E-mel sering membenarkan kami untuk berkomunikasi lebih banyak. Akibatnya, Internet penuh petua untuk menulis lebih baik, senarai sebab untuk mengelak daripada menghantar e-mel pada masa tertentu, atau nasihat tentang seberapa cepat kami harus membalas, dsb. Walau bagaimanapun, cara terbaik untuk menjimatkan masa dan mengelakkan kekeliruan mungkin ialah mengingati bahawa sesetengah perbualan tidak boleh dilakukan melalui e-mel, berikut ialah beberapa contoh.
Apabila anda menyampaikan berita buruk
Bukan mudah untuk menyampaikan berita buruk, terutamanya apabila anda perlu menyampaikannya kepada bos atau pengurus anda. Tetapi, terdapat beberapa cara untuk meminimumkan kesukaran. Pertama sekali, jangan menangguhkannya dan jangan buang masa; anda mesti bertanggungjawab dan menerangkan keadaan dengan teliti. Memberi berita buruk melalui e-mel bukanlah idea yang baik, kerana ia boleh difahami sebagai percubaan untuk mengelakkan perbualan. Anda boleh menghantar semula imej seseorang yang takut, malu atau terlalu tidak matang untuk menjadi proaktif. Oleh itu, apabila anda mempunyai berita buruk untuk disampaikan, lakukan secara peribadi apabila boleh.
Apabila anda tidak pasti apa yang anda maksudkan
Secara umum, adalah baik untuk berusaha untuk menjadi proaktif daripada reaktif. Malangnya, e-mel sesuai dengan refleks seperti ini. Kami berasa terdorong untuk mengosongkan peti masuk kami, dengan kebanyakan e-mel memerlukan balasan. Jadi kadangkala, walaupun kita tidak pasti bagaimana kita ingin bertindak balas, jari kita mula mengetik. Sebaliknya, berehat apabila anda perlu mengambilnya. Cari lebih banyak maklumat mengenai subjek itu, bukannya menjawab sebelum anda benar-benar tahu apa yang anda fikirkan dan apa yang anda ingin katakan.
Jika anda merasa tersiksa oleh nada itu
Ramai di antara kita menggunakan e-mel untuk mengelakkan perbualan yang sukar. Ideanya ialah medium ini memberi kita peluang untuk menulis e-mel yang akan sampai kepada orang lain tepat seperti yang kita harapkan. Tetapi, terlalu kerap, bukan itu yang berlaku. Perkara pertama yang menderita ialah kecekapan kita; membuat e-mel yang direka dengan sempurna memerlukan banyak masa. Jadi, selalunya, orang lain tidak akan membaca e-mel kami seperti yang kami jangkakan. Jadi, jika anda mendapati diri anda terseksa oleh nada semasa anda menulis e-mel, tanya diri anda jika dalam kes ini juga tidak masuk akal untuk mengendalikan perbualan ini secara bersemuka.
Sekiranya di antara 21h dan 6h dan awak letih
Lebih sukar untuk berfikir dengan jelas apabila anda letih, dan emosi juga boleh meningkat apabila anda berada dalam keadaan ini. Jadi jika anda duduk di rumah, dan anda berada di luar waktu pejabat, pertimbangkan untuk menekan butang simpan draf dan bukannya butang hantar. Sebaliknya, tulis draf pertama dalam draf, jika ia membantu anda melupakan masalah itu, dan bacanya pada waktu pagi sebelum memuktamadkannya, apabila anda mempunyai perspektif yang lebih segar.
Apabila anda meminta peningkatan
Sesetengah perbualan dimaksudkan untuk dilakukan secara bersemuka, sebagai contoh, apabila anda ingin merundingkan kenaikan gaji. Ini bukan jenis permintaan yang anda ingin buat melalui e-mel, terutamanya kerana anda mahu ia jelas dan ia adalah perkara yang anda ambil serius. Selain itu, anda ingin bersedia untuk menjawab soalan tentang permohonan anda. Menghantar e-mel boleh menghantar mesej yang salah. Mengambil masa untuk bertemu secara peribadi dengan atasan anda dalam keadaan ini akan membawa anda lebih banyak hasil.
