Print Friendly, पीडीएफ व ईमेल

सरासरी फ्रेंच कर्मचारी आठवड्यातून एक आठवड्यांत शेकडो ईमेल ब्राउझ करतो आणि तो दररोज प्राप्त करतो.

तथापि, आम्ही आमच्या वेळेचा एक चांगला भाग आमच्या मेलबॉक्समध्ये अडकलो आहोत हे असूनही, आपल्यातील बर्‍याच जणांना, अगदी व्यावसायिकांना अद्याप हे कसे वापरावे हे माहित नाही ईमेल योग्यरित्या.

खरं तर, आम्ही दररोज वाचतो आणि वाचतो त्या संदेशांची संख्या दिली जाते, तेव्हा आम्हाला गंभीर कारणे होऊ शकतात ज्यामुळे गंभीर व्यावसायिक परिणाम होऊ शकतात.

या लेखात, आम्ही जाणून घेण्यासाठी सर्वात आवश्यक "सायबरकोर्ट" नियम परिभाषित केले आहेत.

ऑब्जेक्टची स्पष्ट आणि थेट ओळ समाविष्ट करा

एका चांगल्या विषयातील ओळखीच्या उदाहरणांमध्ये "तारीख सुधारित मीटिंग", "आपल्या सादरीकरणावर त्वरित प्रश्न" किंवा "प्रस्तावनासाठी सूचना" समाविष्ट आहेत.

लोक सहसा ए उघडण्याचा निर्णय घेतात ई-मेल विषय ओळीवर अवलंबून, एक निवडा जे वाचकांना कळू देते की तुम्ही त्यांच्या समस्या किंवा व्यावसायिक समस्यांचे निराकरण करत आहात.

एक व्यावसायिक ईमेल पत्ता वापरा

आपण एखाद्या कंपनीसाठी काम करीत असल्यास, आपण आपल्या कंपनीचा ई-मेल पत्ता वापरणे आवश्यक आहे. परंतु आपण वैयक्तिक ईमेल खाते वापरत असल्यास, आपण स्वतंत्र आहात किंवा आपण कधीकधी व्यवसाय जुळण्यांसाठी याचा वापर करू इच्छित असल्यास, हा पत्ता निवडताना आपण सावधगिरी बाळगणे आवश्यक आहे.

आपल्याकडे नेहमीच एक ईमेल पत्ता असावा जो आपले नाव धारण करेल जेणेकरून प्राप्तकर्ता नक्कीच ईमेल पाठवित आहे हे माहित आहे. कामासाठी योग्य नसलेला ईमेल पत्ता कधीही वापरू नका.

"सर्वांना प्रत्युत्तर द्या" क्लिक करण्यापूर्वी दोनदा विचार करा

कोणासही असे 20 लोकांचे ईमेल वाचण्याची इच्छा नाही ज्यांचा त्यांच्याशी काही संबंध नाही. ईमेलकडे दुर्लक्ष करणे कठीण आहे, कारण बरेच लोक त्यांच्या स्मार्टफोनवर नवीन संदेशांच्या सूचना प्राप्त करतात किंवा त्यांच्या संगणकाच्या स्क्रीनवर पॉप-अप संदेश विचलित करतात. जोपर्यंत आपल्याला वाटत नाही की सर्व यादी सदस्यांनी ईमेल प्राप्त केला पाहिजे तोपर्यंत "सर्वांना प्रत्युत्तर द्या" क्लिक करणे टाळा.

वाचा  सुट्टीसाठी स्वयंचलित अनुपस्थितीचा संदेश तयार करा

स्वाक्षरी ब्लॉक समाविष्ट करा

आपल्या वाचकांना आपल्याबद्दल माहितीसह प्रदान करा. सामान्य नियम म्हणून, फोन नंबरसह आपले पूर्ण नाव, शीर्षक, कंपनीचे नाव आणि संपर्क माहिती सूचित करा. आपण स्वत: साठी काही जाहिरात देखील जोडू शकता, परंतु शब्द किंवा प्रतिमांपेक्षा खूप दूर जाऊ नका.

