ഓരോ ദിവസവും അയയ്‌ക്കുകയും സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന നൂറുകണക്കിന് ഇമെയിലുകളിലൂടെയാണ് ശരാശരി ഫ്രഞ്ച് ജീവനക്കാരൻ ആഴ്‌ചയുടെ നാലിലൊന്ന് സമയം ചെലവഴിക്കുന്നത്.
എന്നിരുന്നാലും, ഞങ്ങളുടെ മെയിൽ‌ബോക്സിൽ ഞങ്ങൾ കുടുങ്ങിക്കിടക്കുന്നുണ്ടെങ്കിലും, നമ്മിൽ പലരും, ഏറ്റവും പ്രൊഫഷണലുകൾ‌ക്ക് പോലും ഇത് എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് അറിയില്ല ഉചിതമായ രീതിയിൽ ഇമെയിൽ ചെയ്യുക.
വാസ്തവത്തിൽ, പ്രതിദിനം വായിക്കുകയും എഴുതുകയും ചെയ്യുന്ന സന്ദേശങ്ങളുടെ വ്യാപ്തി നൽകിയാൽ, നമ്മൾ കുഴപ്പിക്കുന്ന തെറ്റുകൾ വരുത്താൻ സാധ്യതയുണ്ട്, അത് ഗുരുതരമായ ബിസിനസ്സ് പ്രത്യാഘാതങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കും.
ഈ ലേഖനത്തിൽ, അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട സുപ്രധാന "സൈബർ കോർട്ട്" നിയമങ്ങൾ ഞങ്ങൾ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നു.
വ്യക്തവും നേരിട്ടുള്ളതുമായ ഒരു വിഷയം ഉൾപ്പെടുത്തുക
"മാറ്റപ്പെട്ട മീറ്റിംഗ് തീയതി", "നിങ്ങളുടെ അവതരണത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ദ്രുത ചോദ്യം" അല്ലെങ്കിൽ "നിർദ്ദേശത്തിനുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ" എന്നിവ ഒരു നല്ല വിഷയ വരിയുടെ ഉദാഹരണങ്ങളിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
സബ്ജക്‌റ്റ് ലൈനിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു ഇമെയിൽ തുറക്കാൻ ആളുകൾ പലപ്പോഴും തീരുമാനിക്കുന്നു, നിങ്ങൾ അവരുടെ ആശങ്കകളോ ജോലി പ്രശ്‌നങ്ങളോ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നുവെന്ന് വായനക്കാരെ അറിയാൻ അനുവദിക്കുന്ന ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിൽ വിലാസം ഉപയോഗിക്കുക
നിങ്ങൾ ഒരു കമ്പനിയിൽ ജോലി ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ കമ്പനി ഇമെയിൽ വിലാസം ഉപയോഗിക്കണം. എന്നാൽ നിങ്ങൾ ഒരു സ്വകാര്യ ഇമെയിൽ അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ സ്വയം തൊഴിൽ ചെയ്യുന്നവരോ അല്ലെങ്കിൽ ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾക്ക് ഇടയ്ക്കിടെ അത് ഉപയോഗിക്കാൻ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നവരോ ആണെങ്കിലും, ഈ വിലാസം തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ നിങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കണം.
നിങ്ങൾക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും നിങ്ങളുടെ പേരുള്ള ഒരു ഇമെയിൽ വിലാസം ഉണ്ടായിരിക്കണം, അതിനാൽ ആരാണ് ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നതെന്ന് സ്വീകർത്താവിന് കൃത്യമായി അറിയാം. ജോലിക്ക് അനുയോജ്യമല്ലാത്ത ഇമെയിൽ വിലാസം ഒരിക്കലും ഉപയോഗിക്കരുത്.
