Печатете пријателски, PDF и е-пошта

 

L 'е-маил е најпосакуваната алатка за комуникација за повеќето од нас. Е-поштата е одлична затоа што не треба да бидеме достапни во исто време со нашиот соговорник за да комуницираме. Ова ни овозможува да продолжиме напред по тековните прашања кога нашите колеги не се достапни или на другата страна на светот.

Сепак, повеќето од нас се дават во бесконечна листа на е-пошта. Според извештајот објавен во 2016 година, просечен деловен корисник прима и испраќа повеќе од 100 е-пошта дневно.

Покрај тоа, пораките се премногу лесно погрешно разбрани. Една неодамнешна студија на Сендмал откри дека 64% од луѓето испратиле или примиле е-пошта што предизвикале лутина или ненамерна конфузија.

Поради обемот на пораки што ги испраќаме и примаме, и затоа што пораките често се погрешно протолкувани, важно е да ги напишете на јасен и концизен начин.

Како правилно да напишете професионална е-пошта

Пишувајќи кратки, прецизни пораки ќе го намалат времето поминато во управувањето со е-пошта и ќе ве направат попродуктивни. Одржувањето на краткиот e-mail значи дека веројатно ќе потрошите помалку време на e-mail и повеќе време за други задачи. Тоа, рече, јасно пишување е вештина. Како и сите вештини, ќе треба работа на неговиот развој.

Првично, можеби ќе ви треба колку време да напишете кратки пораки како да пишувате долги пораки. Сепак, дури и ако тоа е случај, ќе им помогнете на вашите колеги, клиенти или вработени да бидат попродуктивни, бидејќи ќе додадете помалку простор во нивното сандаче, што ќе им помогне да реагираат побрзо.

Со пишување јасно, ќе биде познат како некој што знае што сака и прави работи да се случуваат. И двете се добри за вашите можности за кариера.

Значи, што е потребно за да напишете јасни, концизни и професионални е-пошта?

Идентификувајте ја целта

Ведро е-пошта секогаш има јасна цел.

Секогаш кога ќе седнете за да напишете е-пошта, земете неколку секунди за да се запрашате: "Зошто го испраќам ова? Што очекувам од примачот?

Ако не можете да одговорите на овие прашања, не треба да праќате е-пошта. Пишување на e-mail, без да знаете што ви треба е губење на вашето време и оној на вашиот примател. Ако не знаете што точно сакате, ќе ви биде тешко да се изразите јасно и концизно.

READ  Преглед на ефикасно пишување на е-пошта

Користете правило "Едно нешто во исто време"

Пораките не се направени за да ги заменат состаноците. Со работните состаноци, колку повеќе работите на агендата, толку попродуктивно е средбата.

Со пораки, спротивното е точно. Колку помалку ќе вклучите различни теми во вашите пораки, толку повеќе работи ќе бидат разбирливи за вашиот соговорник.

Затоа е добра идеја да се практикува правилото "едно нешто на време". Бидете сигурни дека секој е-мејл што ќе го испратите е за едно нешто. Ако треба да комуницирате на друг проект, напишете друга е-пошта.

Исто така е добро време да се запрашате: "Дали е ова е-пошта навистина неопходно?" Повторно, само апсолутно неопходни е-пораки сведочат за почитувањето на лицето на кое испраќате е-пошта.

Пракса на емпатијата

Емпатијата е способноста да се види светот низ очите на другите. Кога го правиш ова, ги разбираш нивните мисли и чувства.

Кога пишувате пораки, размислете за вашите зборови од гледна точка на читателот. Со се што пишувате, запрашајте се:

  • Како може да ја толкувам оваа реченица ако ја примив?
  • Дали вклучува двосмислени термини за да се определи?

Ова е едноставно, а сепак ефикасно прилагодување на начинот на кој треба да пишувате. Размислувањето за луѓето што ќе ве читаат ќе го трансформира начинот на кој тие одговараат на вас.

Еве еден емпатичен начин да се погледне во светот што ќе ви помогне да започнете. Повеќето луѓе:

  • Се зафатени. Тие немаат време да се погоди она што го сакате, и тие би сакале да ја прочитате вашата e-mail и да реагирате брзо.
  • Уживајте во комплимент. Ако можете да кажете нешто позитивно за нив или за нивната работа, направете го тоа. Вашите зборови нема да бидат залудно потрошени.
  • Како да се заблагодарам. Ако примателот ви помогна на било кој начин, не заборавајте да му се заблагодариме. Треба да го направите дури и кога тоа е нивната работа да ви помогне.

Скратете ги презентациите

Кога испраќате е-пошта до некого за прв пат, треба да му кажете на примателот кој сте. Обично можете да го направите ова со една реченица. На пример: „Беше задоволство да се запознаам на [Настан X]. "

READ  Шаблон за писмо: побарајте плаќање за вашето неискористено платено отсуство

Еден начин да ги скратите презентациите е да ги напишете како да се среќавате лице в лице. Вие не би сакале да одите во петминутен монолог кога ќе се сретнете со некого лично. Значи, не го стори тоа во е-пошта.

