Prombūtnes ziņojumi ir svarīgas darba rakstīšanas. Bet daudzu iemeslu dēļ tos var neievērot. Tas ir izskaidrojams ar viņu rakstīšanas kontekstu un dažreiz ar to, ka netiek ņemta vērā viņu iespējamā ietekme.
Patiešām, prombūtnes ziņojums ir automātisks ziņojums. Nosūtīts kā atbilde uz jebkuru ziņojumu, kas saņemts noteiktā laika periodā vai noteiktā laika periodā. Dažreiz ziņa tiek sagatavota atvaļinājuma kontekstā. Šis periods, kad jūs, iespējams, jau domājat citur, var nebūt labākais laiks, lai rakstītu ziņojumu.
Kāda jēga ir konfigurēt automātisku prombūtnes ziņojumu?
Darba ziņojuma neesamība ir svarīga daudzos aspektos. To izmanto, lai informētu visus savus darbiniekus par jūsu prombūtni. Tas arī kalpo, lai sniegtu informāciju, kas ļauj viņiem turpināt savu darbību, gaidot jūsu atgriešanos. Šī informācija galvenokārt ir jūsu atveseļošanās datums, kontaktinformācija ārkārtas situācijās, lai sazinātos ar jums, vai kolēģa kontaktinformācija, ar kuru sazināties ārkārtas situācijā. Ņemot to visu vērā, prombūtnes ziņojums ir būtisks saziņas līdzeklis jebkuram profesionālim.
No kurām kļūdām vajadzētu izvairīties?
Ņemot vērā prombūtnes ziņojuma nozīmi, ir jāņem vērā vairāki parametri, lai nesatriektu vai necienītu savu sarunu biedru. Labāk izklausīties pārāk cieņā nekā necieņā. Tātad jūs nevarat izmantot tādus izteicienus kā OUPS, pff utt. Jums būs jāņem vērā visu ieinteresēto personu profils. Tāpēc izvairieties rakstīt tā, it kā jūs vienkārši runātu ar kolēģiem, ja jūsu priekšnieki vai klienti, piegādātāji vai pat valsts iestādes var jums ziņot.
Lai izvairītos no šīm neērtībām, programmā Outlook ir iespējams saņemt prombūtnes ziņojumu uzņēmuma iekšējiem pasta ziņojumiem un citu ziņojumu ārējiem pasta ziņojumiem. Jebkurā gadījumā, lai izveidotu labi strukturētu prombūtnes ziņojumu, jums būs jāņem vērā visi profili.
Turklāt informācijai jābūt noderīgai un precīzai. Izvairieties no neviennozīmīgiem ziņojumiem, piemēram, “es no rītdienas nebūšu klāt”, zinot, ka ikviens, kas saņem šo informāciju, nevarēs zināt šīs “rītdienas” datumu.
Visbeidzot, neizmantojiet pazīstamu un gadījuma signālu. Patiešām, redzamā atvaļinājuma eiforija var likt jums izmantot pārāk pazīstamu toni. Atcerieties palikt profesionālam līdz beigām. Mutiski ar kolēģiem tas var notikt, bet jo īpaši ne darba dokumentu kontekstā.
Kāda veida prombūtnes ziņojumu izvēlēties?
Lai izvairītos no visām šīm kļūdām, izvēlieties parasto stilu. Tas ietver jūsu vārdu un uzvārdu, informāciju par to, kad varat apstrādāt saņemto ziņojumu, un personu (-as), ar kuru (-ām) sazināties ārkārtas gadījumā.
