Drukāt draudzīgs, PDF un e-pasts

 

E-pasts ir iecienītākais saziņas līdzeklis lielākajai daļai no mums. E-pasts ir pasakains, jo, lai sazinātos, jums nav jābūt pieejamam vienlaikus ar sarunu biedru. Tas ļauj mums virzīties uz priekšu aktuālos jautājumos, kad mūsu kolēģi nav pieejami vai atrodas otrā pasaules malā.

Tomēr lielākā daļa no mums slīkst bezgalīgā e-pasta sarakstā. Saskaņā ar 2016. gadā publicēto ziņojumu vidējais biznesa lietotājs saņem un nosūta vairāk nekā 100 e-pastu dienā.

Turklāt e-pastus pārāk viegli pārprot. Nesenais Sendmail pētījums atklāja, ka 64% cilvēku nosūtīja vai saņēma e-pastu, kas izraisīja dusmas vai netīšu sajukumu.

Sakarā ar sūtīto un saņemto e-pasta ziņojumu apjomu, un tāpēc, ka e-pasta vēstules bieži tiek nepareizi interpretētas, ir svarīgi tos rakstīt skaidri un kodolīgi.

Kā pareizi uzrakstīt profesionālu e-pastu

Īsu un precīzu e-pasta ziņojumu rakstīšana samazinās e-pasta pārvaldīšanai pavadīto laiku un padarīs jūs produktīvāku. Ja e-pasta ziņojumi būs īsi, jūs, visticamāk, pavadīsit mazāk laika e-pastiem un vairāk laika citiem uzdevumiem. Tas nozīmē, ka skaidri rakstīt ir prasme. Tāpat kā visas prasmes, jums tas būs nepieciešams darbs pie tā attīstības.

Sākumā īsu e-pasta ziņojumu rakstīšana var aizņemt tikpat ilgu laiku, cik garu e-pasta ziņojumu rakstīšana. Tomēr, pat ja tas tā ir, jūs palīdzēsiet saviem kolēģiem, klientiem vai darbiniekiem būt produktīvākiem, jo ​​jūs viņu iesūtnē radīsiet mazāku nekārtību, kas palīdzēs viņiem ātrāk atbildēt uz jums.

Skaidri rakstot, jūs kļūsit pazīstams kā cilvēks, kurš zina, ko vēlas, un panāk lietas. Abi ir noderīgi jūsu karjeras izredzēm.

Tātad, ko nepieciešams, lai rakstītu skaidru, kodolīgu un profesionālu e-pastu?

Nosakiet savu mērķi

Skaidru e-pastu vienmēr ir skaidrs mērķis.

Katru reizi, kad apsēžaties rakstīt e-pastu, veltiet dažas sekundes, lai sev pajautātu: “Kāpēc es to sūtu? Ko es sagaidu no adresāta?

Ja nevarat atbildēt uz šiem jautājumiem, jums nevajadzētu sūtīt e-pastu. E-pasta vēstuļu rakstīšana, nezinot, kas jums ir nepieciešams, izšķērdē savu laiku un saņēmēja laiku. Ja jūs precīzi nezināt, ko vēlaties, būs grūti izteikt sevi skaidri un kodolīgi.

LASĪT  Kā ātri uzlabot savu dokumentu pareizrakstību, atklāj Antidote programmatūru.

Izmantojiet noteikumu "Viena lieta vienlaicīgi"

E-pasti neaizstāj sanāksmes. Izmantojot biznesa tikšanās, jo vairāk darba kārtības jautājumu strādājat, jo produktīvāka būs sanāksme.

Ar e-pastiem ir taisnība. Jo mazāk jūs iekļausit dažādas tēmas savos e-pasta ziņojumos, jo vairāk lietas būs saprotams jūsu sarunu biedram.

Tāpēc ir ieteicams praktizēt noteikumu "viena lieta vienlaikus". Pārliecinieties, vai katrs nosūtītais e-pasts ir saistīts ar vienu lietu. Ja jums ir jāsazinās par citu projektu, rakstiet citu e-pastu.

