Gmail Enterprise ашиглан имэйлийн удирдлагын танилцуулга

Мөн хамт ажиллагсдаа Gmail Enterprise-г ашиглахад сургах ажлын хүрээнд Google Pro гэж нэрлэсэн, хамгийн чухал талуудын нэг нь үр дүнтэй имэйлийн менежмент юм. Имэйлийн буруу менежмент нь хурдан хүргэж болзошгүй эмх замбараагүй ирсэн имэйл хайрцаг, энэ нь эргээд чухал мессежийг алдаж, ажилтай холбоотой стрессийг нэмэгдүүлэхэд хүргэдэг. Гурав дахь гарын авлагынхаа эхний хэсэгт бид имэйлийн удирдлагын ач холбогдол болон Бизнест зориулсан Gmail-ийн энэ чиглэлээр санал болгож буй ашиг тусын талаар анхаарлаа хандуулах болно.

Бизнест зориулсан Gmail нь хэрэглэгчдэд имэйлээ үр ашигтай удирдахад туслах зорилготой юм. Энэ нь имэйлийн удирдлагыг илүү хялбар, үр ашигтай болгоход туслах, ирсэн имэйлийн зохион байгуулалтаас автоматаар хариулах хүртэл олон функцийг санал болгодог.

Gmail Enterprise-ийн гол онцлогуудын нэг бол имэйлийг янз бүрийн шалгуураар шүүж, ангилах чадвар юм. Жишээлбэл, та имэйлээ илгээгч, гарчиг, хүлээн авсан огноогоор нь ангилахаас гадна имэйлийг тодорхой фолдер руу чиглүүлэх эсвэл уншсан, уншаагүй гэж тэмдэглэх шүүлтүүр үүсгэж болно.

Түүнчлэн Бизнест зориулсан Gmail нь танд чухал имэйлүүдийг дарцаглах, ирсэн имэйлийн дээд хэсэгт байрлуулах эсвэл дараа нь лавлах зорилгоор архивлах боломжийг олгоно. Эдгээр функцууд нь их хэмжээний имэйлийг удирдах, ирж буй имэйлийн урсгалд чухал мэдээлэл алдагдахгүй байхыг баталгаажуулахад маш их хэрэгтэй байж болно.

READ  PowerPoint хөдөлгөөнт анимэйшний заавар

Эцэст нь, Gmail Enterprise нь урьдчилан тохируулсан автомат хариулах болон имэйл бичих сонголтыг санал болгодог. Эдгээр функцууд нь цаг хугацаа хэмнэж, үр ашгийг дээшлүүлэхэд тусалдаг, ялангуяа ижил төстэй имэйлд дахин дахин хариу өгөх шаардлагатай үед.

Бизнесийн имэйл хайрцагаа хэрхэн үр дүнтэй зохион байгуулах вэ

Одоо бид Gmail for Business дахь имэйлийн удирдлагын ач холбогдлын талаар ярилцсан тул та ирсэн имэйлээ үр дүнтэй зохион байгуулахын тулд Google Workspace-ийн төрөл бүрийн боломжуудыг хэрхэн ашиглаж болохыг харцгаая.

Шүүлтүүр үүсгэх: Gmail-ийн шүүлтүүрүүд танд үүнийг хийх боломжийг олгодог автоматаар ангилах таны имэйлүүд ирсэн даруйдаа. Жишээлбэл, та тодорхой харилцагчийн бүх имэйлийг автоматаар чухал гэж тэмдэглэх эсвэл тодорхой хавтас руу шилжүүлэх шүүлтүүр үүсгэж болно. Шүүлтүүрийг үүсгэхийн тулд та хийх ёстой зүйл бол Gmail хайлтын талбар дахь шүүлтүүр дүрс дээр дарж, шалгуураа тохируулаад дараа нь хийх үйлдлийг сонгох явдал юм.

Шошго ашиглах: Шошго нь хавтастай адил ажилладаг боловч a илүү уян хатан байдал. Имэйл нь олон шошготой байж болох бөгөөд энэ нь танд нэг имэйлийг олон ангилалд ангилах боломжийг олгоно. Та хялбархан танихын тулд шошгон дээр будаж болно.

Чухал имэйлүүдийг тэмдэглэ: Хамгийн чухал имэйлээ алдахгүйн тулд од ашиглан чухал мессежүүдийг тэмдэглэнэ үү. Дараа нь эдгээр имэйлүүд таны ирсэн имэйлийн дээд хэсэгт гарч ирэх бөгөөд тэдгээрийг хурдан илрүүлэхэд тань тусална.

Имэйлийг архивлах: Архивлах нь имэйлийг устгахгүйгээр ирсэн имэйл хайрцагнаас зөөх боломжийг олгоно. Энэ нь яаралтай арга хэмжээ авах шаардлагагүй, гэхдээ дараа нь хянаж үзэхийг хүсч болох имэйлүүдэд маш сайн сонголт юм.

READ  Gmail ашиглан имэйлээ өөр бүртгэл рүү автоматаар дамжуулах

Нууцлалын горимыг ашигла: Gmail Enterprise нь танд имэйлийнхээ дуусах хугацааг тохируулах, нууц үгээр хамгаалах боломжийг олгодог нууц горимын сонголтыг санал болгодог. Энэ нь ялангуяа эмзэг мэдээлэл агуулсан имэйлд хэрэгтэй байж болно.

Эдгээр функцуудыг ашигласнаар та эмх замбараагүй ирсэн имэйлийг эмх цэгцтэй, удирдахад хялбар ажлын талбар болгон хувиргаж чадна.