आपल्याकडे ईमेल हाताळण्यासाठी जर आपल्याकडे एखादा स्पष्ट नित्यक्रम नसेल तर ते पटकन वेळेचे नुकसान होऊ शकतात. दुसरीकडे डझनभर न वाचलेल्या ईमेलद्वारे स्वत: ला आक्रमण होऊ देऊ नये म्हणून आपण संघटनात्मक पातळीवर आवश्यक ते केले तर. मग आपण एखादा महत्त्वाचा ईमेल गमावण्याच्या कोणत्याही शक्यतेपासून आपले मन मुक्त करू शकता. या लेखात सिद्ध पद्धती अनेक सूचीबद्ध आहेत. त्यांचा अवलंब करून आपण आपला मेलबॉक्स अधिक निर्मळपणे निश्चितपणे व्यवस्थापित करू शकाल.

एखादे समर्पित फोल्डर किंवा उप-फोल्डरमध्ये स्वयंचलितपणे किंवा व्यक्तिचलितपणे कोणत्याही ईमेलचे वर्गीकरण करा.

 

हा एक प्रकारचा प्रकार आहे जो आपल्याला आपल्या ईमेलला महत्त्वपूर्णतेनुसार क्रमवारी लावण्यास अनुमती देतो. आपण थीमनुसार, विषयानुसार, डेडलाइननुसार आपले ईमेल वर्गीकृत करणे निवडू शकता. सर्वांचा फायदा घेणे ही महत्त्वाची बाब आहे वैशिष्ट्ये आपल्या मेलचे परिचालन करण्यायोग्य मार्गाने व्यवस्थापन करण्यासाठी आपल्या मेलबॉक्सचा. एकदा आपण आपल्यास अनुकूल असलेल्या संस्था मोडनुसार फोल्डर आणि सबफोल्डरसह निर्देशिका तयार केली. प्रत्येक संदेशास आपल्या मेलबॉक्समध्ये आपल्या डेस्कवरील प्रत्येक पेपर फाईल प्रमाणेच स्थान असेल. तर, एकदा आपल्या ईमेलवर प्रक्रिया करण्याचा क्षण व्यतीत झाल्यावर आपण आपल्या उर्वरित कामावर 100% लक्ष केंद्रित करू शकता.

आपल्या ईमेलच्या प्रक्रियेसाठी विशिष्ट वेळेची योजना करा

 

नक्कीच, आपण प्रतिक्रियाशील रहाणे आवश्यक आहे आणि आपल्याकडून त्वरित प्रतिसादाच्या प्रतीक्षेत असलेल्या संदेशांवर प्रक्रिया करण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे. उर्वरितसाठी, आपल्या ईमेलचा सातत्याने व्यवहार करण्यासाठी सर्वात संबंधित क्षण (योजना) आखून घ्या. आपल्या कार्याच्या प्रक्रियेसाठी आवश्यक असलेले सर्व घटक तयार करुन प्रारंभ करा. जास्तीत जास्त एकाग्रता सुलभ करण्यासाठी कागदाच्या फायली, स्टेपलर, प्रिंटर सर्वकाही सुलभ असले पाहिजे. आपण निवडता तेव्हा काही फरक पडत नाही. आता आपला मेलबॉक्स पोस्टल सॉर्टींग सेंटरप्रमाणे आयोजित केला आहे, आपणास कार्यक्षमता व वेगवानतेने शांतपणे आपल्या ईमेलवर प्रक्रिया करण्याची शक्यता आहे.

सर्व अनावश्यक वृत्तपत्रे हटवून आपला मेलबॉक्स साफ करा

 

आपला मेलबॉक्स सतत न कळविणारी वृत्तपत्रे किंवा जाहिरातींद्वारे परजीवी आहे? या सर्व वृत्तपत्रांच्या मेलबॉक्सपासून मुक्त होण्याची काळजी घ्या जी इतर कोणत्याही गोष्टीपेक्षा स्पॅमसारखे दिसते. या सर्व मेलिंग सूच्यांवरून आपण पद्धतशीरपणे सदस्यता रद्द करणे आवश्यक आहे जे आपल्याला काही ठोस आणत नाही आणि जे लवकर आक्रमक होऊ शकते. आपण यासारखी साधने वापरू शकता क्लीनफॉक्स जेथे अनरोलमे काही क्लिकमध्ये आवश्यक गोष्टी करा. आपणास सकाळी न घेता, या प्रकारचे निराकरण आपल्याला या सर्व डिजिटल प्रदूषणाचा शेवट करण्यास मदत करते. तुलनेने द्रुतगतीने हजारो ईमेलवर प्रक्रिया केली जाऊ शकते.

