E-pasts ir viens no galvenajiem saziņas līdzekļiem profesionālajā vidē. Tomēr daži mēdz aizmirst noteikumus. Tas, ņemot vērā to, ka e-pasts tiek uzskatīts par mazāk formālu nekā vēstule. Ir svarīgi zināt, ka šis joprojām ir darba raksts, pat ja tam ir vieglāks vai lietotājam draudzīgāks stils. Kā gūt panākumus profesionālajā e-pastā? Atklājiet praksi, kas jāpieņem, izstrādājot mākslas noteikumus.
E-pasta adreses rindiņai jābūt īsai
Pirmā lieta, ko saņēmējs izlasīs, acīmredzot ir jūsu e-pasta tēma. Šī faktiski ir vienīgā rindiņa, kas parādās iesūtnē. Tāpēc tam jābūt īsam, precīzam un veiklam. Tāpat tam jābūt saitei ar jūsu e-pasta mērķi (paziņot, informēt, uzaicināt ...). Citiem vārdiem sakot, saņēmējam ir ātri jāsaprot, kas tas ir, tikai izlasot priekšmetu.
E-pasta tēmu var formulēt nominālā teikumā, teikumā bez saites vārda, teikumā no 5 līdz 7 vārdiem, teikumā bez raksta. Šeit ir daži piemēri: "informācijas pieprasījums", "pieteikšanās uz ...", "PMP 25. janvāra apmācības atcelšana", "ielūgums uz uzņēmuma X 10 gadiem", "sanāksmes ziņojums no plkst. … ”Utt.
Ņemiet vērā arī to, ka tēmas neesamība var padarīt e-pastu nevēlamu.
Sākuma formula
To sauc arī par zvana formulu, tādējādi tiek apzīmēti e-pasta pirmie vārdi. Citiem vārdiem sakot, tieši vārdi nodrošina kontaktu ar sarunu biedru.
Šī apelācijas formula jo īpaši ir atkarīga no šādiem faktoriem:
- Jūsu attiecības ar saņēmēju: vai jūs zināt saņēmēju? Ja jā, tad kurā brīdī?
- Saziņas konteksts: formāls vai neformāls?
Tāpēc ir acīmredzams, ka jūs neuzrunāsiet priekšnieku tāpat kā uzrunājat kolēģi. Tāpat tā ir cita formula, kuru izmantosiet, uzrunājot svešinieku.
Pēc apelācijas formulas nāk e-pasta pirmais teikums, kam jābūt saistītam ar profesionālās rakstīšanas tēmu.
E-pasta pamatteksts
Apsveriet iespēju izmantot apgrieztās piramīdas tehniku, lai uzrakstītu e-pasta tekstu. Sākumā jāsāk ar galveno e-pasta informāciju, kas visbiežāk ir e-pasta ziņojuma tēma. Pēc tam jums būs jāizsauc pārējā informācija samazinošā veidā, tas ir, no vissvarīgākās uz vismazāk nepieciešamo.
Iemesls, kāpēc jums vajadzētu izmantot šo metodi, ir tas, ka teikuma pirmā daļa ir vislabāk lasāma un visvairāk atceras. 40 vārdu teikumā jūs parasti atceraties tikai 30% no pirmās daļas.
Jūsu e-pastam jābūt rakstītam īsos teikumos un profesionālā ikdienas valodā. Šajā ziņā izvairieties no tehniskiem terminiem un pārliecinieties, vai starp teikumiem ir savienojoši vārdi.
Visbeidzot, neaizmirstiet pieklājīgo frāzi, lai pabeigtu e-pastu. Pēc tam beigās izmantojiet īsu pieklājību, pielāgojot to apmaiņas kontekstam, bet arī attiecībām ar saņēmēju.
