Anda telah menerima e-mel jemputan ke mesyuarat dan ingin mengesahkan kehadiran anda. Dalam artikel ini, kami memberitahu anda mengapa penting untuk menjawab jemputan untuk mengesahkan kehadiran anda, dan bagaimana cara melakukannya dalam bentuk yang wajar.

Mengumumkan penyertaan anda dalam mesyuarat

Apabila anda menerima jemputan untuk mesyuarat, orang yang menghantarnya kepada anda boleh meminta pengesahan bertulis mengenai kehadiran anda pada mesyuarat itu. Jika dalam kes tertentu, sahkan kehadiran anda tidak diminta, adalah disyorkan untuk melakukannya lagi.

Sesungguhnya, perjumpaan boleh menjadi rumit untuk diatur, terutamanya apabila anda tidak tahu dengan tepat berapa banyak orang yang akan hadir. Dengan mengesahkan kehadiran anda, bukan sahaja anda akan membuat kerja persiapan penganjur lebih mudah, tetapi anda juga akan memastikan bahawa mesyuarat itu cekap, tidak terlalu lama dan disesuaikan dengan jumlah peserta. Tidak pernah membuang masa 10 minit pada permulaan perjumpaan dengan menambah kerusi atau mencetak semula fail!

Ingat juga untuk tidak menunggu terlalu lama sebelum menjawab, walaupun benar bahawa anda tidak akan selalu dapat mengesahkan ketersediaan anda dengan segera. Semakin awal pengesahan berlaku, semakin memudahkan penganjuran mesyuarat (mesyuarat tidak dapat diatur pada saat-saat terakhir!).

Apa yang harus mengandungi e-mel pengesahan kehadiran mesyuarat?

Dalam e-mel pengesahan mesyuarat, penting untuk memasukkan perkara berikut:

  • Terima kasih atas jemputannya
  • Jelas mengumumkan kehadiran anda
  • Tunjukkan penglibatan anda dengan bertanya jika ada perkara yang perlu dipersiapkan sebelum mesyuarat
READ  Strategi Ketiadaan untuk Pengurus Saham

Berikut ialah templat emel yang akan diikuti untuk mengumumkan penyertaan anda dalam mesyuarat.

Subjek: Pengesahan penyertaan saya dalam mesyuarat [tarikh]

Tuan / puan,

Saya berterima kasih atas jemputan anda ke mesyuarat pada [tujuan mesyuarat] dan dengan senang hati mengesahkan kehadiran saya pada [tarikh] pada [masa].

Tolong beritahu saya jika terdapat sebarang perkara untuk mempersiapkan mesyuarat ini. Saya tetap berada di bawah pelupusan anda untuk sebarang maklumat lanjut tentang perkara ini.

Yang ikhlas,

[Tandatangan]