Денес е-поштата е најдобар начин за комуникација со леснотија, брзина и ефикасност. За професионални размени, тоа е најчесто користен начин.

За да напишете професионална поштание мора да ги почитуваме одредени критериуми, совети и правила, кои ќе се обидеме да ви ги објасниме низ целата статија.

Пример за план за пишување за професионална е-пошта 

Понекогаш поштата може да биде комплицирана за да управува во професионален контекст. Планот да се следи за да се напише професионална е-пошта мора да му стави на располагање на примачот сите потребни елементи што се кратки и прецизни.

За да напишете професионална е-пошта, можете да го усвоите следниот план:

  • Јасен и експлицитен објект
  • Формула за жалба
  • Почеток кој мора да го смести контекстот на комуникација
  • Фортуна формула да се заклучи
  • Потпис

Изберете тема за професионална е-пошта

Се проценува дека професионалец може да прима во просек 100 пораки на ден. Затоа мора да го изберете предметот на вашата е-пошта за да ги охрабрите да ја отворат. За да го направите ова, постојат правила што треба да се следат:

1-Напиши краток објект

Со цел да се зголеми стапката на отворање на вашата е-пошта, експертите препорачуваат идеално да користите предмет со максимум 50 карактери.

Имате само ограничен простор за да го напишете вашиот објект, па мора да изберете одреден објект, додека користите глаголи за акција поврзани со содржината на вашата е-пошта.

Општо земено, долгите предмети се слабо прочитани на паметни телефони, кои се повеќе се користат од професионалци за да ги проверат своите пораки.

2-Прилагодете го предметот на вашата е-пошта

Ако е можно, мора да го спомнете името и името на вашите контакти на ниво на објектот. Тоа е елемент што може да ја зголеми стапката на отворање.

Со ставање на деталите на вашиот примател на ниво на предметот на е-поштата, тој ќе се почувствува ценет и препознатлив, што ќе го охрабри да го отвори и прочита вашиот e-mail.

Тело на професионална е-пошта 

За да напишете професионална е-пошта, препорачливо е да го напишете јасно телото на вашата е-пошта без да заминете од предметот и сите врз основа на одредени стандарди на стил и презентација.

Внимавајте да напишете кратка е-пошта, со кратки и прецизни реченици, кои ќе му дадат поголема удобност на вашиот примател.

Еве неколку полетувања: 

1-користи класичен фонт

Повеќето услуги за е-пошта му овозможуваат на корисникот да избере фонт и стил на текстот. Кога станува збор за деловна е-пошта, изберете класичен фонт како што се „Times New Roman“ или „Arial“.

Не се препорачува да се користи декоративен фонт.

Ние исто така препорачуваме:

  • Донеси читлива големина на фонтот
  • Избегнете на курзива, осветлување или бои
  • Да не го напишете целиот текст со големи букви

2-Пишување добра формула за повици

За професионална е-пошта, препорачливо е како погоре да се обрати до примачот по име, вклучувајќи го и насловот на учтивост на лицето проследено со неговото презиме.

3-Запознајте се со првиот параграф

Ако прв пат му пишувате на некој (нов клиент на пример), многу е важно да се запознаете и накратко да ја објасните целта на вашата порака.

Може да се посвети на оваа мала презентација една или две реченици.

4-Најважните информации во приоритет

По вашата презентација, одиме до најважната точка.

Многу е интересно да се цитираат најважните информации на почетокот на вашата е-пошта. Ќе го зачувате времето на примачот со појаснување на вашите намери.

Мора да го привлечете вниманието на вашиот дописник и да влезете директно во поентата.

5-Користете формален речник

Бидејќи пишувате професионална е-пошта, треба да направите добар впечаток.

Ве советуваме да напишете комплетни реченици во љубезен стил.

Не се препорачува да се користат:

  • Сленг зборови;
  • Бескорисни кратенки;
  • Емотикони или емотикони;
  • Шеги;
  • Груби зборови;

6-Направете соодветен заклучок

За да се заврши на е-маил, дека за потпис за користење на тон да ги донесе, и поздрав да изберат.