"എല്ലാവർക്കും മറുപടി നൽകുക" ക്ലിക്കുചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് രണ്ടുതവണ ചിന്തിക്കുക
അവരുമായി യാതൊരു ബന്ധവുമില്ലാത്ത 20 ആളുകളുടെ ഇമെയിലുകൾ ആരും വായിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല. ഇമെയിലുകൾ അവഗണിക്കുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്, കാരണം പലർക്കും അവരുടെ സ്മാർട്ട്ഫോണിൽ പുതിയ സന്ദേശങ്ങളുടെ അറിയിപ്പുകൾ ലഭിക്കുന്നു അല്ലെങ്കിൽ അവരുടെ കമ്പ്യൂട്ടർ സ്ക്രീനിൽ പോപ്പ്-അപ്പ് സന്ദേശങ്ങൾ ശ്രദ്ധ തിരിക്കുന്നതിനാൽ. ലിസ്റ്റിലുള്ള എല്ലാവർക്കും ഇമെയിൽ ലഭിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾ കരുതുന്നില്ലെങ്കിൽ "എല്ലാവർക്കും മറുപടി" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിൽ നിന്ന് വിട്ടുനിൽക്കുക.
ഒരു സിഗ്നേച്ചർ ബ്ലോക്ക് ഉൾപ്പെടുത്തുക
നിങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ വായനക്കാർക്ക് നൽകുക. സാധാരണഗതിയിൽ, ഒരു ഫോൺ നമ്പർ ഉൾപ്പെടെ നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ പേര്, പേര്, കമ്പനിയുടെ പേര്, ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തുക. നിങ്ങൾക്കായി കുറച്ച് പരസ്യങ്ങളും ചേർക്കാം, എന്നാൽ വാക്കുകളോ ചിത്രീകരണങ്ങളോ ഉപയോഗിച്ച് അമിതമായി പോകരുത്.
ഇമെയിലിന്റെ അതേ ഫോണ്ട്, വലിപ്പം, നിറം എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക.
പ്രൊഫഷണൽ ആശംസകൾ ഉപയോഗിക്കുക
"ഹലോ", "ഹായ്!" എന്നിങ്ങനെയുള്ള കാഷ്വൽ, സംഭാഷണ പദപ്രയോഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കരുത്. അല്ലെങ്കിൽ "എങ്ങനെയുണ്ട്?".
ഞങ്ങളുടെ രചനകളുടെ ശാന്തമായ സ്വഭാവം ഒരു ഇമെയിലിലെ അഭിവാദ്യത്തെ ബാധിക്കരുത്. "ഹായ്!" വളരെ അന mal പചാരിക അഭിവാദ്യമാണ്, പൊതുവേ, ഇത് ഒരു ജോലി സാഹചര്യത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാൻ പാടില്ല. പകരം "ഹലോ" അല്ലെങ്കിൽ "ഗുഡ് ഈവനിംഗ്" ഉപയോഗിക്കുക.
ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങൾ മിതമായി ഉപയോഗിക്കുക
നിങ്ങൾ ഒരു ആശ്ചര്യചിഹ്നം ഉപയോഗിക്കാൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ആവേശം പ്രകടിപ്പിക്കാൻ ഒരെണ്ണം മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക.
ആളുകൾ ചിലപ്പോഴൊക്കെ തട്ടിക്കൊണ്ടുപോകുകയും അവരുടെ വാക്യങ്ങളുടെ അവസാനത്തിൽ നിരവധി ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങൾ ഇടുകയും ചെയ്യുന്നു. ഫലം വളരെ വൈകാരികമോ അപക്വമോ ആയി തോന്നാം, ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങൾ എഴുത്തിൽ മിതമായി ഉപയോഗിക്കണം.
നർമ്മവുമായി ജാഗ്രത പുലർത്തുക
ശരിയായ സ്വരവും മുഖഭാവവും ഇല്ലാതെ വിവർത്തനത്തിൽ നർമ്മം എളുപ്പത്തിൽ നഷ്ടപ്പെടും. ഒരു പ്രൊഫഷണൽ സംഭാഷണത്തിൽ, സ്വീകർത്താവിനെ നിങ്ങൾക്ക് നന്നായി അറിയില്ലെങ്കിൽ ഇമെയിലുകളിൽ നർമ്മം ഒഴിവാക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. കൂടാതെ, നിങ്ങൾ തമാശയായി കരുതുന്ന കാര്യം മറ്റൊരാൾക്ക് ആയിരിക്കണമെന്നില്ല.
