आज, ईमेल सहज, गति आणि कार्यक्षमतेसह संप्रेषण करण्यासाठी सर्वोत्तम मार्ग आहे. व्यावसायिक एक्सचेंजेससाठी, हे सर्वसामान्यपणे वापरलेले मार्ग आहे.
लिहिण्यासाठी व्यावसायिक मेलआम्ही काही निकष, टिपा आणि नियमांचे आदर करणे आवश्यक आहे जे आम्ही संपूर्ण लेखात आपल्याला समजावून सांगण्याचा प्रयत्न करू.
व्यावसायिक ईमेलसाठी लेखन योजनाचे उदाहरण
काहीवेळा एक व्यावसायिक संदर्भात ते व्यवस्थापित करण्यासाठी मेल जटिल असू शकते. व्यावसायिक ई-मेल लिहिण्यासाठी पाठवण्याची योजना प्राप्तकर्त्याच्या विल्हेवाटीसाठी सर्व आवश्यक घटक संक्षिप्त व तंतोतंत असणार आहे.
व्यावसायिक ईमेल लिहिण्यासाठी आपण खालील योजना अवलंबु शकता:
- एक स्पष्ट आणि स्पष्ट ऑब्जेक्ट
- अपील सूत्रा
- संवादाच्या संदर्भात बसविणे आवश्यक आहे अशी सुरवात
- निष्कर्षापर्यंत सौजन्य सूत्र
- एक स्वाक्षरी
व्यावसायिक ईमेलचा विषय निवडा
असा अंदाज आहे की एक व्यावसायिक दररोज सरासरी 100 ईमेल प्राप्त करू शकतो. आपण आपल्या ईमेलचा विषय तो उघडण्यास प्रोत्साहित करण्यासाठी निवडणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, याचे पालन करण्याचे नियम आहेत:
1- एक लहान ऑब्जेक्ट लिहा
आपल्या ईमेलचा सुरूवातीचा दर वाढविण्यासाठी, तज्ञ जास्तीत जास्त 50 वर्णांचा विषय वापरण्याची शिफारस करतात.
आपल्या ऑब्जेक्टला लिहिण्यासाठी आपल्याकडे फक्त मर्यादित जागा आहे, म्हणून आपल्या ईमेलच्या सामग्रीशी संबंधित क्रियापदांचा वापर करताना आपण विशिष्ट ऑब्जेक्ट निवडणे आवश्यक आहे.
साधारणपणे, दीर्घ आयटम स्मार्टफोन्सवर खराबपणे वाचले जातात, जे त्यांचे ईमेल तपासण्यासाठी व्यावसायिकांद्वारे अधिक आणि अधिक वापरले जात आहेत.
आपल्या ईमेलचे विषय 2- सानुकूलित करा
शक्य असल्यास, ऑब्जेक्ट स्तरावर आपण आपल्या संपर्कांचे नाव आणि प्रथम नाव देणे आवश्यक आहे. हे एक घटक आहे जे उघडण्याचे दर वाढवू शकते.
आपल्या प्राप्तकर्त्याचे ईमेल्सच्या विषयावर तपशील टाकून त्याला मूल्यवान आणि मान्यता प्राप्त होईल, जे त्याला आपले ईमेल उघडण्यासाठी आणि वाचण्यासाठी प्रोत्साहित करेल.
व्यावसायिक ईमेलचे शरीर
व्यावसायिक ई-मेल लिहिण्यासाठी, आपल्या ई-मेलचा मजकूर स्पष्टपणे त्या विषयावर न निघता स्पष्ट करणे आणि सर्व शैली आणि प्रस्तुतीच्या विशिष्ट मानदंडांवर आधारीत आहे.
आपल्या प्राप्तकर्त्यास अधिक सोई देईल अशा संक्षिप्त व अचूक वाक्यांसह लहान ईमेल लिहिण्याची काळजी घ्या.
