ഇമെയിൽ ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള ഒരു പ്രധാന ഉപകരണമാണ്, എന്നാൽ Sendmail നടത്തിയ ഒരു വോട്ടെടുപ്പ്. ഇത് 64% പ്രൊഫഷണലുകൾക്ക് പിരിമുറുക്കമോ ആശയക്കുഴപ്പമോ മറ്റ് പ്രതികൂല പ്രത്യാഘാതങ്ങളോ ഉണ്ടാക്കിയതായി വെളിപ്പെടുത്തി.

അതിനാൽ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ എങ്ങനെ ഒഴിവാക്കാൻ കഴിയും? ആവശ്യമുള്ള ഫലങ്ങൾ നൽകുന്ന ഇമെയിലുകൾ എങ്ങനെ എഴുതാൻ കഴിയും? ഈ ലേഖനത്തിൽ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ഉപയോഗം വ്യക്തവും ഫലപ്രദവും വിജയകരവുമാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താൻ നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാനാകുന്ന തന്ത്രങ്ങൾ ഞങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്യുന്നു.

ഒരു ശരാശരി ഓഫീസ് തൊഴിലാളിക്ക് ഒരു ദിവസം ഏകദേശം എൺപതോളം ഇമെയിലുകൾ ലഭിക്കുന്നു. ഈ മെയിലുകൾ ഉപയോഗിച്ച്, വ്യക്തിഗത സന്ദേശങ്ങൾ എളുപ്പത്തിൽ മറക്കും. നിങ്ങളുടെ ലളിതമായ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുക, അങ്ങനെ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ ശ്രദ്ധിക്കപ്പെടുകയും ഉപയോഗിക്കുകയും ചെയ്യും.

  1. ഇമെയിൽ വഴി വളരെയധികം ആശയവിനിമയം നടത്തരുത്.
  2. വസ്തുക്കളെ നന്നായി ഉപയോഗിക്കുക.
  3. വ്യക്തവും ലഘുസന്ദേശവും ഉണ്ടാക്കുക.
  4. ധാരാളമായിരിക്കുക.
  5. നിങ്ങളുടെ ടോൺ പരിശോധിക്കുക.
  6. ഭാമ്യമൃതിയുടെ.

ഇമെയിൽ വഴി വളരെയധികം ആശയവിനിമയം നടത്തരുത്

ജോലിസ്ഥലത്തെ സമ്മർദ്ദത്തിന്റെ ഏറ്റവും വലിയ ഉറവിടങ്ങളിലൊന്ന് ആളുകൾക്ക് ലഭിക്കുന്ന ഇമെയിലുകളുടെ വലിയ അളവാണ്. അതിനാൽ, നിങ്ങൾ ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതാൻ തുടങ്ങുന്നതിനുമുമ്പ്, സ്വയം ചോദിക്കുക: "ഇത് ശരിക്കും ആവശ്യമാണോ?"

ഈ സന്ദർഭത്തിൽ, വീണ്ടും ചർച്ചകൾക്ക് വിഷയമാകാൻ സാധ്യതയുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾ ടെലിഫോൺ അല്ലെങ്കിൽ തൽക്ഷണ സന്ദേശമയയ്‌ക്കൽ ഉപയോഗിക്കണം. ഒരു കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ പ്ലാനിംഗ് ടൂൾ ഉപയോഗിക്കുകയും വ്യത്യസ്ത തരത്തിലുള്ള സന്ദേശങ്ങൾക്കുള്ള മികച്ച ചാനലുകൾ തിരിച്ചറിയുകയും ചെയ്യുക.

സാധ്യമാകുമ്പോൾ, മോശം വാർത്തകൾ വ്യക്തിപരമായി നൽകുക. നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം തെറ്റായി എടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, സഹാനുഭൂതിയോടെയും, സഹാനുഭൂതിയോടെയും, ആശയവിനിമയത്തിലൂടെയും നിങ്ങളെ ആശയവിനിമയം ചെയ്യാൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.

