വായിക്കാൻ എഴുതുക
ഒരു മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ നിങ്ങൾ നടത്തുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് ഒരു സഹപ്രവർത്തകൻ നിങ്ങൾക്ക് ഇമെയിൽ അയച്ചു. ഒരു പ്രധാന പ്രോജക്റ്റിന്റെ ഭാഗമായി നിങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കേണ്ട പ്രധാന വിവരങ്ങൾ ഇമെയിലിൽ അടങ്ങിയിരിക്കണം.
എന്നാൽ ഒരു പ്രശ്‌നമുണ്ട്: നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഡാറ്റ കണ്ടെത്താൻ കഴിയാത്തത്ര മോശമായി ഇമെയിൽ എഴുതിയിരിക്കുന്നു. അക്ഷര തെറ്റുകളും അപൂർണ്ണമായ വാക്യങ്ങളും ഉണ്ട്. ഖണ്ഡികകൾ വളരെ ദൈർഘ്യമേറിയതും ആശയക്കുഴപ്പമുണ്ടാക്കുന്നതുമാണ്, നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്തുന്നതിന് മൂന്ന് മടങ്ങ് സമയമെടുക്കും. തൽഫലമായി, നിങ്ങൾ മീറ്റിംഗിനായി വേണ്ടത്ര തയ്യാറെടുക്കുന്നില്ല, അത് നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിച്ചതുപോലെ നടക്കുന്നില്ല.
ഇതുപോലൊരു സാഹചര്യം നിങ്ങൾ എപ്പോഴെങ്കിലും നേരിട്ടിട്ടുണ്ടോ? വിവരങ്ങളാൽ നിറഞ്ഞ ഒരു ലോകത്ത്, വ്യക്തമായും സംക്ഷിപ്തമായും ഫലപ്രദമായും ആശയവിനിമയം നടത്തേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. ആളുകൾക്ക് പുസ്തക ദൈർഘ്യമുള്ള ഇമെയിലുകൾ വായിക്കാൻ സമയമില്ല, കൂടാതെ മോശമായി നിർമ്മിച്ചതും ഉപയോഗപ്രദമായ വിവരങ്ങൾ എല്ലായിടത്തും ചിതറിക്കിടക്കുന്നതുമായ ഇമെയിലുകൾ വ്യാഖ്യാനിക്കാൻ അവർക്ക് ക്ഷമയില്ല.
നിങ്ങളുടെ അധികവും എഴുതാനുള്ള കഴിവുകൾ നല്ലത്, നിങ്ങളുടെ ബോസ്, സഹപ്രവർത്തകർ, ക്ലയന്റുകൾ എന്നിവരുൾപ്പെടെ നിങ്ങളുടെ ചുറ്റുമുള്ളവരിൽ നിങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന മികച്ച മതിപ്പ്. ഈ നല്ല ഇംപ്രഷനുകൾ നിങ്ങളെ എത്രത്തോളം കൊണ്ടുപോകുമെന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയില്ല.
ഈ ലേഖനത്തിൽ, നിങ്ങളുടെ എഴുത്ത് വൈദഗ്ധ്യം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നത് എങ്ങനെ, സാധാരണ തെറ്റുകൾ ഒഴിവാക്കാനാകുമെന്ന് ഞങ്ങൾ കാണും.
പ്രേക്ഷകർക്കും ഫോർമാറ്റും
വ്യക്തമായി എഴുതുന്നതിനുള്ള ആദ്യപടി ഉചിതമായ ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക എന്നതാണ്. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു അനൗപചാരിക ഇമെയിൽ അയയ്‌ക്കേണ്ടതുണ്ടോ? വിശദമായ റിപ്പോർട്ട് എഴുതണോ? അതോ ഔപചാരികമായ ഒരു കത്ത് എഴുതണോ?
