ईमेल हे आपल्यापैकी बहुतेकांसाठी पसंतीचे संप्रेषण साधन आहे. ई-मेल विलक्षण आहे कारण संप्रेषण करण्यासाठी तुम्हाला तुमच्या संभाषणकर्त्याच्या वेळी उपलब्ध असणे आवश्यक नाही. हे आम्हाला आमचे सहकारी अनुपलब्ध असताना किंवा जगाच्या दुसऱ्या बाजूला असताना चालू असलेल्या समस्यांवर पुढे जाण्यास अनुमती देते.

तथापि, आपल्यापैकी बहुतेक ईमेलच्या अंतहीन सूचीमध्ये बुडत आहेत. 2016 मध्ये प्रकाशित झालेल्या अहवालानुसार, सरासरी व्यावसायिक वापरकर्ता दररोज 100 हून अधिक ईमेल प्राप्त करतो आणि पाठवतो.

याव्यतिरिक्त, ईमेल सहजपणे गैरसमज आहेत. अलीकडील Sendmail अभ्यासात आढळले की 64% लोकांनी ईमेल पाठविला किंवा प्राप्त केला ज्यामुळे राग किंवा अनपेक्षित गोंधळ झाला.

आम्ही ज्या ईमेल पाठवितो आणि प्राप्त करतो त्या संख्येच्या प्रमाणामुळे आणि ईमेलचे बर्याचदा चुकीचे वर्णन केले जात असल्यामुळे, ते स्पष्ट आणि संक्षिप्त पद्धतीने लिहिणे महत्वाचे आहे.

व्यावसायिक ई-मेल योग्यरितीने कसे लिहायचे

लहान आणि मुद्देसूद ईमेल लिहिल्याने ईमेल व्यवस्थापित करण्यात खर्च होणारा वेळ कमी होईल आणि तुम्हाला अधिक उत्पादनक्षम बनवेल. तुमचे ईमेल लहान ठेवून, तुम्ही ईमेलवर कमी वेळ आणि इतर कामांसाठी जास्त वेळ घालवाल. ते म्हणाले, स्पष्टपणे लिहिणे हे एक कौशल्य आहे. सर्व कौशल्यांप्रमाणे, आपल्याला आवश्यक असेल त्याच्या विकासावर काम करा.

सुरुवातीला, लहान ईमेल लिहिण्यासाठी तुम्हाला जितका वेळ लागू शकतो तितकाच लांब ईमेल लिहायला लागतो. तथापि, असे असले तरीही, तुम्ही तुमचे सहकारी, क्लायंट किंवा कर्मचाऱ्यांना अधिक उत्पादक होण्यास मदत कराल कारण तुम्ही त्यांच्या इनबॉक्समध्ये कमी गोंधळ घालाल, ज्यामुळे त्यांना तुम्हाला अधिक जलद प्रतिसाद देण्यास मदत होईल.

स्पष्टपणे लिहिल्याने, तुम्ही अशी व्यक्ती म्हणून ओळखले जाल ज्याला त्यांना काय हवे आहे हे माहीत आहे आणि कामे पूर्ण होतात. दोन्ही तुमच्या करिअरच्या संभाव्यतेसाठी चांगले आहेत.

तर मग स्पष्ट, संक्षिप्त आणि व्यावसायिक ई-मेल लिहायला काय लागते?

आपल्या ध्येय ओळखा

स्पष्ट ई-मेल नेहमी स्पष्ट हेतू आहेत.

प्रत्येक वेळी जेव्हा तुम्ही ईमेल लिहायला बसता तेव्हा स्वतःला विचारण्यासाठी काही सेकंद घ्या, “मी हे का पाठवत आहे? मी प्राप्तकर्त्याकडून काय अपेक्षा करू?

