Хэрэв та имэйлийнхээ талаар тодорхой журам байхгүй бол тэд хурдан хугацаанд алдах эх үүсвэр болж чадна. Нөгөө талаар, та олон арван уншаагүй имэйлийн зүйлд хэт автахгүйн тулд байгууллагын түвшинд шаардлагатай зүйлийг хийвэл. Дараа нь та чухал имэйлийнхээ тухай бодлоосоо ангижрах боломжтой. Энэ нийтлэлд батлагдсан хэд хэдэн практикийг жагсаасан болно. Тэдгээрийг хэрэгжүүлснээр та шуудангийн хайрцгийг илүү найдвартай удирдах боломжтой болох нь гарцаагүй.
Аливаа имэйлийг зориулалтын хавтас эсвэл дэд хавтсанд автоматаар эсвэл гараар ангилах.
Энэ бол чухал ач холбогдолтой дарааллаар имэйлээ хурдан эрэмбэлэх боломжийг олгодог арга юм. Та өөрийн имэйлийг сэдвээр, гарчиг, эцсийн хугацаагаар нь ангилж сонгох боломжтой. Хамгийн чухал зүйл бол бүгдэд давуу талыг ашиглах явдал юм онцлог шинж чанарууд мэйлээ бүрэн ажиллагаатай байдлаар удирдахын тулд таны шуудангийн хайрцаг. Танд тохирсон зохион байгуулалтын горимын дагуу хавтас, дэд хавтас бүхий директор үүсгэсний дараа. Зурвас тус бүр таны шуудангийн хайрцагт таны ширээн дээрх цаасан файл бүр шиг байрлана. Тиймээс, имэйлээ боловсруулах мөч дуусмагц та үлдсэн ажил дээрээ 100% төвлөрч чадна.
Өөрийн имэйлийг боловсруулах тодорхой цагийг төлөвлө
Мэдээжийн хэрэг та хариу үйлдэл үзүүлэх хэрэгтэй бөгөөд хариу үйлдэл хүлээж буй мессежийг боловсруулах боломжтой байх ёстой. Үлдсэн тохиолдолд имэйлийнхээ асуудлыг зохицуулахын тулд хамгийн их холбогдох мөчүүдийг төлөвлө. Ажлаа боловсруулахад шаардлагатай бүх элементүүдийг бэлтгэж эхэл. Хамгийн их агууламжийг бүрдүүлэхийн тулд цаасан файлууд, үдээс оруулагчид, принтерүүд, бүх зүйл тохиромжтой байх ёстой. Сонгохдоо хамаагүй. Одоо таны шуудангийн хайрцаг нь шуудангийн эрэмбийн төв шиг зохион байгуулагдсан тул та имэйлээ үр дүнтэй, хурдтайгаар тайван боловсруулах боломжтой боллоо.
Шаардлагагүй мэдээллийн товхимолуудыг бүгдийг нь устгаснаар шуудангийн хайрцгийг цэвэрлэ
Сонирхолгүй мэдээ, сурталчилгаагаар таны шуудангийн хайрцгийг байнга шимжүүлдэг үү? Энэ бүх мэдээний хайрцгийг спамаас илүү спам гэж үзэхээс болгоомжил. Хэрэв та ямар ч тодорхой зүйл авчрахгүй бөгөөд энэ нь илүү түрэмгий болох боломжтой бол эдгээр бүх имэйлийн жагсаалтаас та тогтмол бүртгэлээс хасах хэрэгтэй. Та ийм хэрэгслийг ашиглаж болно цэвэр фокс хаана Надад бүртгүүлээрэй шаардлагатай бол хэд хэдэн товшилтоор хийгээрэй. Өглөөг авалгүйгээр энэ төрлийн шийдэл нь энэхүү дижитал бохирдлыг бүрэн зогсооход тань туслах болно. Олон мянган имэйлийг харьцангуй хурдан боловсруулах боломжтой.
Автомат хариуг тохируулах
Та удахгүй амралтаараа удаан хугацаагаар явах болно. Аливаа зүйлийг үл тоомсорлож, таны имэйлийн хайрцгийг автоматаар хариулна. Энэ нь маш чухал зүйл бөгөөд ингэснээр таны имэйлээр мэргэжлийн хүмүүстэй холбоо барьдаг хүмүүс танай байхгүй байгааг сайн мэддэг. Үйлчлүүлэгч, ханган нийлүүлэгч тэвчээр алдахад эдгээр үл ойлголцол үүсч болзошгүй тул эдгээр мессежүүд хариугүй хэвээр үлдэнэ. Энэ нь амралтын үеэр автоматаар илгээгдсэн богино мессежээс хялбархан зайлсхийх болно. Та амралтаасаа буцаж ирсэн огноогоо зааж өгөх хэрэгтэй бөгөөд хэрэв шаардлагатай бол хамт ажилладаг хүний имэйлийг яагаад оруулаагүй байна.
Хуулбар болгон илгээх имэйлийн тоог хязгаарлаарай
Нүүрстөрөгчийн хуулбар (CC) болон үл үзэгдэх нүүрстөрөгчийн хуулбар (CCI) руу илгээгдсэн имэйлийг системтэйгээр ашиглах нь төгсгөлгүй солилцоог хурдан бий болгож чадна. Таны мессежийг зөвхөн мэдээлэл авахын тулд хүлээж авсан хүмүүс одоо тодруулга авах шаардлагатай байна. Бусад хүмүүс яагаад энэ захиаг хүлээн авснаа гайхаж, цаг хугацаа алдах нь зөв гэж ойлгодог. Хэн нэгнийг гогцоонд оруулах сонголтыг хийхдээ таны сонголт үнэхээр хамааралтай эсэхийг шалгаарай. Хэн нэгэнд илгээсэн мессежүүдээс зайлсхийх хэрэгтэй.
Имэйл нь хууль ёсны үнэ цэнэтэй байж болно гэдгийг санаарай
Таны бүх имэйлийн имэйлийг аль болох хадгалах хэрэгтэй, тэр тусмаа аж үйлдвэрийн трибунал. Хэрэв та өөрийн гараар бичсэн захидалтай ижил үнэ цэнэтэй гэрчилгээтэй бол цахим мессеж. Гэхдээ болгоомжтой байгаарай бодолгүйгээр илгээгдсэн хамт ажиллагсад эсвэл үйлчлүүлэгч рүү хандах нь ноцтой үр дагаварт хүргэж болзошгүй юм. Хэрэв үйлчлүүлэгч нотлох юм бол и-мэйл нь танд хүргэх эсвэл бусад талаар хүлээсэн үүргээ биелүүлээгүй гэсэн дэмжлэгтэй байдаг. Та бизнесийнхээ төлөө болон өөрийнхөө төлөө гарах үр дагаврыг өөрөө үүрэх болно. Аж үйлдвэрийн маргаантай адил арилжааны маргаануудад нотолгоо нь "үнэгүй" гэж ярьдаг. Энэ нь шүүгч өөрөө шийдэх бөгөөд түүний имэйлийг хогийн саванд хийхээс илүү болгоомжтой ангилсан нь дээр юм.
