Имэйл нь бизнесийн харилцааны чухал хэрэгсэл байсаар ирсэн ч Sendmail-ийн явуулсан санал асуулга. Энэ нь мэргэжилтнүүдийн 64% -д хурцадмал байдал, төөрөгдөл эсвэл бусад сөрөг үр дагаварт хүргэсэн.

Тэгэхээр та имэйлүүдтэйгээ хэрхэн зайлсхийх вэ? Мөн хүссэн үр дүнд хүргэдэг имэйлүүдийг хэрхэн бичих вэ? Энэ нийтлэлд бид таны имэйлийг ашиглах нь тодорхой, үр дүнтэй, амжилттай байгааг бататгахын тулд ашиглаж болох стратегийг нягтлан үзье.

Дундаж ажилтан 80 имэйлийг өдөрт хүлээн авдаг. Энэ мэйлийн хэмжээгээр мессежүүд нь амархан мартагддаг. Таны имэйлийг ажиглаж, ашиглахад хялбар энгийн дүрмийг дагана уу.

  1. И-мэйлээр хэт их холбогдож болохгүй.
  2. Объектуудыг сайн ашиглах.
  3. Илүү товч бөгөөд мессеж бич.
  4. Эелдэг бай.
  5. Таны дууг шалгана уу.
  6. Дахин уншуулах.

И-мэйлээр хэт их холбогдож болохгүй

Ажил дээрх стрессийн хамгийн том эх үүсвэрүүдийн нэг бол хүмүүсийн хүлээн авдаг маш их имэйл юм. Тиймээс, имэйл бичиж эхлэхээсээ өмнө өөрөөсөө "Энэ үнэхээр шаардлагатай юу?"

Энэ хүрээнд та арын хэлэлцүүлгийн сэдэв байж болзошгүй асуултуудыг шийдвэрлэхийн тулд утас эсвэл шууд мессежийг ашиглах хэрэгтэй. Харилцаа холбооны төлөвлөлтийн хэрэгслийг ашиглаж, янз бүрийн төрлийн мессежийн хамгийн сайн сувгийг тодорхойл.

Боломжтой бол муу мэдээ өгч болно. Энэ нь таныг сэтгэл мэдрэлийн, энэрэн нигүүлсэхүй, ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцол, харилцан ойлголцлыг бий болгоход тусалдаг.

Объектуудыг сайн ашиглах

Сонины гарчиг нь хоёр зүйлийг хийдэг: энэ нь таны анхаарлыг татаж, нийтлэлийг нэгтгэн дүгнэж, унших эсэхээ шийдэх боломжтой болно. Таны имэйлийн гарчиг ч мөн адил байх ёстой.

Объект хоосон зайг үл тоомсорлох эсвэл "спам" гэж үзэхгүй байх магадлалтай. Тиймээс хүлээн авагчид имэйл нь юу болохыг хэлэхийн тулд үргэлж сайн сонгосон хэдэн үг хэлээрэй.

Хэрэв таны мессеж долоо хоног тутмын төслийн тайлан гэх мэт ердийн имэйлийн нэг хэсэг бол та гарчигт огноог оруулахыг хүсч болно. Хариу өгөх шаардлагатай мессежийн хувьд та "7-р сарын XNUMX-ны дотор илгээнэ үү" гэх мэт үйлдэлд уриалж болно.

Доорх шиг сайн бичсэн гарчиг нь хүлээн авагч имэйлээ нээх шаардлагагүйгээр хамгийн чухал мэдээллийг өгдөг. Энэ нь хүлээн авагчид ирсэн имэйлээ шалгах бүрд таны уулзалтыг сануулдаг сануулга болж өгдөг.

 

Муу үлгэр жишээ
 
Гарчиг: уулзалт Гарчиг: GATEWAY процесс дээр уулзалт - 09 25h February 2018 процесс

 

Мессежийг тодорхой бөгөөд товчоор хадгалах

Уламжлалт бизнесийн захидлууд шиг имэйлүүд нь тодорхой бөгөөд товчхон байх ёстой. Таны өгүүлбэрийг богино, нарийн бич. Имэйлийн байгууллага нь шууд бөгөөд мэдээллийн шинжтэй бөгөөд холбогдох бүх мэдээллийг агуулсан байх ёстой.