आपण या प्रश्नांची उत्तरे देऊ शकत नसल्यास आपण ईमेल पाठवू नये. आपल्याला जे आवश्यक आहे हे जाणून घेतल्याशिवाय ई-मेल लिहिणे आपले वेळेचे आणि आपल्या प्राप्तकर्त्याचे नुकसान होत आहे. आपल्याला जे पाहिजे ते नक्की माहित नसेल तर आपल्यासाठी स्पष्ट आणि संक्षिप्तपणे व्यक्त करणे आपल्यासाठी कठीण होईल.

"एका वेळी एक गोष्ट" नियम वापरा

मीटिंगसाठी ईमेल पर्याय नाहीत. बिझनेस मीटिंगसह, तुम्ही जितक्या अधिक अजेंडा आयटमवर काम करता, तितकी मीटिंग अधिक फलदायी असते.

ईमेलसह, उलट सत्य आहे. आपल्या ईमेलमध्ये आपण कमीतकमी विषयांचा समावेश कमी करता, तितक्याच गोष्टी आपल्या संवादकारांना समजण्यायोग्य असतील.

म्हणूनच "एका वेळी एक गोष्ट" नियमाचा सराव करणे चांगली कल्पना आहे. तुम्ही पाठवलेल्या प्रत्येक ईमेलची खात्री करा. तुम्हाला दुसर्‍या प्रकल्पाबद्दल संप्रेषण करायचे असल्यास, दुसरा ईमेल लिहा.

"हे ईमेल खरोखरच आवश्यक आहे का?" स्वत: ला विचारणे देखील एक चांगला वेळ आहे. पुन्हा, केवळ आवश्यक ईमेल आपल्याला ज्या व्यक्तीला ई-मेल पाठवतात त्याच्या सन्मानार्थ साक्ष देतात.

सहानुभूतीचा सराव

सहानुभूती म्हणजे इतरांच्या डोळ्यांतून जग पाहण्याची क्षमता. जेव्हा तुम्ही हे करता तेव्हा तुम्हाला त्यांचे विचार आणि भावना समजतात.

ईमेल लिहिताना, वाचकांच्या दृष्टिकोनातून आपल्या शब्दांबद्दल विचार करा. आपण लिहिलेल्या प्रत्येक गोष्टीसह, स्वतःला विचारा:

  • मला ते मिळाल्यास मी या वाक्याचा अर्थ कसा लावू शकेन?
  • यात निर्दिष्ट करण्यासाठी अस्पष्ट अटी समाविष्ट आहेत?

आपण लिहावे तसे हे एक सोपा, परंतु प्रभावी समायोजन आहे. जे लोक आपल्याला वाचतील त्यांच्याबद्दल विचार करण्याने ते आपल्या प्रतिसादाचे मार्ग बदलतील.

आपल्याला प्रारंभ करण्यात मदत करण्यासाठी जगाकडे पाहण्याचा एक सोपा मार्ग आहे. बहुतेक लोक:

  • व्यस्त आहेत. तुम्हाला काय हवे आहे याचा अंदाज लावण्यासाठी त्यांच्याकडे वेळ नाही आणि त्यांना तुमचा ईमेल वाचण्यास आणि त्यावर त्वरीत प्रतिसाद द्यायला आवडेल.
  • प्रशंसा करा आपण त्यांच्या किंवा त्यांच्या कार्याबद्दल काहीतरी सकारात्मक बोलू शकता तर ते करा. तुझे शब्द व्यर्थ होणार नाहीत.
  • आभार मानले पाहिजेत. प्राप्तकर्त्याने तुम्हाला कोणत्याही प्रकारे मदत केली असल्यास, त्यांचे आभार मानण्याचे लक्षात ठेवा. तुम्‍हाला मदत करण्‍याचे त्यांचे काम असले तरीही तुम्ही हे केले पाहिजे.