येथे काही टेकवे आहेत:
1- एक क्लासिक फॉन्ट वापरा
बर्‍याच ई-मेल सेवा वापरकर्त्यास मजकूराचा फॉन्ट आणि शैली निवडण्याची परवानगी देतात. जेव्हा व्यवसायाच्या ईमेलचा विचार येतो, तेव्हा "टाईम्स न्यू रोमन" किंवा "एरियल" सारखा क्लासिक फॉन्ट निवडा.
सजावटीचे फाँट वापरण्याची शिफारस केलेली नाही.
आम्ही शिफारस करतो:
- वाचनीय फाँट साकार जोडा
- तिर्यक, हायलाइट किंवा रंग टाळा
- मोठ्या अक्षरात सर्व मजकूर लिहिण्यासाठी नाही
2- एक चांगला कॉल सूत्र लिहिणे
व्यावसायिक ई-मेलसाठी, उपरोक्त नावाने पत्ता देणे हे श्रेयस्कर आहे, तर त्या व्यक्तीचे शेवटचे नाव व त्यानंतर सभ्यपणाचे शीर्षक समाविष्ट करणे.
3- पहिल्या परिच्छेद मध्ये स्वत परिचय
जर आपण एखाद्यास पहिल्यांदा (उदाहरणार्थ नवीन क्लायंट) लिहित असाल तर स्वतःला सादर करणे आणि आपल्या संदेशाचे उद्देश थोडक्यात समजावून सांगा.
आपण या सादरीकरणास एक किंवा दोन वाक्ये देऊ शकता.
4- अग्रक्रम मधील सर्वात महत्वाची माहिती
आपल्या सादरीकरणा नंतर, आम्ही सर्वात महत्त्वाचे बिंदूकडे जातो.
आपल्या ईमेलच्या सुरूवातीस सर्वात महत्त्वाची माहिती उद्धृत करणे अतिशय मनोरंजक आहे आपले हेतू स्पष्ट करून आपल्या प्राप्तकर्त्याचा वेळ वाचवेल.
आपल्या बातमीदारांचे लक्ष वेधून घ्या आणि थेट त्या बिंदूकडे जा.
5- एक औपचारिक शब्दसंग्रह वापर
आपण एक व्यावसायिक ईमेल लिहित आहात म्हणून, आपल्याला एक चांगला ठसा बनवावा लागेल.
आम्ही तुम्हाला विनम्र शैली मध्ये पूर्ण वाक्य लिहून सल्ला देतो.
वापरण्याची शिफारस केलेली नाही:
- अपशब्द शब्द;
- निरुपयोगी संक्षेप;
- इमोटिकॉन्स किंवा इमोजिस;
- विनोद;
- असभ्य शब्द;
6- योग्य निष्कर्ष काढा
ईमेल पूर्ण करण्यासाठी, आपण वापरण्यासाठी स्वाक्षरी, स्वीकारण्याचे टोन, आणि निवडण्यासाठी सूट फॉर्म्युला याचा विचार केला पाहिजे.
आपण हे लक्षात घेतले पाहिजे की व्यावसायिक संप्रेषण कायम आहे अत्यंत सांकेतिक भाषा. हे नियम माहित असणे आणि ईमेलच्या शेवटी वापरण्यासाठी योग्य सूत्र निवडणे फार महत्वाचे आहे.
वापरलेला सूत्र आपल्या प्राप्तकर्त्याची गुणवत्ता आणि विनिमयच्या संदर्भात वापरला जाणे आवश्यक आहे.
उदाहरणार्थ, आपण एखाद्या पर्यवेक्षक किंवा क्लायंटशी बोलत असल्यास आपण “प्रामाणिक अभिवादन” वापरू शकता, जे सर्वात योग्य वाक्यांश आहे. जर हा सहकारी असेल तर आम्ही “दिवसाचा शेवट” असे अभिव्यक्ती देऊन ईमेल समाप्त करू शकतो. "
स्वाक्षरीबाबत, आपण आपल्या ईमेल सॉफ्टवेअरच्या शेवटी आमच्या ईमेलच्या शेवटी व्यक्तिगत स्वाक्षरी घालण्यासाठी सेट करू शकता.
