Ziņojuma nozīmīgums ir tāds, ka tas sniedz jums visu informāciju, bez nepieciešamības iziet cauri simts lapām. Ja mums bija jāierobežo sanāksmju kopija, lai tos kopētu, jums būtu dokumenti ar lielu apjomu. Bet tas tiek novērsts, kad tiek sagatavoti ziņojumi, īpaši, ja to dara ar pareizo metodoloģiju. Pie darba tikšanās, semināri, komandējumi, tiek apspriesti daudzi jautājumi, tiek veiktas senas prezentācijas, tiek apzinātas smagas problēmas. Tas viss ir jāuzrāda uzņēmuma darbiniekiem, semināru darbiniekiem vai darbību sponsoriem. pēc tam, kā uzrakstīt attiecīgo ziņojumu šajā kontekstā? Tā rakstīšana nav viegls uzdevums, it īpaši, ja pārskatā jāizceļ visi obligātie elementi.

Ziņojuma rakstīšanas vispārīgums un īpatnības

Ziņojumā pilnībā jāiesniedz sanāksmes laikā pieņemtie lēmumi, kā arī pētītie temati. Tajā ir jāuzrāda vispārējās līnijas, kas tika izteiktas sarunu laikā. Tas ir uzticams kritērijs visiem uzņēmuma darbiniekiem. Patiešām, ne visi var vienlaicīgi piedalīties sanāksmēs slimības vai citu slimību dēļ. Tāpēc ziņojums ļauj būt tādā pašā līmenī kā citi. rakstot ziņojumu ir iesniegts rakstveidā, tas pilnīgi atšķiras no protokola vai vienkāršām diskusiju paziņojumiem.

Ja sanāksmē ir iesniegti dokumenti, tie ir jānorāda. Tāpat ievietojiet vietnes, kur tos atrast, vai arī veikt fotokopiju, kuru pievienosit savam pārskatam. Kad tiek pieņemti lēmumi, ka jāveic pasākumi, būs jānorāda, kas tos izpildīs. Tādā pašā veidā būs jāuzsver sanāksmes laikā noteiktais izpildes laiks. Kad šīs darbības būs noteiktas, nākamajās sanāksmēs būs viegli uzstāties izpildītājiem, lai apkopotu, kas ir izdarīts konkrēti. Uzrakstiet pārskatu, prasa rūpēties par absolūtu neitralitāti, izlabojamiem punktiem, sapulcēšanās laikā radušās grūtības. Uzrāda arī visus pozitīvos rezultātus, kas ir pamanīti.

Uzziniet, kā uzrakstīt atbilstošu pārskatu

Un attiecīgais ziņojums jāraksta stundu laikā no pasākuma. Ja jūs gaidāt dažas dienas pēc tam, ir droši, ka jūs atstāsiet būtisku informāciju. Tādā pašā veidā rakstīšanas tūlītējai iespējai ir jāparedz visi notikumi to kontekstā. Vienkāršība ir galvenais vārds rakstot labu ziņojumu. Visa vajadzīgā informācija lasītājam ir jāizceļ tieši. Izvairieties no liekuma vai pagriešanas pārāk ilgi. Iet taisni uz punktu.

LASĪT  E-pasta veidne, lai paziņotu par dalību sapulcē

Ieliet uzrakstiet labu ziņojumu, nepieciešams izklāstīt jautājumus, kas interesēja darba kārtību. Izveidojiet perfekti strukturētu tekstu, jo tas padarīs lasīšanu plūstošāku. Kopumā prezentācija ievadā, turpinājumā un noslēgumā ir piemērots dokuments. Pārskata pamattekstā var būt tik daudz rindkopu, cik punktu ir izpētīti. Arī plāns ir jāuztver ļoti nopietni. Jūs izveidosit analītisko plānu, ja visu sanāksmi ir aizņēmusi viena problēma. No otras puses, ja daudzi punkti ir sakārtoti, jums būs jāsastāda tematiskais plāns, kurā tie tiks parādīti dilstošā svarīguma secībā. Ziņojuma noslēguma līmenī būs nepieciešams skaidri izcelt tos punktus, kas vēl jāizpēta. Protams, tas pats attiecas uz uzdevumiem, kas vēl jāizpilda. Visbeidzot, lai uzrakstītu attiecīgu ziņojumu, būtu vēlams iegūt diezgan precīzas zināšanas jomā, kurā tiks apspriesti jautājumi. Tas dos iespēju izveidot īsus un sintētiskus tekstus ar atbilstošu terminoloģiju.

