वाचण्यासाठी लिहा
एका सहकाऱ्याने तुम्हाला एका तासात झालेल्या मीटिंगबद्दल ईमेल केला आहे. एखाद्या महत्त्वाच्या प्रकल्पाचा भाग म्हणून, तुम्हाला सादर करायची असलेली महत्त्वाची माहिती ईमेलमध्ये असावी.
परंतु एक समस्या आहे: ईमेल इतका वाईटरित्या लिहिलेला आहे की आपल्याला आवश्यक असलेला डेटा सापडत नाही. शुद्धलेखनाच्या चुका आणि अपूर्ण वाक्ये आहेत. परिच्छेद इतके लांब आणि गोंधळात टाकणारे आहेत की आपल्याला हवी असलेली माहिती शोधण्यासाठी जितका वेळ लागतो त्याच्या तिप्पट वेळ लागतो. परिणामी, तुम्ही मीटिंगसाठी कमी तयारी केली आहे आणि तुमच्या अपेक्षेप्रमाणे ती होत नाही.
तुम्ही कधी अशा परिस्थितीचा सामना केला आहे का? माहितीने ओव्हरलोड झालेल्या जगात, स्पष्टपणे, संक्षिप्तपणे आणि प्रभावीपणे संवाद साधणे आवश्यक आहे. पुस्तक-लांबीचे ईमेल वाचण्यासाठी लोकांकडे वेळ नसतो आणि ज्या ईमेलची रचना खराब आहे आणि जिथे उपयुक्त माहिती सर्वत्र विखुरलेली आहे अशा ईमेलचा अर्थ लावण्याचा संयम त्यांच्याकडे नाही.
तसेच आपले लेखन कौशल्य चांगले आहेत, तुमचा बॉस, सहकारी आणि क्लायंटसह तुमच्या आजूबाजूच्या लोकांवर तुमची छाप जितकी चांगली असेल. हे चांगले इंप्रेशन तुम्हाला किती दूर नेतील हे तुम्हाला कधीच कळत नाही.
या लेखातील, आपण आपल्या लेखन कौशल्यांमध्ये सुधारणा कशी करू शकता आणि सामान्य चुका टाळता येतील ते पाहू.
प्रेक्षक आणि स्वरूप
स्पष्टपणे लिहिण्याची पहिली पायरी म्हणजे योग्य स्वरूप निवडणे. तुम्हाला अनौपचारिक ईमेल पाठवण्याची गरज आहे का? सविस्तर अहवाल लिहा? किंवा औपचारिक पत्र लिहा?
तुमच्या श्रोत्यांसह स्वरूप, तुमचा "लेखन आवाज" परिभाषित करेल, म्हणजे स्वर किती औपचारिक किंवा आरामशीर असावा. उदाहरणार्थ, जर तुम्ही एखाद्या संभाव्य क्लायंटला ईमेल लिहित असाल, तर त्याचा टोन मित्राला पाठवलेल्या ईमेलसारखाच असावा का?
निश्चितपणे नाही.
तुमचा संदेश कोण वाचेल हे ओळखून सुरुवात करा. हे वरिष्ठ अधिकारी, संपूर्ण टीम किंवा विशिष्ट फाईलवर काम करणार्‍या लहान गटासाठी आहे का? तुम्ही लिहिता त्या प्रत्येक गोष्टीमध्ये, तुमच्या वाचकांना किंवा प्राप्तकर्त्यांनी तुमचा टोन तसेच सामग्रीचे पैलू परिभाषित करणे आवश्यक आहे.
रचना आणि शैली
एकदा आपण काय लिहित आहात आणि आपण कोणासाठी लिहित आहात हे आपल्याला माहित झाल्यानंतर, आपण लेखन सुरू केले पाहिजे.
एक रिक्त, पांढरा संगणक स्क्रीन अनेकदा भीतीदायक आहे. अडकणे सोपे आहे कारण आपल्याला कसे प्रारंभ करावे हे माहित नाही. तुमचा दस्तऐवज तयार करण्यासाठी आणि स्वरूपित करण्यासाठी या टिपा वापरून पहा:
- आपल्या प्रेक्षकांबरोबर प्रारंभ करा: लक्षात ठेवा की तुमच्या वाचकांना तुम्ही जे काही सांगता त्याबद्दल काहीही माहिती नसेल. त्यांना प्रथम काय माहित असावे?