प्रभावी होण्यासाठी स्वाक्षरी लहान असणे आवश्यक आहे:
- 4 ओळींपेक्षा जास्त नाही;
- प्रति ओळ 70 वर्णांपेक्षा जास्त नाही;
- आपले नाव आणि आडनाव, आपले कार्य, कंपनीचे नाव, आपला वेबसाइट पत्ता, आपला टेलिफोन आणि फॅक्स नंबर आणि शक्यतो आपल्या लिंक्डइन किंवा व्हायडिओ प्रोफाइलचा दुवा समाविष्ट करा;
उदाहरणार्थ :
रॉबर्ट हॉलिडे
कंपनीचे प्रतिनिधी
http: /www.votresite.com
फोन. : 06 00 00 00 00 / फॅक्स: 06 00 00 00 00
मोबाइल: 06 00 00 00 00
काही सभ्य अभिव्यक्ती:
- सौहार्दपूर्ण;
- शुभेच्छा;
- शुभेच्छा;
- आदरपूर्वक;
- कोर्डीयल ग्रीटिंग्ज;
- शुभेच्छा;
- आपले,
- पुन्हा भेटून मला आनंद झाला;
- नम्र अभिवादन ...
आम्हाला विशेषतः चांगले माहित असलेल्या लोकांसाठी आम्ही "हाय", "मैत्री", "तुला भेटू" यासारखी सौहार्दपूर्ण सूत्रे वापरू शकतो ...
क्लासिक सूत्रांची इतर उदाहरणे:
- कृपया, सर / मॅडम, माझ्या विशिष्ट भावनांचे अभिव्यक्ती स्वीकारा;
- कृपया, सर / मॅडम, माझ्या हार्दिक अभिवादनाची अभिव्यक्ती स्वीकारा;
- कृपया, सर / मॅडम, माझ्या शुभेच्छा;
- कृपया, सर / मॅडम, माझ्या आदरणीय आणि निष्ठावंत भावना प्राप्त करा;
- कृपया, सर / मॅडम, माझे मनापासून अभिवादन स्वीकारा;
- कृपया, सर / मॅडम, माझ्या सर्वोच्च विचारांची अभिव्यक्ती स्वीकारा;
- माझ्या शुभेच्छा स्वीकारण्यास सांगून;
- माझ्या विनंतीकडे आपले लक्ष दिल्याबद्दल धन्यवाद;
- सर / मॅडम, माझ्या मनापासून आदरांजली वाहण्याचे मान्य करा;
- तुमच्याकडून वाचण्याची प्रतीक्षा करीत असताना, कृपया सर / मॅडम, माझ्या सर्वोच्च विचारांचे आश्वासन स्वीकारा;
- माझ्या आभारासह, मी तुम्हाला विनंति करतो की सर / मॅडम, माझ्या विशिष्ट भावनांचे अभिव्यक्ती;
7-संलग्नक समाविष्ट करा
संलग्नकांबाबत, आपल्या ईमेलच्या मुख्य भागामध्ये सौजन्यंद्वारे त्यांचा उल्लेख करून ते प्राप्तकर्त्याला कळविणे विसरू नका.
प्राप्तकर्त्याला पाठवलेल्या संलग्नकांचे आकार आणि संख्या यांचा उल्लेख करणे फारच मनोरंजक आहे.
फोकस: इन्व्हर्टेड पिरॅमिड
तथाकथित रिव्हर पिरामिड पद्धतीने, आपल्या व्यावसायिक ईमेलचे मजकूर आपल्या संदेशाच्या मुख्य माहितीसह सुरू करणे आणि महत्वाच्या उतरत्या क्रमाने इतर माहितीसह पुढे चालू ठेवणे हे आहे.
पण ही पद्धत का अवलंबली?
सामान्यत: प्रथम वाक्य उर्वरित संदेशापेक्षा चांगले वाचते. ते आकर्षक असलेच पाहिजे. इन्व्हर्टेड पिरॅमिड पद्धतीचा अवलंब करून, आम्ही सहज वाचकाचे लक्ष वेधून घेऊ शकतो आणि शेवटी त्याला ईमेल वाचण्याची इच्छा निर्माण करू शकतो.
