu e-pastā nav pareizrakstības, gramatikas un pieturzīmju kļūdu. Jūsu e-pasti ir tikpat liela daļa no jūsu profesionālā tēla kā apģērbs, ko valkājat. Tāpēc tiek izteikts pieri sūtīt ziņojumu ar kļūdām sērijveidā.

Korektūras laikā pievērsiet īpašu uzmanību e-pasta vēstules garumam. Cilvēki biežāk lasa īsus, kodolīgus e-pastus nekā garus, atvienotus e-pastus, tāpēc pārliecinieties, ka jūsu e-pasta vēstules ir pēc iespējas īsākas, neizslēdzot nepieciešamo informāciju.

Galvenie punkti

Lielākā daļa no mums lielu dienas daļu pavada lasīt un sastādīt e-pastus. Bet mūsu sūtītie ziņojumi var mulsināt citus.

Lai rakstītu efektīvus e-pastus, vispirms jautājiet sev, vai jums tiešām vajadzētu izmantot šo kanālu. Dažreiz var būt labāk paņemt tālruni.

Padariet savus e-pastus kodolīgus un precīzus. Nosūtiet tos tikai tiem cilvēkiem, kuriem patiešām ir nepieciešams tos redzēt, un skaidri norādiet, ko vēlaties, lai saņēmējs rīkotos tālāk.

Atcerieties, ka jūsu e-pasta ziņojumi atspoguļo jūsu profesionalitāti, vērtības un jūsu uzmanību detaļām. Mēģiniet iedomāties, kā citi varētu interpretēt jūsu vēstījuma toni. Esiet pieklājīgs un vienmēr vēlreiz pārbaudiet, ko esat uzrakstījis, pirms nospiežat "sūtīt".