- एक योजना तयार करा: जर तुम्ही अहवाल, सादरीकरण किंवा भाषण यासारखे मोठे दस्तऐवज लिहित असाल तर हे विशेषतः उपयुक्त आहे. रुपरेषा तुम्हाला कोणत्या क्रमाने कोणत्या पायऱ्या पाळाव्यात हे ओळखण्यात मदत करतात आणि कार्य व्यवस्थापित करण्यायोग्य माहितीमध्ये विभाजित करतात.
- थोडी सहानुभूती करून पहा: उदाहरणार्थ, जर तुम्ही संभाव्य ग्राहकांसाठी विक्री ईमेल लिहित असाल, तर त्यांनी तुमच्या उत्पादनाची किंवा तुमच्या विक्रीच्या खेळाची काळजी का घ्यावी? त्यांच्यासाठी काय फायदा आहे? तुमच्या प्रेक्षकांच्या गरजा नेहमी लक्षात ठेवा.
- उभ्या रंगाचा त्रिकोण वापरा: जर तुम्ही एखाद्याला काहीतरी करण्यास प्रवृत्त करण्याचा प्रयत्न करत असाल, तर लोकांनी तुमचे का ऐकले पाहिजे हे स्पष्ट करा, तुमच्या श्रोत्यांना गुंतवून ठेवेल अशा पद्धतीने तुमचा मुद्दा समजावून सांगा आणि माहिती तर्कशुद्ध आणि सुसंगत पद्धतीने सादर करा.
- आपल्या मुख्य थीम ओळखा: जर तुम्हाला तुमच्या संदेशाची मुख्य थीम निश्चित करण्यात अडचण येत असेल, तर तुमची स्थिती स्पष्ट करण्यासाठी तुमच्याकडे १५ सेकंद शिल्लक आहेत असे भासवा. काय म्हणता ? ही कदाचित तुमची मुख्य थीम आहे.
- साधा भाषा वापरा: जोपर्यंत तुम्ही वैज्ञानिक पेपर लिहीत नाही तोपर्यंत, सामान्यतः सोपी, सरळ भाषा वापरणे चांगले. फक्त लोकांना प्रभावित करण्यासाठी लांब शब्द वापरू नका.
संरचना
आपला दस्तऐवज शक्य तितका वापरकर्ता मित्रत्वाचा असावा. मजकूर विभक्त करण्यासाठी शीर्षक, उपशीर्षके, बुलेट आणि संख्या शक्य तितक्या वापरा.
शेवटी, वाचणे सोपे काय असू शकते: लांब परिच्छेदांनी भरलेले पृष्ठ किंवा विभाग शीर्षके आणि बुलेट पॉइंट्ससह लहान परिच्छेदांमध्ये विभागलेले पृष्ठ? स्कॅन करणे सोपे असलेले दस्तऐवज लांब, दाट परिच्छेद असलेल्या दस्तऐवजापेक्षा जास्त वेळा वाचले जाईल.
मथळ्यांनी वाचकाचे लक्ष वेधून घेतले पाहिजे. प्रश्न वापरणे ही सहसा चांगली कल्पना असते, विशेषत: जाहिरात कॉपीमध्ये, कारण प्रश्न वाचकांना स्वारस्य आणि उत्सुक ठेवण्यास मदत करतात.
ई-मेल आणि प्रस्तावनांमध्ये, या लेखातील लहान, वास्तविक शीर्षक आणि उपशीर्षके वापरा.
ग्राफिक जोडणे आपला मजकूर वेगळे करण्याचा एक स्मार्ट मार्ग देखील आहे. हे व्हिज्युअल अॅडसेज वाचकांना सामग्रीवर लक्ष ठेवण्याची परवानगी देत नाहीत तर मजकुराच्या तुलनेत महत्त्वपूर्ण माहितीशी संवाद साधण्यासाठी देखील अनुमती देतात.
व्याकरणातील त्रुटी
तुम्हाला कदाचित माहित असेल की तुमच्या ईमेलमधील चुकांमुळे तुमचे काम अव्यावसायिक दिसेल. स्वतःला एक शब्दलेखन तपासक मिळवून आणि शक्य तितक्या आपल्या स्पेलिंगमध्ये सुधारणा करून घोर चुका टाळणे आवश्यक आहे.
सामान्यतः वापरल्या जाणार्या शब्दांच्या काही उदाहरणे येथे आहेत:
- मी पाठवित / पाठवित / पाठवितो
पहिल्या गटाचे क्रियापद "पाठविणे" हे क्रियापद नेहमीच "ई" सह एकवचन "मी पाठवितो" च्या पहिल्या व्यक्तीमध्ये लिहितो. "ई" शिवाय "मालवाहतूक" हे नाव ("एक मालवाहतुक") आहे आणि बहुवचन असू शकते: "प्रेषण".