Уламжлалт захидлуудаас ялгаатай нь олон имэйл илгээх нь нэг илгээхээс илүү зардал шаарддаггүй. Тиймээс, хэрэв та өөр өөр сэдвээр хэн нэгэнтэй харилцах шаардлагатай бол тус бүрдээ тусдаа имэйл бичих талаар бодож үзээрэй. Энэ нь мессежийг тодруулж, сурвалжлагчдаа нэг удаад нэг сэдвээр хариулах боломжийг олгоно.

 

Муу жишээ Сайн жишээ
Гарчиг: Борлуулалтын тайлангийн засвар

 

Сайн байна уу Michelin,

 

Өнгөрсөн долоо хоногт энэхүү тайланг илгээсэнд баярлалаа. Өчигдөр би үүнийг уншаад 2-р бүлэгт манай борлуулалтын үзүүлэлтийн талаар илүү тодорхой мэдээлэл шаардлагатай байгааг мэдэрсэн. Би бас илүү албан ёсны өнгө аястай байж болно гэж бодож байна.

 

Нэмж хэлэхэд энэ баасан гаригт олон нийттэй харилцах албаныхантай шинэ сурталчилгааны ажлын талаар уулзалт хийхээр товлосон гэдгээ дуулгая. Тэр 11:00 цагт, хурлын жижиг өрөөнд байх болно.

 

Боломжтой бол надад мэдэгдээрэй.

 

Баярлалаа,

 

Камилл

 Гарчиг: Борлуулалтын тайлангийн засвар

 

Сайн байна уу Michelin,

 

Өнгөрсөн долоо хоногт энэхүү тайланг илгээсэнд баярлалаа. Өчигдөр би үүнийг уншаад 2-р бүлэгт манай борлуулалтын үзүүлэлтийн талаар илүү тодорхой мэдээлэл шаардлагатай байгааг мэдэрсэн.

 

Би ч бас энэ дууг илүү албан ёсны гэж боддог.

 

Үүнийг санаж байна уу?

 

Таны ажилд маш их баярлалаа!

 

Камилл

 

(Камилл дараа нь PR уулзалтын талаар өөр имэйл илгээдэг.)

 

Энд тэнцвэрийг хадгалах нь чухал юм. Та хэн нэгнийг имэйлээр бөмбөгдөхийг хүсэхгүй байгаа бөгөөд хэд хэдэн холбогдох цэгүүдийг нэг имэйлд нэгтгэх нь утга учиртай юм. Ийм зүйл тохиолдоход дугаарласан догол мөр эсвэл цэгүүдээр энгийн байлгаж, шингээхэд хялбар болгохын тулд мэдээллийг жижиг, сайн зохион байгуулалттай нэгж болгон "зүсэх" талаар бодож үзээрэй.

Дээр дурдсан сайн жишээн дээр Камилла Мишелинээс юу хийхийг хүсч байгаагаа тодорхойлсон болохыг анхаарна уу (энэ тохиолдолд тайланг өөрчилнө үү). Хэрэв та хүмүүст юу хүсч байгаагаа мэдэхэд нь тусалбал тэд танд үүнийг өгөх магадлал өндөр болно.

Эелдэг бай

Хүмүүс уламжлалт захидлуудаас имэйлүүд албан ёсоор бага байдаг гэж боддог. Харин таны илгээсэн захиас нь таны мэргэжлийн ур чадвар, үнэ цэнэ, анхаарлыг дэлгэрэнгүй авч үзэх нь маш чухал байдаг тул албан ёсны тодорхой түвшинд хэрэгтэй.

Хэрэв та хэн нэгэнтэй сайн харилцаатай биш л бол албан бус үг хэллэг, хар хэл яриа, үг хэллэг, зохисгүй товчлолоос зайлсхий. Эмотиконууд нь таны зорилгыг тодруулахад тустай байж болох ч зөвхөн сайн таньдаг хүмүүстээ ашиглах нь дээр.

