Е-поштата долго време е суштинска алатка за деловни комуникации, но анкета спроведена од Sendmail. Откриено, предизвикало напнатост, конфузија или други негативни последици кај 64% од професионалците.
Значи, како може да го избегнете ова со вашите пораки? И како може да пишувате пораки кои ги даваат посакуваните резултати? Во оваа статија, ги разгледуваме стратегиите што можете да ги користите за да бидете сигурни дека вашата употреба на е-пошта е јасна, ефективна и успешна.
Просечен канцелариски работник прима дневно податоци за 80 пораки. Со овој обем на пошта, индивидуалните пораки можат лесно да се заборават. Следете ги овие едноставни правила, така што вашите пораки ќе бидат забележани и користени.
- Не пренесувајте премногу преку е-пошта.
- Направете добра употреба на објекти.
- Направете јасни и кратки пораки.
- Бидете учтиви.
- Проверете го тонот.
- Препрочитување.
Не пренесувајте премногу преку е-пошта
Еден од најголемите извори на стрес на работа е огромниот обем на пораки што луѓето ги добиваат. Затоа, пред да започнете да пишувате е-пошта, запрашајте се: „Дали е ова навистина потребно?
Во овој контекст, треба да користите телефон или инстант пораки за да се справите со прашања кои веројатно ќе бидат предмет на позади дискусии. Користете алатка за планирање на комуникациите и идентификувајте ги најдобрите канали за различни типови пораки.
Секогаш кога е можно, дајте лоши вести лично. Тоа ви помага да комуницирате со емпатијата, сочувството и разбирањето и да се откупите ако вашата порака е погрешно направена.
Направете добра употреба на објекти
Насловот на весникот прави две работи: го привлекува вашето внимание и ја сумира статијата за да можете да одлучите дали да ја читате или не. Вашата тема за е-пошта треба да го стори истото.
Објект празниот простор е поверојатно да се занемари или одбие како „спам“. Затоа, секогаш користете неколку добро избрани зборови за да му кажете на примачот за што е е-поштата.
Можеби ќе сакате да го вклучите датумот во темата ако вашата порака е дел од редовна серија на е-пошта, како што е неделен извештај за проектот. За порака што бара одговор, може да вклучите и повик за акција, како „Ве молиме до 7 ноември“.
Добро напишаната тема, како онаа подолу, ги дава најважните информации без примачот дури и да мора да ја отвори е-поштата. Ова служи како известување што ги потсетува примателите на вашиот состанок секогаш кога ќе го проверат своето сандаче.
| Лош пример Добар пример |
|
| Предмет: средба | Тема: Состанок за процесот ПАСЕРЕЛ - 09 часот наутро на 25 февруари 2018 година |
Чувајте ги пораките јасни и кратки
Пораките, како традиционалните деловни писма, мора да бидат јасни и концизни. Чувајте ги вашите реченици кратки и прецизни. Телото на е-поштата мора да биде директно и информативно и да ги содржи сите релевантни информации.
За разлика од традиционалните писма, испраќањето повеќе е-пошта не чини повеќе од испраќањето на една. Значи, ако треба да комуницирате со некого на повеќе различни теми, размислете да напишете посебна е-пошта за секоја од нив. Ова ја разјаснува пораката и му овозможува на вашиот дописник да одговори на една тема во исто време.
| Лош пример | Добар пример |
| Предмет: Ревизии за извештајот за продажба
Здраво Мишелин,
Ви благодариме што го испративте овој извештај минатата недела. Го прочитав вчера и чувствувам дека поглавјето 2 бара поконкретни информации за нашите бројки за продажба. Исто така, мислам дека тонот може да биде поформален.
Дополнително, сакав да ве информирам дека овој петок закажав средба со секторот за односи со јавноста за новата рекламна кампања. Таа е во 11:00 часот и ќе биде во малата конференциска сала.
Ве молам известете ме дали сте достапни.
Ви благодарам,
Камил |
Предмет: Ревизии за извештајот за продажба
Здраво Мишелин,
Ви благодариме што го испративте овој извештај минатата недела. Го прочитав вчера и чувствувам дека поглавјето 2 бара поконкретни информации за нашите бројки за продажба.
