Извештајот: 4 суштински точки што треба да ги знаете за да успеете
Мора да направите извештајили извештај на барање на вашиот менаџер. Но, не знаете од каде да започнете или како да го формулирате.
Еве, откривам едноставна процедура во 4 поени со цел да го реализирам овој извештај ефикасно и со одредена брзина. Таа мора да биде напишана во логичка хронологија.
Која е употребата на извештајот?
Тоа му дава можност на лицето за кое има намера да може да се потпре презентираните податоци да одлучува за акција. Информациите што се евидентирани во извештајот овозможуваат да се одговори на едно или повеќе прашања неопходни за донесување одлуки.
Тоа, рече, вработениот може да напише извештај со цел да им понуди предлози на својот претпоставен за одредена тема со цел да се направат подобрувања, на пример, за организирање на услуга или замена на материјали. Извештајот е одличен начин за комуникација помеѓу претпоставениот и неговите потчинети.
Во зависност од целта на извештајот, неговата презентација може да биде различна, но постапката што ја објавувам подолу важи за сите извештаи што ќе треба да ги направите.
Прва точка - Барањето мора да биде прецизно и експлицитно.
Оваа прва точка ќе биде основната точка на која ќе се заснова целата ваша работа. Исто така ќе ја разграничи предметната област.
Примачот на извештајот
- Што точно тој сака од вашиот извештај?
- Кои ќе бидат целите и целите на извештајот за него?
- Колку извештајот ќе биде корисен за вашиот примател?
- Дали примателот веќе го знае предметот?
- Знајте какво е нивното знаење за да не ги повторувате веќе познатите информации.
Случајот и модалитетите
- Каква е ситуацијата?
- Кои се причините поврзани со барањето за извештајот: тешкотии, трансформации, еволуции, модификации, подобрувања?
Втора точка - разгледајте, изберете и соберете ги основните информации.
Информациите можат да бидат многу, без разлика дали се белешки, документи или други извештаи и разни извори, но важно е да се биде селективен да се запомнат само оние кои се суштински, суштински и суштински и да не се занесуваат со информации со помал интерес или повторувања што би можеле да му наштетат на финалниот извештај. Затоа, треба да ги користите само најсоодветните информации што одговараат на бараниот извештај.
Трета точка - организирајте го и извршете го планот
Типично, планот започнува со вовед, потоа продолжува со развој и завршува со заклучок.
Подолу, изложениот план е оној кој обично се исполнува. Улогата на воведувањето и заклучокот не се разликува, задржувајќи ја својата суштинска улога. Напротив, развојот може да биде замислен на променлив начин според извештајот што ќе треба да го реализирате.
Воведување на извештајот
Дава суштински информации поврзани со самата причина за извештајот; нејзините мотивации, неговите намери, неговиот основен суштест, неговите привилегии.
Оваа информација треба да собере во неколку збора целта на извештајот, во концизен текст додека е детална и целосна.
Апсолутно е неопходно да се занемари воведувањето, бидејќи во однапред ги опишува прецизните податоци за барањето што им овозможува на примачот и писателот на извештајот да се уверат дека се разболеле. Исто така, помага да се запамети условите на барањето, ситуацијата, условите кога извештајот не е веднаш испитан или ако е неопходно да се преиспита подоцна.
Развојот на извештајот
Развојот најчесто се дели на три дела.
- Опиплив и непристрасен попис на ситуацијата или контекстот, што е да се каже детален извештај за она што веќе постои.
- Јасна проценка за тоа што постои, потенцирајќи ги и позитивните аспекти и негативните форми, нудејќи фер анализа колку што е возбудлива и конкретна.
- Совети, предлози и препораки, што е можно поразвиени, поврзани со придобивките што им следуваат.
Заклучокот на извештајот
Не треба да содржи ниту еден нов предмет што не би бил индициран во развојот. Без да биде скратен говор на развојот, тука е да се донесе одговор со јасно да се предложи едно или следно решение за препораките наведени во оваа.
Четврта точка - Пишување на извештајот
Некои правила што се заеднички за сите редакции треба да се почитуваат. Акцентот ќе биде ставен на разбирлив и достапен речник беспрекорен правопис за повеќе професионализам, кратки реченици за подобро разбирање, воздушеста структура на параграфите за добро владеење на читање.
Земајќи посебна грижа во форма на својот извештај, читателот или примачот може да им понуди леснотија и удобност за читање од суштинско значење.
- Мора да бидете концизни и експлицитни во вашето пишување
- За да обезбедите подобра флуидност во читањето на извештајот, упатете го читателот на додаток кој ќе ви даде некои дополнителни информации на вашите објаснувања кога е потребно.
- Вклучете резиме кога вашиот извештај се протега на повеќе од три страници, што му овозможува на примателот да се ориентира во читањето, ако тоа е по негов избор.
- Кога е профитабилно или суштинско, интегрирајте табели и други графикони што го рефлектираат вашето пишување за да ги илустрирате податоците. Тие можат да бидат неопходни во некои случаи за добро разбирање.
- Не изоставувајте ги насловите и поднасловите за јасно разграничување на секој дел од вашиот извештај, за повторно да добиете флуидност.
Како заклучок: Што да се запамети
- Правилно толкување и разбирање на апликацијата ви овозможува да одговорите без да бидете покрај субјектот да стекнете ефикасност.
- Во вашиот извештај, вие сте во можност да ги споделите вашите идеи со заземање став против едноставниот извештај.
- За да биде ефективен, вашиот извештај мора да даде одговори на прашањата поставени од неговиот примател, па оттука и примарниот интерес на целата презентација; изготвување, структура, изјава и нејзино расплетување; вовед, развој, заклучок.
- Објаснете ги вашите аргументи, забелешки и предложени решенија.
За обликување на Microsoft Word, ова заобиколување од 15 минути на YouTube ќе ви биде повеќе од корисно.
