Print Friendly, पीडीएफ व ईमेल

 

ई-मेल आपल्यापैकी बहुतेकांसाठी पसंतीचे संप्रेषण साधन आहे. ईमेल उत्तम आहे कारण आम्हाला संवाद साधण्यासाठी आमच्या इंटरलोक्यूटरच्या एकाच वेळी उपलब्ध असण्याची गरज नाही. जेव्हा आमचे सहकारी उपलब्ध नसतात किंवा जगाच्या दुसऱ्या बाजूला असतात तेव्हा हे आम्हाला वर्तमान समस्यांवर पुढे जाण्यास अनुमती देते.

तथापि, आपल्यापैकी बर्‍याचजण ईमेलच्या अंतहीन यादीमध्ये बुडतात. २०१ in मध्ये प्रकाशित झालेल्या अहवालानुसार, सरासरी व्यावसायिक वापरकर्ता दररोज १०० हून अधिक ईमेल प्राप्त आणि पाठवितो.

याव्यतिरिक्त, ईमेल सहजपणे गैरसमज आहेत. अलीकडील Sendmail अभ्यासात आढळले की 64% लोकांनी ईमेल पाठविला किंवा प्राप्त केला ज्यामुळे राग किंवा अनपेक्षित गोंधळ झाला.

आम्ही ज्या ईमेल पाठवितो आणि प्राप्त करतो त्या संख्येच्या प्रमाणामुळे आणि ईमेलचे बर्याचदा चुकीचे वर्णन केले जात असल्यामुळे, ते स्पष्ट आणि संक्षिप्त पद्धतीने लिहिणे महत्वाचे आहे.

व्यावसायिक ई-मेल योग्यरितीने कसे लिहायचे

लहान, अचूक ईमेल लिहिणे ईमेल व्यवस्थापनावर घालवलेले वेळ कमी करते आणि आपल्याला अधिक उत्पादनक्षम बनवते. आपल्या ई-मेलचे संक्षिप्तपण म्हणजे आपण ई-मेलवर कमी वेळ घालवू शकता आणि इतर कार्यांवर अधिक वेळ घालवू शकता. ते म्हणाले की, लेखन हे कौशल्य आहे. सर्व कौशल्यांप्रमाणे आपल्याला आवश्यक असेल त्याच्या विकासावर काम करा.

सुरुवातीला, आपल्याला दीर्घ ईमेल लिहिण्यासाठी आपल्याला लहान ईमेल लिहिण्याची जास्त वेळ लागेल. तथापि, जरी असे असेल तर आपण आपल्या सहकार्यांना, ग्राहकांना किंवा कर्मचार्यांना अधिक उत्पादनक्षम होण्यासाठी मदत कराल कारण आपण त्यांच्या इनबॉक्समध्ये कमी जागा जोडू शकता जे त्यांना त्वरेने प्रतिसाद देण्यात मदत करेल.

स्पष्टपणे लिहून, आपल्याला कोणीतरी पाहिजे आहे हे माहित करून आणि गोष्टी घडविण्याबद्दल आपल्याला ओळखले जाईल. दोन्ही आपल्या करियरच्या संभाव्यतेसाठी चांगले आहेत.

तर मग स्पष्ट, संक्षिप्त आणि व्यावसायिक ई-मेल लिहायला काय लागते?

आपल्या ध्येय ओळखा

स्पष्ट ई-मेल नेहमी स्पष्ट हेतू आहेत.

प्रत्येक वेळी आपण ईमेल लिहिण्यासाठी बसता तेव्हा स्वत: ला विचारण्यासाठी काही सेकंद घ्या, "मी हे का पाठवू? मी प्राप्तकर्त्याकडून काय अपेक्षा करतो?

