Напиши да биде прочитан

Еден колега штотуку ви испрати е-пошта за состанок што го имате за еден час. Е-поштата треба да ги содржи клучните информации што треба да ги презентирате, како дел од важен проект.

Но, има проблем: е-поштата е толку лошо напишана што не можете да ги најдете податоците што ви се потребни. Има правописни грешки и нецелосни реченици. Пасусите се толку долги и збунувачки што ви треба три пати повеќе отколку што е потребно да ги најдете информациите што ги сакате. Како резултат на тоа, вие сте недоволно подготвени за состанокот и тој не оди толку добро како што сте се надевале.

Дали некогаш сте се соочиле со слична ситуација? Во свет преоптоварен со информации, од суштинско значење е да се комуницира јасно, концизно и ефективно. Луѓето немаат време да читаат мејлови во должина од книги и немаат трпение да ги толкуваат е-поштата кои се лошо конструирани и каде корисни информации се расфрлани насекаде.

Плус вашиот вештини за пишување се добри, толку подобар впечаток ќе оставите на оние околу вас, вклучувајќи го вашиот шеф, колегите и клиентите. Никогаш не знаете до каде ќе ве одведат овие добри впечатоци.

Во оваа статија, ќе видиме како можете да ги подобрите вештините за пишување и да ги избегнувате вообичаените грешки.

Публика и формат

Првиот чекор за јасно пишување е да се избере соодветен формат. Дали треба да испратите неформална е-пошта? Напишете детален извештај? Или да напишете формално писмо?

Форматот, заедно со вашата публика, ќе го дефинира вашиот „глас за пишување“, односно колку треба да биде формален или релаксиран тонот. На пример, ако пишувате е-пошта до потенцијален клиент, дали треба да има ист тон како е-пошта до пријател?

Дефинитивно не.

Започнете со идентификување кој ќе ја прочита вашата порака. Дали е тоа за високи раководители, целиот тим или мала група која работи на одредена датотека? Во сè што пишувате, вашите читатели или приматели треба да го дефинираат вашиот тон, како и аспектите на содржината.

Состав и стил

Откако ќе знаете што пишувате и за кого пишувате, мора да започнете да пишувате.

Празен, бел компјутерски екран често е застрашувачки. Лесно е да се заглавите бидејќи не знаете како да започнете. Обидете се со овие совети за составување и форматирање на вашиот документ:

 

  • Започнете со вашата публика: Запомнете дека вашите читатели можеби не знаат ништо за тоа што им го кажувате. Што треба прво да знаат?
  • Направете план: Ова е особено корисно ако пишувате подолг документ, како што е извештај, презентација или говор. Контурите ви помагаат да идентификувате кои чекори да ги следите по кој редослед и да ја разделите задачата на информации што може да се управуваат.
  • Обидете се со малку емпатија: На пример, ако пишувате е-пошта за продажба за потенцијалните клиенти, зошто тие треба да се грижат за вашиот производ или за вашиот продажен терен? Која е користа за нив? Запомнете ги потребите на вашата публика во секое време.
  • Користете го реторичкиот триаголник: Ако се обидувате да убедите некого да направи нешто, не заборавајте да објасните зошто луѓето треба да ве слушаат, да ја пренесете вашата порака на начин што ќе ја вклучи вашата публика и да ги презентирате информациите на рационален и кохерентен начин.
  • Идентификувајте ја вашата главна тема: Ако ви е тешко да ја дефинирате главната тема на вашата порака, преправајте се дека имате уште 15 секунди да ја објасните вашата позиција. Што кажа ? Ова е веројатно вашата главна тема.
  • Користете обичен јазик: Освен ако не пишувате научен труд, обично е најдобро да користите едноставен, јасен јазик. Не користете долги зборови само за да ги импресионирате луѓето.

Структура

Вашиот документ треба да биде што е можно поедноставен за корисниците. Користете наслови, преводи, куршуми и броеви што е можно повеќе за да го разделите текстот.

