Print Friendly, पीडीएफ व ईमेल

व्यवसाय संप्रेषणांसाठी ईमेल बर्याचदा आवश्यक साधन आहे, परंतु Sendmail द्वारे आयोजित करण्यात आलेला एक सर्वेक्षण. असे दिसून आले की यामुळे 64% व्यावसायिकांना तणाव, गोंधळ किंवा इतर नकारात्मक परिणाम झाले आहेत.

तर, आपण आपल्या ईमेलद्वारे हे कसे टाळू शकता? आणि आपल्याला अपेक्षित परिणाम देणार्या ईमेल कसे लिहू शकतात? या लेखात, आपण आपला ईमेल स्पष्ट, प्रभावी आणि यशस्वी असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी वापरत असलेल्या धोरणाचे आम्ही पुनरावलोकन करतो.

सरासरी ऑफिस वर्कर्सला दररोज सुमारे 80 ईमेल प्राप्त होतात. मेलच्या या प्रमाणात, वैयक्तिक संदेश सहज विसरला जाऊ शकतो. या साध्या नियमांचे पालन करा जेणेकरून आपले ईमेल लक्षात घेतले आणि वापरले जातील.

  1. ईमेलद्वारे जास्त संप्रेषण करू नका.
  2. वस्तूंचा चांगला वापर करा.
  3. स्पष्ट आणि संक्षिप्त संदेश तयार करा.
  4. नम्र व्हा.
  5. आपला आवाज तपासा.
  6. पुन्हा वाचली जाते.

ईमेलद्वारे जास्त संप्रेषण करू नका

कामावर तणाव असलेल्या सर्वात मोठ्या स्रोतांपैकी एक म्हणजे लोकांना प्राप्त झालेल्या ईमेलची तीव्रता. म्हणून, आपण ईमेल लिहिणे प्रारंभ करण्यापूर्वी, "स्वतःच आवश्यक आहे काय?"

या संदर्भात, फीडबॅकच्या अधीन असू शकतील अशा समस्या हाताळण्यासाठी आपण फोन किंवा इन्स्टंट मेसेंजर वापरणे आवश्यक आहे. संप्रेषण नियोजन साधन वापरा आणि वेगवेगळ्या प्रकारच्या संदेशांसाठी सर्वात योग्य चॅनेल ओळखा.

जेव्हाही शक्य असेल तेव्हा वाईट बातमी द्या. हे आपल्याला सहानुभूती, अनुकंपा आणि समजुतीने संवाद साधण्यास मदत करते आणि आपला संदेश चुकून घेतला गेला तर स्वत: ची पूर्तता करते.

वस्तूंचा चांगला वापर करा

वृत्तपत्राचे शीर्षक दोन कार्ये आहेत: ते आपले लक्ष आकर्षीत करते आणि लेखाचे सारांश देते जेणेकरुन आपण ते वाचले की नाही हे ठरवू शकता. आपल्या ई-मेल संदेशाचा विषय समान कार्य करू शकतो.

एक वस्तू रिक्तकडे दुर्लक्ष केले जाण्याची किंवा "स्पॅम" म्हणून नाकारण्याची शक्यता असते. त्यामुळे प्राप्तकर्त्याला ची सामग्री सूचित करण्यासाठी नेहमी काही चांगले निवडलेले शब्द वापराई-मेल.

जर आपला संदेश नियमित ईमेलच्या मालिकेचा भाग असेल तर साप्ताहिक प्रोजेक्ट अहवालाप्रमाणे आपण त्या विषयातील तारीख समाविष्ट करू इच्छित असाल. ज्या संदेशास उत्तर आवश्यक आहे त्या संदेशासाठी, आपण कॉल टू अॅक्शन देखील समाविष्ट करू शकता जसे की "कृपया नोव्हेंबर 7 पूर्वी कृपया".

वाचा  व्यावसायिक वातावरणात ईमेल लिहा

एक खाली लिखित विषय ओळ, जसे की खालील एक, प्राप्तकर्त्याशिवाय ईमेल देखील उघडण्याची सर्वात महत्वाची माहिती प्रदान करते. हे आमंत्रण म्हणून कार्य करते जे प्रत्येक वेळी आपल्या इनबॉक्सला भेट देताना आपल्या भेटीच्या प्राप्तकर्त्यांना आठवण करुन देते.