आपण या प्रश्नांची उत्तरे देऊ शकत नसल्यास आपण ईमेल पाठवू नये. आपल्याला जे आवश्यक आहे हे जाणून घेतल्याशिवाय ई-मेल लिहिणे आपले वेळेचे आणि आपल्या प्राप्तकर्त्याचे नुकसान होत आहे. आपल्याला जे पाहिजे ते नक्की माहित नसेल तर आपल्यासाठी स्पष्ट आणि संक्षिप्तपणे व्यक्त करणे आपल्यासाठी कठीण होईल.

वाचा  पत्र टेम्पलेट: आपली कर्मचारी बचत अनलॉक करा

"एका वेळी एक गोष्ट" नियम वापरा

मीटिंग्स पुनर्स्थित करण्यासाठी ईमेल केले नाहीत. कार्य सभेसह, आपण अजेंडा आयटमवर जितके जास्त कार्य कराल तितका अधिक मीटिंग योग्य आहे.

ईमेलसह, उलट सत्य आहे. आपल्या ईमेलमध्ये आपण कमीतकमी विषयांचा समावेश कमी करता, तितक्याच गोष्टी आपल्या संवादकारांना समजण्यायोग्य असतील.

म्हणूनच "एका वेळी एक गोष्ट" नियम अवलंबणे ही चांगली कल्पना आहे. आपण पाठविलेले प्रत्येक ईमेल एक गोष्ट आहे याची खात्री करा. आपल्याला दुसर्या प्रकल्पावर संवाद साधण्याची आवश्यकता असल्यास, दुसरा ईमेल लिहा.

"हे ईमेल खरोखरच आवश्यक आहे का?" स्वत: ला विचारणे देखील एक चांगला वेळ आहे. पुन्हा, केवळ आवश्यक ईमेल आपल्याला ज्या व्यक्तीला ई-मेल पाठवतात त्याच्या सन्मानार्थ साक्ष देतात.

सहानुभूतीचा अभ्यास करा

सहानुभूती हे इतरांच्या डोळ्यांद्वारे जग पाहण्याची क्षमता आहे. जेव्हा आपण हे करता तेव्हा आपण त्यांचे विचार आणि भावना समजू शकता.

ईमेल लिहिताना, वाचकांच्या दृष्टिकोनातून आपल्या शब्दांबद्दल विचार करा. आपण लिहिलेल्या प्रत्येक गोष्टीसह, स्वतःला विचारा:

  • मला ते मिळाल्यास मी या वाक्याचा अर्थ कसा लावू शकेन?
  • यात निर्दिष्ट करण्यासाठी अस्पष्ट अटी समाविष्ट आहेत?

आपण लिहावे तसे हे एक सोपा, परंतु प्रभावी समायोजन आहे. जे लोक आपल्याला वाचतील त्यांच्याबद्दल विचार करण्याने ते आपल्या प्रतिसादाचे मार्ग बदलतील.

आपल्याला प्रारंभ करण्यात मदत करण्यासाठी जगाकडे पाहण्याचा एक सोपा मार्ग आहे. बहुतेक लोक:

  • व्यस्त आहेत आपल्याला पाहिजे ते अंदाज घेण्यासाठी त्यांना वेळ नाही आणि ते आपले ईमेल वाचू आणि त्वरीत प्रतिसाद देऊ इच्छित आहेत.
  • प्रशंसा करा आपण त्यांच्या किंवा त्यांच्या कार्याबद्दल काहीतरी सकारात्मक बोलू शकता तर ते करा. तुझे शब्द व्यर्थ होणार नाहीत.
  • धन्यवाद दिल्या प्रमाणे. जर प्राप्तकर्त्याने आपल्याला कोणत्याही प्रकारे मदत केली असेल तर त्याचे आभार माना. आपल्याला मदत करणे हे त्यांचे काम असल्याशिवाय आपण ते केले पाहिजे.