വസ്തുക്കളെ നന്നായി ഉപയോഗിക്കുക

ഒരു പത്രത്തിന്റെ തലക്കെട്ട് രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യുന്നു: അത് നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധ പിടിച്ചുപറ്റുകയും ലേഖനത്തെ സംഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിനാൽ അത് വായിക്കണോ വേണ്ടയോ എന്ന് നിങ്ങൾക്ക് തീരുമാനിക്കാം. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ സബ്ജക്റ്റ് ലൈനും ഇതുതന്നെ ചെയ്യണം.

ഒരു വസ്തു ശൂന്യമായ ഇടം "സ്പാം" ആയി അവഗണിക്കപ്പെടാനോ നിരസിക്കാനോ സാധ്യതയുണ്ട്. അതിനാൽ ഇമെയിൽ എന്താണെന്ന് സ്വീകർത്താവിനോട് പറയാൻ എപ്പോഴും നന്നായി തിരഞ്ഞെടുത്ത കുറച്ച് വാക്കുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം പ്രതിവാര പ്രോജക്റ്റ് റിപ്പോർട്ട് പോലെയുള്ള ഒരു സാധാരണ ഇമെയിൽ സീരീസിന്റെ ഭാഗമാണെങ്കിൽ, വിഷയ വരിയിൽ തീയതി ഉൾപ്പെടുത്താൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിച്ചേക്കാം. പ്രതികരണം ആവശ്യമുള്ള ഒരു സന്ദേശത്തിന്, "ദയവായി നവംബർ 7-നകം" എന്നതുപോലുള്ള പ്രവർത്തനത്തിനുള്ള കോൾ നിങ്ങൾക്ക് ഉൾപ്പെടുത്താം.

നന്നായി എഴുതിയ സബ്ജക്ട് ലൈൻ, ചുവടെയുള്ളത് പോലെ, സ്വീകർത്താവ് ഇമെയിൽ തുറക്കാതെ തന്നെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നു. സ്വീകർത്താക്കൾ അവരുടെ ഇൻബോക്‌സ് പരിശോധിക്കുമ്പോഴെല്ലാം നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് ഓർമ്മപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു നിർദ്ദേശമായി ഇത് പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

 

മോശം ഉദാഹരണം നല്ല ഉദാഹരണം
 
വിഷയം: മീറ്റിംഗ് വിഷയം: ഗേറ്റ്‌വേ പ്രോസസ്സിനെക്കുറിച്ചുള്ള മീറ്റിംഗ് - 09h 25 ഫെബ്രുവരി 2018

 

സന്ദേശങ്ങൾ വ്യക്തവും സംക്ഷിപ്തവും നിലനിർത്തുക

പരമ്പരാഗത ബിസിനസ് അക്ഷരങ്ങൾ പോലെ, ഇമെയിലുകൾ വ്യക്തമായതും ലഘുവായിരിക്കണം. നിങ്ങളുടെ വാചകം ഹ്രസ്വവും കൃത്യവുമായി സൂക്ഷിക്കുക. ഇമെയിലിന്റെ ബോഡി നേരിട്ട് വിവരമറിയിക്കണം, ഒപ്പം എല്ലാ പ്രസക്ത വിവരങ്ങളും ഉണ്ടായിരിക്കണം.

പരമ്പരാഗത കത്തുകളിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, ഒന്നിലധികം ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കുന്നതിന് ഒരെണ്ണം അയയ്‌ക്കുന്നതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ ചിലവില്ല. അതിനാൽ വ്യത്യസ്ത വിഷയങ്ങളിൽ ഒരാളുമായി ആശയവിനിമയം നടത്തണമെങ്കിൽ, ഓരോന്നിനും പ്രത്യേകം ഇമെയിൽ എഴുതുന്നത് പരിഗണിക്കുക. ഇത് സന്ദേശം വ്യക്തമാക്കുകയും ഒരു സമയത്ത് ഒരു വിഷയത്തോട് പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങളുടെ ലേഖകനെ അനുവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

 

മോശം ഉദാഹരണം നല്ല ഉദാഹരണം
വിഷയം: വിൽപന റിപ്പോർട്ട് സംബന്ധിച്ച പുനരവലോകനം

 

ഹായ് മിഷേൽ,

 

കഴിഞ്ഞ ആഴ്ച ഈ റിപ്പോർട്ട് അയച്ചതിന് നന്ദി. ഞാൻ ഇന്നലെ ഇത് വായിച്ചു, അധ്യായം 2 ന് ഞങ്ങളുടെ വിൽപ്പന കണക്കുകളെക്കുറിച്ച് കൂടുതൽ വ്യക്തമായ വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമാണെന്ന് തോന്നുന്നു. ടോൺ കൂടുതൽ ഔപചാരികമായിരിക്കാമെന്നും ഞാൻ കരുതുന്നു.

