Өөрийн домэйныг тохируулж, мэргэжлийн имэйл хаяг үүсгээрэй

 

Google Workspace ашиглан мэргэжлийн имэйл хаяг үүсгэхийн тулд хамгийн эхний алхам бол тусгай домэйн нэр худалдаж авах явдал юм. Домэйн нэр нь таны онлайн бизнесийн таних тэмдгийг илэрхийлдэг бөгөөд таны брэндийн дүр төрхийг бэхжүүлэхэд зайлшгүй шаардлагатай. гэх мэт домэйн бүртгэгчээс домэйн нэрийг худалдан авч болно Google домэйн, Ионос, босч OVH. Худалдан авахдаа өөрийн бизнесийн нэрийг тусгасан, санахад хялбар домэйн нэрийг сонгохоо мартуузай.

 

Google Workspace ашиглан домэйн тохируулна уу

 

Домэйн нэр худалдаж авсны дараа та хийх ёстой Google Workspace ашиглан тохируулна уу Google-ийн бизнесийн имэйл үйлчилгээг ашиглах боломжтой байх. Өөрийн домэйныг тохируулах алхмууд энд байна:

  1. Өөрийн бизнесийн хэмжээ болон тусгай хэрэгцээнд тохирсон төлөвлөгөөг сонгон Google Workspace-д бүртгүүлнэ үү.
  2. Бүртгэлийн явцад та өөрийн хувийн домэйн нэрийг оруулахыг хүсэх болно.
  3. Google Workspace нь таны домэйны өмчлөлийг баталгаажуулах, шаардлагатай Домэйн Нэрийн Систем (DNS) бүртгэлийг тохируулах зааварчилгааг танд өгөх болно. Та өөрийн домэйн бүртгэгчийн хяналтын самбарт нэвтэрч, Google-ээс өгсөн MX (Mail Exchange) бичлэгүүдийг нэмэх шаардлагатай. Эдгээр бүртгэлийг Google Workspace-н мэйл серверүүд рүү илгээхэд ашигладаг.
  1. DNS бүртгэлийг тохируулж, домэйныг баталгаажуулсны дараа та өөрийн домэйн болон үйлчилгээг удирдахын тулд Google Workspace админ консол руу нэвтрэх боломжтой болно.

 

Ажилчдынхаа хувийн имэйл хаягийг үүсгэ

 

Одоо таны домэйн Google Workspace-д тохируулагдсан тул та ажилтнууддаа зориулж хувийн имэйл хаяг үүсгэж эхлэх боломжтой. Үүнийг хийхийн тулд дараах алхмуудыг дагана уу.

  1. Google Workspace админ консол руу админ бүртгэлээ ашиглан нэвтэрнэ үү.
  2. Зүүн цэсний "Хэрэглэгчид" дээр дарж байгууллагынхаа хэрэглэгчдийн жагсаалт руу орно.
  3. Шинэ хэрэглэгчийн бүртгэл үүсгэхийн тулд "Хэрэглэгч нэмэх" товчийг дарна уу. Та ажилтан бүрийн овог нэр, хүссэн имэйл хаяг гэх мэт мэдээллийг өгөх шаардлагатай. Имэйл хаяг нь таны хувийн домэйн нэрээр автоматаар үүсгэгдэх болно (жишээ нь. ажилтан@yourcompany.com).
  1. Бүртгэлүүдийг үүсгэсний дараа та хэрэглэгч бүрт компани доторх үүрэг хариуцлагад нь үндэслэн үүрэг, зөвшөөрлийг оноож болно. Мөн та тэдэнд нууц үгээ тохируулах, Gmail хаяг руугаа нэвтрэх зааврыг илгээж болно.
  2. Хэрэв та ерөнхий имэйл хаяг үүсгэхийг хүсвэл, жишээ нь contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, та хуваалцсан имэйл хаягтай хэрэглэгчийн бүлгүүдийг үүсгэж болно. Энэ нь олон ажилчдад эдгээр ерөнхий хаяг руу илгээсэн имэйлийг хүлээн авч, хариу өгөх боломжийг олгодог.

Эдгээр алхмуудыг хийснээр та Google Workspace ашиглан өөрийн домэйныг тохируулж, ажилтнууддаа ажлын имэйл хаяг үүсгэх боломжтой болно. Эдгээр хувийн имэйл хаягууд нь танай компанийн брэндийн дүр төрхийг дээшлүүлж, тантай цахим шуудангаар харилцахдаа харилцагч болон түншүүдэд тань мэргэжлийн туршлага өгөх болно.

