Profesionālā vēstule ir rakstisks dokuments, kas nodrošina formālas attiecības starp dažādiem sarunu biedriem. Tam ir ļoti parasta iekšējā struktūra. Būtībā rakstīts uz vienas lappuses vai izņēmuma gadījumā uz divām lappusēm. Profesionālajā vēstulē visbiežāk ir viens temats. Šai iekšējai struktūrai ir priekšrocība. Viņa rakstīšanas plāns var palikt nemainīgs neatkarīgi no tā. Acīmredzot, ņemot vērā mērķi, izmaiņas notiks. Tomēr vai tas būtu vienkāršs informācijas pieprasījums, pieteikums vai pat sūdzība. Profesionālās korespondences rakstīšanas plāns praktiski nemainīsies.

Pagātne, tagadne, nākotne: trīsfāžu plāns veiksmīgai profesionālai vēstulei

Pagātnes, tagadnes un nākotnes izmantošana šajā hronoloģiskajā hierarhijā attiecas uz profesionālās vēstules rakstīšanas plāna triptihu. Tas ir vienkāršs un efektīvs plāns, kas jāīsteno visās situācijās. Lai apšaubītu, nodotu informāciju, izskaidrotu doto tēmu vai pat pārliecinātu lasītāju. Efektivitāte, kas ir pamatota attiecībā uzloģiskā secība novērota tās struktūrā.

 

Pagātne: plāna 1. solis

Vēstuli mēs rakstām visbiežāk, pamatojoties uz precedentu, sākotnējo vai iepriekšējo situāciju. Tā var būt saņemtā vēstule, tikšanās, vizīte, telefona intervija utt. Šīs vēstules pirmās daļas rakstīšanas mērķis ir norādīt nosūtīšanas iemeslus. Vai vienkārši situāciju aprakstošais konteksts. Atgādinājums par faktiem parasti tiek izteikts vienā un tajā pašā teikumā. Tomēr ērtāk šo teikumu konstruēt apakšteikumos. Ilustrācijai mums var būt šādi izteicieni:

  • Es apstiprinu jūsu vēstules saņemšanu, informējot mani par ...
  • Jūsu vēstulē ar datumu
  • Jūs mūs informējāt ...
  • Ņemot vērā laikraksta XXX publicēto paziņojumu presei (atsauces Nr. 12345), mēs tikko ierosinājām ...
  • Pēc jūsu konta verifikācijas mēs atradām ...

Situācijās, kad vēstules rakstīšanas iemesls nav saistīts ar pagātnes faktu. Tajā brīdī mums ir pirmā pasta daļa, kurā autors iepazīstina ar sevi un savu iestādi. Pēc tam turpiniet, norādot savu pieprasījumu vai piedāvājot dažādus tā pakalpojumus. Piemēram, informācijas pieprasījuma vai pakalpojuma priekšlikuma kontekstā mums var būt šādas izteiksmes:

  • Kā drošības nozares eksperti mēs to pārdzīvojam….
  • Ņemot vērā mūsu klientu apmierinātību, mēs vēlējāmies ...
  • Mēs esam ļoti priecīgi paziņot, ka esam plānojuši saviem klientiem ...

Spontānas pieteikšanās (prakses vai darba) kontekstā mums var būt arī šādas izteiksmes:

  • Jūsu uzņēmums piesaistīja manu uzmanību, un, būdams students …………, es vēlētos pieteikties praksei.
  • Nesen absolvējis ...

Saņēmējam, kuram adresēta vēstule, no pirmās daļas ir jāsaprot jūsu vēstules tēma.

Tagadne: plāna otrais solis

Šajā plāna otrajā daļā ir norādīti iemesli, kas attaisno vēstules rakstīšanu laikā T. Attiecībā uz iepriekšējo situāciju, kas izteikta pirmajā daļā. Šajā līmenī jautājums ir vai nu strīdēties, informēt, skaidrot vai pat nopratināt. Atkarībā no situācijas sarežģītības, šo daļu var uzrakstīt vai nu pilnā rindkopā, vai galveno domu izklāstīt vienā teikumā. Ilustrācijai mums var būt šādi izteicieni:

  • Ievērojot, ka rēķina Nr.… Datums nav dzēsts, mēs…
  • Dalība mūsu organizācijā arī apliecina ...
  • Neskatoties uz to, ka līgumā ir paredzēts sākt darbu… datumā, mēs ar izbrīnu novērojam un mums ir grūti saprast…

Nākotne: plāna 3. solis

Šī trešā un pēdējā daļa noslēdz pirmās divas, ziņojot par atskaņas nākt.

Vai nu mēs izsakām savas domas kā vēstules autors, un tādējādi varam izmantot šāda veida izteicienus:

  • Šodien es personīgi rūpēšos par jūsu pieprasīto priekšmetu nosūtīšanu
  • Mēs esam gatavi aizstāt ... protams, ņemot vērā oriģinālu.
  • Lūdzu, tuvojieties biļešu kasei ... ..

Vai nu mēs izsakām vēlmi, lūdzot vai mudinot saņēmēju rīkoties vai reaģēt. Tādējādi mums var būt šādi formulējumi:

  • Jūs esat aicināts nākt tuvāk letei
  • Tāpēc es lūdzu jūs ātri pieaicināt savus ekspertus, lai ...
  • Ar nepacietību tiek gaidīta jūsu aicinājums atrisināt šo situāciju.

Šīs vēstules rakstīšanas mērķi, iespējams, var papildināt ar argumentu:

  • Jūs pielāgosiet situāciju pēc iespējas ātrāk (objektīvi) atbilstoši līguma vispārīgajiem un īpašajiem noteikumiem. (Arguments)
  • Vai jūs varat pēc iespējas ātrāk noorganizēt manu piegādi ? (Mērķis) Ir bezjēdzīgi jums atgādināt, ka piegāde jāveic paredzētajā datumā, ņemot vērā jūsu pārdošanas nosacījumus. (Arguments)

 

Pieklājīga formula, kas ir būtiska, lai aizvērtu savu profesionālo vēstuli !

Lai pareizi pārtrauktu profesionālu vēstuli, ir svarīgi uzrakstīt pieklājīgu frāzi. Patiesībā tā ir dubultpieklājīga formula, kas sastāv no izteiksmes, bet arī no formulas “pirms secinājuma”.

Vai nu mums ir pieklājības formula, kas atspoguļo noteiktu sirsnību:

  • Iepriekš saņemiet mūsu paldies par ...
  • Mēs atvainojamies par šo negaidīto situāciju
  • Es vienmēr būšu pieejams, lai to apspriestu sanāksmē
  • Jūs varat sazināties ar mums jebkurā laikā, lai ...
  • Mēs ceram, ka šis piedāvājums atbildīs jūsu cerībām, un mēs, protams, esam jūsu rīcībā, lai iegūtu papildu informāciju.

Vai nu mums ir pieklājīga formula:

  • Mēs lūdzam jūs, cienītā kundze, pieņemt mūsu cieņu.
  • Lūdzu, ticiet, kungs, mūsu labāko izjūtu izpausmē.
  • Lūdzu, kundze, pieņemiet mūsu cieņu.

 

Šī plāna priekšrocība, rakstot profesionālu vēstuli, ir, no vienas puses, tā atturība, rakstot saturu, un, no otras puses, lasīšanas vienkāršība attiecībā pret saņēmēju. Tomēr šī laika skala nav ieteicama sarežģītākam un garākam saturam.