 

കൂടാതെ, ഈ വെള്ളിയാഴ്ച പുതിയ പരസ്യ കാമ്പെയ്‌നിനെക്കുറിച്ച് പബ്ലിക് റിലേഷൻസ് ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റുമായി ഞാൻ ഒരു മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്‌തിട്ടുണ്ടെന്നും നിങ്ങളെ അറിയിക്കാൻ ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു. അവൾ 11:00 മണിക്കാണ്, ചെറിയ കോൺഫറൻസ് റൂമിലായിരിക്കും.

 

നിങ്ങൾ ലഭ്യമാണെങ്കിൽ ദയവായി എന്നെ അറിയിക്കുക.

 

നന്ദി,

 

തോമസ്സ്

വിഷയം: വിൽപന റിപ്പോർട്ട് സംബന്ധിച്ച പുനരവലോകനം

 

ഹായ് മിഷേൽ,

 

കഴിഞ്ഞ ആഴ്ച ഈ റിപ്പോർട്ട് അയച്ചതിന് നന്ദി. ഞാൻ ഇന്നലെ ഇത് വായിച്ചു, അധ്യായം 2 ന് ഞങ്ങളുടെ വിൽപ്പന കണക്കുകളെക്കുറിച്ച് കൂടുതൽ വ്യക്തമായ വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമാണെന്ന് തോന്നുന്നു.

 

ടോൺ കൂടുതൽ ഔപചാരികത കൈവരിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നു.

 

ഈ അഭിപ്രായങ്ങൾ മനസ്സിൽ സൂക്ഷിക്കാൻ നിങ്ങൾക്കാകുമോ?

 

നിങ്ങളുടെ കഠിനാധ്വാനത്തിന് നന്ദി!

 

തോമസ്സ്

 

(പിആർ മീറ്റിനെക്കുറിച്ച് കാമിലിൽ ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നു.)

 

ഇവിടെ സമനില പാലിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ആരെയെങ്കിലും ഇമെയിലുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ബോംബെറിയാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല, കൂടാതെ നിരവധി അനുബന്ധ പോയിന്റുകൾ ഒരു പോസ്റ്റിലേക്ക് സംയോജിപ്പിക്കുന്നത് അർത്ഥവത്താണ്. ഇത് സംഭവിക്കുമ്പോൾ, അക്കമിട്ട ഖണ്ഡികകളോ ബുള്ളറ്റ് പോയിന്റുകളോ ഉപയോഗിച്ച് ഇത് ലളിതമായി സൂക്ഷിക്കുക, ദഹിപ്പിക്കാൻ എളുപ്പമാക്കുന്നതിന് വിവരങ്ങൾ ചെറുതും നന്നായി ചിട്ടപ്പെടുത്തിയതുമായ യൂണിറ്റുകളായി "മുറിക്കുന്നത്" പരിഗണിക്കുക.

മുകളിലുള്ള നല്ല ഉദാഹരണത്തിൽ, മിഷേലിൻ എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് കാമിൽ വ്യക്തമാക്കിയിട്ടുണ്ട് (ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, റിപ്പോർട്ട് മാറ്റുക). നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് വേണ്ടതെന്ന് അറിയാൻ ആളുകളെ സഹായിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവർ അത് നിങ്ങൾക്ക് നൽകാനുള്ള സാധ്യത കൂടുതലാണ്.