Ir arī īstais laiks uzdot sev jautājumu: "Vai šī e-pasta adrese ir patiešām nepieciešama?" Atkal, tikai absolūti nepieciešamās e-pasta vēstules liecina par to, ka tiek ievērota persona, kurai sūtāt e-pastu.

Empātijas prakse

Empātija ir spēja redzēt pasauli caur citu acīm. Kad jūs to darāt, jūs saprotat viņu domas un jūtas.

Rakstot e-pastus, padomājiet par saviem vārdiem no lasītāja viedokļa. Ar visu, ko rakstāt, jautājiet sev:

  • Kā es varu interpretēt šo teikumu, ja to saņēmu?
  • Vai tajā ir ietverti neskaidri noteikumi, lai precizētu?

Šī ir vienkārša, tomēr efektīva rakstīšanas veida korekcija. Domājot par cilvēkiem, kas jūs lasīs, tas pārveidos veidu, kā viņi jums reaģē.

Šeit ir empātisks veids, kā aplūkot pasauli, lai palīdzētu jums sākt. Lielākā daļa cilvēku:

  • Ir aizņemti. Viņiem nav laika uzminēt, ko vēlaties, un viņi vēlas, lai viņi varētu izlasīt jūsu e-pastu un ātri uz to atbildēt.
  • Izbaudiet komplimentu. Ja jūs varat pateikt kaut ko pozitīvu par viņiem vai viņu darbu, dariet to. Jūsu vārdi netiks izšķiesti.
  • Patīk saņemt pateicību. Ja saņēmējs jums kaut kādā veidā palīdzēja, neaizmirstiet pateikties. Jums tas jādara pat tad, ja viņu uzdevums ir jums palīdzēt.

Saīsināt prezentācijas

Kad pirmo reizi sūtāt kādam e-pasta ziņojumu, jums jāpaziņo adresātam, kas jūs esat. Parasti to var izdarīt vienā teikumā. Piemēram: “Bija patīkami satikt jūs [pasākumā X]. »

LASĪT  Vēstules veidne: pieprasīt atlīdzināt profesionālos izdevumus

Viens no veidiem, kā saīsināt ievadvārdus, ir rakstīt tos tā, it kā jūs satiktos aci pret aci. Jūs nevēlaties iesaistīties piecu minūšu monologā, satiekot kādu klātienē. Tāpēc nedariet to e-pastā.

Jūs nezināt, vai ir nepieciešams ievads. Varbūt jūs jau esat sazinājies ar saņēmēju, bet jūs nezināt, vai viņa jūs atcerēsies. Jūs varat atstāt savus akreditācijas datus savā elektroniskajā parakstā.

Tas ļauj izvairīties no pārpratumiem. Atkārtoti iepazīstināt sevi ar kādu, kurš jūs jau pazīst, šķiet rupji. Ja viņa nav pārliecināta, vai viņa jūs pazīst, varat ļaut viņai pārbaudīt jūsu parakstu.

Ierobežojiet sevi ar pieciem teikumiem

Katrā rakstītajā e-pastā jums ir jāizmanto pietiekami daudz teikumu, lai pateiktu, kas jums nepieciešams, ne vairāk. Noderīga prakse ir ierobežot sevi ar pieciem teikumiem.

Mazāk nekā pieci teikumi bieži ir brutāli un rupji, vairāk nekā pieci teikumi zaudē laiku.

Būs laiki, kad būs neiespējami saglabāt e-pastu ar pieciem teikumiem. Bet vairumā gadījumu ir pietiekami pieci teikumi.

Pieņemt piecu teikumu disciplīnu un jūs atradīsiet sev ātrāku e-pasta ziņojumu rakstīšanu. Jūs saņemsiet arī vairāk atbildes.

Izmantojiet īsus vārdus

1946. gadā Džordžs Orvels rakstniekiem ieteica nekad nelietot garus vārdus, kur der īss.

Šis padoms mūsdienās ir vēl aktuālāks, īpaši rakstot e-pastus.

Īsi vārdi parāda cieņu pret jūsu lasītāju. Izmantojot īsus vārdus, jūs padarījāt ziņojumu viegli saprotamu.