വ്യത്യസ്ത സംസ്കാരങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള ആളുകൾ വ്യത്യസ്തമായി സംസാരിക്കുകയും എഴുതുകയും ചെയ്യുക
സാംസ്കാരിക വ്യത്യാസങ്ങൾ കാരണം തെറ്റായ ആശയവിനിമയം എളുപ്പത്തിൽ ഉയർന്നുവരാം, പ്രത്യേകിച്ചും രേഖാമൂലമുള്ള രൂപത്തിൽ നമുക്ക് പരസ്പരം ശരീരഭാഷ കാണാൻ കഴിയാത്തപ്പോൾ. സ്വീകർത്താവിന്റെ സാംസ്കാരിക പശ്ചാത്തലത്തിലോ അറിവിന്റെ തലത്തിലോ നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക.
അങ്ങേയറ്റം സന്ദർഭോചിത സംസ്കാരങ്ങൾ (ജാപ്പനീസ്, അറബിക് അല്ലെങ്കിൽ ചൈനീസ്) നിങ്ങളുമായി ബിസിനസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് നിങ്ങളെ അറിയാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെന്നത് ഓർമ്മിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. തത്ഫലമായി, ഈ രാജ്യങ്ങളിലെ ജീവനക്കാർക്ക് തങ്ങളുടെ എഴുത്തിൽ കൂടുതൽ വ്യക്തിപരമായി ഇത് സാധാരണമായിരിക്കാം. അതേസമയം, താഴ്ന്ന-സംസ്കാര സംസ്കാരങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള ആളുകൾ (ജർമ്മൻ, അമേരിക്കൻ, സ്കാൻഡിനേവിയൻ) വളരെ വേഗത്തിൽ പോയിക്കഴിഞ്ഞു.
ഇമെയിൽ നിങ്ങളെ ഉദ്ദേശിച്ചുള്ളതല്ലെങ്കിൽപ്പോലും, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളോട് പ്രതികരിക്കുക
നിങ്ങൾക്ക് അയച്ച എല്ലാ ഇമെയിലുകൾക്കും മറുപടി നൽകുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്, പക്ഷേ നിങ്ങൾ ശ്രമിക്കണം. അബദ്ധവശാൽ നിങ്ങൾക്ക് ഇമെയിൽ അയച്ച കേസുകൾ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു, പ്രത്യേകിച്ച് അയച്ചയാൾ പ്രതികരണം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ. ഒരു മറുപടി ആവശ്യമില്ല, എന്നാൽ നല്ല ഇമെയിൽ മര്യാദയാണ്, പ്രത്യേകിച്ചും ആ വ്യക്തി നിങ്ങളുടേതായ അതേ കമ്പനിയിലോ വ്യവസായത്തിലോ പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ.
ഒരു പ്രതികരണത്തിന്റെ ഒരു ഉദാഹരണം ഇതാ: “നിങ്ങൾ വളരെ തിരക്കിലാണെന്ന് എനിക്കറിയാം, എന്നാൽ നിങ്ങൾ എനിക്ക് ഈ ഇമെയിൽ അയയ്‌ക്കണമെന്ന് ഞാൻ കരുതുന്നില്ല. ശരിയായ വ്യക്തിക്ക് അത് അയയ്‌ക്കാൻ നിങ്ങളെ അറിയിക്കാൻ ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു. »
ഓരോ സന്ദേശവും അവലോകനം ചെയ്യുക
നിങ്ങളുടെ തെറ്റുകൾ നിങ്ങളുടെ ഇ-മെയിൽ സ്വീകർത്താക്കളുടെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടാതെ പോകില്ല. കൂടാതെ, സ്വീകർത്താവിനെ ആശ്രയിച്ച്, അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതിനായി നിങ്ങളെ വിലയിരുത്താം.