जिथे लिखाणांचा संबंध आहे, प्रत्येक परिच्छेद एक विशिष्ट कल्पनावर लक्ष केंद्रित करताना, प्रत्येक कमाल दहा परिच्छेदांचा वापर करणे, 3 ते 4 प्रत्येक पंक्तीचा वापर करण्यास सूचविले जाते.
आपण या पद्धतीचा अवलंब करू इच्छित असल्यास, आम्ही आपल्याला याचा वापर करण्याचा सल्ला देतोः
- तुलनेने लहान वाक्ये;
- वाक्य जोडण्यासाठी शब्द जोडणे;
- एक वर्तमान आणि व्यावसायिक भाषा.
स्मरणपत्र
तुम्ही समजून घेतल्याप्रमाणे, व्यावसायिक ईमेलचा मित्राला पाठवलेल्या ईमेलशी काहीही संबंध नाही. पत्राचे पालन करणे आवश्यक आहे असे काही नियम आहेत.
1 - काळजीपूर्वक विषय हाताळा
आम्ही स्पष्टपणे नमूद केल्याप्रमाणे, तुम्ही तुमच्या व्यावसायिक ईमेलचे विषय फील्ड (किंवा विषय) योग्यरित्या लिहावे. ते संक्षिप्त आणि स्पष्ट असावे. तुमच्या प्राप्तकर्त्याला तुमच्या ईमेलची सामग्री त्वरित समजली पाहिजे. त्यामुळे ते लगेच उघडायचे की नंतर वाचायचे हे तो ठरवू शकतो.
2- विनम्र असणे
तुम्हाला नीट समजले आहे की, संदर्भात अभिवादन आणि सभ्यतेची सूत्रे वापरणे आवश्यक आहे.
सूत्र थोडक्यात आणि अतिशय चांगले निवडले पाहिजे.
3-चुकीच्या शब्दलेखन त्रुटी
सर्व प्रथम, आपण आपले ईमेल पुन्हा वाचले पाहिजे आणि हे सुनिश्चित करा की आपण कोणतीही आवश्यक माहिती विसरली नाही आणि का ते कोणीतरी वाचू शकत नाही. दुसर्या व्यक्तीचे मत असणे फारच मनोरंजक आहे.
शब्दलेखन आणि व्याकरणाच्या चुका दुरुस्त करण्यासाठी, आम्ही आपल्याला आपला ई-मेल एका वर्ड प्रोसेसरवर कॉपी आणि पेस्ट करण्याची सूचना देतो आणि स्वयंचलित तपासणी करतो. जरी हे सॉफ्टवेअर सर्व दोष दुरुस्त करत नसले तरी, ते आपल्याला मदत करू शकतात. वैकल्पिकरित्या, आपण व्यावसायिक सुधारणा सॉफ्टवेअरमध्ये देखील गुंतवणूक करू शकता.
4- आपल्या ईमेलवर स्वाक्षरी
आपल्या व्यावसायिक ईमेलवर स्वाक्षरी जोडणे खूप महत्वाचे आहे. व्यावसायिक स्वाक्षरी लिहिण्यासाठी आपण वरील सूचीबद्ध नियमांचे अनुसरण करणे आवश्यक आहे.
आपल्या फंक्शन्स, आपल्या कंपनीसंबंधातील विविध माहितीचा उल्लेख करुन ... आपल्या प्राप्तकर्त्याने त्वरित समजून घ्यावे की तो कोणाशी व्यवहार करतो.
5 आपल्या ईमेल सानुकूल करा
सामान्य असल्यास, मेल वाचण्याची शक्यता कमी असते. मेल प्राप्त करणे केवळ त्यालाच संबोधित करते असे प्राप्तकर्त्याला वाटले पाहिजे. म्हणून आपल्याला ऑब्जेक्ट कस्टमाईज करायची आहे आणि आपला ईमेल सुरू करण्यासाठी अवलंब करणे सूत्र निवडा.
