Имэйл бол бидний ихэнх нь харилцааны хэрэгсэл юм. И-мэйл бол гайхалтай, учир нь та ярилцагчтайгаа нэгэн зэрэг харилцах шаардлагагүй. Энэ нь манай хамт олон байхгүй эсвэл дэлхийн нөгөө талд байгаа үед үргэлжилсэн асуудлуудыг урагшлуулах боломжийг бидэнд олгодог.

Гэсэн хэдий ч бидний ихэнх нь имэйлийн төгсгөлгүй жагсаалтад живж байна. 2016 онд нийтлэгдсэн тайлангаас харахад бизнесийн дундаж хэрэглэгч өдөрт 100 гаруй имэйл хүлээн авч, илгээдэг.

Үүнээс гадна, имэйлүүд нь хэтэрхий ойлгомжгүй байдаг. Саяхны Sendmail судалгаанаас үзэхэд 64% нь хүмүүсийн уур хилэн эсвэл санамсаргүй төөрөгдөл үүсгэсэн имэйлийг илгээсэн буюу хүлээн авсан гэжээ.

Бидний илгээж хүлээн авдаг имэйлийн хэмжээ, имэйлийг ихэвчлэн буруу ойлгодог учраас тэдгээрийг тодорхой, товч хэлбэрээр бичих нь чухал юм.

Мэргэжлийн имэйлийг хэрхэн зөв бичих вэ

Богино бөгөөд оновчтой имэйл бичих нь имэйлийг удирдахад зарцуулсан цагийг багасгаж, таныг илүү бүтээмжтэй болгоно. Имэйлээ богино байлгаснаар та имэйлд бага цаг зарцуулж, бусад ажилд илүү их цаг зарцуулах болно. Энэ нь ойлгомжтой бичих нь ур чадвар юм. Бүх ур чадварын нэгэн адил танд хэрэгтэй болно түүнийг хөгжүүлэх чиглэлээр ажиллах.

Эхний үед богино имэйл бичихэд урт имэйл бичихтэй адил хугацаа шаардагдах болно. Гэсэн хэдий ч ийм зүйл тохиолдсон ч та өөрийн хамт олон, үйлчлүүлэгчид эсвэл ажилчдаа илүү үр бүтээлтэй байхад нь туслах болно, учир нь та тэдний ирсэн имэйл хайрцагт эмх замбараагүй зүйл бага оруулах бөгөөд ингэснээр тэд танд илүү хурдан хариу өгөх болно.

Тодорхой бичснээр та юу хүсч байгаагаа мэддэг, ажлаа хийдэг хүн гэдгээрээ алдартай болно. Аль аль нь таны карьерын хэтийн төлөвт сайн.

Тэгэхээр тодорхой, товч, мэргэжлийн имэйл бичихэд юу хэрэгтэй вэ?

Зорилгоо тодорхойлох

И-мэйлийг тодорхой болгох нь тодорхой зорилготой байдаг.

Имэйл бичих гэж суух бүрдээ хэдэн секунд зарцуулж өөрөөсөө “Би яагаад үүнийг илгээж байгаа юм бэ? Би хүлээн авагчаас юу хүлээж байна вэ?

Хэрэв та эдгээр асуултанд хариулж чадахгүй бол имэйл илгээх ёсгүй. Таны хэрэгцээ шаардлагыг мэдэхгүйгээр и-мэйл бичих нь таны цаг хугацаа болон таны хүлээн авагчийн хаягийг алдагдуулдаг. Хэрэв та яг юу хүсч байгаагаа мэдэхгүй байгаа бол өөрийгөө илэрхий, товчоор илэрхийлэхэд хэцүү болно.

READ  Тайлан: 4-ийн амжилтанд хүрэх чухал цэгүүд

"Нэг удаа нэг удаа" дүрмийг хэрэглэ

Имэйл нь уулзалтыг орлож чадахгүй. Бизнес уулзалттай бол хэлэлцэх асуудлын талаар хэдий чинээ олон асуудал дээр ажиллана, төдий чинээ үр дүнтэй хурал болно.

Э-мейлээр эсрэг нь үнэн юм. Таны и-мэйлд өөр өөр сэдэв оруулбал илүү олон зүйлийг таны ярилцагчдад ойлгомжтой болгоно.

Тиймээс "нэг удаад нэг зүйл" гэсэн дүрмийг хэрэгжүүлэх нь зүйтэй. Таны илгээсэн имэйл бүр нэг зүйлийн талаар байгаа эсэхийг шалгаарай. Хэрэв та өөр төслийн талаар ярих шаардлагатай бол өөр имэйл бичээрэй.

Мөн "Энэ имэйл үнэхээр хэрэгтэй юу?" Гэж өөрөөсөө асуух нь сайхан цаг юм. Дахин хэлэхэд зөвхөн цахим шуудангаар илгээсэн хүнийг хүндэтгэн захиа явуулах шаардлагатай.

