Професионално писмо е пишан документ, кој обезбедува формален однос помеѓу различни соговорници. Има многу обична внатрешна структура. Суштински напишано на една страница, или две исклучително. Стручното писмо најчесто содржи еден предмет. Оваа внатрешна структура има предност. Неговиот план за пишување може да остане ист, без оглед на се. Очигледно, ќе има промени со оглед на целта. Сепак, било да е тоа едноставно барање за информации, апликација, па дури и поплака. Планот за пишување професионална преписка ќе остане практично непроменет.
Минатото, сегашноста, иднината: трифазен план за успешно професионално писмо
Употребата на минатото, сегашноста и иднината, во оваа хронолошка хиерархија, се однесува на триптихот на планот за пишување на професионално писмо. Тоа е едноставен и ефикасен план за спроведување во сите ситуации. Да се прашувате, да пренесувате информации, да ја објаснувате дадената тема или дури да го убедите вашиот читател. Ефикасност, што е оправдано во однос налогичен редослед забележани во неговата структура.
Минатото: чекор број 1 од планот
Ние пишуваме писмо најчесто, врз основа на преседан, почетна или претходна ситуација. Тоа може да биде добиено писмо, состанок, посета, телефонско интервју итн. Целта на пишувањето на првиот дел од ова писмо е да се соопштат причините за испраќање. Или едноставно, контекстот што ја опишува ситуацијата. Потсетувањето на фактите генерално се изразува во иста реченица. Сепак, поудобно е оваа реченица да се конструира во под-реченици. За илустрација, можеме да ги имаме следниве изрази:
- Го потврдувам приемот на вашето писмо, информирајќи ме за ...
- Во вашето писмо со датум
- Донесете до наше знаење ...
- Со оглед на вашето соопштение за печатот објавено од весникот ХХХ (референца бр. 12345), ние само предложивме ...
- Откако извршивме верификација на вашата сметка, откривме ...
Во ситуации кога причината за пишување на писмото не е поврзана со минат факт. Во тој момент го имаме првиот пасус од поштата каде авторот се претставува и своето основање. Потоа продолжете со наведување на вашето барање или нудење на разни услуги. На пример, во контекст на барање за информации или предлог на услуга, може да ги имаме следниве изрази:
- Како експерти во безбедносниот сектор, доаѓаме преку ова.
- Имајќи задоволство од нашите клиенти во срцето, сакавме ...
- Ние сме многу среќни да објавиме дека планиравме за нашите клиенти ...
Во контекст на спонтана апликација (стажирање или работа), можеме да ги имаме и изразите подолу:
- Вашата компанија го привлече вниманието и како студент во …………, би сакала да аплицирам за пракса
- Неодамна дипломирав во ...
Примачот на кого е упатено писмото, од првиот пасус, мора да го разбере предметот на вашето писмо.
Сегашноста: чекор број два од планот
Овој втор дел од планот се однесува на причините што го оправдуваат пишувањето на писмото на време Т. Во однос на претходната состојба изразена во првиот дел. На ова ниво, станува збор за или расправање, информирање, објаснување, па дури и испрашување. Во зависност од сложеноста на ситуацијата, овој дел може да се напише или во целосен пасус или да ја претстави главната идеја во една реченица. За илустрација, можеме да ги имаме следниве изрази:
- Забележувајќи дека на датумот на… фактура n °… не е расчистена, ние
- Членството на нашата организација ве уверува и ...
- И покрај фактот дека договорот предвидува почеток на работа на датумот…, ние со изненадување забележуваме и имавме проблем да ги разбереме одложувањата пријавени од г..
Иднината: чекор број 3 од планот
Овој трет и последен дел ги затвора првите двајца со известување за последиците да дојде.
Или ќе ги искажеме нашите намери, како автор на писмото, и на тој начин можеме да користиме изрази од типот:
- Денес јас лично ќе се погрижам за испраќање на предметите што ги баравте
- Подготвени сме да ги замениме ... земајќи го предвид секако оригиналот.
- Ве молиме приближете се до билетарницата… ..
Или ќе изразиме желба, барајќи или охрабрувајќи го примателот да дејствува или да реагира. Така можеме да ги имаме следниве формулации:
- Вие сте поканети да се приближите до шалтерот
- Затоа ве замолувам брзо да ги повикате своите експерти со цел да ...
- Вашата ажурност да ја решите оваа ситуација со нетрпение се чека.
Целта на пишувањето на ова писмо потенцијално може да биде придружена со аргумент:
- Willе ја прилагодите ситуацијата што е можно побрзо (објективно) според општите и специфичните одредби на договорот. (Аргумент)
- Можете ли да ја организирате мојата испорака што е можно побрзо ? (Цел) Бескорисно е да ве потсетувам дека испораката мора да се изврши на закажаниот термин, во поглед на вашите услови за продажба. (Аргумент)
Iteубезна формула, неопходна за затворање на вашето професионално писмо !
За правилно завршување на професионално писмо, од суштинско значење е да напишете пристојна фраза. Во реалноста тоа е двојна iteубезна формула, која се состои од израз, но исто така и од формула „пред заклучок“.
Или имаме формула за учтивост, одразувајќи одредена срдечност:
- Добијте однапред благодарност за ...
- Се извинуваме за оваа неочекувана ситуација
- Јас секогаш ќе бидам достапен да разговарам за тоа на состанок
- Можете да контактирате со нас во кое било време за да ...
- Се надеваме дека оваа понуда ќе ги исполни вашите очекувања и секако ви стоиме на располагање за дополнителни информации.
Или имаме iteубезна формула:
- Ве замолуваме да ги прифатите, госпоѓо, господине, со почит.
- Ве молам, верувајте, господине, во изразот на нашите најдобри чувства.
- Ве молам, прифатете, госпоѓо, со почит.
Предноста на овој план при пишување на професионално писмо е од една страна неговата трезвеност во пишувањето на содржината и од друга страна, едноставноста во читањето наспроти примателот. Сепак, овој временски рок не се препорачува за покомплексна и подолга содржина.
