Vidējais Francijas darbinieks pavada apmēram ceturtdaļu nedēļas, pārskatot simtiem e-pasta ziņojumu, ko viņi katru dienu nosūta un saņem.
Tomēr, neskatoties uz to, ka lielu daļu laika esam iestrēguši pastkastē, daudzi no mums, pat visprofesionālākie, joprojām nezina, kā izmantot e-pastu atbilstoši.
Patiesībā, ņemot vērā ziņojumu skaitu, ko katru dienu lasām un rakstām, mēs, visticamāk, radīsim mulsinošas kļūdas, kam var būt nopietnas sekas.
Šajā rakstā mēs esam definējuši būtiskākos „kibernoziegumu” noteikumus, kas jāzina.
Iekļaujiet skaidru un tiešu temata līniju
Labas tēmas rindiņas piemēri ir “Mainīts sanāksmes datums”, “Īss jautājums par jūsu prezentāciju” vai “Ieteikumi priekšlikumam”.
Cilvēki bieži nolemj atvērt e-pastu, pamatojoties uz temata rindiņu, izvēloties tādu, kas ļauj lasītājiem zināt, ka risinat viņu bažas vai darba problēmas.
Izmantojiet profesionālu e-pasta adresi
Ja strādājat uzņēmumā, jums ir jāizmanto sava uzņēmuma e-pasta adrese. Bet, ja izmantojat personīgo e-pasta kontu, neatkarīgi no tā, vai esat pašnodarbināta persona vai vēlaties to laiku pa laikam izmantot biznesa sarakstei, jums vajadzētu būt uzmanīgiem, izvēloties šo adresi.
Jums vienmēr ir jābūt e-pasta adresei, kurā ir jūsu vārds, lai adresāts precīzi zinātu, kas sūta e-pastu. Nekad neizmantojiet e-pasta adresi, kas nav piemērota darbam.
Padomājiet divreiz, pirms noklikšķināt uz "atbildēt visiem"
Neviens nevēlas lasīt 20 cilvēku e-pastus, kuriem nav nekāda sakara. E-pasta ziņojumu ignorēšana var būt sarežģīta, jo daudzi cilvēki saņem paziņojumus par jauniem ziņojumiem savā viedtālrunī vai traucējošus uznirstošos ziņojumus datora ekrānā. Neklikšķiniet uz "atbildēt visiem", ja vien uzskatāt, ka visiem sarakstā esošajiem nav jāsaņem e-pasta ziņojums.
Iekļaujiet paraksta bloku
Sniedziet lasītājam informāciju par sevi. Parasti norādiet pilnu vārdu, uzvārdu, uzņēmuma nosaukumu un kontaktinformāciju, tostarp tālruņa numuru. Varat arī pievienot nedaudz reklāmas sev, taču nepārspīlējiet ar teicieniem vai ilustrācijām.
Izmantojiet to pašu fontu, izmēru un krāsu kā pārējā e-pasta ziņojumā.
Izmantojiet profesionālus sveicienus
Neizmantojiet ikdienišķus sarunvalodas izteicienus, piemēram, "Sveiki", "Sveiki!" vai "Kā tev klājas?".
Mūsu rakstu atvieglotais raksturs nedrīkst ietekmēt sveicienu e-pastā. "Hi!" Vai ir ļoti neformāls sveiciens un parasti tas nav jāizmanto darba situācijā. Tā vietā izmantojiet "Hello" vai "Good evening".
Izmantojiet izsaukuma zīmes taupīgi
Ja izvēlaties izmantot izsaukuma zīmi, izmantojiet tikai vienu, lai izteiktu savu entuziasmu.
Cilvēki dažreiz aizraujas un teikuma beigās liek vairākas izsaukuma zīmes. Rezultāts var šķist pārāk emocionāls vai nenobriedis, izsaukuma zīmes rakstveidā jālieto taupīgi.
Esiet uzmanīgi ar humoru
Humors var viegli pazust tulkojumā bez pareiza toņa un sejas izteiksmes. Profesionālā sarunā humoru vislabāk izlaist no e-pastiem, ja vien labi nepazīstat adresātu. Turklāt tas, kas, jūsuprāt, ir smieklīgs, var nebūt kādam citam.