На крајот на краиштата, што би можело да биде полесно за читање: страница исполнета со долги пасуси или страница поделена на кратки параграфи со наслови на делови и точки? Документ кој е лесен за скенирање ќе се чита почесто отколку документ со долги, густи пасуси.

Насловите треба да го привлечат вниманието на читателот. Користењето прашања често е добра идеја, особено во копии од реклами, бидејќи прашањата помагаат кај читателот да остане заинтересиран и љубопитен.

Во e-mail и предлози, користете кратки, фактички наслови и преводи, како што се оние во овој член.

Додавањето графики исто така е паметен начин за одделување на вашиот текст. Овие визуелни помагала не само што им овозможуваат на читателот да го задржи своето внимание на содржината, туку и да комуницира со важни информации многу побрзо од текстот.

Граматички грешки

Веројатно знаете дека грешките во вашата е-пошта ќе направат вашата работа да изгледа непрофесионално. Неопходно е да се избегнат груби грешки со тоа што ќе си проверите на правопис и ќе го ревидирате вашиот правопис колку што е можно повеќе.

Еве неколку примери на најчесто користени зборови:

 

  • Испраќам / испраќам / праќам

 

Глаголот "да испрати" да биде глагол од првата група, секогаш ќе пишувате во првото лице на еднина "Јас праќам" со "е". "Испорака" без "е" е име ("пратка") и може да биде множина: "пратки".

 

  • Јас ви се придружам / јас ви се придружам

 

Еден секогаш ќе пишува "Јас ќе ти се придружам" со "s". "Заеднички" со "т" е конјугацијата на третото лице еднина "тој се приклучува".

 

  • Краен рок / рок

 

Дури и ако "браник" е прицврстен на женско име, не ставајте во искушение и секогаш напишете "браник" без "е".

 

  • Препорака / препорака

 

Ако на англиски пишуваме "препорака" со "е", на француски секогаш пишуваме "препорака" со "а".

 

  • Дали има / е таму / е таму

 

Ние додаваме еуфоничен „т“ во прашалните формули за да го олесниме изговорот и да спречиме две самогласки по ред. Затоа ќе напишеме „таму е“.

 

  • Во однос на / во смисла на

 

Никогаш не пишува "во смисла на" без ". Секогаш постојат неколку "термини" во употребата на овој израз.

 

  • На / меѓу

 

Бидете внимателни да не бидете заведени со зборот "освен" што завршува со "s". Никогаш не пишува "меѓу" со "s". Тоа е предлог и е непроменлив.

 

  • Како што е договорено / како што е договорено

 

Дури и ставено на женско име, "како што е договорено" е секогаш непроменливо и никогаш не зема "е".

 

  • Одржување / услуга

Не мешајте го името и глаголот. Името "интервју" без "т" опишува размена или "интервју за работа". Коњугираниот глагол во третото лице на еднина "одржува" се користи кога станува збор за вршење на дејствување за одржување на нешто.

Некои од вашите читатели нема да бидат совршени во правописот и граматиката. Тие не можат да забележат ако ги направите овие грешки. Но, не го користете ова како изговор: обично ќе има луѓе, особено високи извршни директори, кои ќе забележат!

Поради оваа причина, сè што пишувате треба да биде со прифатлив квалитет за сите читатели.

верификација

Непријателот на доброто лекторирање е брзината. Многу луѓе брзаат преку нивните мејлови, но на тој начин ги пропуштате грешките. Следете ги овие упатства за да потврдите што сте напишале:

  • Проверете ги заглавјата и подножјата: Луѓето често ги игнорираат за да се фокусираат само на текстот. Само затоа што заглавјата се големи и задебелени, не значи дека се без грешки!
  • Прочитајте ја е-поштата на глас: Ова ве присилува да одите побавно, што значи дека е поголема веројатноста да откриете грешки.
  • Користете го прстот за да го следите текстот додека го читате: Тоа е друга работа што ви помага да се забави.
  • Започнете на крајот од вашиот текст: Повторно прочитајте ја реченицата од крајот до почетокот, таа ви помага да се фокусирате на грешките, а не на содржината.