നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗിന് ഒരു ക്ഷണക്കത്ത് ഇമെയിൽ ലഭിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ സാന്നിധ്യത്തെ സ്ഥിരീകരിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങളുടെ സാന്നിധ്യത്തെ സ്ഥിരീകരിക്കാനുള്ള ക്ഷണത്തോട് എങ്ങനെ പ്രതികരിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണെന്ന് ഞങ്ങൾ ഈ ലേഖനത്തിൽ വ്യക്തമാക്കുന്നു.
ഒരു മീറ്റിംഗിൽ നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിത്തം പ്രഖ്യാപിക്കുക
ഒരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് ഒരു ക്ഷണം കിട്ടിയാൽ, അത് അയച്ച വ്യക്തി നിങ്ങൾ ആ യോഗത്തിൽ നിങ്ങളുടെ ഹാജറുടെ രേഖാമൂലമുള്ള സ്ഥിരീകരണം ആവശ്യപ്പെടാം. ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ നിങ്ങളുടെ സാന്നിധ്യം ആവശ്യപ്പെടുന്നില്ലെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത് എന്തായാലും ചെയ്യണമെന്ന് ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.
തീർച്ചയായും, ഒരു മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിന് സങ്കീർണ്ണമായിരിക്കും, പ്രത്യേകിച്ചും എത്രപേർ പങ്കെടുക്കുമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് കൃത്യമായി അറിയില്ലെങ്കിൽ. നിങ്ങളുടെ ഹാജർ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾ ഓർ‌ഗനൈസറുടെ തയ്യാറെടുപ്പ് പ്രവർ‌ത്തനം എളുപ്പമാക്കും എന്ന് മാത്രമല്ല, മീറ്റിംഗ് കാര്യക്ഷമമാണെന്നും ദൈർ‌ഘ്യമേറിയതല്ലെന്നും പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നതാണെന്നും നിങ്ങൾ ഉറപ്പാക്കും. ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ തുടക്കത്തിൽ കസേരകൾ ചേർക്കുന്നതിനോ ഫയലുകൾ വീണ്ടും അച്ചടിക്കുന്നതിനോ 10 മിനിറ്റ് പാഴാക്കുന്നത് ഒരിക്കലും നല്ലതല്ല!
നിങ്ങളുടെ ലഭ്യത ഉടനടി സ്ഥിരീകരിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും കഴിയില്ലെന്നത് സത്യമാണെങ്കിലും, ഉത്തരം നൽകുന്നതിനുമുമ്പ് കൂടുതൽ സമയം കാത്തിരിക്കരുതെന്നും ഓർമ്മിക്കുക. നേരത്തെ സ്ഥിരീകരണം സംഭവിക്കുമ്പോൾ, അത് മീറ്റിംഗിന്റെ ഓർഗനൈസേഷനെ കൂടുതൽ സഹായിക്കുന്നു (അവസാന നിമിഷം ഒരു മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കാൻ കഴിയില്ല!).
ഒരു മീറ്റിംഗ് ഹാജർ സ്ഥിരീകരണ ഇമെയിലിൽ എന്തായിരിക്കണം?
ഒരു മീറ്റിംഗ് സ്ഥിരീകരണ ഇമെയിലിൽ, ഇനിപ്പറയുന്നവ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്:
- അവന്റെ ക്ഷണിനായുള്ള വ്യക്തിക്ക് നന്ദി
- വ്യക്തമായി നിങ്ങളുടെ സാന്നിദ്ധ്യം അറിയിക്കുക
- മീറ്റിംഗിന് മുമ്പായി ഒരുക്കങ്ങൾ നടത്താമോ എന്ന് ചോദിക്കുന്നതിലൂടെ നിങ്ങളുടെ ഇടപെടൽ പ്രകടിപ്പിക്കുക
ഒരു മീറ്റിംഗിൽ നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിത്തം പ്രഖ്യാപിക്കാൻ ഒരു ഇമെയിൽ ടെംപ്ലേറ്റാണ് ഇവിടെ.
വിഷയം: [തീയതി] മീറ്റിംഗിലെ എന്റെ പങ്കാളിത്തത്തിന്റെ സ്ഥിരീകരണം
സർ / മാഡം,
മീറ്റിംഗിനെ സംബന്ധിച്ച മീറ്റിംഗിനു ഞാൻ ക്ഷണിച്ചതിന് നന്ദി, [സമയം] എന്ന സമയത്ത് എന്റെ സാന്നിധ്യം സന്തോഷത്തോടെ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.
ഈ കൂടിക്കാഴ്ചയ്ക്കായി തയ്യാറാക്കാൻ എന്തെങ്കിലും ഇനങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ എന്നെ അറിയിക്കൂ. ഈ വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾക്കായി നിങ്ങളുടെ കൈയിൽ ഞാൻ തുടരുന്നു.
വിശ്വസ്തതയോടെ,
[കയ്യൊപ്പ്]
