Печатете пријателски, PDF и е-пошта

Е-пошта одамна е важна алатка за деловни комуникации, но истражувањето спроведено од Sendmail. Откриени дека предизвикале напнатост, конфузија или други негативни последици за 64% од професионалци.

Значи, како може да го избегнете ова со вашите пораки? И како може да пишувате пораки кои ги даваат посакуваните резултати? Во оваа статија, ги разгледуваме стратегиите што можете да ги користите за да бидете сигурни дека вашата употреба на е-пошта е јасна, ефективна и успешна.

Просечен канцелариски работник прима дневно податоци за 80 пораки. Со овој обем на пошта, индивидуалните пораки можат лесно да се заборават. Следете ги овие едноставни правила, така што вашите пораки ќе бидат забележани и користени.

  1. Не пренесувајте премногу преку е-пошта.
  2. Направете добра употреба на објекти.
  3. Направете јасни и кратки пораки.
  4. Бидете учтиви.
  5. Проверете го тонот.
  6. Препрочитување.

Не пренесувајте премногу преку е-пошта

Еден од најголемите извори на стрес на работа е огромниот обем на електронска пошта што ја добиваат луѓето. Значи, пред да започнете да пишувате е-пошта, запрашајте се: „Дали е ова навистина потребно?“

Во овој контекст, мора да го користите телефонот или инстант месинџер за да се справат со проблеми кои можат да бидат предмет на повратни информации. Користете алатка за планирање на комуникации и ги идентификувате најсоодветните канали за различни типови на пораки.

Секогаш кога е можно, дајте лоши вести лично. Тоа ви помага да комуницирате со емпатијата, сочувството и разбирањето и да се откупите ако вашата порака е погрешно направена.

Направете добра употреба на објекти

Насловот на весникот има две функции: го привлекува вашето внимание и ја сумира статијата за да може да одлучи дали да ја прочита или не. Предметот на вашата e-mail порака треба да го стори истото.

Објект празно е поверојатно да се занемари или отфрли како „спам“. Затоа, секогаш користете неколку добро избрани зборови за да му кажете на примачот содржината наe-mail.

Можеби ќе сакате да го вклучите датумот во насловот ако вашата објава е една од редовните серии на е-пошта, како што е неделниот извештај за проектот. За порака што бара одговор, можете да вклучите и повик за акција, како што е „Ве молиме пред 7-ми ноември“.

READ  Извештај за активност, основна алатка за рекламирање на вашата работа.

Добро напишаната насловна линија, како онаа подолу, дава најважни информации без примачот дури и да мора да ја отвори е-поштата. Ова служи како покана која ги потсетува примателите на вашата средба секој пат кога го посетуваат нивното сандаче.

 

Лош пример Добар пример
 
Предмет: средба Тема: Состанок за процесот ПАСЕРЕЛ - 09 часот наутро на 25 февруари 2018 година

 

Чувајте ги пораките јасни и кратки

Пораките, како традиционалните деловни писма, мора да бидат јасни и концизни. Чувајте ги вашите реченици кратки и прецизни. Телото на е-поштата мора да биде директно и информативно и да ги содржи сите релевантни информации.

За разлика од традиционалните букви, испраќањето на повеќе електронски пораки не чини повеќе отколку испраќање на еден. Значи, ако треба да комуницирате со некого на различни теми, размислете да напишете посебна е-пошта за секоја од нив. Ова ја појаснува пораката и дозволува дописникот да одговори на еден предмет истовремено.

 

Лош пример Добар пример
Предмет: Ревизии за извештајот за продажба

 

Здраво Мишелин,

 

Ви благодариме што го испративте овој извештај минатата недела. Ја прочитав вчера и мислам дека поглавјето 2 бара поконкретни информации за нашите продажни фигури. Исто така мислам дека тонот може да биде поформален.

 

Покрај тоа, сакав да ве информирам дека закажав овој петок состанок со одделот за односи со јавноста за новата рекламна кампања. Таа е на 11h00 и ќе биде во малата конференциска сала.

 

Ве молам, известете ме ако сте на располагање.

 

Ви благодарам,

 

Камил

Предмет: Ревизии за извештајот за продажба

 

Здраво Мишелин,

 

Ви благодариме што го испративте овој извештај минатата недела. Ја прочитав вчера и мислам дека поглавјето 2 бара поконкретни информации за нашите продажни фигури.

