एक व्यावसायिक पत्र एक लिखित दस्तऐवज आहे, जे वेगवेगळ्या संभाषणकर्त्यांमधील औपचारिक संबंध सुनिश्चित करते. त्याची एक अतिशय सामान्य अंतर्गत रचना आहे. मूलत: एका पृष्ठावर किंवा दोन अपवादात्मकपणे लिहिलेले. व्यावसायिक पत्रामध्ये बर्‍याचदा एकच विषय असतो. या अंतर्गत संरचनेचा एक फायदा आहे. त्यांची लेखन योजना काहीही राहिली तरी तशीच राहू शकते. अर्थात उद्दीष्टाने काही बदल केले जातील. तथापि, माहिती, अनुप्रयोग किंवा अगदी तक्रारीसाठी ही एक साधी विनंती असेल. व्यावसायिक पत्रव्यवहार लिहिण्याची योजना व्यावहारिकरित्या तसाच राहील.
भूतकाळ, वर्तमान, भविष्यः यशस्वी व्यावसायिक पत्रासाठी तीन-चरणांची योजना
या कालक्रमानुसार भूतकाळ, वर्तमान आणि भविष्यकाळ यांचा वापर, एखाद्या व्यावसायिक पत्राच्या लेखन योजनेच्या ट्रिप्टीचला सूचित करतो. सर्व परिस्थितीत अंमलात आणण्याची ही सोपी आणि प्रभावी योजना आहे. प्रश्न विचारण्यासाठी, माहिती पोचविणे, दिलेल्या विषयाचे स्पष्टीकरण देणे किंवा आपल्या वाचकाची खात्री पटविणे. कार्यक्षमता, जे संबंधित न्याय्य आहेलॉजिकल ऑर्डर त्याच्या संरचनेत साजरा केला.
भूतकाळ: योजनेचा चरण क्रमांक 1
सुरुवातीच्या किंवा मागील परिस्थितीच्या उदाहरणाच्या आधारे आम्ही बहुतेकदा पत्र लिहितो. हे प्राप्त झालेले पत्र, एक बैठक, भेट, दूरध्वनी मुलाखत इ. असू शकते. या पत्राचा पहिला भाग लिहिण्याचा उद्देश पाठविण्यामागील कारणांची माहिती देणे. किंवा परिस्थितीचे वर्णन करणारे संदर्भ. वस्तुस्थितीची आठवण साधारणपणे एका आणि एकाच वाक्यात व्यक्त केली जाते. तथापि, हे वाक्य उप-वाक्यांमध्ये तयार करणे अधिक सोयीचे आहे. स्पष्टीकरण देण्याद्वारे, आपल्याकडे पुढील अभिव्यक्ती असू शकतात:
- मला तुमच्या पत्राची माहिती मिळाल्याची मी कबूल करतो ...
- आपल्या पत्रात दि.
- आपण आमच्या ज्ञानात आणले ...
- XXX वृत्तपत्राने आपल्यास प्रकाशित केलेल्या प्रेस रिलीझच्या संदर्भात (संदर्भ एन ° 12345) आम्ही नुकताच प्रस्ताव दिला आहे ...
- आपल्या खात्याचे सत्यापन केल्यावर आम्हाला आढळले ...
पत्र लिहिण्याचे कारण एखाद्या भूतकाळाशी संबंधित नाही. त्याक्षणी आमच्याकडे पत्राचा पहिला परिच्छेद आहे जेथे लेखक स्वतःचा आणि त्याच्या स्थापनेचा परिचय देतात. नंतर आपली विनंती निर्दिष्ट करुन किंवा त्याद्वारे विविध सेवा ऑफर करुन सुरू ठेवा. उदाहरणार्थ, माहिती किंवा सेवा प्रस्तावाच्या विनंतीचा एक भाग म्हणून, आपल्याकडे पुढील अभिव्यक्ती असू शकतात:
- सुरक्षा क्षेत्रातील तज्ञ म्हणून आम्ही यातून आलो आहोत….
- आमच्या ग्राहकांचे समाधान मनापासून घेतल्यामुळे आम्हाला पाहिजे होते ...
- आम्ही आमच्या ग्राहकांसाठी योजना आखल्याची घोषणा करून आम्हाला आनंद झाला ...
उत्स्फूर्त applicationप्लिकेशन (इंटर्नशिप किंवा जॉब) च्या संदर्भात, आम्ही खाली देखील अभिव्यक्त करू शकता:
- तुमच्या कंपनीने माझे लक्ष वेधून घेतले आणि विद्यार्थी म्हणून …………, मी इंटर्नशिपसाठी अर्ज करू इच्छितो ………
- अलीकडेच पदवी प्राप्त केली ...
ज्याला पत्र संबोधित केले आहे त्या प्राप्तकर्त्यास, पहिल्या परिच्छेदातून आपल्या पत्राचा विषय समजला पाहिजे.