जर ते ग्रुप मेल असेल तर आपल्या प्राप्तकर्त्यांची वैशिष्ट्ये, त्यांची पसंती, त्यांची स्वारस्ये आणि त्यांचे स्थान यानुसार भिन्न याद्या तयार करणे महत्वाचे आहे. आपल्या प्राप्तकर्त्यांचे विभाजन आपल्याला आपल्या ईमेलचा प्रारंभ दर वाढविण्यास अनुमती देते.
6- द्या मेल उघडू इच्छिता
व्यावसायिक ई-मेल लिहिताना, आपण सदैव नेहमीच प्राप्त करणे आवश्यक आहे की ते उघडणे आवश्यक आहे. साधारणपणे, ऑब्जेक्ट हा पहिला घटक असतो ज्याने आपला ईमेल उघडण्यासाठी आणि तो वाचण्यासाठी एखादा प्रतिनिधी पाठविला नाही. म्हणून आपल्याला आपल्या वस्तूला अधिक महत्व देणे, ते बरे करणे आणि शक्य तितक्या आकर्षक बनवणे आवश्यक आहे.
याच अर्थाने, आपल्या ईमेलच्या पहिल्या दोन वाक्यांत प्राप्तकर्ता वाचन चालू ठेवू इच्छितो. आपल्या ईमेलच्या सुरूवातीला सर्वात महत्वाची माहिती उद्धृत करण्यासाठी आणि आपल्या प्रतिनिधीचा जिज्ञासा ट्रिगर करण्याची शिफारस करण्यात येत आहे.
7- भ्रामक वस्तू टाळा
आपल्या ईमेलची सुरवातीची दर वाढवण्यासाठी आपण कधीही दिशाभूल करणारा ऑब्जेक्ट वापरु नये.
आपल्याला माहिती असावी की आपली ईमेल आपली प्रतिमा (किंवा आपल्या कंपनीची) दर्शवते. म्हणून उत्तेजक आणि दिशाभूल करणारे वस्तू टाळण्यासाठी हे फार महत्वाचे आहे. ऑब्जेक्ट आपल्या ईमेलच्या सामग्रीशी सुसंगत असणे आवश्यक आहे
8- आपल्या स्वत: ला वाचकाच्या जागेवर ठेवा
सहानुभूती विचारात घेण्यास एक अतिशय महत्वाचा घटक आहे. आपल्या ईमेलचा विषय योग्यरित्या लिहिण्यासाठी आणि आकर्षक बनविण्यासाठी आपल्याला आपल्या प्राप्तकर्त्याच्या जागी स्वत: ला ठेवले पाहिजे. आपल्याला स्वतःला आपल्या बातमीदारांच्या शूजमध्ये घालावे लागेल आणि स्वत: ला विचारू शकेल अशा मालिकेच्या प्रश्नांची यादी द्यावी लागेल. आपण आपल्या ईमेलचे शीर्षक रुपांतर करू शकता अशा प्रतिक्रियेवरूनच.
9- एक व्यावसायिक ईमेल पत्ता वापरा
वैयक्तिक पत्ता अशा सुंदर मुलगी @ ... किंवा भगिनी @ ... पूर्णपणे बडबडू करण्यासाठी आहेत. व्यावसायिक संबंधांच्या संदर्भात, आम्ही अशा प्रकारचे ई-मेल पत्ते वापरून कधीही संवाद साधणार नाही.
एखाद्या व्यावसायिक ई-मेल पत्त्याचा वापर करणे, किंवा किमान आपले वैयक्तिक नाव व आडनाव असलेला पत्ता वापरणे शिफारसित आहे.
व्यावसायिक ई-मेलला फार चांगले संवाद, एक अचूक शब्दसंग्रह, एक संक्षिप्त मजकूर, एक स्पष्ट विनंती आणि एक निरुपयोगी शब्दलेखन आवश्यक आहे. आम्ही फक्त उद्धृत केलेले नियम, टिपा आणि सल्ला जोडून, आपण एक आकर्षक ईमेल लिहू शकता, जो आपल्या प्राप्तकर्त्यास तत्काळ स्वारस्य दर्शवेल आणि त्याच्या रूची जागे करेल.