നിങ്ങളുടെ പ്രേക്ഷകരോടൊപ്പം ഫോർമാറ്റും നിങ്ങളുടെ "എഴുത്ത് ശബ്ദം" നിർവചിക്കും, അതായത് ടോൺ എത്രത്തോളം ഔപചാരികമോ ശാന്തമോ ആയിരിക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങൾ ഒരു സാധ്യതയുള്ള ക്ലയന്റിനാണ് ഇമെയിൽ എഴുതുന്നതെങ്കിൽ, ഒരു സുഹൃത്തിന് അയച്ച ഇമെയിലിന്റെ അതേ ടോൺ അതിന് ഉണ്ടായിരിക്കണമോ?
തീർച്ചയായും ഇല്ല.
നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം ആരാണ് വായിക്കേണ്ടതെന്ന് തിരിച്ചറിഞ്ഞ് ആരംഭിക്കുക. ഇത് മുതിർന്ന എക്സിക്യൂട്ടീവുകൾക്കോ മുഴുവൻ ടീമുകൾക്കോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ഫയലിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒരു ചെറിയ ഗ്രൂപ്പിന് വേണ്ടിയാണോ? നിങ്ങൾ എഴുതുന്ന എല്ലാ കാര്യങ്ങളിലും, നിങ്ങളുടെ വായനക്കാർ അല്ലെങ്കിൽ സ്വീകർത്താക്കൾ, നിങ്ങളുടെ ടോണും ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ വശങ്ങളും നിർവചിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
രചനയും ശൈലിയും
നിങ്ങൾ എന്ത് എഴുതുന്നുവെന്നും നിങ്ങൾ ആരെയാണ് എഴുതിയതെന്നും നിങ്ങൾ ഒരിക്കൽ അറിഞ്ഞിരിക്കണം.
ശൂന്യവും വെളുത്തതുമായ കമ്പ്യൂട്ടർ സ്‌ക്രീൻ പലപ്പോഴും ഭയപ്പെടുത്തുന്നതാണ്. എങ്ങനെ തുടങ്ങണമെന്ന് അറിയാത്തതിനാൽ കുടുങ്ങിപ്പോകാൻ എളുപ്പമാണ്. നിങ്ങളുടെ പ്രമാണം രചിക്കുന്നതിനും ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും ഈ നുറുങ്ങുകൾ പരീക്ഷിക്കുക:
- നിങ്ങളുടെ പ്രേക്ഷകരുമായി ആരംഭിക്കുക: നിങ്ങളുടെ വായനക്കാർക്ക് നിങ്ങൾ പറയുന്ന കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ച് ഒന്നും അറിയില്ലെന്ന് ഓർക്കുക. അവർ ആദ്യം എന്താണ് അറിയേണ്ടത്?
- ഒരു പ്ലാൻ സൃഷ്ടിക്കുക: നിങ്ങൾ ഒരു റിപ്പോർട്ട്, അവതരണം അല്ലെങ്കിൽ പ്രസംഗം പോലുള്ള ദൈർഘ്യമേറിയ രേഖയാണ് എഴുതുന്നതെങ്കിൽ ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും ഉപയോഗപ്രദമാണ്. ഏത് ക്രമത്തിൽ ഏത് ഘട്ടങ്ങളാണ് പിന്തുടരേണ്ടതെന്ന് തിരിച്ചറിയാനും ചുമതലയെ കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്ന വിവരങ്ങളായി വിഭജിക്കാനും ഔട്ട്‌ലൈനുകൾ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.
- അല്പം സഹാനുഭൂതി പരീക്ഷിക്കുക: ഉദാഹരണത്തിന്, സാധ്യതയുള്ള ഉപഭോക്താക്കൾക്കായി നിങ്ങൾ ഒരു വിൽപ്പന ഇമെയിൽ എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചോ നിങ്ങളുടെ വിൽപ്പന പിച്ചിനെക്കുറിച്ചോ അവർ എന്തിന് ശ്രദ്ധിക്കണം? അവർക്ക് എന്ത് പ്രയോജനം? എല്ലാ സമയത്തും നിങ്ങളുടെ പ്രേക്ഷകരുടെ ആവശ്യങ്ങൾ ഓർക്കുക.