उर्वरित ईमेलप्रमाणेच समान फॉन्ट, आकार आणि रंग वापरा.

व्यावसायिक शुभेच्छा वापरा

"हॅलो", "हाय!" किंवा "आपण कसे आहात?" यासारख्या आरामदायी आणि परिचित अभिव्यक्तीचा वापर करू नका.

आमच्या लिखाणातील सुखावह स्वभावामुळे ईमेलमधील शुभेच्छा प्रभावित होणार नाहीत. "हाय!" ही एक अत्यंत अनौपचारिक शुभेच्छा आहे आणि सामान्यतः, ती एखाद्या कामाच्या परिस्थितीत वापरली जाऊ नये. त्याऐवजी "हॅलो" किंवा "शुभ संध्याकाळ" वापरा.

संक्षेप मध्ये उद्गार चिन्हे वापरा

आपण विस्मयादिबोधक बिंदु वापरण्याचे निवडल्यास, आपला उत्साह व्यक्त करण्यासाठी फक्त एक वापरा.

लोक कधीकधी क्रोधित होतात आणि त्यांच्या वाक्याच्या शेवटी अनेक उद्गार चिन्हे ठेवतात. परिणाम खूप भावनिक किंवा अपरिपक्व वाटू शकतात, उद्गार चिन्हे लिखित स्वरूपात लिहून ठेवली पाहिजेत.

विनोदाने सावधगिरी बाळगा

अचूक स्वर किंवा चेहर्यावरील अभिव्यक्तीशिवाय विनोद सहजपणे अनुवादित होऊ शकतो. एक व्यावसायिक एक्सचेंजमध्ये, जोपर्यंत आपण प्राप्तकर्त्यास चांगले माहित नाही तोपर्यंत ईमेलमधून विनोद सोडणे चांगले आहे. याव्यतिरिक्त, आपल्याला जे वाटते ते मजेदार आहे असे कदाचित एखाद्या अन्य व्यक्तीसाठी नसेल.

हे जाणून घ्या की वेगवेगळ्या संस्कृतीतील लोक वेगळ्या पद्धतीने बोलतात आणि लिहितात

सांस्कृतिक मतभेदांमुळे गरीब संवाद सहज होऊ शकतो, विशेषत: लिखित स्वरूपात जेव्हा आपण एकमेकांच्या शरीराची भाषा पाहू शकत नाही. आपला संदेश प्राप्तकर्त्याच्या सांस्कृतिक पार्श्वभूमीवर किंवा आपल्या पदवीच्या प्रमाणात स्वीकार करा.

वाचा  बैठकीत घेतलेली नोट्स, प्रभावी होण्यासाठी टिपा

हे लक्षात ठेवणे चांगले आहे की अत्यंत संदर्भित संस्कृती (जपानी, अरबी किंवा चीनी) आपल्याबरोबर व्यवसाय करण्यापूर्वी आपल्याला जाणून घेऊ इच्छित आहेत. परिणामी, या देशांतील कर्मचार्यांसाठी त्यांच्या लिखाणात अधिक वैयक्तिक असणे सामान्य असू शकते. दुसरीकडे पाहता, कमी संदर्भित संस्कृती (जर्मन, अमेरिकन किंवा स्कॅन्डिनेव्हियन) लोक अगदी वेगाने जाणे पसंत करतात.

ईमेल आपल्यासाठी नसले तरीही आपल्या ईमेलला उत्तर द्या

आपल्याला पाठविलेल्या सर्व ईमेलचे उत्तर देणे कठिण आहे, परंतु आपण प्रयत्न केला पाहिजे. यामध्ये ईमेल आपणास चुकून पाठविलेल्या प्रकरणांचा समावेश आहे, विशेषत: प्रेषक उत्तर देण्याची वाट पाहत असेल तर. एक उत्तर आवश्यक नाही, परंतु ईमेलसाठी एक चांगले लेबल आहे, विशेषत: जर ती व्यक्ती समान कंपनी किंवा उद्योगात कार्यरत असेल.