सादरीकरणे संक्षिप्त करा

तुम्ही प्रथम एखाद्याला ईमेल करता तेव्हा, तुम्ही कोण आहात हे तुम्हाला प्राप्तकर्त्याला सांगावे लागेल. आपण हे सहसा एका वाक्यात करू शकता. उदाहरणार्थ: “तुम्हाला [इव्हेंट X] येथे भेटून आनंद झाला. »

परिचय लहान करण्याचा एक मार्ग म्हणजे आपण समोरासमोर भेटत असल्यासारखे लिहिणे. एखाद्याला प्रत्यक्ष भेटताना तुम्हाला पाच मिनिटांच्या एकपात्री नाटकात जायचे नाही. त्यामुळे ईमेलमध्ये करू नका.

परिचय आवश्यक असल्यास आपल्याला माहित नाही. कदाचित आपण आधीपासूनच प्राप्तकर्त्याशी संपर्क साधला असेल परंतु ती आपल्याला लक्षात ठेवेल की नाही हे आपल्याला माहित नाही. आपण आपल्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीमध्ये आपली प्रमाणपत्रे सोडू शकता.

यामुळे गैरसमज टळतात. तुम्‍हाला आधीच ओळखत असलेल्‍या व्‍यक्‍तीशी तुम्‍हाला पुन्‍हा परिचय करून देणे असभ्य म्‍हणून येते. ती तुम्हाला ओळखते की नाही याची तिला खात्री नसल्यास, तुम्ही तिला तुमची स्वाक्षरी तपासू देऊ शकता.

स्वतःला पाच वाक्ये मर्यादित करा

आपण लिहिलेल्या प्रत्येक ईमेलमध्ये, आपल्याला आवश्यक असलेल्या गोष्टी सांगण्यासाठी आपण पुरेशी वाक्ये वापरलीच पाहिजेत. पाच वाक्यांपर्यंत मर्यादा घालणे ही एक उपयुक्त सराव आहे.

पाच वाक्यांपेक्षा कमी वाक्ये क्रूर आणि अशिष्ट असतात, पाच वाक्यांपेक्षा जास्त कचरा वेळ असतो.

पाच वाक्ये असलेले ईमेल ठेवणे अशक्य असेल. परंतु बर्याच बाबतीत, पाच वाक्ये पुरेसे असतात.

पाच वाक्यांच्या अनुशासनाचा अवलंब करा आणि आपणास स्वत: ला ईमेल अधिक वेगाने सापडतील. आपल्याला आणखी उत्तरे देखील मिळतील.

लहान शब्द वापरा

1946 मध्ये, जॉर्ज ऑर्वेलने लेखकांना असा सल्ला दिला होता की एखादा लहान शब्द कधीही वापरु नका.

हा सल्ला आज अधिक समर्पक आहे, विशेषत: ईमेल लिहिताना.

लहान शब्द आपल्या वाचकांना आदर दाखवतात. लहान शब्द वापरून, आपण आपला संदेश समजण्यास सुलभ केले.

लहान वाक्ये आणि अनुच्छेदांबद्दल देखील हेच सत्य आहे. आपला संदेश स्पष्ट आणि समजण्यास सोपा असेल तर मजकूर मोठ्या मजकूरावर टाळा.

सक्रिय आवाज वापरा

सक्रिय आवाज वाचणे सोपे आहे. हे कृती आणि जबाबदारीला देखील प्रोत्साहन देते. खरंच, सक्रिय आवाजात, वाक्ये कार्य करणार्या व्यक्तीवर लक्ष केंद्रित करतात. निष्क्रिय आवाजात, वाक्ये ज्या वस्तूवर कार्य करतात त्यावर लक्ष केंद्रित करतात. निष्क्रीय आवाजात, असे वाटू शकते की गोष्टी स्वतःच घडत आहेत. सक्रियपणे, जेव्हा लोक कृती करतात तेव्हाच गोष्टी घडतात.