- मी तुमच्यात सामील होतो / मी तुमच्यात सामील होतो
एक "एस" सह नेहमी "मी आपल्यात सामील होतो" असे लिहितो. "टी" सह "संयुक्त" हा तिसरा व्यक्ती एकवचनी "तो सामील होतो" च्या संयोग होय.
- अंतिम मुदत / अंतिम मुदत
जरी स्त्रीच्या नावावर "बम्पर" जोडला असेल तर प्रलोभनामध्ये येऊ नका आणि "ई" शिवाय "बम्पर" नेहमी लिहा.
- शिफारस / शिफारस
जर आपण इंग्रजीमध्ये "ई" बरोबर "शिफारस" लिहितो, तर फ्रेंचमध्ये आम्ही "ए" सह नेहमी "शिफारस" लिहितो.
- तिथे आहे / आहे / आहे
आम्ही उच्चारण सुलभ करण्यासाठी आणि एकामागून दोन स्वर टाळण्यासाठी विचारपूस करणार्‍या सूत्रांमध्ये एक स्वर "टी" जोडतो. म्हणून "तेथे आहे" असे लिहू.
- अटी / त्यानुसार
एक "एस" शिवाय कधीही "च्या संदर्भात" लिहित नाही. या अभिव्यक्तीच्या वापरामध्ये खरोखर नेहमीच "अटी" आहेत.
- पैकी
'' वगळता '' शब्दाने भ्रमित होऊ नये म्हणून सावध रहा. एक "एस" सह "दरम्यान" कधीही लिहित नाही. हे एक पूर्वस्थिती आहे आणि ते अचूक आहे.
- सहमत / सहमत म्हणून
स्त्रियांच्या नावावर देखील जोडलेले, "सहमत आहे" नेहमीच अवाचनीय असते आणि कधीही "ई" घेत नाही.
- देखभाल / सेवा
नाव आणि क्रियापद भ्रमित करू नका. "टी" शिवाय "मुलाखत" नाव एक्सचेंज किंवा "जॉब मुलाखत" वर्णन करते. जेव्हा एखादी गोष्ट कायम ठेवण्याचे काम केले जाते तेव्हा एकवचन "देखभाल" च्या तिसऱ्या व्यक्तीतील संयोगित क्रिया वापरली जाते.
आपले काही वाचक शब्दलेखन आणि व्याकरणामध्ये परिपूर्ण नाहीत. आपण ही चूक केली तर ते कदाचित लक्षात येऊ शकत नाहीत. परंतु हे एक क्षमा म्हणून वापरु नका: सामान्यत: लोक असतील, विशेषत: ज्येष्ठ अधिकारी, ज्याला लक्षात येईल!
या कारणास्तव, तुम्ही जे काही लिहिता ते सर्व वाचकांसाठी स्वीकारार्ह दर्जाचे असावे.
सत्यापन
चांगल्या प्रूफरीडिंगचा शत्रू वेग आहे. बरेच लोक त्यांच्या ईमेलद्वारे घाई करतात, परंतु अशा प्रकारे तुमच्या चुका चुकतात. तुम्ही काय लिहिले आहे हे सत्यापित करण्यासाठी या सूचनांचे अनुसरण करा:
- आपले शीर्षलेख आणि तळटीप तपासा: केवळ मजकुरावर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी लोक त्यांच्याकडे दुर्लक्ष करतात. फक्त हेडर मोठे आणि ठळक आहेत याचा अर्थ असा नाही की ते त्रुटी-मुक्त आहेत!
- मोठ्याने ईमेल वाचा: यामुळे आपल्याला धीमे जाण्यास भाग पाडते, याचा अर्थ आपल्याला त्रुटी ओळखण्याची अधिक शक्यता असते.
- आपण वाचत असताना मजकूर अनुसरण करण्यासाठी आपले बोट वापरा: ही दुसरी गोष्ट आहे जी आपल्याला धीमे करण्यास मदत करते.
- आपल्या मजकूराच्या शेवटी सुरू करा: सुरवातीपासून सुरूवातीपर्यंत एक वाक्य पुन्हा वाचा, ते त्रुटींवर लक्ष केंद्रित करण्यात आणि सामग्रीवर लक्ष केंद्रित करण्यास मदत करते.