Эмпатигийн дадлага

Эмпати бол ертөнцийг бусдын нүдээр харах чадвар юм. Үүнийг хийснээр та тэдний бодол санаа, мэдрэмжийг ойлгодог.

И-мэйл бичихдээ уншигчдынхаа үзэл бодлоос таны үгсийн талаар бод. Та бичсэн бүх зүйлээ өөрөөсөө асуу:

  • Хэрэв би үүнийг хүлээж авсан бол энэ өгүүлбэрийг хэрхэн тайлбарлах вэ?
  • Энэ нь тодорхойгүй нэр томъёог агуулдаг уу?

Энэ бол таны бичих ёстой хэв маягийн энгийн боловч үр дүнтэй тохируулга юм. Таныг унших хүмүүсийн талаар бодох нь тэдний танд өгөх хариу үйлдлийг өөрчлөх болно.

Эхлээд танд туслахын тулд дэлхий ертөнцийг харахад эмпирик арга бий. Ихэнх хүмүүс:

  • Завгүй байна. Тэд таны юу хүсч байгааг таах цаг байхгүй бөгөөд тэд таны имэйлийг уншиж, түүнд хурдан хариу өгөхийг хүсч байна.
  • Магтаалыг сайхан өнгөрүүлээрэй. Хэрэв та тэдний талаар эсвэл тэдний талаар эерэг зүйл хэлж чадвал үүнийг хий. Таны үгс үргүй байх болно.
  • Баярлах дуртай. Хэрэв хүлээн авагч танд ямар нэгэн байдлаар тусалсан бол түүнд талархахаа мартуузай. Танд туслах нь тэдний үүрэг байсан ч та үүнийг хийх хэрэгтэй.

Товчлолын илтгэл

Та хэн нэгэнд анх имэйл илгээхдээ хүлээн авагчид өөрийгөө хэн болохыг хэлэх хэрэгтэй. Та үүнийг ихэвчлэн нэг өгүүлбэрээр хийж болно. Жишээ нь: “[Event X] дээр тантай уулзахад таатай байлаа. »

READ  Имэйлийн төгсгөлд тодорхой контекстэд оруулсан эелдэг томъёо

Танилцуулгыг товчлох нэг арга бол нүүр тулан уулзаж байгаа мэт бичих явдал юм. Та хэн нэгэнтэй биечлэн уулзахдаа таван минутын монолог ярихыг хүсэхгүй байх болно. Тиймээс үүнийг имэйлээр бүү хий.

Танилцуулга шаардлагатай эсэхийг та мэдэхгүй. Магадгүй та аль хэдийн хүлээн авагчтай холбоо барьсан байж болох юм, гэхдээ та түүнийг санах эсэхээ мэдэхгүй байна. Та өөрийн электрон гарын үсэг дээр өөрийн итгэмжлэлийг орхиж болно.

Энэ нь үл ойлголцлоос зайлсхийх болно. Чамайг аль хэдийн таньдаг нэгэнд өөрийгөө дахин танилцуулах нь бүдүүлэг мэт санагддаг. Хэрэв тэр таныг таньдаг эсэхээ мэдэхгүй байгаа бол түүнд гарын үсгээ шалгахыг зөвшөөрч болно.

Өөрийгөө таван өгүүлбэрээр хязгаарлаарай

Та бичсэн цахим захидал бүрт хэрэгтэй зүйлээ хэлэхийн тулд хангалттай өгүүлбэрийг ашиглах хэрэгтэй. Ашигтай практик нь таван өгүүлбэрээр өөрийгөө хязгаарлах явдал юм.

Таван хүрэхгүй өгүүлбэр нь ихэвчлэн харгис хэрцгий, бүдүүлэг үг хэллэг байдаг.

Таван өгүүлбэр агуулсан имэйлийг хадгалах боломжгүй байх болно. Гэхдээ ихэнх тохиолдолд таван өгүүлбэр хангалттай.

Таван өгүүлбэрийн сахилга батыг бататгахын зэрэгцээ та и-мэйл бичиж авах боломжтой болно. Та илүү олон хариулт авах болно.

Богино үг ашиглах

1946 онд Жорж Орвэлл зохиолчдод богино үг хэрэглэхэд хэзээ ч урт үг хэрэглэхгүй байхыг зөвлөжээ.

Энэ зөвлөгөө өнөөдөр, ялангуяа имэйл бичихэд илүү их хамааралтай.

Богино үгс уншигчдадаа хүндэтгэлтэй ханддаг. Товч үгийг ашиглан та өөрийн зурвасыг ойлгоход хялбар болгосон.