- വാചാടോപ ത്രികോണം ഉപയോഗിക്കുക: നിങ്ങൾ ആരെയെങ്കിലും എന്തെങ്കിലും ചെയ്യാൻ പ്രേരിപ്പിക്കാൻ ശ്രമിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ആളുകൾ നിങ്ങളെ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത് എന്തുകൊണ്ടാണെന്ന് വിശദീകരിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക, നിങ്ങളുടെ പ്രേക്ഷകരെ ഇടപഴകുന്ന വിധത്തിൽ നിങ്ങളുടെ ആശയം മനസ്സിലാക്കുക, കൂടാതെ വിവരങ്ങൾ യുക്തിസഹവും യോജിച്ചതുമായ രീതിയിൽ അവതരിപ്പിക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ പ്രധാന തീം തിരിച്ചറിയുക: നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിന്റെ പ്രധാന തീം നിർവചിക്കുന്നതിൽ നിങ്ങൾക്ക് ബുദ്ധിമുട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ സ്ഥാനം വിശദീകരിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് 15 സെക്കൻഡ് ബാക്കിയുണ്ടെന്ന് നടിക്കുക. നീ എന്ത് പറയുന്നു ? ഇത് ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങളുടെ പ്രധാന തീം ആയിരിക്കും.
- പ്ലെയിൻ ഭാഷ ഉപയോഗിക്കുക: നിങ്ങൾ ഒരു ശാസ്ത്രീയ പ്രബന്ധം എഴുതുന്നില്ലെങ്കിൽ, ലളിതവും ലളിതവുമായ ഭാഷ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് സാധാരണയായി നല്ലത്. ആളുകളെ ആകർഷിക്കാൻ വേണ്ടി മാത്രം നീണ്ട വാക്കുകൾ ഉപയോഗിക്കരുത്.
ഘടന
നിങ്ങളുടെ പ്രമാണം കഴിയുന്നത്ര ഉപയോക്തൃ സൗഹൃദമായിരിക്കണം. വാചകം വേർതിരിക്കുന്നതിന് കഴിയുന്നത്ര ശീർഷകങ്ങളും ഉപശീർഷകങ്ങളും ബുള്ളറ്റുകളും അക്കങ്ങളും ഉപയോഗിക്കുക.
എല്ലാത്തിനുമുപരി, എന്താണ് വായിക്കാൻ എളുപ്പമുള്ളത്: നീണ്ട ഖണ്ഡികകൾ നിറഞ്ഞ ഒരു പേജ് അല്ലെങ്കിൽ സെക്ഷൻ തലക്കെട്ടുകളും ബുള്ളറ്റ് പോയിന്റുകളും ഉള്ള ചെറിയ ഖണ്ഡികകളായി വിഭജിച്ച ഒരു പേജ്? സ്കാൻ ചെയ്യാൻ എളുപ്പമുള്ള ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് ദീർഘവും ഇടതൂർന്നതുമായ ഖണ്ഡികകളുള്ള ഒരു ഡോക്യുമെന്റിനേക്കാൾ കൂടുതൽ തവണ വായിക്കും.
തലക്കെട്ടുകൾ വായനക്കാരന്റെ ശ്രദ്ധ പിടിച്ചുപറ്റണം. ചോദ്യങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് പലപ്പോഴും നല്ല ആശയമാണ്, പ്രത്യേകിച്ച് പരസ്യ പകർപ്പിൽ, കാരണം ചോദ്യങ്ങൾ വായനക്കാരനെ താൽപ്പര്യവും ജിജ്ഞാസയും നിലനിർത്താൻ സഹായിക്കുന്നു.
ഇ-മെയിലുകളിലും പ്രൊപ്പോസലുകളിലും, ഈ ലേഖനത്തിലെ അത്തരം ലഘു വസ്തുതകൾ, ലഘുലേഖകൾ, സബ്ടൈറ്റിലുകൾ എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക.
ഗ്രാഫിക്സ് ചേർക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ വാചകം വേർതിരിക്കുന്നതിനുള്ള മികച്ച മാർഗമാണ്. ഈ ദൃശ്യ ഉപകരണങ്ങളിൽ വായനക്കാരൻ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ സഹായിക്കും, മാത്രമല്ല ടെക്സ്റ്റിനേക്കാൾ വളരെ വേഗത്തിൽ പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ ആശയവിനിമയം നടത്തുകയും ചെയ്യും.