Google Workspace дээрх имэйл хаягууд болон хэрэглэгчийн тохиргоог удирдах боломжтой

 

Google Workspace админ консол нь танай компанийн хэрэглэгчийн бүртгэлийг удирдахад хялбар болгодог. Администраторын хувьд та шинэ хэрэглэгч нэмэх, тэдний дансны мэдээлэл, тохиргоог засах, ажилчид компаниас гарах үед бүртгэлийг устгах боломжтой. Эдгээр үйлдлийг гүйцэтгэхийн тулд удирдлагын консол дахь "Хэрэглэгчид" хэсэгт очиж тохиргоогоо өөрчлөх эсвэл бүртгэлээ устгахын тулд холбогдох хэрэглэгчийг сонго.

 

Хэрэглэгчийн бүлгүүд болон хандалтын эрхийг удирдах

 

Хэрэглэгчийн бүлгүүд нь танай компани доторх Google Workspace-ийн нөөц, үйлчилгээнд хандах эрхийг зохион байгуулах, удирдах үр дүнтэй арга юм. Та өөр өөр хэлтэс, хэлтэс, төслүүдэд зориулж бүлгүүдийг үүсгэж, тэдний үүрэг, хариуцлагад үндэслэн гишүүдийг нэмж болно. Хэрэглэгчийн бүлгүүдийг удирдахын тулд Google Workspace админ консолын "Бүлэг" хэсэгт очно уу.

Бүлгүүд нь мөн хуваалцсан баримт бичиг, хавтас руу хандах хандалтыг хянахад тусалдаг ба зөвшөөрлийн удирдлагыг хялбаршуулдаг. Жишээлбэл, та маркетингийн багийнхаа бүлгийг үүсгэж, Google Драйв дахь маркетингийн тодорхой эх сурвалжид хандах боломжийг олгох боломжтой.

 

Аюулгүй байдлын бодлого, мессежийн дүрмийг хэрэгжүүл

 

Google Workspace нь таны имэйлийн орчныг хамгаалах, бизнесийн мэдээллээ хамгаалах олон сонголтыг санал болгодог. Администраторын хувьд та аюулгүй байдлын янз бүрийн бодлого, мессежийн дүрмийг дагаж мөрдөх, хэрэглэгчдийг онлайн аюулаас хамгаалах боломжтой.

Эдгээр тохиргоог тохируулахын тулд Google Workspace админ консолын "Аюулгүй байдал" хэсэгт очно уу. Таны хэрэгжүүлж болох бодлого, дүрмийн зарим жишээ энд байна:

  1. Нууц үгийн шаардлага: Бүртгэлийг аюулгүй байлгахад туслахын тулд хэрэглэгчийнхээ нууц үгийн урт, нарийн төвөгтэй байдал, хүчинтэй байх дүрмийг тохируулаарай.
  2. Хоёр хүчин зүйлийн баталгаажуулалт: Хоёр хүчин зүйлийн баталгаажуулалтыг (2FA) идэвхжүүлж, хэрэглэгчдийг данс руугаа нэвтрэх үед аюулгүй байдлын нэмэлт давхарга нэмнэ.
  3. Имэйл шүүлтүүр: Спам имэйл, фишинг хийх оролдлого, хортой хавсралт эсвэл холбоос бүхий мессежийг хаах, хорио цээрийн дэглэм тогтоох.
  4. Хандалтын хязгаарлалт: Байршил, IP хаяг эсвэл нэвтрэхэд ашигласан төхөөрөмж дээр үндэслэн Google Workspace үйлчилгээ болон өгөгдөлд хандах хандалтыг хязгаарлана.

Эдгээр имэйлийн аюулгүй байдлын бодлого, дүрмийг хэрэглэснээр та бизнесээ болон ажилчдаа онлайн аюулаас хамгаалж, холбогдох дүрэм журмыг дагаж мөрдөхөд туслах болно.

Дүгнэж хэлэхэд, Google Workspace-д имэйл бүртгэл болон хэрэглэгчийн тохиргоог удирдах нь таны имэйлийн орчныг саадгүй, аюулгүй ажиллуулах чухал тал юм. Администраторын хувьд та хэрэглэгчийн бүртгэл, хэрэглэгчийн бүлэг, хандалтын эрхийг удирдахаас гадна бизнесийн хэрэгцээнд тохируулан аюулгүй байдлын бодлого, имэйлийн дүрмийг хэрэгжүүлэх үүрэгтэй.