Kritēriji ziņojuma sastādīšanai

Cieņa kritēriji ziņojuma sastādīšanai ir būtiska, tas ļauj būt objektīvam un uzticīgam notikumiem. Jums vajadzētu izvairīties no personīga viedokļa paušanas vai nolemtā patikšanas. Jums jāizvairās no visu sanāksmes dalībnieku runu pārrakstīšanas. Jāaprobežojas ar teiktā būtības, lielo līniju pieminēšanu.

Lai to panāktu, jūs esat atbildīgs par informācijas atlasi. Veicot jūsu šķirošanu, jo īpaši izvairieties no tā, lai uzmanība tiktu pievērsta papildierīcei, kamēr galvenais ziņojums neparādās. Pielāgojiet patiesu pūliņu, lai apkopotu informāciju par prioritāti un noteiktu tās svarīgumu.

Izvairieties no personīgiem vārdiem, citiem vārdiem sakot, lai izvairītos no tā, ka es "es", kā arī "mēs", tas viss liecina par autora personīgo līdzdalību. Tā kā jums ir jāpaliek pēc iespējas neitrālāk, neizmantojiet vārdu un vārdu vārdus. Esiet piesardzīgs, lai jūsu tekstu samazinātu atkārtošanos.

Tāpat ir jāaizliedz visi komentāri, kas atkāpjas no debatēm. Ir svarīgi arī kontrolēt savu gramatiku, vārdnīcu un jūsu pareizrakstība. Franču valodā, ko izmantosiet, jābūt nevainojamam.

Izvēlieties ziņojuma rakstīšanas stilu

Pirms sākat domāt vispirms par to, kā izvēlēties ziņojuma rakstīšanas stils ko jūs gatavojaties darīt:

  • Visaptverošs iesācēju stils

Ja šī ir pirmā reize, kad jums nepieciešams uzrakstiet ziņojumujums labāk ir izvēlēties pilnīgu stilu. Šis stils ir vēl piemērotāks, ja prezentācijas semināros vai tikšanās laikā ir veikti ar PowerPoint. Tādēļ būs nepieciešams nevajadzīgi izvairīties no informācijas samazināšanas. Tomēr jums būs jādomā par sava transkripcijas pārveidošanu, lai izvairītos no viss, kas vairs nebūtu ziņojums. Lai izvēlētos šo stilu, jums ir jābūt uzmanīgiem, lai ierakstītu semināru.

LASĪT  E-pasta veidne, lai atvainotos kolēģim

Ja telpa ir aprīkota, varat ierīkot piemērotu ierīci vai pieprasīt kontroles telpas veiktos ierakstus. Ja jūs nevēlaties ierakstīt, veiciet piezīmes, samazinot tik daudz, cik vien iespējams. Esi efektīvs un ātrs. Visiem dokumentiem, kas tiks kopīgoti semināra laikā, jābūt jūsu rīcībā. Šiem dokumentiem varat vienkārši pievienot minūtēm. Nav atkārtot. Vienkārši pārliecinieties, ka tie ir iekļauti ziņojuma tekstā.

  • Jaukts stils

Tam būs tiešs stils un pilnīgi neitrāla. Lietu izskatīšanas gadījumos ir lietderīgāk izvēlēties nominālo veidlapu. Šī veidlapa ļaus pieminēt vārdu, vārdu un pakalpojumus, kurus pārstāv katrs runātājs.

  • Veidlapas līmenī

Iezīmējiet datumu, dalībniekus un programmu, kas tika ievērota sanāksmju laikā. Pārliecinieties, vai informācija ir pēc iespējas ticamāka, atjauninot to, tiklīdz notiek seminārs.

Kāda informācija būtu atrodama pārskatā?

Ieliet ziņojums par sapulcijums jāsākas ar attiecīgā uzņēmuma nosaukumu. Ievietojiet arī tā koordinātas. Pēc tam izceliet dokumenta nosaukumu un tā rakstītāja identitāti. Pievienojiet arī sapulces datumu, kā arī vietu, kur tas tiek turēts. Turklāt būs jāaprēķina personas, kas faktiski piedalījās sanāksmē. Piemini arī prombūtnes dalībniekus, kā arī tos, kuri sniedza attaisnojumu viņu prombūtnes laikā.