ധാരാളമായിരിക്കുക

പരമ്പരാഗത അക്ഷരങ്ങളെ അപേക്ഷിച്ച് ഇ-മെയിൽ ലളിതമായ രീതിയിലാണെന്ന് ആളുകൾ ചിന്തിക്കുന്നു. എന്നാൽ നിങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്ന സന്ദേശങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണലിസം, മൂല്യങ്ങൾ, വിശദമായി ശ്രദ്ധിക്കുന്നത് എന്നിവ പ്രധാനമാണ്, അതിനാൽ ഔപചാരികതയുടെ ഒരു പ്രത്യേകത ആവശ്യമാണ്.

നിങ്ങൾ ആരുമായും നല്ല ബന്ധത്തിലല്ലെങ്കിൽ, അനൗപചാരിക ഭാഷ, സ്ലാംഗ്, പദപ്രയോഗങ്ങൾ, അനുചിതമായ ചുരുക്കെഴുത്തുകൾ എന്നിവ ഒഴിവാക്കുക. നിങ്ങളുടെ ഉദ്ദേശ്യം വ്യക്തമാക്കുന്നതിന് ഇമോട്ടിക്കോണുകൾ സഹായകമാകും, എന്നാൽ നിങ്ങൾക്ക് നന്നായി അറിയാവുന്ന ആളുകളുമായി മാത്രം അവ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.

നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം "ആത്മാർത്ഥതയോടെ," "നല്ല ദിവസം / വൈകുന്നേരം" അല്ലെങ്കിൽ "നിങ്ങൾക്ക് നല്ലത്" എന്ന രീതിയിൽ സ്ഥിതി ചെയ്യുക.

സ്വീകർത്താക്കൾ ഇമെയിലുകൾ പ്രിന്റ് ചെയ്യാനും മറ്റുള്ളവരുമായി പങ്കിടാനും തിരഞ്ഞെടുത്തേക്കാം, അതിനാൽ എപ്പോഴും മര്യാദയുള്ളവരായിരിക്കുക.

ടോൺ പരിശോധിക്കുക

ഞങ്ങൾ ആളുകളെ മുഖാമുഖം കാണുമ്പോൾ, അവരുടെ ശരീരം ഭാഷയും, ശബ്ദ ടണുകളും മുഖഭാവങ്ങളും അവർ എങ്ങനെ അനുഭവപ്പെടുന്നുവെന്ന് വിലയിരുത്താൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഇ-മെയിൽ ഈ വിവരങ്ങൾ ഞങ്ങളെ തടയുന്നു, അതായത് ആളുകൾ ഞങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങൾ തെറ്റിദ്ധരിച്ചു കഴിഞ്ഞാൽ ഞങ്ങൾക്ക് അറിയാൻ കഴിയില്ല എന്നാണ്.

നിങ്ങളുടെ പദങ്ങളുടെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്, വാക്യ ദൈർഘ്യം, ചിഹ്നനം, വലിയക്ഷരം എന്നിവ ദൃശ്യപരവും ശ്രവണപരവുമായ സൂചനകളില്ലാതെ എളുപ്പത്തിൽ തെറ്റായി വ്യാഖ്യാനിക്കാനാകും. ചുവടെയുള്ള ആദ്യ ഉദാഹരണത്തിൽ, യാൻ നിരാശനോ ദേഷ്യമോ ആണെന്ന് ലൂയിസ് ചിന്തിച്ചേക്കാം, എന്നാൽ വാസ്തവത്തിൽ, അയാൾക്ക് സുഖം തോന്നുന്നു.

 

മോശം ഉദാഹരണം നല്ല ഉദാഹരണം
ലൂയിസ്,

 

എനിക്ക് ഇന്ന് വൈകുന്നേരം 17 മണിക്ക് നിങ്ങളുടെ റിപ്പോർട്ട് ആവശ്യമാണ് അല്ലെങ്കിൽ എനിക്ക് എന്റെ സമയപരിധി നഷ്‌ടമാകും.

 

സൃഷ്ടി Yann

ഹൂ ലൂയിസ്,

 

ഈ റിപ്പോർട്ട് നിങ്ങളുടെ കഠിനാദ്ധ്വാനത്തിന് നന്ദി. നിങ്ങൾക്ക് എന്റെ പതിപ്പ് 17 മണിക്കൂറിന് മുമ്പേ നൽകാൻ കഴിയുമോ, അങ്ങനെ ഞാൻ എന്റെ അന്തിമ കാലാവധി നഷ്ടപ്പെടുത്താതിരിക്കില്ലേ?