Не знаете дали е неопходно воведување. Можеби веќе сте го контактирале примачот, но не знаете дали таа ќе ве запомни. Можете да ги оставите вашите ингеренции во вашиот електронски потпис.

Ова ги избегнува недоразбирањата. Повторно ќе го презентирате на некој кој веќе го познавате вие ​​груб. Ако таа не знае дали таа те познава, само може да ѝ дозволи да ја провери твојата потпис.

Ограничете се на пет реченици

Во секоја е-пошта која ја пишувате, мора да употребите доволно реченици за да го кажете она што ви треба, повеќе не. Корисна практика е да се ограничите на пет реченици.

Помалку од пет реченици често се брутални и груби, повеќе од пет реченици губат време.

Ќе има моменти кога ќе биде невозможно да се задржи е-пошта со пет реченици. Но, во повеќето случаи, пет реченици се доволни.

Усвојување на дисциплина на пет реченици и ќе се најдете себеси пишувајќи пораки побрзо. Исто така, ќе добиете повеќе одговори.

Користете кратки зборови

Во 1946, Џорџ Орвел им советуваше на писателите никогаш да не користат долг збор каде што ќе направи кратко.

Овој совет е уште поважно денес, особено кога пишувате електронски пораки.

Кратките зборови покажуваат почит кон читателот. Со користење на кратки зборови, ја направивте вашата порака лесно да се разбере.

Истото важи и за кратки реченици и ставови. Избегнувајте да пишувате големи блокови на текст ако сакате вашата порака да биде јасна и лесно да се разбере.

Користете го активниот глас

Активниот глас е полесен за читање. Исто така, поттикнува акција и одговорност. Навистина, во активниот глас, речениците се фокусираат на лицето кое делува. Во пасивниот глас, речениците се фокусираат на објектот на кој дејствува. Во пасивен глас, може да изгледа дека работите се случуваат сами. На активен начин, работите се случуваат само кога луѓето дејствуваат.

Се држи до стандардна структура

Кој е клучот за чување на вашите пораки? Користете стандардна структура. Ова е дефиниција која можете да ја следите за секоја е-пошта што ја пишувате.

READ  Состанок за синтетизирање на е-пошта

Во прилог на чување на вашите пораки, по стандардна структура, исто така, ви помага брзо да пишувате.

Со текот на времето, ќе развиете структура која ќе работи за вас. Еве едноставна структура за да започнете:

  • Поздрав
  • Комплимент
  • Причината за вашата е-пошта
  • Повик за акција
  • Завршна порака (затворање)
  • Потпис

Ајде да погледнеме во секоја од овие во длабочина.

  • Ова е првата линија на е-пошта. "Здраво, [Име]" е типичен поздрав.

 

  • Кога прв пат испраќате е-пошта, комплимент е одличен почеток. Добро напишаниот комплимент исто така може да послужи како вовед. На пример:

 

„Уживав во твојата презентација на [темата] на [датум]. "

„Го најдов вашиот блог за [темата] навистина корисен. "

„Беше задоволство да се сретнам со вас на [настанот]. "

 

  • Причината за вашата е-пошта. Во тој дел, ќе речете: „sendе испратам е-пошта да прашам…“ или „Се прашував дали можеш да помогнеш…“ Понекогаш ќе ви требаат две реченици за да ги објасните вашите причини за пишување.

 

  • Повик за акција. Откако ќе ја објасните причината за вашата е-пошта, не претпоставувајте дека примачот ќе знае што да прави. Дајте конкретни упатства. На пример:

„Можете ли да ми ги испратите овие датотеки до четврток? "

„Може ли да го напишете ова во следните две недели? "

„Ве молам, пишете му на Јан за тоа и кажете ми кога ќе го сторите тоа. "

Со структурирање на вашето барање во форма на прашање, примачот е поканет да одговори. Алтернативно, можете исто така да користите: „дозволете ми да знам кога го направивте ова“ или „дозволете ми да знам дали е тоа во ред за вас“. "

 

  • затворање. Пред да ја испратите вашата е-пошта, задолжително вклучете порака за затворање. Ова има двојна цел да го потврди вашиот повик за акција и да го направите примателот да се чувствува добро.

 

Примери за добри линии за затворање:

„Ви благодариме за целата помош во ова. "

„Едвај чекам да чујам што мислите. "

„Известете ме ако имате какви било прашања. "

  • За да се заврши размислувањето за додавање на вашиот потпис му претходи порака на честитки.

Тоа би можело да биде "Со почит", "Искрено", "Имајте пријатен ден" или "Ви благодарам".