स्वयंचलित प्रतिसाद सेट करा

 

आपण लवकरच दीर्घ काळासाठी सुट्टीवर जात आहात. आपल्या मेलबॉक्सचा स्वयंचलित उत्तर सक्रिय केल्याबद्दल दुर्लक्ष केले जाऊ नये यासाठी तपशील. हे काहीतरी महत्त्वपूर्ण आहे जेणेकरून ज्यांच्याशी आपण ईमेलद्वारे व्यावसायिकपणे पत्रव्यवहार करता त्या सर्व लोकांना आपल्या अनुपस्थितीबद्दल चांगली माहिती दिली जाईल. जेव्हा ग्राहक किंवा पुरवठाकर्ता संयम गमावतात तेव्हा बरेच गैरसमज संभवतात, कारण हे संदेश अनुत्तरीतच असतात. आपल्या सुट्टीदरम्यान आपोआप पाठविला जाईल अशा छोट्या संदेशासह हे सहज टाळता येऊ शकते. आपल्याला फक्त सुट्टीवरून परत आल्याची तारीख दर्शविणे आवश्यक आहे आणि आवश्यक असल्यास एखाद्या सहका of्याचे ईमेल का नाही.

आपण कॉपीमध्ये पाठविलेल्या ईमेल्सची संख्या शांत करा

 

पद्धतशीरपणे कार्बन कॉपी (सीसी) आणि अदृश्य कार्बन कॉपी (सीसीआय) मध्ये पाठविलेले ईमेल वापरल्याने अंतहीन एक्सचेंज लवकर तयार होऊ शकतात. ज्या लोकांना फक्त संदेशासाठी आपला संदेश मिळायचा होता, त्यांना आता स्पष्टीकरण आवश्यक आहे. इतरांना हा संदेश का मिळाला याबद्दल आश्चर्य वाटते आणि त्यास वेळेचा अपव्यय म्हणून योग्य ते समजतात. एखाद्याला लूपमध्ये ठेवण्याची निवड करतांना, आपली निवड खरोखरच संबंधित असल्याचे सुनिश्चित करा. कोणालाही कोणत्याही प्रकारे पाठविलेले संदेश टाळले जावेत.

लक्षात ठेवा की ईमेलचे कायदेशीर मूल्य असू शकते

 

शक्य तितक्या आपल्या सर्व ईमेल ठेवा, त्यांच्याकडे पुरावा आहे, विशेषतः औद्योगिक न्यायाधिकरणाकडे. एखादा इलेक्ट्रॉनिक संदेश ज्यास आपण स्वत: हून लिहिलेल्या पत्रासारखेच कायदेशीर मूल्याचे प्रमाणित केले गेले असेल तर. पण सावध रहा, अगदी साधा संदेश विचार न करता पाठविले एखाद्या सहकारी किंवा क्लायंटचे गंभीर परिणाम होऊ शकतात. जर एखाद्या ग्राहकाने हे सिद्ध केले तर ईमेलला पाठिंबा आहे की आपण वितरण किंवा इतर बाबतीत आपल्या वचनबद्धतेचा आदर केला नाही. याचा परिणाम आपल्या व्यवसायासाठी आणि स्वत: साठी घ्यावा लागेल. औद्योगिक न्यायाधिकरणाप्रमाणे व्यावसायिक वादातही हा पुरावा "मुक्त" असल्याचे म्हटले जाते. असे म्हणायचे आहे की न्यायाधीश कोण निर्णय घेईल आणि त्यांचे ईमेल कचर्‍यात टाकण्यापेक्षा काळजीपूर्वक वर्गीकृत करणे चांगले.