Исто така мислам дека тонот може да биде поформален.
Можете ли да ја менувате со овие коментари на ум?
Ви благодариме за напорна работа!
Камил
(Камил потоа испраќа друга е-пошта за средбата со ПР.) |
Важно е да се постигне рамнотежа овде. Не сакате да бомбардирате некого со е-пошта и има смисла да комбинирате неколку поврзани точки во една објава. Кога тоа ќе се случи, нека биде едноставно со нумерирани пасуси или точки и размислете да ги „пресечете“ информациите на мали, добро организирани единици за полесно да се сварат.
Исто така, забележете дека во добриот пример погоре, Камил наведе што сака Мишелин да направи (во овој случај, сменете го извештајот). Ако им помогнете на луѓето да знаат што сакате, поверојатно е дека ќе ви го дадат тоа.
Бидете учтиви
Луѓето често мислат дека пораките можат да бидат помалку формални од традиционалните букви. Но, пораките што ги испраќате се одраз на сопствениот професионализам, вредностите и вниманието кон деталите се важни, така што е потребно одредено ниво на формалност.
Освен ако не сте во добри односи со некого, избегнувајте неформален јазик, сленг, жаргон и несоодветни кратенки. Емотиконите можат да бидат корисни за разјаснување на вашата намера, но најдобро е да ги користите само со луѓе што добро ги познавате.
Затворете ја вашата порака со "Искрено", "Добар ден / вечер до вас" или "Добро за вас", во зависност од ситуацијата.
Примателите може да изберат да печатат е-пошта и да ги споделат со други, затоа секогаш бидете љубезни.
Проверете го тонот
Кога ги среќаваме луѓето лице в лице, го користиме нивниот јазик на телото, вокалните тонови и изразот на лицето за да процениме како се чувствуваат. Е-пошта нè лишува од оваа информација, што значи дека не можеме да знаеме кога луѓето не ги разбрале нашите пораки.
Вашиот избор на зборови, должина на реченицата, интерпункција и голема буква може лесно да се протолкува погрешно без визуелни и аудитивни знаци. Во првиот пример подолу, Луиз може да мисли дека Јан е фрустриран или лут, но во реалноста, тој се чувствува добро.
| Лош пример | Добар пример |
| Луиз,
Ми треба вашиот извештај до 17 часот денес или ќе го пропуштам мојот краен рок.
Yann |
Здраво Луиз,
Ви благодариме за напорна работа на овој извештај. Можете ли да ми ја дадете вашата верзија пред 17 часа, за да не го пропуштам крајниот рок?
Благодарам однапред,
Yann |
Размислете за „чувството“ на вашата е-пошта на емотивно ниво. Ако вашите намери или емоции можат да бидат погрешно разбрани, најдете помалку двосмислен начин да ги изразите вашите зборови.
лекторирање
Конечно, пред да кликнете на „Испрати“, одвојте малку време за да ја проверите вашата е-пошта за какви било правописни, граматички и интерпункциски грешки. Вашите е-пошта се дел од вашиот професионален имиџ исто како и облеката што ја носите. Затоа е намуртен да се испрати порака која содржи грешки во серија.
При лектура, обрнете внимание на должината на вашата е-пошта. Луѓето се со поголема веројатност да читаат кратки, концизни пораки од подолги, исклучени е-пораки, па затоа осигурајте се дека вашите пораки се најкратки колку што е можно, без исклучување на потребните информации.
Клучни точки
Повеќето од нас поминуваат добар дел од нашето време во читај и компонира е-пошта. Но, пораките што ги испраќаме може да бидат збунувачки за другите.
За да напишете ефективни пораки, прашајте се дали навистина треба да го користите овој канал. Понекогаш можеби е подобро да го понесете телефонот.
Направете ги вашите пораки концизни и прецизни. Испратете ги само на луѓе кои навистина треба да ги видат и јасно да покажат што би сакале примачот да го направи следно.
Запомнете дека вашите е-пошта се одраз на вашиот професионализам, вашите вредности и вашето внимание на деталите. Обидете се да замислите како другите би можеле да го толкуваат тонот на вашата порака. Бидете љубезни и секогаш проверувајте што сте напишале пред да притиснете „испрати“.
