आपल्याला एका मीटिंगला आमंत्रण ईमेल प्राप्त झाला आहे आणि आपल्या उपस्थितीची पुष्टी करायची आहे. या लेखात, आम्ही आपल्याला सांगतो की आपल्या उपस्थितीची पुष्टी करण्यासाठी आणि योग्य स्वरूपात ते कसे करावे याबद्दल आमंत्रणास प्रतिसाद देणे महत्वाचे आहे.
मीटिंगमध्ये आपल्या सहभागाची घोषणा करा
जेव्हा आपण एखाद्या मीटिंगला आमंत्रण प्राप्त करता तेव्हा ज्या व्यक्तीने ते पाठवले होते त्या बैठकीत आपल्या उपस्थित राहण्याच्या लेखी पुष्टीकरणाची विनंती करू शकते. विशिष्ट प्रकरणांमध्ये, आपल्या उपस्थितीची विनंती केली जात नाही याची पुष्टी करा, तरीही तसे करण्याची शिफारस केली जाते.
खरंच, मीटिंग आयोजित करणे जटिल असू शकते, विशेषत: जेव्हा आपल्याला किती लोक उपस्थित राहतील हे माहित नसते. आपल्या उपस्थितीची पुष्टी करून, आपण केवळ आयोजकांची तयारी कार्य सुलभ करणार नाही तर आपण बैठक देखील जास्त कार्यक्षम आहे याची खात्री करुन घ्याल आणि सहभागींच्या संख्येशी जुळवून घ्या. खुर्च्या जोडून किंवा फायलींचे पुनर्मुद्रण करण्यासाठी मीटिंगच्या सुरूवातीस 10 मिनिटे वाया घालवणे कधीही छान नाही!
उत्तर देण्यापूर्वी जास्त वेळ थांबू नका हे देखील लक्षात ठेवा, जरी आपण तत्काळ आपल्या उपलब्धतेची पुष्टी करण्यास सक्षम नसाल तरीही. आधीची पुष्टीकरण होते, तेवढे जास्त ते संमेलनाचे आयोजन सुलभ करते (शेवटच्या क्षणी बैठक आयोजित केली जाऊ शकत नाही!).
मीटिंगच्या उपस्थितीच्या पुष्टीकरण ईमेलमध्ये काय असावे?
मीटिंग पुष्टीकरण ईमेलमध्ये खालील गोष्टी समाविष्ट करणे महत्वाचे आहे:
- त्याच्या निमंत्रणासाठी व्यक्तीचे आभार
- स्पष्टपणे आपली उपस्थिती जाहीर करा
- मीटिंग करण्यापूर्वी काही गोष्टी तयार केल्या आहेत का ते विचारून आपली सहभाग दर्शवा
मीटिंगमध्ये आपली सहभाग घोषित करण्यासाठी खालील ईमेल टेम्पलेट आहे.
विषय: [तारीख] च्या बैठकीत माझ्या सहभागाची पुष्टी
महोदय / महोदया,
मी [मीटिंगच्या उद्देशावरील] बैठकीच्या निमंत्रणासाठी धन्यवाद आणि [मी] [वेळी] [उपस्थित] माझी उपस्थिति निश्चितपणे पुष्टी करतो.
कृपया या बैठकीसाठी तयारी करण्यासाठी कोणतीही वस्तू असल्यास मला कळवा. या विषयावरील पुढील माहितीसाठी मी तुमच्याकडे आहे.
विनम्रपणे,
[स्वाक्षरी]
