जेव्हा काही कर्मचारी त्यांच्या पर्यवेक्षकांना किंवा व्यवस्थापकाला सूचित केल्याशिवाय विविध कारणांसाठी अनुपस्थित असतात, तेव्हा त्यांना त्यांचे म्हणणे कसे मांडायचे हे माहित नसते. इतरांना त्यांच्याकडे संख्या असताना लहान रजेची विनंती करणे देखील अवघड जाते वैयक्तिक समस्या पैसे देणे.
आपल्या अनुपस्थितीचा प्रभाव मुख्यत्वे आपल्या कामाच्या स्वरुपावर आणि कामाच्या ठिकाणी असलेल्या धोरणावर अवलंबून असतो. आपली अनुपस्थिती, विशेषतः जर ते आधीपासून घोषित केले नसेल तर आपल्या संस्थेसाठी खूप महाग असू शकते. म्हणून, निर्णय घेण्याआधी, याचा विचार करा. हे घडणे किंवा घडले असेल तर, ईमेलचा माफी मागणे किंवा आपल्या पर्यवेक्षकांना समजाविणे हा प्रभावीपणे आणि द्रुतपणे संवाद साधण्याचा एक चांगला मार्ग आहे.
एक औपचारिकता ईमेल लिहिण्यापूर्वी
या लेखाचा उद्देश एक किंवा अधिक वैध कारणांसह कर्मचारी त्याच्या अनुपस्थित असण्याची गरज किंवा तो त्याच्या पदावर का उपस्थित राहू शकला नाही याचे समर्थन कसे करू शकतो हे दाखवण्याचा उद्देश आहे. एक कर्मचारी म्हणून, रजेशिवाय अनुपस्थितीमुळे होणार्‍या संभाव्य परिणामांची तुम्हाला खात्री असणे महत्त्वाचे आहे. तुमच्या माफीच्या ईमेलला अनुकूल प्रतिसाद मिळेल याची शाश्वती नाही. त्याचप्रमाणे, जेव्हा तुम्ही कामावरून सुटण्याची विनंती करणारा ई-मेल लिहिता तेव्हा तो सकारात्मकपणे स्वीकारला जाईल याची शाश्वती नाही.
तथापि, जेव्हा आपणास त्वरित कारणास्तव अनुपस्थित रहावे लागेल आणि आपण आपल्या बॉसपर्यंत पोहोचू शकणार नाहीत, तेव्हा या अनुपस्थितीची नेमकी कारणे असणारा ईमेल शक्य तितक्या लवकर लिहणे आवश्यक आहे. त्याचप्रमाणे, आपल्याला महत्त्वपूर्ण वैयक्तिक किंवा कौटुंबिक समस्यांना सामोरे जाण्याची आवश्यकता आहे हे आपल्याला अगोदरच माहिती असेल तेव्हा ते शहाणपणाचे आहे ईमेल तयार करा असुविधेबद्दल दिलगीर आहोत आणि शक्य असल्यास काही स्पष्टीकरण. आपल्या नोकरीवरील आपल्या वैयक्तिक जीवनाचा परिणाम कमी होण्याच्या आशेने आपण हे करा.
शेवटी, तुम्ही तुमच्या कंपनीच्या धोरणाशी आणि तुमच्या ग्रुपमधून गैरहजर कसे राहायचे याबद्दल प्रोटोकॉलशी परिचित आहात याची खात्री करा. आपत्कालीन परिस्थितीत कंपनी काही सवलती देऊ शकते आणि त्यांचे व्यवस्थापन करण्याचा मार्ग देऊ शकते. तुम्हाला कधी अर्ज करण्याची आवश्यकता आहे आणि तुम्ही किती दिवस दूर असाल यामधील दिवसांची संख्या यावर धोरण असेल.
ईमेल लिहिण्याच्या दिशानिर्देश
औपचारिक शैली वापरा
हा ईमेल अधिकृत आहे. ते औपचारिक शैलीत लिहिले पाहिजे. विषय ओळीपासून निष्कर्षापर्यंत सर्व काही व्यावसायिक असावे. तुमचा पर्यवेक्षक, इतर सर्वांसह, तुम्ही तुमच्या ईमेलमध्ये परिस्थितीचे गांभीर्य व्यक्त करावे अशी अपेक्षा करतो. जेव्हा तुम्ही असा ईमेल फॉर्मल स्टाइलमध्ये लिहिता तेव्हा तुमच्या केसची सुनावणी होण्याची शक्यता जास्त असते.
