Е-поштата е најпосакуваната алатка за комуникација за повеќето од нас. Е-поштата е чудесна затоа што не мора да бидете достапни во исто време со вашиот соговорник за да комуницирате. Ова ни овозможува да продолжиме напред по тековните прашања кога нашите колеги се недостапни или на другата страна на светот.

Сепак, повеќето од нас се дават во бескрајна листа на е-пошта. Според извештајот објавен во 2016 година, просечниот деловен корисник прима и испраќа повеќе од 100 е-пошта дневно.

Покрај тоа, пораките се премногу лесно погрешно разбрани. Една неодамнешна студија на Сендмал откри дека 64% од луѓето испратиле или примиле е-пошта што предизвикале лутина или ненамерна конфузија.

Поради обемот на пораки што ги испраќаме и примаме, и затоа што пораките често се погрешно протолкувани, важно е да ги напишете на јасен и концизен начин.

Како правилно да напишете професионална е-пошта

Пишувањето кратки и точни пораки ќе го намали времето поминато за управување со е-пошта и ќе ве направи попродуктивни. Ако ги одржувате вашите е-пошта кратки, веројатно ќе потрошите помалку време на е-пошта и повеќе време на други задачи. Како што рече, јасното пишување е вештина. Како и сите вештини, ќе треба работа на неговиот развој.

На почетокот, може да ви биде потребно исто толку време да пишувате кратки пораки како што е потребно за да пишувате долги пораки. Сепак, дури и да е така, ќе им помогнете на вашите колеги, клиенти или вработени да бидат попродуктивни, бидејќи ќе додадете помалку неред во нивното сандаче, што ќе им помогне побрзо да одговорат на вас.

Со јасно пишување, ќе бидете познати како некој кој знае што сака и ги завршува работите. И двете се добри за вашите можности за кариера.

Значи, што е потребно за да напишете јасни, концизни и професионални е-пошта?

Идентификувајте ја целта

Ведро е-пошта секогаш има јасна цел.

Секој пат кога ќе седнете да напишете е-пошта, одвојте неколку секунди за да се запрашате: „Зошто го испраќам ова? Што очекувам од примачот?

READ  Примери на шаблони за писма за оставка за касиерка

Ако не можете да одговорите на овие прашања, не треба да праќате е-пошта. Пишување на e-mail, без да знаете што ви треба е губење на вашето време и оној на вашиот примател. Ако не знаете што точно сакате, ќе ви биде тешко да се изразите јасно и концизно.

Користете правило "Едно нешто во исто време"

Е-поштата не се замена за состаноци. Со деловни состаноци, колку повеќе точки од агендата работите, толку е попродуктивен состанокот.

Со пораки, спротивното е точно. Колку помалку ќе вклучите различни теми во вашите пораки, толку повеќе работи ќе бидат разбирливи за вашиот соговорник.

Затоа е добра идеја да го практикувате правилото „една работа во исто време“. Бидете сигурни дека секоја е-пошта што ја испраќате е за една работа. Ако треба да комуницирате за друг проект, напишете друга е-пошта.

Исто така е добро време да се запрашате: "Дали е ова е-пошта навистина неопходно?" Повторно, само апсолутно неопходни е-пораки сведочат за почитувањето на лицето на кое испраќате е-пошта.

Практикување на емпатија

Емпатијата е способност да се види светот низ очите на другите. Кога го правите ова, ги разбирате нивните мисли и чувства.

Кога пишувате пораки, размислете за вашите зборови од гледна точка на читателот. Со се што пишувате, запрашајте се:

  • Како може да ја толкувам оваа реченица ако ја примив?
  • Дали вклучува двосмислени термини за да се определи?

Ова е едноставно, а сепак ефикасно прилагодување на начинот на кој треба да пишувате. Размислувањето за луѓето што ќе ве читаат ќе го трансформира начинот на кој тие одговараат на вас.

Еве еден емпатичен начин да се погледне во светот што ќе ви помогне да започнете. Повеќето луѓе:

  • Зафатени се. Тие немаат време да погодат што сакате и би сакале да можат да ја прочитаат вашата е-пошта и брзо да одговорат на неа.
  • Уживајте во комплимент. Ако можете да кажете нешто позитивно за нив или за нивната работа, направете го тоа. Вашите зборови нема да бидат залудно потрошени.
  • Сака да се заблагодарам. Ако примачот ви помогнал на кој било начин, не заборавајте да му се заблагодарите. Треба да го правите ова дури и кога нивната работа е да ви помогнат.
READ  Образец за е-пошта да се извини на колега

Скратете ги презентациите

Кога првпат ќе испратите е-пошта некому, треба да му кажете на примачот кој сте. Обично можете да го направите во една реченица. На пример: „Убаво беше што те запознав на [Настан X]. »

Еден начин да ги скратите воведите е да ги напишете како да се среќавате лице в лице. Не би сакале да влезете во петминутен монолог кога ќе запознаете некого лично. Затоа, не правете го тоа преку е-пошта.