Google Workspace-аас санал болгож буй хамтын ажиллагаа, харилцааны хэрэгслүүдийн давуу талыг ашиглаарай

 

Google Workspace нь боломжтой програмуудын нэгдсэн багцыг санал болгодог үр дүнтэй хамтын ажиллагаа танай багийн гишүүдийн дунд. Gmail-г Google Workspace-ийн бусад апп-уудтай хамт ашигласнаар та бизнесийнхээ бүтээмж, харилцаа холбоог сайжруулахын тулд өөр өөр хэлтэс хоорондын хамтын ажиллагааг хөгжүүлэх боломжтой. Gmail болон бусад Google Workspace програмуудын хооронд хэрэгтэй интеграцчлалын зарим жишээ энд байна:

  1. Google Хуанли: Өөрийн болон хамт ажиллагсдынхаа календарьт урилга нэмж, Gmail-ээс шууд уулзалт, арга хэмжээг төлөвлөөрэй.
  2. Google Contacts: Бизнес болон хувийн харилцагчдаа нэг дороос удирдаж, Gmail-тэй автоматаар синк хийнэ үү.
  3. Google Drive: Google Drive ашиглан том хавсралт илгээж, баримт бичиг дээр хамтран ажиллана уу
    олон хувилбарыг татаж авах, цахим шуудангаар илгээх шаардлагагүйгээр шууд Gmail-ээс бодит цаг хугацаанд.
  1. Google Keep: Gmail-ээс шууд тэмдэглэл хөтөлж, хийх ажлын жагсаалт үүсгэж, бүх төхөөрөмж дээрээ синк хийнэ үү.

 

Google Drive-тай документ болон файлуудыг хуваалцаарай

 

Google Драйв нь таны бизнес дэх хамтын ажиллагааг хөнгөвчлөх онлайн файл хадгалах, хуваалцах хэрэгсэл юм. Google Драйвыг ашигласнаар та баримт бичиг, хүснэгт, үзүүлэн болон бусад файлуудыг хамтран ажиллагсадтайгаа хуваалцаж, хэрэглэгч бүрийн зөвшөөрлийг (зөвхөн унших, сэтгэгдэл бичих, засах) хянах боломжтой. Багийнхаа гишүүдтэй файл хуваалцахын тулд тэдгээрийг Google Драйвд хамтран ажиллагчаар нэмэх эсвэл файлын холбоосыг хуваалцахад хангалттай.

Мөн Google Драйв нь Google Docs, Google Sheets, Google Slides зэрэг Google Workspace багцын хэрэглүүрүүдийн ачаар хуваалцсан баримт бичиг дээр бодит цаг хугацаанд ажиллах боломжийг олгоно. Энэхүү бодит цагийн хамтын ажиллагаа нь танай багт илүү үр дүнтэй ажиллахад тусалж, нэг файлын олон хувилбартай холбоотой бэрхшээлээс зайлсхийдэг.

 

Google Meet-тэй онлайн уулзалт зохион байгуулаарай

 

Google Meet нь Google Workspace-д нэгдсэн видео хурлын шийдэл бөгөөд нэг оффист эсвэл дэлхий даяар тархсан танай багийн гишүүдийн хооронд онлайн уулзалт хийх боломжийг олгодог. Google Meet-тэй онлайн уулзалт зохион байгуулахын тулд Google Календарт арга хэмжээ төлөвлөөд Meet уулзалтын холбоосыг нэмнэ үү. Та мөн Gmail эсвэл Google Meet програмаас шууд түр уулзалт үүсгэх боломжтой.

Google Meet-ийн тусламжтайгаар танай баг аюулгүй орчинд өндөр чанартай видео уулзалтад оролцох, дэлгэц хуваалцах, баримт бичиг дээр хамтран ажиллах боломжтой. Нэмж дурдахад Google Meet нь таны бизнесийн харилцаа холбоо, хамтын ажиллагааны хэрэгцээг хангах үүднээс тайлбарын автомат орчуулга, хурлын өрөөний дэмжлэг, уулзалтын бичлэг зэрэг дэвшилтэт функцуудыг санал болгодог.

Эцэст нь, Google Workspace нь таны бизнесийг илүү үр дүнтэй ажиллаж, холбоотой байхад туслах олон төрлийн хамтын ажиллагаа, харилцааны хэрэгслийг санал болгодог. Gmail-г бусад Google Workspace программтай ашиглах, Google Драйваар дамжуулан файл болон баримт бичгүүдийг хуваалцах, Google Meet-тэй онлайн уулзалт зохион байгуулснаар та багийнхаа бүтээмж, хамтын ажиллагааг сайжруулахын тулд эдгээр шийдлүүдийг ашиглах боломжтой.

Хамтын ажиллагааны эдгээр хэрэгслүүдийг ашигласнаар та бизнесээ хурдан дасан зохицож, багаар үр дүнтэй ажиллах чадвар нь амжилтанд хүрэх чухал ач холбогдолтой байнга өөрчлөгдөж байдаг ертөнцөд өрсөлдөх чадвартай байх боломжийг олгож байна.