Мора да имаме на ум дека професионалната комуникација останува а високо кодифициран јазик. Многу е важно да ги знаете правилата и да ја одберете вистинската формула за употреба на крајот од е-поштата.

Формулата што се користи мора да биде прилагодена на квалитетот на нејзиниот примач и контекстот на размената.

На пример, ако зборувате со претпоставен или клиент, можете да користите „искрени поздрави“, што е најсоодветната фраза. Додека ако станува збор за колега, можеме да ја завршиме нашата е-пошта со изразот „Добар крај на денот!“ "

Во врска со потписот, можете да го поставите софтверот за е-пошта автоматски да вметнете персонализиран потпис на крајот од нашите пораки.

За да биде ефективен, потписот мора да биде краток:

  • Не повеќе од 4 линии;
  • Не повеќе од 70 карактери по линија;
  • Вклучете ги вашето име и презиме, вашата функција, името на компанијата, вашата адреса на веб-страницата, вашиот телефонски број и факс и евентуално врска до вашиот профил на LinkedIn или Viadeo;

Exemple :

Роберт Холидеј

Претставник на компанијата Y

http: /www.votresite.com

Телефон : 06 00 00 00 00 / Факс: 06 00 00 00 00

Мобилен: 06 00 00 00 00

Некои iteубезни изрази:

  • Срдечно;
  • Со почит ;
  • Со почит;
  • Со почит;
  • Срдечен поздрав;
  • Со почит ;
  • Твое,
  • Задоволство е да се видам повторно;
  • Топло честитки ...

За луѓето кои ги познаваме особено добро, можеме да користиме срдечни формули како што се „здраво“, „пријателства“, „се гледаме“ ...

Други примери на класични формули:

  • Ве молам, прифатете господине / госпоѓо, изразот на моите изразени чувства;
  • Ве молам, прифатете господине / госпоѓо, изразот на моите срдечни поздрави;
  • Повелете, господине / госпоѓо, со почит;
  • Ве молам, прими ги, господине / госпоѓо, моите почитувани и посветени чувства;
  • Ве молам, прифатете, господине / госпоѓо, моите искрени честитки;
  • Ве молам, прифатете го, господине / госпоѓо, изразот на моето највисоко внимание;
  • Со барање да ги прифатите моите најдобри поздрави;
  • Ви се заблагодарувам за вниманието на моето барање;
  • Достоинствено да го прифатите, господине / госпоѓо, почитот на моето длабоко почитување;
  • Додека чекате да прочитате од вас, прифатете, господине / госпоѓо, уверување за моето највисоко внимание;
  • Со моја благодарност, ве молам да го најдете овде, господине / госпоѓо, изразот на моите изразени чувства;

7-Вклучи прилози

Што се однесува до прилозите, не заборавајте да го известите примателот со споменување во телото на вашата e-mail со учтивост.

Многу е интересно да се спомене големината и бројот на прилози испратени до примачот.

Фокус: Превртената пирамида

Во однос на т.н. обратна пирамида метод, се состои од започнување на текстот на вашата професионална е-пошта со главните информации на вашата порака и потоа продолжување со други информации во опаѓачки редослед на важност.

Но, зошто да се прифати овој метод?

Обично првата реченица се чита подобро од остатокот од пораката. Таа мора да биде привлечна. Со усвојување на методот на превртена пирамида, можеме лесно да го привлечеме вниманието на читателот и да го натераме да сака да ја чита е-поштата до крај.

Што се однесува до пишувањето, препорачливо е да се користат максимум четири параграфи, од 3 до 4 линии, додека се фокусира на одредена идеја по параграф.

Ако сакате да го прифатите овој метод, ве советуваме да користите:

  • релативно кратки реченици;
  • поврзување зборови за поврзување на речениците заедно;
  • тековен и професионален јазик.

 

                                                    ПОТСЕТУВАЊЕ 

 

Како што разбравте, професионалната е-пошта нема никаква врска со онаа испратена до пријател. Постојат правила кои мора да се следат до буква.

