Печатете пријателски, PDF и е-пошта

Е-поштата е едно од главните средства за комуникација на работното место. Сепак, некои имаат тенденција да ги заборават правилата. Тоа е затоа што е-поштата се смета за помалку формална од писмото. Важно е да се знае дека тој сепак останува работен документ, дури и ако има полесен или поубав стил. Како да успеете во професионална е-пошта? Откријте ги практиките за пишување во правилата на уметноста.

Темата на е-поштата мора да биде кратка

Првото нешто што ќе го прочита вашиот примател е очигледно предмет на вашата е-пошта. Ова е всушност единствената линија што се појавува во сандачето. Ова е причината зошто мора да биде кратка, прецизна и уредна. Исто така, тој мора да има врска со целта на вашата е-пошта (известете, информирајте, поканете). Со други зборови, примателот мора брзо да разбере што е тоа, само со читање на темата.

Предметот на е-поштата може да се формулира во номинална реченица, реченица без збор за врска, реченица од 5 до 7 зборови, реченица без напис. Еве неколку примери: „барање за информации“, „апликација за позиција на ...“, „откажување на обуката на ОО на 25 јануари“, „покана за 10-годишната компанија Х“, „извештај на состанокот од … “Итн.

Исто така, забележете дека отсуството на предмет може да ја направи е-поштата несакана.

Формулата за почеток

Исто така наречена формула за повик, ова ги означува првите зборови на е-поштата. Со други зборови, зборовите се тие што обезбедуваат контакт со соговорникот.

Оваа формула за жалба зависи особено од следниве фактори:

  • Вашата врска со примателот: дали го познавате примателот? Ако е во кој момент?
  • Контекстот на комуникација: формален или неформален?
READ  Учтивата формула што треба да се користи со професор или наставник

Затоа е очигледно дека нема да му се обратите на претпоставениот на ист начин како што ќе му се обратите на колега. Исто така, тоа е друга формула што ќе ја користите кога ќе се обратите на странец.

Следејќи ја жалбената формула, доаѓа првата реченица на е-поштата што мора да биде поврзана со предметот на професионалното пишување.

Телото на е-поштата

Размислете за користење на техниката на превртена пирамида за да го напишете телото на вашата е-пошта. Ова се состои од започнување со главните информации за е-поштата, што е најчесто продолжување на предметот на е-поштата. После тоа, ќе мора да ги евоцирате другите информации на опаѓачки начин, што е да се каже од најважните до најмалку неопходните.

Причината зошто треба да се посветите на овој метод е тоа што првиот дел од реченицата е најдобро прочитан и најзапаметен. Во реченица со 40 зборови, обично се сеќавате само на 30% од првиот дел.

Вашата е-пошта треба да биде напишана во кратки реченици и на професионален, секојдневен јазик. Во оваа смисла, избегнувајте технички термини и проверете дали има зборови што поврзуваат меѓу речениците.

Конечно, не заборавајте на учтивата формула за да ја завршите вашата е-пошта. Потоа, користете кратка учтивост на крајот прилагодувајќи ја на контекстот на размената, но исто така и на вашата врска со примателот.