सादरीकरणे संक्षिप्त करा

जेव्हा आपण एखाद्यास प्रथमच ईमेल पाठविता तेव्हा आपण कोण आहात हे आपल्यास प्राप्तकर्त्यास सांगण्याची आवश्यकता आहे. आपण सहसा हे एका वाक्यात करू शकता. उदाहरणार्थ: “[इव्हेंट एक्स] येथे आपल्याला भेटून आनंद झाला. "

वाचा  ईमेलपेक्षा समोरासमोर असणे चांगले आहे

सादरीकरणे कमी करण्याचा एक मार्ग म्हणजे आपण समोरासमोर भेटत आहात असे त्यांना लिहा. जेव्हा आपण एखाद्या व्यक्तीस भेटता तेव्हा आपल्याला पाच-मिनिटांच्या मोनोलॉगमध्ये जायचे नाही. तर, ईमेलमध्ये तसे करू नका.

परिचय आवश्यक असल्यास आपल्याला माहित नाही. कदाचित आपण आधीपासूनच प्राप्तकर्त्याशी संपर्क साधला असेल परंतु ती आपल्याला लक्षात ठेवेल की नाही हे आपल्याला माहित नाही. आपण आपल्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीमध्ये आपली प्रमाणपत्रे सोडू शकता.

हे गैरसमज टाळते. आपण पुन्हा एखाद्याला सादर करता जो आधीपासूनच माहित आहे की आपण अशिष्ट आहात. जर तिला आपल्याला माहित असेल तर तिला माहित नाही, आपण फक्त तिला स्वाक्षरी तपासू द्या.

स्वतःला पाच वाक्ये मर्यादित करा

आपण लिहिलेल्या प्रत्येक ईमेलमध्ये, आपल्याला आवश्यक असलेल्या गोष्टी सांगण्यासाठी आपण पुरेशी वाक्ये वापरलीच पाहिजेत. पाच वाक्यांपर्यंत मर्यादा घालणे ही एक उपयुक्त सराव आहे.

पाच वाक्यांपेक्षा कमी वाक्ये क्रूर आणि अशिष्ट असतात, पाच वाक्यांपेक्षा जास्त कचरा वेळ असतो.

पाच वाक्ये असलेले ईमेल ठेवणे अशक्य असेल. परंतु बर्याच बाबतीत, पाच वाक्ये पुरेसे असतात.

पाच वाक्यांच्या अनुशासनाचा अवलंब करा आणि आपणास स्वत: ला ईमेल अधिक वेगाने सापडतील. आपल्याला आणखी उत्तरे देखील मिळतील.

लहान शब्द वापरा

1946 मध्ये, जॉर्ज ओरवेल यांनी लेखकांना सल्ला दिला की एक लहान शब्द कधीही वापरू नका.

ही सल्ला आजही अधिक संबद्ध आहे, खासकरुन ईमेल लिहिताना.

लहान शब्द आपल्या वाचकांना आदर दाखवतात. लहान शब्द वापरून, आपण आपला संदेश समजण्यास सुलभ केले.

लहान वाक्ये आणि अनुच्छेदांबद्दल देखील हेच सत्य आहे. आपला संदेश स्पष्ट आणि समजण्यास सोपा असेल तर मजकूर मोठ्या मजकूरावर टाळा.

सक्रिय आवाज वापरा

सक्रिय आवाज वाचणे सोपे आहे. हे कार्य आणि जबाबदारीस प्रोत्साहित करते. खरंच, सक्रिय आवाजात, वाक्ये कार्य करणार्या व्यक्तीवर लक्ष केंद्रित करतात. निष्क्रिय आवाजात, वाक्ये ज्या वस्तूवर क्रिया करतात त्या वस्तूवर लक्ष केंद्रित करते. निष्क्रिय आवाजात, असे वाटू शकते की गोष्टी एकटा होत आहेत. सक्रिय मार्गाने, जेव्हा लोक कार्य करतात तेव्हाच गोष्टी घडतात.

मानक संरचना चिकटवा

आपल्या ईमेलला लहान ठेवण्यासाठी काय महत्वाचे आहे? एक मानक रचना वापरा. हे एक टेम्पलेट आहे जे आपण लिहिता त्या प्रत्येक ईमेलसाठी आपण अनुसरण करू शकता.