 

वाईट उदाहरण चांगले उदाहरण
 
विषयः बैठक विषय: गेटवे प्रक्रियावर मीटिंग - 09h 25 फेब्रुवारी 2018

 

संदेश स्पष्ट आणि संक्षिप्त ठेवा

पारंपारिक व्यवसाय अक्षरे यासारखे ईमेल, स्पष्ट आणि संक्षिप्त असणे आवश्यक आहे. आपले वाक्य संक्षिप्त आणि अचूक ठेवा. ईमेलचा मुख्य भाग थेट आणि माहितीपूर्ण असणे आवश्यक आहे आणि त्यामध्ये सर्व संबंधित माहिती असणे आवश्यक आहे.

पारंपारिक अक्षरे विपरीत, एकाधिक ईमेल पाठविणे एक पाठविण्यापेक्षा अधिक खर्च होत नाही. म्हणून, जर आपल्याला एखाद्या भिन्न विषयावर एखाद्याशी संवाद साधण्याची आवश्यकता असेल तर प्रत्येकासाठी स्वतंत्र ईमेल लिहा. हे संदेश स्पष्ट करते आणि संवाददारास एकाच वेळी एका विषयावर उत्तर देण्याची परवानगी देते.

 

वाईट उदाहरण चांगले उदाहरण
विषय: विक्री अहवालासाठी पुनरावृत्ती

 

हाय मिशेलिन,

 

गेल्या आठवड्यात हा अहवाल पाठविल्याबद्दल धन्यवाद. मी काल ते वाचले आणि मला वाटते की 2 चा भाग आमच्या विक्रय आकडेवारीबद्दल अधिक विशिष्ट माहिती आवश्यक आहे. मला असेही वाटते की हा आवाज अधिक औपचारिक असू शकतो.

 

याव्यतिरिक्त, मी आपल्याला हे सूचित करू इच्छितो की मी या शुक्रवारी सार्वजनिक जाहिराती विभागासह नवीन जाहिरात मोहिमेवर एक बैठक आयोजित केली आहे. ती 11h00 वाजता आहे आणि लहान कॉन्फरन्स रूममध्ये आहे.

 

कृपया उपलब्ध असल्यास मला कळवा.

 

धन्यवाद,

 

केमिली

विषय: विक्री अहवालासाठी पुनरावृत्ती

 

हाय मिशेलिन,

 

गेल्या आठवड्यात हा अहवाल पाठविल्याबद्दल धन्यवाद. मी काल ते वाचले आणि मला वाटते की 2 चा भाग आमच्या विक्रय आकडेवारीबद्दल अधिक विशिष्ट माहिती आवश्यक आहे.

 

मला असेही वाटते की हा आवाज अधिक औपचारिक असू शकतो.

 

आपण या टिप्पण्यांसह हे बदलून सुधारित करू शकता का?

 

आपल्या कठोर परिश्रमांबद्दल धन्यवाद!

 

केमिली

 

(कॅमिली नंतर पीआर बैठकीबद्दल एक अन्य ईमेल पाठवते.)

 

येथे शिल्लक शोधणे महत्वाचे आहे. आपणास कुणाला ईमेलवर गोलाबारी करायची नाही आणि एकाधिक संबंधित बिंदू एकाच मेलमध्ये एकत्रित करण्यात अर्थ प्राप्त होतो. जेव्हा हे घडते, तेव्हा त्यास क्रमांकित परिच्छेद किंवा बुलेट पॉइंट्ससह सोपे ठेवा आणि पचन सुलभतेसाठी माहिती लहान, सुव्यवस्थित युनिट्समध्ये "खंडित" करण्याचा विचार करा.

तसेच लक्षात ठेवा की वरील चांगल्या उदाहरणामध्ये केमिलीने तिला मिशेलने काय करावे हे निर्दिष्ट केले (या प्रकरणात, अहवाल सुधारित करा). जर आपण लोकांना जे पाहिजे ते जाणून घेण्यास मदत केली तर ते आपल्याला ते देईल.

नम्र व्हा

लोक नेहमी विचार करतात की पारंपरिक पत्रांपेक्षा ईमेल कमी औपचारिक असू शकतात. परंतु आपण पाठवलेले संदेश आपल्या स्वत: च्या व्यावसायिकता, मूल्यांकडे व तपशीलाकडे लक्ष देणे महत्वाचे आहेत, म्हणून औपचारिकतेची विशिष्ट पातळी आवश्यक आहे.

जोपर्यंत आपण एखाद्याच्या चांगल्या शब्दावर नसल्यास, अनौपचारिक भाषा, अस्पष्टता, शब्दलेखन आणि अनुचित संक्षेप टाळा. इमोटिकॉन्स आपल्या हेतूला स्पष्ट करण्यात मदत करू शकतात परंतु आपल्यास चांगले माहित असलेल्या लोकांसह त्यांचा वापर करणे चांगले आहे.

