Кога некои вработени отсуствуваат од различни причини без да го известат нивниот претпоставен или менаџер, тие не знаат како да ја кажат својата поента. На други, исто така, им е тешко да побараат кратко отсуство кога имаат одреден број лични проблеми да бидат платени.
Влијанието на твоето отсуство во голема мера зависи од природата на вашата работа и од политиката што се применува на вашето работно место. Вашето отсуство, особено ако не е објавено однапред, може да биде многу скапо за вашата организација. Затоа, пред да одлучите да бидете далеку, размислете за тоа. Ако ова се случи или се случило, користењето е-пошта за да му се извиниш или да му објасниш на вашиот претпоставен е одличен начин за ефикасно и брзо комуницирање.
Пред да напишете оправдување на е-пошта
Овој напис има за цел да покаже како вработен со една или повеќе легитимни причини може да ја оправда својата потреба да биде отсутен или причината зошто не можел да биде присутен на своето работно место. Како вработен, важно е да сте сигурни за можните последици од отсуството без отсуство. Нема гаранција дека вашата е-пошта за извинување ќе добие поволен одговор. Исто така, не постои гаранција дека кога ќе напишете е-пошта со барање за одмор од работа, тоа ќе биде примено позитивно.
Меѓутоа, кога мора да бидете отсутни од итни причини и не можете да стигнете до вашиот шеф, неопходно е да напишете е-пошта што е можно поскоро, во која ќе бидат содржани прецизни причини за ова отсуство. Исто така, кога однапред знаете дека треба да се справите со важни лични или семејни проблеми, мудро е да се составува е-пошта што ги содржи вашите извинувања за непријатностите и неколку објаснувања ако е можно. Ова го правите со надеж дека ќе го намалите влијанието на вашиот личен живот врз вашата работа.
Конечно, проверете дали сте запознаени со политиката и протоколот на вашата компанија за тоа како да отсуствувате од вашата група. Компанијата може да направи одредени отстапки во случај на вонредна состојба и да обезбеди начин за нивно управување. Најверојатно ќе има политика за бројот на денови помеѓу кога треба да аплицирате и деновите кога ќе бидете отсутни.
Упатства за пишување на е-пошта
Користете формален стил
Оваа е-пошта е официјална. Треба да биде напишано во формален стил. Од темата до заклучокот, сè треба да биде професионално. Вашиот претпоставен, заедно со сите останати, очекува да ја изразите сериозноста на ситуацијата во вашата е-пошта. Поверојатно е дека вашиот случај ќе биде слушнат кога ќе напишете таква е-пошта во формален стил.
Испратете ја пораката порано
Ние веќе ја истакнавме важноста на почитување на политиката на компанијата. Исто така, забележете дека ако треба да напишете е-пошта која содржи професионален изговор, важно е да го сторите тоа што е можно поскоро. Ова е особено важно кога не успеете и не сте дојдени да работите без дозвола. Известувањето на вашиот шеф рано по неоправдано отсуство може да се избегне предупредување. Ве известувајќи однапред за случајот на виша сила во која ќе се најдете, ќе и помогнете на компанијата да избере соодветна замена или да договори.
Бидете концизни со деталите
Бидете кратки. Не треба да навлегувате во детали за тоа што се случило што ве навело да не бидете таму или наскоро да отсуствувате. Само споменете ги важните факти. Ако побарате дозвола однапред, наведете ги деновите во кои имате намера да отсуствувате. Бидете конкретни со датумите, не давајте проценки.
Нуди помош
Кога пишувате е-пошта за оправдување дека сте отсутни, не заборавајте да покажете дека се грижите за продуктивноста на компанијата. Не е во ред само да кажете дека ќе отсуствувате, да се понудите да направите нешто што ќе ги намали ефектите од вашето отсуство. На пример, можете да го направите ова кога ќе се вратите или ќе разговарате со колега да ве замени. Некои компании може да имаат политики како што се одбитоци од плата за неколку дена. Затоа, обидете се целосно да ја разберете политиката на компанијата и како можете да работите со неа.
Е-пошта Пример 1: Како да напишете е-пошта за извинување (откако ќе пропуштите работен ден)
Предмет: Доказ за отсуство од 19 година
Здраво г-дин Гилоу,
Прифатете ја оваа е-пошта како официјално известување дека не можев да присуствувам на работа на 19 ноември 2018 година поради настинка. Лиам и Артур го зазедоа моето место во мое отсуство. Тие ги исполнија сите мои задачи за тој ден.
Се извинувам што не можам да комуницирам со вас пред да заминам од работа. Жал ми е ако има некои непријатности за бизнисот.
На оваа е-пошта го прикачив моето лекарско уверение.
Ве молам известете ме ако ви требаат дополнителни информации.
Ви благодариме за вашето разбирање.
Cordialement,
Итан Гаудин
Е-пошта Пример 2: Како да напишете е-пошта за извинување за идно отсуство од вашата работа
Предмет: Управување со мојот ден на отсуство 17 / 12 / 2018
Почитувана, Мадам Паскал,
Прифатете ја оваа е-пошта како официјално известување дека ќе отсуствувам од работа на 17 декември 2018 година. Тој ден ќе се појавам како професионален сведок во судот. Ве информирав за мојата покана на суд минатата недела и за императивната потреба да бидам присутен.
Се договорив со Габин Тибо од ИТ секторот, кој моментално е на одмор да ме замени. За време на судските паузи ќе се јавам да видам дали му треба помош.
Ви благодариме.
Cordialement,
Ема Вали