Не знаете дали е неопходно воведување. Можеби веќе сте го контактирале примачот, но не знаете дали таа ќе ве запомни. Можете да ги оставите вашите ингеренции во вашиот електронски потпис.

Ова ги избегнува недоразбирањата. Повторното претставување на некој кој веќе ве познава е непристојно. Ако не е сигурна дали ве познава, можете само да и дозволите да го провери вашиот потпис.

Ограничете се на пет реченици

Во секоја е-пошта која ја пишувате, мора да употребите доволно реченици за да го кажете она што ви треба, повеќе не. Корисна практика е да се ограничите на пет реченици.

Помалку од пет реченици често се брутални и груби, повеќе од пет реченици губат време.

Ќе има моменти кога ќе биде невозможно да се задржи е-пошта со пет реченици. Но, во повеќето случаи, пет реченици се доволни.

Усвојување на дисциплина на пет реченици и ќе се најдете себеси пишувајќи пораки побрзо. Исто така, ќе добиете повеќе одговори.

Користете кратки зборови

Во 1946 година, Џорџ Орвел ги советувал писателите никогаш да не користат долг збор таму каде што е кратката.

Овој совет е уште поактуелен денес, особено кога пишувате мејлови.

Кратките зборови покажуваат почит кон читателот. Со користење на кратки зборови, ја направивте вашата порака лесно да се разбере.

Истото важи и за кратки реченици и ставови. Избегнувајте да пишувате големи блокови на текст ако сакате вашата порака да биде јасна и лесно да се разбере.

Користете го активниот глас

Активниот глас е полесен за читање. Исто така, поттикнува акција и одговорност. Навистина, во активниот глас, речениците се фокусираат на личноста што дејствува. Во пасивниот глас, речениците се фокусираат на предметот на кој се дејствува. Во пасивниот глас, може да звучи како работите да се случуваат сами по себе. Активно, работите се случуваат само кога луѓето дејствуваат.

READ  Шаблон за писмо за да пријавите грешка на вашата лична плата

Држете се до стандардна структура

Кој е клучот за чување на вашите пораки? Користете стандардна структура. Ова е дефиниција која можете да ја следите за секоја е-пошта што ја пишувате.

Во прилог на чување на вашите пораки, по стандардна структура, исто така, ви помага брзо да пишувате.

Со текот на времето, ќе развиете структура која ќе работи за вас. Еве едноставна структура за да започнете:

  • Поздрав
  • Комплимент
  • Причината за вашата е-пошта
  • Повик за акција
  • Завршна порака (затворање)
  • Потпис

Ајде да погледнеме во секоја од овие во длабочина.

  • Ова е првата линија на е-поштата. „Здраво, [Име]“ е типичен поздрав.

 

  • Кога некому му испраќате е-пошта за прв пат, комплиментот е одличен почеток. Добро напишан комплимент може да послужи и како вовед. На пример:

 

„Уживав во вашата презентација на [тема] на [датум]. »

„Го најдов вашиот блог на [тема] навистина корисен. »

„Ми беше задоволство да те запознаам на [настанот]. »

 

  • Причината за вашата е-пошта. Во овој дел, велите: „Ќе испратам е-пошта за да прашам за...“ или „Се прашував дали можете да помогнете со...“ Понекогаш ќе ви требаат две реченици за да ги објасните причините за пишување.

 

  • Повик за акција. Откако ќе ја објасните причината за вашата е-пошта, не претпоставувајте дека примачот ќе знае што да прави. Дајте конкретни упатства. На пример:

„Можете ли да ми ги испратите тие датотеки до четврток? »

„Може ли да го напишете ова во следните две недели? "

„Ве молам пишете на Јан за тоа и известете ми кога ќе го направите тоа. »

Со структурирање на вашето барање во форма на прашање, примачот е поканет да одговори. Алтернативно, можете исто така да користите: „дозволете ми да знам кога го направивте ова“ или „дозволете ми да знам дали е тоа во ред за вас“. "

 

  • затворање. Пред да ја испратите вашата е-пошта, не заборавајте да ја вклучите пораката за затворање. Ова служи за двојна цел да го повтори вашиот повик за акција и да направи примачот да се чувствува добро.

 

Примери за добри линии за затворање:

„Ви благодариме за целата помош во ова. "

„Едвај чекам да слушнам што мислите. »

„Известете ме ако имате какви било прашања. "

  • За да се заврши размислувањето за додавање на вашиот потпис му претходи порака на честитки.

Тоа би можело да биде "Со почит", "Искрено", "Имајте пријатен ден" или "Ви благодарам".