परिस्थितीनुसार आपला संदेश "विनम्र," "शुभ दिवस / संध्याकाळी" किंवा "आपणास चांगला" म्हणून बंद करा.

प्राप्तकर्ते ईमेल मुद्रित करण्याचा आणि इतरांबरोबर सामायिक करण्याचा निर्णय घेऊ शकतात, म्हणून नेहमी नम्र व्हा.

टोन तपासा

जेव्हा आपण लोकांशी समोरासमोर भेटतो तेव्हा त्यांच्या शरीराची भाषा, मुख आवाज आणि चेहर्यावरील भाव वापरतात ज्यायोगे त्यांना कसे वाटते हे मूल्यांकन करते. ई-मेल आम्हाला या माहितीपासून वंचित ठेवते, याचा अर्थ असा होतो की लोकांनी आमच्या संदेशांची गैरसमज कबूल केली आहे.

शब्दांची निवड, वाक्याची लांबी, विरामचिन्हे आणि कॅपिटलाईझेशन सहजपणे दृश्य आणि श्रवण संकेतांशिवाय चुकीचे व्याख्या केले जाऊ शकते. खाली असलेल्या पहिल्या उदाहरणामध्ये, लुईस कदाचित असा विचार करेल की यॅन निराश झाला आहे किंवा राग आला आहे, परंतु प्रत्यक्षात त्याला चांगले वाटते.

 

वाईट उदाहरण चांगले उदाहरण
लुईस,

 

मला आज 17 पूर्वी आपल्या अहवालाची आवश्यकता आहे किंवा मी माझी अंतिम मुदत चुकवू शकेन.

 

यॅन

हाय लुईस,

 

या अहवालावर आपल्या परिश्रमांबद्दल धन्यवाद. आपण मला 17 तासांपूर्वी आपली आवृत्ती प्रदान करू शकाल, जेणेकरून माझी अंतिम मुदत चुकली नाही?

 

मेर्सि डि आगान्स,

 

यॅन

 

भावनिकरित्या आपल्या ईमेलच्या "भावना" बद्दल विचार करा. जर आपल्या हेतू किंवा भावना चुकीच्या पद्धतीने समजल्या गेल्या असतील, तर आपल्या शब्दांची रचना करण्याच्या कमी अस्पष्ट मार्ग शोधा.

proofreading

शेवटी, "पाठवा" वर क्लिक करण्यापूर्वी, आपल्या ईमेलमध्ये शब्दलेखन, व्याकरण आणि विरामचिन्हे त्रुटी आहेत का ते पाहण्यासाठी काही क्षण द्या. आपण ज्या कपडे परिधान करता त्याप्रमाणे आपल्या ईमेल आपल्या व्यावसायिक प्रतिमेचा एक भाग आहे. म्हणूनच मालिकेतील दोष असणारी एक संदेश पाठविण्यावर त्याचा परिणाम झाला आहे.

प्रूफरीडिंग दरम्यान, आपल्या ईमेलच्या लांबीकडे लक्ष द्या. लांब, डिस्कनेक्ट केलेल्या ईमेलपेक्षा लहान, संक्षिप्त ईमेल वाचण्याची अधिक शक्यता असते, म्हणून आवश्यक माहिती वगळता आपल्या ईमेल शक्य तितक्या लहान असल्याची खात्री करा.

महत्वाचे मुद्दे

आपल्यापैकी बहुतेक लोक आमच्या दिवसाचा चांगला भाग येथे घालवतात ईमेल वाचा आणि लिहा. परंतु आम्ही पाठविलेले संदेश इतरांसाठी गोंधळात टाकणारे असू शकतात.

प्रभावी ईमेल लिहिण्यासाठी, आपण खरोखरच या चॅनेलचा वापर केला पाहिजे तर प्रथम आपल्यास विचारा. काहीवेळा फोन घेणे चांगले असू शकते.

आपल्या ईमेल संक्षिप्त आणि अचूक करा. ज्यांना केवळ त्यांना पाहण्याची आवश्यकता आहे त्यांच्याकडे पाठवा आणि आपण प्राप्तकर्त्याला पुढे काय करू इच्छिता हे स्पष्टपणे निर्दिष्ट करा.

लक्षात ठेवा, आपले ईमेल तपशीलवार आपल्या व्यावसायिकतेचे, मूल्यांचे आणि लक्ष्याचे प्रतिबिंब आहेत. आपल्या संदेशाचा ध्वनी कसा समजावून सांगू शकेल याची कल्पना करण्याचा प्रयत्न करा. नम्र व्हा आणि "पाठवा" क्लिक करण्यापूर्वी आपण काय लिहिले ते नेहमी तपासा.