No visiem šiem cilvēkiem izceliet arī viņu attiecīgās funkcijas uzņēmumā. Pēc tam iezīmējiet savas sanāksmes mērķi, ko parasti dēvē par darba kārtību. Pēc tam iepazīstiniet ar apspriestajām tēmām, piešķirot tām nosaukumus. Būs nepieciešams, lai debašu beigās pieņemtās rezolūcijas skaidri izceltos. Neaizmirstiet piestiprināt savu parakstu, ir svarīgi, lai mēs zinātu ziņojuma rakstītāja identitāti.

Ieteikums komandējuma ziņojuma sastādīšanai

La komandējuma ziņojuma sastādīšana ir vēl konkrētāks uzdevums. Revīzijas misijas, humānās misijas, zvērinātu grāmatvežu vai pat juridiskas misijas ir jāsaskaņo ziņojumā. Šis kopsavilkums jānosūta misijas sponsoram. Šajā gadījumā jums jāuzsver savi novērojumi, bet arī ieteikumi un analīzes:

  • Izstrādes posms
LASĪT  Izmantojiet korporatīvo e-pastu

Jūsu ziņojuma pirmajā lappusē jānorāda pārstāvju vārds un pilnvarotā (-o) pārstāvja (-u) vārds. Jānorāda arī datumi, uzdevuma mērķis un uzdevuma faktiskais ilgums. Kopsavilkuma līmenī viņam skaidri jānorāda misijas visredzamākie aspekti. Pirms uzsākt ievadu, labāk ir izdarīt kopsavilkumu.

Ievadam jābūt vienkāršam un pilnībā jāuzskaita jautājumi, kas tika risināti misijas laikā. Izstrādē jānorāda aģenta(-u) uzņēmumi. Jums ir arī jātranskribē svarīgākās vēstules, kas pilnvaro komandējumu. Tas ļauj izcelt misijas ietvaru un budžetu.

  • Citi piemin

Objekts, ekspertu komitejas nosaukums un to funkcijas. Ekspertīzes metode, grūtības, kas bija misijas prerogatīva. Visiem šiem jābūt ierakstiem. Ikreiz, kad tiks veiktas intervijas ar struktūras locekļiem, būs jāveic attiecīgi ziņojumi un jāievieto misijas vispārējā ziņojumā.

Ja misijas laikā esat garantējis dažu sarunu biedru anonimitāti, varat pārrakstīt viņu nosūtīto informāciju statistiskā formā, kas nav nomināla. Noteikti atzīmējiet aģenta garu ar labi izstrādātu secinājumu. Visbeidzot, varat pievienot pārskatus analīzēm, pārskatiem, mērījumiem un, galvenais, izveidot izsmeļošu bibliogrāfiju.

  • Nelieli ieteikumi

Ieliet uzrakstiet labu ziņojumu, dokumentam jābūt kodolīgam un kodolīgam, varat izmantot grafiku, fotoattēlus un pat plānus. Ja jūsu analīzēs ir ļoti detalizēta informācija, pievienojiet tās pielikumos. Tā kā dokumentu var izlasīt ikviens, izvairieties no pārāk tehniskiem terminiem un nesaprotams kopīgajam lasītājam. Ja jums ir jāievieto, paskaidrojiet tos ātri.

Jūsu pārskatā jābūt virsrakstiem un apakšvirsrakstiem ar pilnām atzīmēm, rindkopām un numerāciju. Nejūtiet, ka jums jāpievieno visi dokumenti. Būtībā aprobežojies tikai ar tiem, kurus esi pieminējis savā misijas ziņojumā. Izvairieties no kļūdām, kas sabojā jūsu darba profesionālo pusi. Lai labotu kļūdas, lejupielādējiet korekcijas programmatūru, piemēram, Cordial vai Antidote. Vai arī lūdziet tuviniekam veikt pēdējo lasījumu, kurš arī novērtēs jūsu darba atbilstību. Viņš pat var ātri pateikt, vai tas ir saprotams vai nē.

Beidzot ziņojums var būt stenogrāfs vai pat sinoptisks. Viens, kas ir sinoptiskais, tiek apstrādāts ar tabulām Word vai Excel formātā. No otras puses, stenogrāfiskā grupa visu informāciju apkopo hronoloģiskā veidā, veicot transkripciju, kas reizēm ir neatņemama sastāvdaļa. Uzraksti labi, jūsu ziņojums kalpos kā arhīva un papildu informācija visiem darbiniekiem.