"Хүндэтгэсэн", "Сайн өдөр / үдэшлэг", эсвэл "Сайн танд", нөхцөл байдлаас шалтгаална уу.

Хүлээн авагчид имэйл хэвлэж, бусадтай хуваалцахыг сонгож болох тул үргэлж эелдэг байгаарай.

Аяыг шалгана уу

Бид нүүр нүүрээ харсан хүмүүстэй уулзахдаа тэдний биеийн хэл, дуу авиа, нүүрний илэрхийлэлийг хэрхэн мэдэрч байгааг үнэлж дүгнэдэг. И-мэйл энэ мэдээллийг биднээс холдуулдаг бөгөөд энэ нь хүмүүс бидний захиасыг буруу ойлгосон үеийг мэдэхгүй гэсэн үг юм.

Таны сонгосон үг, өгүүлбэрийн урт, цэг таслал, том үсгийг харааны болон сонсголын дохиогүйгээр амархан буруугаар тайлбарлаж болно. Доорх эхний жишээн дээр Луиза Янныг бухимдсан эсвэл уурласан гэж бодож болох ч бодит байдал дээр тэр сайхан санагдаж байна.

 

Муу жишээ Сайн жишээ
Луиза,

 

Өнөөдөр 17:XNUMX цаг гэхэд таны тайлан надад хэрэгтэй байна, эс тэгвээс би хугацаагаа алдах болно.

 

Yann

 Сайн уу Луиз,

 

Энэ тайланд та бүхний ажил хөдөлмөрт талархаж байгаадаа баярлалаа. Та 17-ээс өмнө өөрийнхөө хувилбарыг гаргаж өгч болох уу? Тиймээс би сүүлийн хугацааг санахгүй байна уу?

 

Урьдчилан баярлалаа,

 

Yann

 

Таны и-мэйл "сэтгэлийн" мэдрэмжийг бодоорой. Хэрэв таны бодол санаа, сэтгэл хөдлөлүүд буруу ойлгогдож байвал таны үгсийг томъёолох аргуудын талаар хоёрдмол утгатай ойлголт олж аваарай.

Хянан тохиолдуулах үйлчилгээ

Эцэст нь "Илгээх" дээр дарахаас өмнө имэйлээ зөв бичих, дүрмийн болон цэг таслалын алдаа байгаа эсэхийг шалгаарай. Таны и-мэйл таны өмссөн хувцас шиг таны мэргэжлийн дүр төрхийн нэг хэсэг юм. Тиймээс цувралаар алдаа агуулсан мессеж илгээх нь дургүйцдэг.

Хянан шалгах явцад имэйлийнхээ уртыг анхаарч үзээрэй. Хүмүүс урт, цуурайтуулсан и-мэйлээс богино, товч имэйлийг унших нь илүү их магадлалтай тул таны имэйлийг аль болох богино хугацаанд шаардлагатай мэдээллүүдийг оруулахгүйгээр байнга байлгах хэрэгтэй.

Түлхүүр оноо

Бидний ихэнх нь өдрийнхөө сайхан цагийг өнгөрөөдөг имэйл унших, бичихБайна. Гэхдээ бидний илгээсэн мессеж бусдыг төөрөлдүүлж болох юм.

Үр дүнтэй имэйл бичихийн тулд эхлээд энэ сувгийг үнэхээр ашиглах хэрэгтэй эсэхийг асуугаарай. Заримдаа утсаа авах нь зүйтэй болов уу.

Имэйлүүдээ товч бөгөөд нарийн хий. Зөвхөн тэдгээрийг харах шаардлагатай хүмүүст л илгээж, хүлээн авагчид юу хийхийг хүсч байгаагаа тодорхой зааж өг.

Таны и-мэйл таны мэргэжлийн ур чадвар, үнэт зүйл, нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзсэний тусгал гэдгийг санаарай. Бусад хүмүүс таны мессежийн өнгө аясыг хэрхэн тайлбарлаж болохыг төсөөлөхийг хичээ. Эелдэг байж, "Илгээх" товчийг дарахаас өмнө бичсэн зүйлээ дахин шалгаарай.