Богино өгүүлбэрүүд болон догол мөрүүдтэй адилхан. Хэрэв та өөрийн зурвасыг ойлгомжтой, ойлгомжтой болгохыг хүсвэл текстийн том блок бичихээс зайлсхий.

Идэвхтэй дуу хоолой ашиглах

Идэвхтэй дуу хоолойг уншихад хялбар байдаг. Энэ нь мөн үйл ажиллагаа, хариуцлагыг урамшуулдаг. Үнэн хэрэгтээ, идэвхтэй дуу хоолойд өгүүлбэрүүд нь үйлдэл хийдэг хүн дээр төвлөрдөг. Идэвхгүй дуу хоолойд өгүүлбэрүүд нь тухайн хүн ажиллаж буй объектод төвлөрдөг. Идэвхгүй дуугаар бол бүх зүйл өөрөө болж байгаа мэт сонсогдож магадгүй юм. Идэвхтэй, хүмүүс үйлдэл хийх үед л бүх зүйл тохиолддог.

READ  Бичгийн хэв маягаа сайжруулах: логик холбогч

Стандарт бүтэцтэй байх

Таны имэйлийг богино байлгах түлхүүр нь юу вэ? Стандарт бүтцийг ашиглана уу. Энэ бол таны бичсэн имэйл бүрийн хувьд дагаж мөрдөх загвар юм.

Имэйлүүдээ богино байлгахаас гадна стандарт бүтэцтэйгээр хурдан бичихэд тусална.

Цаг хугацаа өнгөрөх тусам та бүтээсэн бүтцийг хөгжүүлэх болно. Энд таныг эхлүүлэх энгийн бүтэц үү:

  • Мэндчилгээ
  • Магтаал
  • Таны имэйлийн шалтгаан
  • Үйл ажиллагаа явуулах уриалга
  • Хаалтын зурвас (Хаалт)
  • Гарын үсэг зурах

Эдгээрийг бүгдийг нь харцгаая.

  • Энэ бол имэйлийн эхний мөр юм. “Сайн уу, [Нэр]” гэдэг нь ердийн мэндчилгээ юм.

 

  • Та хэн нэгэнд анх удаа цахим шуудан илгээж байгаа бол магтаал нь маш сайн эхлэл юм. Сайн бичсэн магтаал нь мөн танилцуулга байж болно. Жишээ нь:

 

“Таны [сэдвийн] талаарх танилцуулга [огноо] таалагдсан. »

“Таны блог [сэдэв] дээр надад үнэхээр хэрэгтэй санагдсан. »

“[Арга хэмжээ] дээр тантай уулзаж байгаадаа таатай байлаа. »

 

  • Таны имэйлийн шалтгаан. Энэ хэсэгт та "Би энэ талаар асуухаар ​​имэйл илгээх гэж байна..." эсвэл "Би танд тусалж чадах болов уу гэж бодож байсан ..." гэж хэлэх нь заримдаа танд бичих болсон шалтгаанаа тайлбарлахын тулд хоёр өгүүлбэр хэрэгтэй болно.

 

  • Үйл ажиллагаа явуулах уриалга. Та и-мэйл илгээх нь таны шалтгаанаа тайлбарласан шүү дээ дараа хүлээн юу хийхээ мэдэх болно гэж байна. Онцгой заавар өгөх. Жишээ нь:

"Та эдгээр файлуудыг пүрэв гараг гэхэд надад илгээж болох уу?" »

"Та үүнийг ойрын хоёр долоо хоногт бичиж болох уу?" "

“Яннд энэ тухай бичээд, үүнийг хийснийхээ дараа надад мэдэгдээрэй. »

Таны хүсэлтийг асуултын хэлбэрээр бүтэцчилснээр хүлээн авагч хариу өгөхийг урьж байна. Үүнээс гадна, та дараахь зүйлийг ашиглаж болно: "хэзээ үүнийг хийснээ надад мэдэгдээрэй" эсвэл "энэ нь танд тохирох эсэхийг надад мэдэгдээрэй." "

 

  • хаалтын. Имэйлээ илгээхээсээ өмнө хаалтын зурвас оруулахаа мартуузай. Энэ нь таны үйл ажиллагааны уриалгыг давтаж, хүлээн авагчид таатай мэдрэмж төрүүлэх давхар зорилготой юм.

 

Хаалтын шугамын жишээнүүд:

“Үүнд бүх талаар тусалсанд баярлалаа. "

"Би чиний юу бодож байгааг сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна. »

“Хэрэв танд асуулт байвал надад мэдэгдээрэй. "

  • Нэвтрэх захиасын өмнөх гарын үсэгээ нэмэх санаагаа дуусгах.

Энэ нь "Таны", "Хүндэтгэсэн", "Гоё сайхан өдөр" эсвэл "Баярлалаа" байж болно.