വ്യാകരണ പിശകുകൾ
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിലെ പിഴവുകൾ നിങ്ങളുടെ ജോലിയെ പ്രൊഫഷണലല്ലെന്ന് തോന്നിപ്പിക്കുമെന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയാം. ഒരു സ്പെൽ ചെക്കർ നേടുകയും നിങ്ങളുടെ അക്ഷരവിന്യാസം കഴിയുന്നത്ര പരിഷ്കരിക്കുകയും ചെയ്തുകൊണ്ട് ഗുരുതരമായ തെറ്റുകൾ ഒഴിവാക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.
സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന പദങ്ങളുടെ ചില ഉദാഹരണങ്ങൾ ഇവിടെയുണ്ട്:
- ഞാൻ അയയ്ക്കുകയും അയയ്ക്കുകയും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യും
ആദ്യത്തെ ഗ്രൂപ്പിന്റെ ഒരു ക്രിയയായി "അയയ്ക്കുന്ന" എന്ന ക്രിയയായ ക്രിയേറ്റർ, ഒരു "ഇ" എന്നതുമാത്രമുള്ള "ഞാൻ അയയ്ക്കുക" എന്ന ഏക വ്യക്തിയിൽ എപ്പോഴും എഴുതുന്നു. "ഇ" എന്നതിനു പകരം "ഷിപ്പിംഗ്" എന്നത് ഒരു പേരാണ് ("ഒരു ഷിപ്പ്മെന്റ്").
- ഞാൻ നിന്നോടൊപ്പം ചേരുന്നു
ഒരു "s" ഉപയോഗിച്ച് ഞാൻ "ഞാൻ നിങ്ങളോടൊപ്പം" എഴുതുന്നു. "ടി" എന്ന സംയുക്ത സംയോജനമാണ് "ജോയിന്റ്" എന്ന മൂന്നാമത്തെ ആളുകളുടെ ഏക സംരഭം.
- അന്തിമ കാലാവധി / ഡെഡ്ലൈൻ
"ബമ്പർ" ഒരു സ്ത്രീ നാമത്തിൽ ചേർത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിലും, പ്രലോഭനത്തിൽ അകന്നുപോകരുത്, "e" ഇല്ലാതെ എല്ലായ്പ്പോഴും "ബമ്പർ" എഴുതുക.
- ശുപാർശ / നിർദ്ദേശം
ഇംഗ്ലീഷിൽ നാം ഒരു "ഇ" ഉപയോഗിച്ചുള്ള "ശുപാർശ" എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, ഫ്രഞ്ചിൽ ഞങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും "ശുപാർശ" എഴുതുക "a".
- അവിടെ / അവിടെ / അവിടെയുണ്ടോ?
ഉച്ചാരണത്തെ സുഗമമാക്കുന്നതിനും തുടർച്ചയായി രണ്ട് സ്വരാക്ഷരങ്ങൾ തടയുന്നതിനും ഞങ്ങൾ ചോദ്യം ചെയ്യൽ സൂത്രവാക്യങ്ങളിൽ ഒരു യൂഫോണിക് “ടി” ചേർക്കുന്നു. അതിനാൽ ഞങ്ങൾ "അവിടെ" എന്ന് എഴുതുന്നു.
- നിബന്ധനകൾ / എന്നതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ
ഒരു "s" ഇല്ലാതെ "ഒരിക്കലും" എന്ന എഴുത്ത് ഒരിക്കലും എഴുതുന്നില്ല. ഈ പദപ്രയോഗം ഉപയോഗിക്കുന്നതിൽ പലപ്പോഴും "നിബന്ധനകൾ" ഉണ്ട്.
- അതിൽ
ഒരു "s" ൽ അവസാനിക്കുന്ന "ഒഴികെ" എന്ന വാക്കാൽ വഴിതെറ്റിക്കാതിരിക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക. ഒരാൾ ഒരു "s" ൽ ഒരിക്കലും "ഒരിക്കലും" എഴുതുന്നില്ല. ഇത് ഒരു മുൻവിധിയാണ്.