Tas pats attiecas uz īsiem teikumiem un punktiem. Izvairieties rakstīt lielus teksta blokus, ja vēlaties, lai jūsu ziņojums būtu skaidrs un viegli saprotams.

Izmantojiet aktīvo balsi

Aktīvā balss ir vieglāk lasāma. Tas arī veicina rīcību un atbildību. Patiešām, aktīvajā balsī teikumi koncentrējas uz personu, kas darbojas. Pasīvā balsī teikumi koncentrējas uz objektu, uz kuru rīkojas. Pasīvā balsī var šķist, ka lietas notiek pašas no sevis. Aktīvi lietas notiek tikai tad, kad cilvēki rīkojas.

LASĪT  Profesionālās pārejas projekts: Standarta pasts

Pieturieties pie standarta struktūras

Kāds ir jūsu e-pasta īsziņu saglabāšanas galvenais elements? Izmantojiet standarta struktūru. Šī ir veidne, kuru varat sekot katrai jūsu rakstītajai e-pasta ziņai.

Līdztekus jūsu e-pasta īsziņu saglabāšanai, pēc standarta struktūras, varat arī ātri rakstīt.

Laika gaitā jūs izveidosiet struktūru, kas darbosies jums. Šeit ir vienkārša struktūra, lai sāktu darbu:

  • Sveiciens
  • Komplekts
  • Jūsu e-pasta iemesls
  • Aicinājums uz darbību
  • Noslēguma ziņojums (slēgšana)
  • paraksts

Paskatīsimies uz katru no tiem padziļināti.

  • Šī ir pirmā e-pasta rindiņa. “Sveiki, [vārds]” ir tipisks sveiciens.

 

  • Kad sūtāt kādam e-pastu pirmo reizi, kompliments ir lielisks sākums. Kā ievads var kalpot arī labi uzrakstīts kompliments. Piemēram :

 

“Man patika jūsu prezentācija par [tēmu] [datums]. »

“Es atklāju, ka jūsu emuārs par [tēmu] ir patiešām noderīgs. »

“Bija prieks jūs satikt [pasākumā]. »

 

  • Jūsu e-pasta iemesls. Šajā sadaļā jūs sakāt: "Es sūtīšu e-pastu, lai jautātu par..." vai "Es domāju, vai jūs varētu palīdzēt ar..." Dažreiz jums būs nepieciešami divi teikumi, lai izskaidrotu rakstīšanas iemeslus.

 

  • Aicinājums uz darbību. Kad esat izskaidrojuši sava e-pasta iemeslu, neuzņemieties, ka saņēmējs zinās, ko darīt. Sniedziet īpašas instrukcijas. Piemēram:

"Vai jūs varētu man atsūtīt šos failus līdz ceturtdienai?" »

- Vai jūs to varētu uzrakstīt nākamo divu nedēļu laikā? "

“Lūdzu, uzrakstiet Janam par to un dariet man zināmu, kad esat to izdarījis. »

Strukturējot jūsu pieprasījumu jautājuma formā, saņēmējs tiek uzaicināts atbildēt. Alternatīvi, jūs varat izmantot arī: "dariet man zināmu, kad jūs to izdarījāt" vai "dariet man zināmu, vai tas jums ir piemērots". "

 

  • slēgšana. Pirms e-pasta nosūtīšanas noteikti iekļaujiet noslēguma ziņojumu. Tas kalpo diviem mērķiem – atkārtot jūsu aicinājumu rīkoties un likt saņēmējam justies labi.

 

Labu noslēguma līniju piemēri:

“Paldies par visu jūsu palīdzību šajā jautājumā. "

"Es nevaru sagaidīt, kad dzirdēšu, ko jūs domājat. »

“Informējiet mani, ja jums ir kādi jautājumi. "

  • Lai pabeigtu domāšanu par sava paraksta pievienošanu, pirms tā ir sveiciena ziņojums.

Tas varētu būt "Jūsu", "Ar cieņu", "Ir jauka diena" vai "Paldies".