Ziniet, ka cilvēki no dažādām kultūrām runā un raksta citādi
Nepareiza komunikācija var viegli rasties kultūras atšķirību dēļ, īpaši rakstiskā formā, kad mēs neredzam viens otra ķermeņa valodu. Pielāgojiet savu ziņojumu adresāta kultūras fonam vai zināšanu līmenim.
Ir labi paturēt prātā, ka ļoti kontekstuālās kultūras (japāņu, arābu vai ķīniešu) vēlas iepazīt jūs pirms uzņēmējdarbības uzsākšanas ar jums. Tā rezultātā šo valstu darbinieki var būt personīgāki rakstiski. No otras puses, cilvēki ar zemu kontekstu kultūru (vācu, amerikāņu vai skandināvu) dod priekšroku iet ļoti ātri.
Atbildiet uz saviem e-pastiem, pat ja e-pasts nebija paredzēts jums
Ir grūti atbildēt uz visiem jums nosūtītajiem e-pastiem, taču jums vajadzētu mēģināt. Tas attiecas arī uz gadījumiem, kad e-pasts jums tika nejauši nosūtīts, it īpaši, ja sūtītājs gaida atbildi. Atbilde nav nepieciešama, taču tā ir laba e-pasta etiķete, it īpaši, ja šī persona strādā tajā pašā uzņēmumā vai nozarē, kurā jūs.
Šeit ir atbildes piemērs: “Es zinu, ka esat ļoti aizņemts, bet nedomāju, ka gribējāt man nosūtīt šo e-pasta ziņojumu. Un es gribēju jūs informēt, lai jūs to nosūtītu īstajai personai. »
Pārskatiet katru ziņojumu
Jūsu kļūdas nepaliks nepamanīts jūsu e-pasta saņēmējiem. Un atkarībā no saņēmēja par to jūs var tikt notiesāts.
Nepaļaujieties uz pareizrakstības pārbaudītājiem. Pirms nosūtīšanas izlasiet un atkārtoti izlasiet savu pastu vairākas reizes, vēlams skaļi.
Pēdējo pievienojiet e-pasta adresi
Izvairieties no nejaušas e-pasta sūtīšanas, pirms esat pabeidzis tā rakstīšanu un izlabošanu. Pat atbildot uz ziņojumu, ieteicams noņemt adresāta adresi un ievietot to tikai tad, kad esat pārliecināts, ka ziņojums ir gatavs nosūtīšanai.
Pārbaudiet, vai esat izvēlējies pareizo adresātu
Jums jābūt ļoti uzmanīgiem, ierakstot vārdu no adrešu grāmatas e-pasta rindiņā “Kam”. Ir viegli izvēlēties nepareizu vārdu, kas var radīt neērtības jums un personai, kura kļūdas dēļ saņem e-pasta ziņojumu.
Izmantojiet klasiskos fontus
Profesionālai korespondencei vienmēr saglabājiet fontus, krāsas un standarta izmērus.
Kardināls noteikums: Jūsu e-pastiem ir jābūt viegli saprotamiem citiem.
Parasti vislabāk ir izmantot 10 vai 12 punktu veidu un viegli lasāmu burtveidolu, piemēram, Arial, Calibri vai Times New Roman. Runājot par krāsu, drošākā izvēle ir melna.
Sekojiet jūsu tonim
Tāpat kā joki tiek zaudēti tulkošanā, jūsu ziņojums var tikt nepareizi interpretēts. Atcerieties, ka jūsu intervētājam nav vokālās nianses un sejas izteiksmes, ko viņi varētu saņemt individuālā diskusijā.
Lai izvairītos no pārpratumiem, ieteicams izlasīt savu ziņojumu skaļi, pirms noklikšķināt uz Sūtīt. Ja jums šķiet grūti, lasītājam būs grūti.
Lai sasniegtu vislabākos rezultātus, izvairieties lietot pilnīgi negatīvus vārdus (“neveiksme”, “slikti” vai “nepamanīts”) un vienmēr sakiet “lūdzu” un “paldies”.