സ്പെൽ ചെക്കറുകളെ ആശ്രയിക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ മെയിൽ അയയ്‌ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അത് പലതവണ വായിക്കുകയും വീണ്ടും വായിക്കുകയും ചെയ്യുക.
അവസാനമായി ഇമെയിൽ വിലാസം ചേർക്കുക
നിങ്ങൾ അത് രചിച്ച് സന്ദേശം ശരിയാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ആകസ്മികമായി ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക. ഒരു സന്ദേശത്തിന് മറുപടി നൽകുമ്പോൾ പോലും, സ്വീകർത്താവിന്റെ വിലാസം നീക്കം ചെയ്‌ത് സന്ദേശം അയയ്‌ക്കാൻ തയ്യാറാണെന്ന് ഉറപ്പായാൽ മാത്രം അത് ചേർക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.
ശരിയായ സ്വീകർത്താവിനെ നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക
ഇമെയിലിന്റെ "ടു" എന്ന വരിയിൽ നിങ്ങളുടെ വിലാസ പുസ്തകത്തിൽ നിന്ന് ഒരു പേര് ടൈപ്പുചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങൾ വളരെ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്. തെറ്റായ പേര് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത് എളുപ്പമാണ്, ഇത് നിങ്ങൾക്കും തെറ്റായി ഇമെയിൽ സ്വീകരിക്കുന്ന വ്യക്തിക്കും നാണക്കേടുണ്ടാക്കും.
ക്ലാസിക് ഫോണ്ടുകൾ ഉപയോഗിക്കുക
പ്രൊഫഷണൽ കറസ്പോണ്ടസിനായി, എല്ലായ്പ്പോഴും നിങ്ങളുടെ ഫോണ്ടുകളും നിറങ്ങളും സ്റ്റാൻഡേർഡ് വലുപ്പങ്ങളും സൂക്ഷിക്കുക.
കർദ്ദിനാൾ നിയമം: നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ മറ്റുള്ളവർ വായിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്.
സാധാരണയായി, 10 അല്ലെങ്കിൽ 12 പോയിന്റ് തരവും ഏരിയൽ, കാലിബ്രി അല്ലെങ്കിൽ ടൈംസ് ന്യൂ റോമൻ പോലുള്ള എളുപ്പത്തിൽ വായിക്കാവുന്ന ടൈപ്പ്ഫേസും ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. നിറത്തിന്റെ കാര്യത്തിൽ, കറുപ്പാണ് ഏറ്റവും സുരക്ഷിതമായ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്.
നിങ്ങളുടെ ടോണിൽ ശ്രദ്ധ പുലർത്തുക
തമാശകൾ പരിഭാഷയിൽ നഷ്ടപ്പെട്ടതുപോലെ, നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം വേഗത്തിൽ വിശദീകരിക്കാൻ കഴിയും. നിങ്ങളുടെ അഭിമുഖ സംഭാഷണത്തിന് ശബ്ദ സൂചനകളും മുഖപ്രസംഗങ്ങളും ഒന്നും രണ്ടും ചർച്ചയിൽ ലഭിക്കുമെന്നത് ഓർമ്മിക്കുക.
തെറ്റിദ്ധാരണകൾ ഒഴിവാക്കാൻ, അയയ്ക്കുക എന്നത് ക്ലിക്കുചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് നിങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം ഉച്ചരിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ബുദ്ധിമുട്ടാണെങ്കിൽ വായനക്കാരന് അത് ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കും.
മികച്ച ഫലങ്ങൾക്കായി, തീർത്തും നിഷേധാത്മകമായ വാക്കുകൾ ("പരാജയം", "മോശം" അല്ലെങ്കിൽ "അവഗണിച്ചു") ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക, എപ്പോഴും "ദയവായി", "നന്ദി" എന്ന് പറയുക.