सद्य: योजनेचा दुसरा क्रमांक
योजनेच्या या दुसर्‍या भागामध्ये टीला पत्र लिहिण्याचे औचित्य सिद्ध करणार्‍या कारणांचा संदर्भ आहे टी. पहिल्या भागात व्यक्त केलेल्या मागील परिस्थितीच्या संदर्भात. या स्तरावर, हा एकतर वाद घालण्याचा, माहिती देणे, स्पष्टीकरण देणे किंवा अगदी प्रश्न विचारण्याचा प्रश्न आहे. परिस्थितीच्या जटिलतेवर अवलंबून हा भाग पूर्ण परिच्छेदाने लिहिला जाऊ शकतो किंवा मुख्य वाक्या एका वाक्यात सादर करू शकतो. स्पष्टीकरण देण्याद्वारे, आपल्याकडे पुढील अभिव्यक्ती असू शकतात:
- त्या तारखेला ... बीजक एन °… साफ झाले नाही, हे आम्ही लक्षात घेत आहोत.
- आमच्या संस्थेचे सदस्यत्व देखील आपल्याला हमी देते ...
- कराराच्या तारखेला काम सुरू करण्याची तरतूद असूनही ... आम्ही आश्चर्यचकितपणे निरीक्षण करतो आणि श्री. यांनी नोंदवलेली विलंब समजून घेण्यात आम्हाला त्रास होतो.
भविष्य: योजनेची पायरी क्रमांक 3
हा तिसरा आणि शेवटचा भाग अहवाल देऊन प्रथम दोन बंद करतो परिणाम येणे
एकतर आम्ही पत्राचा लेखक म्हणून आमचा हेतू व्यक्त करतो आणि आम्ही अशा प्रकारच्या अभिव्यक्त्यांचा वापर करू शकतोः
- आज आपण विनंती केलेल्या बाबी पाठवण्याची काळजी मी वैयक्तिकपणे घेईन
- आम्ही पर्याय तयार करण्यासाठी तयार आहोत ... अर्थात मूळ विचारात घेत.
- कृपया तिकिट कार्यालयाजवळ जा… ..
एकतर आम्ही इच्छा व्यक्त करतो, प्राप्तकर्त्यास कृती करण्यास किंवा प्रतिक्रियेत विचारण्यास किंवा प्रोत्साहित करतो. आपल्याकडे अशा प्रकारे खालील फॉर्म्युलेशन असू शकतात:
- आपल्याला काउंटरच्या जवळ येण्यास आमंत्रित केले आहे
- म्हणून मी त्वरित आपल्या तज्ञांना कॉल करण्यास सांगत आहे ...
- ही परिस्थिती सोडवण्याची तुमची तत्परता आतुरतेने वाट पाहत आहे.
हे पत्र लिहिण्याचा उद्देश संभाव्यत: युक्तिवादासह असू शकतो.
- कराराच्या सामान्य आणि विशिष्ट तरतुदींनुसार आपण परिस्थितीला शक्य तितक्या लवकर (उद्दीष्ट) समायोजित कराल. (युक्तिवाद)
- माझ्या प्रसूतीची लवकरात लवकर व्यवस्था करता येईल का? ? (उद्दीष्ट) आपल्या विक्रीच्या अटी पाहता वितरण निश्चित वेळेवर केलेच पाहिजे हे आपल्याला सांगणे निरुपयोगी आहे. (युक्तिवाद)
एक व्यावसायिक सूत्र बंद करण्यासाठी आवश्यक एक सभ्य सूत्र !
व्यावसायिक पत्र व्यवस्थित समाप्त करण्यासाठी सभ्य वाक्यांश लिहणे आवश्यक आहे. हे प्रत्यक्षात एक डबल विनम्र सूत्र आहे, जे अभिव्यक्तीपासून बनलेले आहे, परंतु “पूर्व निष्कर्ष” सूत्र देखील आहे.
एकतर आमच्याकडे सौजन्याने एक सूत्र आहे जे विशिष्ट सौहार्द दर्शवते:
- आगाऊ आमच्याबद्दल धन्यवाद प्राप्त करा ...
- या अनपेक्षित परिस्थितीबद्दल आम्ही दिलगीर आहोत
- मी सभेमध्ये याबद्दल चर्चा करण्यासाठी नेहमीच उपलब्ध असेन
- आपण आमच्याशी कोणत्याही वेळी संपर्क साधू शकता ...
- आम्हाला आशा आहे की ही ऑफर आपल्या अपेक्षांची पूर्तता करेल आणि पुढील माहितीसाठी आम्ही आपल्याकडे नक्कीच आहोत.
एकतर आमच्याकडे एक सभ्य सूत्र आहे:
- मॅडम, सर, आमचे शुभेच्छा आम्ही तुम्हाला सांगायला सांगत आहोत.
- कृपया, सर, आमच्या सर्वोत्कृष्ट भावनांच्या अभिव्यक्तीवर विश्वास ठेवा.
- कृपया, मॅडम, आमच्या शुभेच्छा.
व्यावसायिक पत्र लिहिण्याच्या या योजनेचा फायदा एकीकडे सामग्री लिहिण्यास जबरदस्तीने आणि दुसरीकडे, प्राप्तकर्त्याकडे वाचण्याची त्याची साधेपणा. तथापि, अधिक क्लिष्ट आणि दीर्घ सामग्रीसाठी या टाइमलाइनची शिफारस केलेली नाही.