 

Исто така мислам дека тонот може да биде поформален.

 

Можете ли да ја менувате со овие коментари на ум?

 

Ви благодариме за напорна работа!

 

Камил

 

(Камил потоа испраќа друга е-пошта за средбата со ПР.)

 

Важно е тука да се најде рамнотежа. Не сакате да бомбардирате некого со е-пошта и има смисла да комбинирате повеќе поврзани точки во една пошта. Кога тоа ќе се случи, држете го едноставно со нумерирани пасуси или точки од куршумот и размислете да ги „разделите“ информациите во мали, добро организирани единици за полесно варење.

Исто така, забележете дека во добар пример погоре, Камил го наведе она што го сака Мишелин да направи (во овој случај, да го модифицира извештајот). Ако им помогнете на луѓето да знаат што сакаат, тогаш има поголеми шанси тие да ви го дадат.

Бидете учтиви

Луѓето често мислат дека пораките можат да бидат помалку формални од традиционалните букви. Но, пораките што ги испраќате се одраз на сопствениот професионализам, вредностите и вниманието кон деталите се важни, така што е потребно одредено ниво на формалност.

Освен ако не сте во добри односи со некого, избегнувајте неформален јазик, сленг, жаргон и несоодветни кратенки. Емотиконите можат да бидат корисни во разјаснувањето на вашата намера, но најдобро е да ги користите само со луѓе кои ги познавате добро.

Затворете ја вашата порака со "Искрено", "Добар ден / вечер до вас" или "Добро за вас", во зависност од ситуацијата.

Примателите можат да одлучат да ги испечатат електронските пораки и да ги споделат со други, па затоа секогаш бидете љубезни.

Проверете го тонот

Кога ги среќаваме луѓето лице в лице, го користиме нивниот јазик на телото, вокалните тонови и изразот на лицето за да процениме како се чувствуваат. Е-пошта нè лишува од оваа информација, што значи дека не можеме да знаеме кога луѓето не ги разбрале нашите пораки.

Вашиот избор на зборови, должина на реченица, интерпункција и капитализација лесно може да биде погрешно протолкуван без визуелни и аудитивни знаци. Во првиот пример подолу, Луиз можеби мисли дека Јан е фрустриран или лут, но во реалноста, тој се чувствува добро.

 

Лош пример Добар пример
Луиз,

 

Ми треба твојот извештај пред 17 денес или ќе го пропуштам крајниот рок.

 

Yann

Здраво Луиз,

 

Ви благодариме за напорна работа на овој извештај. Можете ли да ми ја дадете вашата верзија пред 17 часа, за да не го пропуштам крајниот рок?

 

Merci d'Avance,

 

Yann

 

Размислете за „чувството“ на вашата е-пошта на емотивно ниво. Ако вашите намери или емоции можат да бидат погрешно разбрани, најдете помалку двосмислен начин да ги изразите вашите зборови.

лекторирање

Конечно, пред да кликнете на „Испрати“, одвојте момент да ја проверите вашата е-пошта за грешки во правописот, граматиката и интерпункција. Вашите е-пошта се исто толку дел од вашата професионална слика, колку и облеката што ја носите. Затоа е намуртено да се испрати порака што содржи сериски грешки.

При лектура, обрнете внимание на должината на вашата е-пошта. Луѓето се со поголема веројатност да читаат кратки, концизни пораки од подолги, исклучени е-пораки, па затоа осигурајте се дека вашите пораки се најкратки колку што е можно, без исклучување на потребните информации.

Клучни точки

Повеќето од нас поминуваат добар дел од нашето време во читај и компонира е-пошта. Но, пораките што ги испраќаме може да бидат збунувачки за другите.

За да напишете ефективни пораки, прашајте се дали навистина треба да го користите овој канал. Понекогаш можеби е подобро да го понесете телефонот.

Направете ги вашите пораки концизни и прецизни. Испратете ги само на луѓе кои навистина треба да ги видат и јасно да покажат што би сакале примачот да го направи следно.

Запомнете, вашите е-пошта се одраз на вашата професионалност, вашите вредности и вашето внимание на деталите. Обидете се да замислите како другите можат да го толкуваат тонот на вашата порака. Бидете учтиви и секогаш проверувајте што сте напишале пред да кликнете на „испрати“.