मानक रचना चिकटवा

आपल्या ईमेलला लहान ठेवण्यासाठी काय महत्वाचे आहे? एक मानक रचना वापरा. हे एक टेम्पलेट आहे जे आपण लिहिता त्या प्रत्येक ईमेलसाठी आपण अनुसरण करू शकता.

आपल्या ईमेलला लहान ठेवण्याव्यतिरिक्त, मानक संरचना खालीलप्रमाणे आपल्याला त्वरीत लिहायला मदत करते.

कालांतराने, आपण एक रचना विकसित कराल जी आपल्यासाठी कार्य करेल. आपण प्रारंभ करण्यासाठी येथे एक सोपी रचना आहे:

  • नमस्कार
  • प्रशंसा
  • आपल्या ईमेलचे कारण
  • कृतीसाठी कॉल
  • बंद संदेश (बंद करणे)
  • स्वाक्षरी

चला या प्रत्येक गहन मध्ये पाहू.

  • ही ईमेलची पहिली ओळ आहे. “हॅलो, [प्रथम नाव]” हे एक सामान्य अभिवादन आहे.

 

  • तुम्ही प्रथमच एखाद्याला ईमेल करत असताना, प्रशंसा ही एक उत्तम सुरुवात असते. एक चांगली लिखित प्रशंसा देखील एक परिचय म्हणून काम करू शकते. उदाहरणार्थ:

 

“मला [विषय] [तारीख] रोजी तुमचे सादरीकरण आवडले. »

“मला तुमचा ब्लॉग [विषय] वर खरोखर उपयुक्त वाटला. »

“[कार्यक्रम] तुम्हाला भेटून आनंद झाला. »

 

  • आपल्या ईमेलचे कारण. या विभागात, तुम्ही म्हणता, "मी याबद्दल विचारण्यासाठी ईमेल करणार आहे..." किंवा "मी विचार करत होतो की तुम्ही मदत करू शकता का..." काहीवेळा तुम्हाला तुमची लेखनाची कारणे स्पष्ट करण्यासाठी दोन वाक्यांची आवश्यकता असेल.

 

  • कृतीसाठी कॉल. एकदा आपण आपल्या ईमेलचे कारण समजावून सांगितले की, प्राप्तकर्त्यास काय करावे हे माहित नाही. विशिष्ट निर्देश प्रदान करा. उदाहरणार्थ:

"तुम्ही मला त्या फाईल्स गुरुवारपर्यंत पाठवू शकता का?" »

"पुढील दोन आठवड्यांत आपण हे लिहू शकता?" "

“कृपया यानबद्दल लिहा आणि तुम्ही ते केव्हा केले ते मला कळवा. »

आपल्या विनंतीस प्रश्नाच्या रूपात रचना देऊन, प्राप्तकर्त्यास प्रतिसाद देण्यासाठी आमंत्रित केले जाते. वैकल्पिकरित्या, आपण हे देखील वापरू शकता: "आपण हे केले तेव्हा मला कळवा" किंवा "हे आपल्यासाठी ठीक आहे की नाही ते मला कळवा." "

 

  • बंद. तुमचा ईमेल पाठवण्यापूर्वी, एक बंद संदेश समाविष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा. तुमच्या कॉल टू अॅक्शनचा पुनरुच्चार करणे आणि प्राप्तकर्त्याला चांगले वाटणे हा दुहेरी उद्देश पूर्ण करतो.

 

चांगल्या समाप्ती रेषांचे उदाहरणः

“तुमच्या या सर्व मदतीबद्दल धन्यवाद. "

“तुला काय वाटते ते ऐकण्यासाठी मी थांबू शकत नाही. »

“आपल्याकडे काही प्रश्न असल्यास मला कळवा. "

  • शुभेच्छा संदेशाद्वारे आपल्या स्वाक्षरीपूर्वी जोडल्याबद्दल विचार करणे समाप्त करणे.

ते कदाचित "आपले खरे", "विनम्र", "चांगला दिवस" ​​किंवा "धन्यवाद" असू शकेल.