लवकर ईमेल पाठवा
कंपनीच्या धोरणाचा आदर करण्याचे महत्त्व आम्ही आधीच भरले आहे. हे देखील लक्षात ठेवा की जर आपल्याला व्यावसायिक क्षमा असलेल्या ईमेलची आवश्यकता असेल तर ते शक्य तितक्या लवकर करणे महत्वाचे आहे. जेव्हा आपण अयशस्वी झाला तेव्हा हे आवश्यक आहे आणि आपण परवानगीशिवाय कार्य केले नाही. अनधिकृत अनुपस्थिती नंतर आपल्या बॉसला सूचित करणे चेतावणी टाळू शकते. ज्यात आपण स्वत: ला शोधून काढता, त्यासंदर्भातील प्रबंधाच्या बाबतीत आगाऊ सूचना देऊन, आपण कंपनीला योग्य बदल करण्याची किंवा व्यवस्था करण्यासाठी मदत करण्यास मदत कराल.
तपशील सह संक्षेप करा
संक्षिप्त व्हा. तुम्हाला काय घडले याच्या तपशीलात जाण्याची गरज नाही ज्यामुळे तुम्ही तेथे नसाल किंवा लवकरच दूर जा. फक्त महत्त्वाच्या तथ्यांचा उल्लेख करा. तुम्ही आगाऊ परवानगी मागितल्यास, तुम्ही अनुपस्थित राहण्याचा (दिवस) सूचित करा. तारखांसह विशिष्ट रहा, अंदाज देऊ नका.
ऑफर सहाय्य
जेव्हा तुम्ही दूर राहण्यासाठी निमित्त ईमेल लिहिता, तेव्हा तुम्हाला कंपनीच्या उत्पादकतेची काळजी असल्याचे दाखवण्याची खात्री करा. फक्त तुम्ही दूर असाल असे म्हणणे योग्य नाही, असे काहीतरी करण्याची ऑफर द्या ज्यामुळे तुमच्या अनुपस्थितीचे परिणाम कमी होतील. उदाहरणार्थ, तुम्ही परत आल्यावर किंवा तुमची जागा घेण्यासाठी सहकाऱ्याशी बोलता तेव्हा तुम्ही हे करू शकता. काही कंपन्यांमध्ये काही दिवसांपासून पगार कपातीसारख्या धोरणे असू शकतात. म्हणून, कंपनीचे धोरण आणि आपण त्यासह कसे कार्य करू शकता हे पूर्णपणे समजून घेण्याचा प्रयत्न करा.
ईमेल उदाहरण 1: माफीचा ईमेल कसा लिहायचा (आपण कामाचा एक दिवस चुकवल्यानंतर)
विषयः 19/11/2018 पासून अनुपस्थितीचा पुरावा
हॅलो मिस्टर गिल्लौ,
कृपया हा ईमेल अधिकृत सूचना म्हणून स्वीकारा की मी 19 नोव्हेंबर 2018 रोजी थंडीमुळे कामावर उपस्थित राहू शकलो नाही. माझ्या अनुपस्थितीत लियाम आणि आर्थरने माझी जागा घेतली. त्या दिवसासाठी माझी नेमलेली सर्व कामे त्यांनी पूर्ण केली.
काम सोडण्यापूर्वी मी तुमच्याशी संवाद साधू शकलो नाही याबद्दल दिलगीर आहोत. कंपनीची काही गैरसोय झाली असल्यास मला माफ करा.
मी या ईमेलमध्ये माझे वैद्यकीय प्रमाणपत्र जोडले आहे.
तुम्हाला आणखी काही माहिती हवी असल्यास कृपया मला कळवा.
आपल्या समजून घेतल्याबद्दल धन्यवाद.
विनम्र,
इथन गौडिन
ईमेल उदाहरण 2: तुमच्या नोकरीच्या भविष्यातील अनुपस्थितीसाठी माफीचा ईमेल कसा लिहायचा
विषयः माझ्या अनुपस्थितीचा दिवस 17 / 12 / 2018 व्यवस्थापित करणे
प्रिय मॅडम पास्कल,
कृपया हा ईमेल अधिकृत सूचना म्हणून स्वीकारा की मी 17 डिसेंबर 2018 रोजी कामावर गैरहजर राहीन. मी त्या दिवशी न्यायालयात व्यावसायिक साक्षीदार म्हणून हजर राहीन. मी तुम्हाला गेल्या आठवड्यात कोर्टात माझ्या समन्सबद्दल आणि मला हजर राहण्याची अत्यावश्यक गरज सांगितली.
मी आयटी विभागातील गॅबिन थिबॉल्ट यांच्याशी करार केला आहे, जो सध्या माझी जागा घेण्यासाठी रजेवर आहे. कोर्ट ब्रेक्स दरम्यान, त्याला काही मदत हवी आहे का हे पाहण्यासाठी मी कॉल करेन.
मी तुझे आभार मानतो.
विनम्र,
एम्मा वाली