वाचा  प्रभावी ईमेल लिखित रूपरेषा

आपल्या ईमेलला लहान ठेवण्याव्यतिरिक्त, मानक संरचना खालीलप्रमाणे आपल्याला त्वरीत लिहायला मदत करते.

कालांतराने, आपण एक रचना विकसित कराल जी आपल्यासाठी कार्य करेल. आपण प्रारंभ करण्यासाठी येथे एक सोपी रचना आहे:

  • नमस्कार
  • प्रशंसा
  • आपल्या ईमेलचे कारण
  • क्रिया करण्यासाठी एक कॉल
  • बंद संदेश (बंद करणे)
  • स्वाक्षरी

चला या प्रत्येक गहन मध्ये पाहू.

  • ही ईमेलची पहिली ओळ आहे. "नमस्कार, [प्रथम नाव]" एक विशिष्ट ग्रीटिंग आहे.

 

  • जेव्हा आपण एखाद्याला प्रथमच ईमेल करता, तेव्हा प्रशंसा एक चांगली सुरुवात आहे. एक लिखित प्रशंसा देखील परिचय म्हणून सर्व्ह करू शकता. उदाहरणार्थ:

 

“[तारखेला] [विषय] वरील तुमच्या सादरीकरणाचा आनंद मी घेतला. "

“मला [विषय] वरील आपला ब्लॉग खरोखर उपयुक्त वाटला. "

“[इव्हेंट] मध्ये तुला भेटून मला आनंद झाला. "

 

  • आपल्या ईमेलचे कारण. त्या विभागात तुम्ही म्हणाल, “मी विचारण्यासाठी ईमेल करतो…” किंवा “मी विचार करीत होतो की आपण मदत करू शकाल…” कधीकधी आपल्याला लेखनाची कारणे स्पष्ट करण्यासाठी दोन वाक्यांची आवश्यकता भासू शकेल.

 

  • क्रिया करण्यासाठी एक कॉल. एकदा आपण आपल्या ईमेलचे कारण समजावून सांगितले की, प्राप्तकर्त्यास काय करावे हे माहित नाही. विशिष्ट निर्देश प्रदान करा. उदाहरणार्थ:

"तुम्ही या फाईल्स गुरुवारी पाठवू शकाल का?" "

"पुढील दोन आठवड्यांत आपण हे लिहू शकता?" "

"कृपया यानला त्याबद्दल लिहा आणि आपण ते केव्हा केले ते मला कळवा." "

आपल्या विनंतीस प्रश्नाच्या रूपात रचना देऊन, प्राप्तकर्त्यास प्रतिसाद देण्यासाठी आमंत्रित केले जाते. वैकल्पिकरित्या, आपण हे देखील वापरू शकता: "आपण हे केले तेव्हा मला कळवा" किंवा "हे आपल्यासाठी ठीक आहे की नाही ते मला कळवा." "

 

  • बंद. आपला ईमेल पाठविण्यापूर्वी, बंद संदेश समाविष्ट करणे सुनिश्चित करा. आपल्या कॉलवर कारवाई पुन्हा करणे आणि प्राप्तकर्त्यास चांगले वाटणे या दोहोंचा दुहेरी हेतू आहे.

 

चांगल्या समाप्ती रेषांचे उदाहरणः

“तुमच्या या सर्व मदतीबद्दल धन्यवाद. "

“तुम्हाला काय वाटते ते ऐकण्याची मी वाट पाहू शकत नाही. "

“आपल्याकडे काही प्रश्न असल्यास मला कळवा. "

  • शुभेच्छा संदेशाद्वारे आपल्या स्वाक्षरीपूर्वी जोडल्याबद्दल विचार करणे समाप्त करणे.

ते कदाचित "आपले खरे", "विनम्र", "चांगला दिवस" ​​किंवा "धन्यवाद" असू शकेल.