येथे एक नमुना प्रतिसाद आहे: "मला माहित आहे की आपण खूप व्यस्त आहात, परंतु मला वाटत नाही की आपण मला हे ईमेल पाठवावे अशी इच्छा आहे. आणि मी तुम्हाला हे सांगू इच्छित होते की आपण ते योग्य व्यक्तीकडे पाठवू शकता. "

प्रत्येक संदेशाचे पुनरावलोकन करा

तुझी चूक आपल्या ईमेल प्राप्तकर्त्यांकडे दुर्लक्ष केले जाणार नाही. आणि, प्राप्तकर्त्याच्या आधारावर, आपण ते करण्यासाठी प्रयत्न केला जाऊ शकता.

शब्दलेखन तपासकांवर विश्वास ठेवू नका. ते पाठविण्यापूर्वी, आपल्या मेलला बर्याच वेळा वाचा आणि पुन्हा वाचन करा.

शेवटचा ईमेल पत्ता जोडा

आपण लेखन संपवण्याआधी आणि संदेश दुरुस्त करण्यापूर्वी अपघाताने ईमेल पाठविणे टाळा. संदेशास प्रतिसाद देताना देखील, प्राप्तकर्त्याचा पत्ता हटविणे आणि संदेश पाठवण्यासाठी तयार असल्याची आपल्याला खात्री आहे तेव्हाच तो समाविष्ट करणे एक चांगली कल्पना आहे.

वाचा  कामावर चांगले लिहा: पेन किंवा कीबोर्ड?

आपण योग्य प्राप्तकर्ता निवडला असल्याचे सत्यापित करा

ईमेलच्या "टू" ओळवर आपल्या अॅड्रेस बुकवरून नाव टाइप करताना आपण अत्यंत सावधगिरी बाळगणे आवश्यक आहे. चुकीचे नाव निवडणे सोपे आहे, जे आपल्यासाठी आणि आपल्यास चुकून मेल प्राप्त करणार्यासाठी शर्मिंदा करणारे असू शकते.

क्लासिक फॉन्ट वापरा

व्यावसायिक पत्रव्यवहारासाठी, नेहमी आपले फॉन्ट, रंग आणि मानक आकार ठेवा.

मुख्य नियम: इतर लोकांना वाचण्यासाठी आपले ईमेल सुलभ असावे.

सर्वसाधारणपणे, 10 किंवा 12 डॉट वर्ण आणि अॅरिअल, कॅलीब्ररी किंवा टाइम्स न्यू रोमन सारख्या वाचण्यास सोपा फॉन्ट वापरणे चांगले आहे. जेव्हा रंग येतो तेव्हा काळा सर्वात सुरक्षित निवड आहे.

आपल्या टोनवर लक्ष ठेवा

भाषांतरानुसार विनोद गमावल्याप्रमाणे आपला संदेश त्वरित चुकीचा अर्थ लावला जाऊ शकतो. लक्षात ठेवा की आपल्या मुलाखतीच्या आवाजातील संकेतांक आणि चेहर्याचे भाव त्यांच्याकडे एकाचवेळी चर्चा करणार नाहीत.

कोणत्याही गैरसमज टाळण्यासाठी, पाठवा क्लिक करण्यापूर्वी आपण आपला संदेश मोठ्याने वाचण्याची शिफारस केली जाते. जर आपल्यासाठी ते कठीण वाटत असेल तर वाचकांसाठी ते कठीण वाटेल.

सर्वोत्तम परिणामांसाठी, पूर्णपणे नकारात्मक शब्द ("अयशस्वी", "खराब" किंवा "दुर्लक्षित") टाळा आणि नेहमी "कृपया" आणि "धन्यवाद" म्हणा.