 

മുൻകൂർ നന്ദി,

 

സൃഷ്ടി Yann

 

നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിന്റെ "വികാരത്തെ" വൈകാരികമായി ചിന്തിക്കുക. നിങ്ങളുടെ ഉദ്ദേശ്യങ്ങളോ വികാരങ്ങളോ തെറ്റിദ്ധരിക്കപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ വാക്കുകൾ രൂപപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള അവ്യക്തമായ മാർഗം കണ്ടെത്തുക.

പ്രൂഫ്

അവസാനമായി, "അയയ്‌ക്കുക" ക്ലിക്കുചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ്, ഏതെങ്കിലും അക്ഷരവിന്യാസം, വ്യാകരണം, വിരാമചിഹ്നങ്ങൾ എന്നിവയിൽ എന്തെങ്കിലും പിശകുകൾ ഉണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കാൻ അൽപ്പസമയം ചെലവഴിക്കുക. നിങ്ങൾ ധരിക്കുന്ന വസ്ത്രങ്ങൾ പോലെ തന്നെ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളും നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണൽ ഇമേജിന്റെ ഭാഗമാണ്. അതിനാൽ സീരീസിലെ പിശകുകൾ അടങ്ങിയ ഒരു സന്ദേശം അയയ്‌ക്കുന്നതിൽ ഇത് പുച്ഛമാണ്.

പ്രൂഫ് റീഡിംഗ് സമയത്ത് നിങ്ങളുടെ മെയിലിന്റെ ദൈർഘ്യത്തിന് ശ്രദ്ധ കൊടുക്കുക. ദൈർഘ്യമേറിയതും, വിച്ഛേദിക്കപ്പെട്ടതുമായ ഇമെയിലുകളെക്കാൾ ചെറുതും ലഘുവിവരണവുമായ ഇമെയിലുകൾ ആളുകൾ വായിക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ കഴിയുന്നത്ര ചെറുതാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക, ആവശ്യമുള്ള വിവരങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാതെ.

പ്രധാന സൂചകങ്ങൾ

നമ്മളിൽ ഭൂരിഭാഗവും ഞങ്ങളുടെ ദിവസത്തിന്റെ നല്ലൊരു ഭാഗം ചെലവഴിക്കുന്നു ഇമെയിലുകൾ വായിച്ച് രചിക്കുക. എന്നാൽ ഞങ്ങൾ‌ അയയ്‌ക്കുന്ന സന്ദേശങ്ങൾ‌ മറ്റുള്ളവരെ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കുന്നു.

ഫലപ്രദമായ ഇമെയിലുകൾ എഴുതുന്നതിന്, നിങ്ങൾ തീർച്ചയായും ഈ ചാനൽ ഉപയോഗിക്കണമെങ്കിൽ ആദ്യം സ്വയം ചോദിക്കുക. ചിലപ്പോൾ ഫോൺ എടുക്കാൻ നല്ലതാണ്.

നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ സംക്ഷിപ്തവും കൃത്യവുമാക്കുക. അവരെ കാണാൻ ശരിക്കും ആവശ്യമുള്ള ആളുകൾക്ക് മാത്രം അത് അയയ്ക്കുക, അടുത്തതായി എന്തുചെയ്യാൻ നിങ്ങൾ സ്വീകർത്താവിന് നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെന്നത് വ്യക്തമായും സൂചിപ്പിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണലിസത്തിന്റെയും മൂല്യങ്ങളുടെയും വിശദാംശങ്ങളിലേക്കുള്ള നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയുടെയും പ്രതിഫലനമാണെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക. നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിന്റെ സ്വരം മറ്റുള്ളവർ എങ്ങനെ വ്യാഖ്യാനിക്കുമെന്ന് സങ്കൽപ്പിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. മര്യാദയുള്ളവരായിരിക്കുക, "അയയ്‌ക്കുക" അമർത്തുന്നതിന് മുമ്പ് നിങ്ങൾ എഴുതിയത് എപ്പോഴും രണ്ടുതവണ പരിശോധിക്കുക.