- അംഗീകരിച്ചത് പോലെ അംഗീകരിച്ചത് പോലെ
ഒരു സ്ത്രീനാമം, "സമ്മതിച്ചതുപോലെ" എപ്പോഴും അവ്യക്തവും ഒരിക്കലും ഒരു "ഇ" യും എടുക്കില്ല.
- മെയിൻറനൻസ് / സേവനം
നാമവും ക്രിയയും തെറ്റിദ്ധരിക്കരുത്. "ടി" എന്നല്ലാതെ "അഭിമുഖം" എന്ന ഒരു എക്സ്ചേഞ്ച് അല്ലെങ്കിൽ ഒരു "ജോലി അഭിമുഖം" എന്ന് വിവരിക്കുന്നു. എന്തെങ്കിലും നിലനിർത്താനുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുമ്പോൾ ഒരു ഏകീകൃത വ്യക്തിയുടെ "മൂന്നാം ഭാഗം" എന്ന വാക്കിനുപയോഗിക്കുന്ന സംയുക്ത ക്രിയ ഉപയോഗിക്കും.
അക്ഷരത്തിലും വ്യാകരണത്തിലും നിങ്ങളുടെ വായനക്കാർ കുറച്ചുകൂടി തികവുറ്റതല്ല. നിങ്ങൾ ഈ തെറ്റുകൾ ചെയ്താൽ അവർ ശ്രദ്ധിക്കില്ല. എന്നാൽ ഇത് ഒരു ഒഴിവുകഴിവ് ഉപയോഗിക്കരുത്: സാധാരണയായി ജനങ്ങൾ, പ്രത്യേകിച്ച് സീനിയർ എക്സിക്യുട്ടീവുകൾ ഉണ്ടാകും, അവർ ശ്രദ്ധിക്കും!
ഇക്കാരണത്താൽ, നിങ്ങൾ എഴുതുന്നതെല്ലാം എല്ലാ വായനക്കാർക്കും സ്വീകാര്യമായ ഗുണനിലവാരമുള്ളതായിരിക്കണം.
പരിശോധന
നല്ല പ്രൂഫ് റീഡിംഗിന്റെ ശത്രു വേഗതയാണ്. പലരും അവരുടെ ഇമെയിലുകളിലൂടെ തിരക്കുകൂട്ടുന്നു, എന്നാൽ അങ്ങനെയാണ് നിങ്ങൾക്ക് പിശകുകൾ നഷ്ടമാകുന്നത്. നിങ്ങൾ എന്താണ് എഴുതിയതെന്ന് പരിശോധിക്കാൻ ഈ നിർദ്ദേശങ്ങൾ പാലിക്കുക:
- നിങ്ങളുടെ ഹെഡ്ഡറുകളും ഫൂട്ടറുകളും പരിശോധിക്കുക: ടെക്സ്റ്റിൽ മാത്രം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ ആളുകൾ പലപ്പോഴും അവരെ അവഗണിക്കുന്നു. തലക്കെട്ടുകൾ വലുതും ബോൾഡും ആയതിനാൽ അവ പിശകുകളില്ലാത്തതാണെന്ന് അർത്ഥമാക്കുന്നില്ല!
- മെയിൽ ഉറക്കെ വായിക്കുകനിങ്ങൾ ഇത് സാവധാനം പോകാൻ നിർബന്ധിതരാകുന്നു, അതായത് നിങ്ങൾ പിശകുകൾ കണ്ടെത്താനുള്ള സാധ്യത കൂടുതലാണ്.
- നിങ്ങൾ വായിക്കുന്നപോലെ വാചകം പിന്തുടരാൻ നിങ്ങളുടെ വിരൽ ഉപയോഗിക്കുകമന്ദഗതിയിലാക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന മറ്റൊരു കാര്യമാണിത്.
- നിങ്ങളുടെ വാചകത്തിന്റെ അവസാനം ആരംഭിക്കുക: അവസാനം മുതൽ ഒരു വാദം വായന തുടരുക, ഇത് പിശകുകളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.