1-Внимателно третирајте го предметот

Како што јасно наведовме, мора правилно да го напишете полето за тема (или тема) на вашата професионална е-пошта. Треба да биде концизен и експлицитен. Вашиот примач мора веднаш да ја разбере содржината на вашата е-пошта. Затоа, тој може да одлучи дали веднаш да го отвори или да го прочита подоцна.

2-Да бидам љубезен

Како што добро разбравте, неопходно е да се користат формулите на поздрав и учтивост во контекст.

Формулите треба да бидат кратки и многу добро избрани.

3-Правилни правописни грешки

Прво на сите, мора повторно да ја прочитате вашата e-mail и да бидете сигурни дека не сте заборавиле никакви потребни информации и зошто да не го прочитате некој друг. Многу е интересно да се има мислењето на друго лице.

За да ги исправите грешките во правописот и граматиката, ве советуваме да ја копирате и залепите вашата e-mail на процесор за текст и да направите автоматска проверка. Дури и ако овој софтвер не ги исправи сите грешки, тој може да ви помогне. Алтернативно, можете исто така да инвестирате во софтвер за професионална корекција.

4-потпишете ја вашата е-пошта

Многу е важно да додадете потпис на вашата професионална е-пошта. Мора да ги следите правилата наведени погоре за да напишете професионален потпис.

Со споменување на различни информации во врска со вашата функција, вашата компанија ... вашиот примач брзо ќе разбере со кого се занимава.

5-Прилагодете ја вашата е-пошта

Ако е општо, поштата е помалку веројатно да се прочита. Мора да го направите примачот да почувствува дека пораката е адресирана само до него. Значи мора да го прилагодите објектот и да ја одберете формулата за прифаќање за да ја стартувате вашата е-пошта.

Ако станува збор за групна пошта, важно е да креирате различни списоци според карактеристиките на вашите примачи, нивните преференции, нивните интереси и нивната локација. Сегментацијата на вашите примачи ви овозможува да ја зголемите отворената стапка на вашите е-пошта.

6-Испрати сакате да ја отворите поштата

Кога пишувате професионална е-пошта, мора секогаш да го направите примачот да го отвори. Генерално, објектот е првиот елемент кој турка дописник за да ја отвори својата е-пошта и да ја прочита. Значи треба да му дадете поголема важност на вашиот предмет, да го излекувате и да го направите што е можно попривлечно.

Во истата смисла, првите две реченици од вашата е-пошта треба да го направат примачот да сака да продолжи да чита. Се препорачува да ги цитирате најважните информации на почетокот на вашата е-пошта и да ја активирате љубопитноста на вашиот дописник.

7-Избегнувајте измамнички предмети

Никогаш не треба да користите погрешен објект за да ја зголемите стапката на отворање на вашите пораки.

Треба да знаете дека вашата е-пошта ја пренесува вашата слика (или онаа на вашата компанија). Значи, многу е важно да се избегнат провокативни и погрешни предмети. Објектот мора да одговара на содржината на вашата е-пошта.

8-Ставете се во местото на читателот

Емпатијата е многу важен елемент што треба да се земе предвид. Мора да се ставите на местото на вашиот примател за правилно да го напишете предметот на вашата е-пошта и да го направите привлечен. Мора да се ставите во местото на вашиот дописник и да наброите низа прашања што тој може да си ги постави себе си. Од одговорите можете да го прилагодите насловот на вашата е-пошта.

9-Користете професионална е-адреса

Лични адреси како што се lovelygirl @ ... или gentleman @ ... апсолутно се пропишуваат. Во контекст на професионални односи, ние никогаш не зборуваме со соговорник користејќи вакви адреси за е-пошта.

Се препорачува да користите професионална e-mail адреса, или барем лична адреса со вашето име и презиме.

Професионалната е-пошта бара многу добра комуникација, прецизен речник, концизен текст, јасно барање и беспрекорен правопис. Со донесувањето на правилата, советите и советите што ги цитиравме, можете да напишете атрактивна е-пошта, која веднаш ќе го интересира вашиот примател и ќе го разбуди неговиот интерес.