Sediakan domain anda dan buat alamat e-mel profesional

 

Untuk membuat alamat e-mel profesional dengan Google Workspace, langkah pertama ialah membeli nama domain tersuai. Nama domain mewakili identiti perniagaan anda dalam talian dan penting untuk mengukuhkan imej jenama anda. Anda boleh membeli nama domain daripada pendaftar domain, seperti Google Domain, ionAtau OVH. Semasa membeli, pastikan anda memilih nama domain yang menggambarkan nama perniagaan anda dan mudah diingati.

 

Sediakan domain dengan Google Workspace

 

Selepas membeli nama domain, anda mesti sediakan dengan Google Workspace untuk dapat menggunakan perkhidmatan e-mel perniagaan Google. Berikut ialah langkah untuk menyediakan domain anda:

  1. Daftar untuk Google Workspace dengan memilih pelan yang sesuai dengan saiz perniagaan dan keperluan khusus anda.
  2. Semasa proses pendaftaran, anda akan digesa untuk memasukkan nama domain tersuai anda.
  3. Google Workspace akan memberi anda arahan untuk mengesahkan pemilikan domain anda dan menyediakan rekod Sistem Nama Domain (DNS) yang diperlukan. Anda perlu log masuk ke panel kawalan pendaftar domain anda dan menambah rekod MX (Mail Exchange) yang disediakan oleh Google. Rekod ini digunakan untuk menghalakan e-mel ke pelayan mel Google Workspace.
  1. Setelah rekod DNS dikonfigurasikan dan domain disahkan, anda akan dapat mengakses konsol pentadbir Google Workspace untuk mengurus domain dan perkhidmatan anda.

 

Cipta alamat e-mel yang diperibadikan untuk pekerja anda

 

Memandangkan domain anda telah disediakan dengan Google Workspace, anda boleh mula membuat alamat e-mel yang diperibadikan untuk pekerja anda. Untuk melakukan ini, ikuti langkah berikut:

  1. Log masuk ke konsol pentadbir Google Workspace menggunakan akaun pentadbir anda.
  2. Klik pada "Pengguna" dalam menu sebelah kiri untuk mengakses senarai pengguna dalam organisasi anda.
  3. Klik pada butang "Tambah Pengguna" untuk membuat akaun pengguna baharu. Anda perlu memberikan maklumat seperti nama pertama dan nama keluarga serta alamat e-mel yang dikehendaki untuk setiap pekerja. Alamat e-mel akan dibuat secara automatik dengan nama domain tersuai anda (cth. employe@yourcompany.com).
  1. Setelah akaun dibuat, anda boleh menetapkan peranan dan kebenaran kepada setiap pengguna berdasarkan tanggungjawab mereka dalam syarikat. Anda juga boleh menghantar arahan kepada mereka untuk menyediakan kata laluan mereka dan mengakses akaun Gmail mereka.
  2. Jika anda ingin membuat alamat e-mel generik, seperti contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, anda boleh menyediakan kumpulan pengguna dengan alamat e-mel yang dikongsi. Ini membolehkan berbilang pekerja menerima dan membalas e-mel yang dihantar ke alamat generik ini.

Dengan mengikut langkah ini, anda akan dapat menyediakan domain anda dan membuat alamat e-mel kerja untuk pekerja anda menggunakan Google Workspace. Alamat e-mel yang diperibadikan ini akan meningkatkan imej jenama syarikat anda dan memberikan pengalaman profesional untuk pelanggan dan rakan kongsi anda apabila berkomunikasi dengan anda melalui e-mel.

Urus akaun e-mel dan tetapan pengguna dalam Google Workspace

 

Konsol pentadbir Google Workspace memudahkan anda mengurus akaun pengguna merentas perniagaan anda. Sebagai pentadbir, anda boleh menambah pengguna baharu, mengedit maklumat dan tetapan akaun mereka atau memadamkan akaun apabila pekerja meninggalkan syarikat. Untuk melakukan tindakan ini, pergi ke bahagian "Pengguna" dalam konsol pentadbiran dan pilih pengguna yang berkaitan untuk mengubah suai tetapan mereka atau memadamkan akaun mereka.

 

Urus kumpulan pengguna dan hak akses

 

Kumpulan pengguna ialah cara yang berkesan untuk mengatur dan mengurus hak akses kepada sumber dan perkhidmatan Google Workspace dalam syarikat anda. Anda boleh membuat kumpulan untuk jabatan, jabatan atau projek yang berbeza dan menambah ahli kepada mereka berdasarkan peranan dan tanggungjawab mereka. Untuk mengurus kumpulan pengguna, navigasi ke bahagian "Kumpulan" dalam konsol pentadbir Google Workspace.

Kumpulan juga membantu mengawal akses kepada dokumen dan folder kongsi, memudahkan pengurusan kebenaran. Contohnya, anda boleh membuat kumpulan untuk pasukan pemasaran anda dan memberi mereka akses kepada sumber pemasaran tertentu dalam Google Drive.

 

Gunakan dasar keselamatan dan peraturan pemesejan

 

Google Workspace menawarkan banyak pilihan untuk melindungi persekitaran e-mel anda dan melindungi data perniagaan anda. Sebagai pentadbir, anda boleh menguatkuasakan pelbagai dasar keselamatan dan peraturan pemesejan untuk memastikan pematuhan dan melindungi pengguna anda daripada ancaman dalam talian.

Untuk mengkonfigurasi tetapan ini, navigasi ke bahagian "Keselamatan" dalam konsol pentadbir Google Workspace. Berikut ialah beberapa contoh dasar dan peraturan yang boleh anda sediakan:

  1. Keperluan kata laluan: Tetapkan peraturan untuk panjang, kerumitan dan kesahihan kata laluan pengguna anda untuk membantu memastikan akaun lebih selamat.
  2. Pengesahan dua faktor: Dayakan pengesahan dua faktor (2FA) untuk menambah lapisan keselamatan tambahan apabila mengelog pengguna ke akaun mereka.
  3. Penapisan E-mel: Sediakan peraturan untuk menyekat atau mengkuarantin e-mel spam, percubaan pancingan data dan mesej dengan lampiran atau pautan berniat jahat.
  4. Sekatan akses: Hadkan akses kepada perkhidmatan dan data Google Workspace berdasarkan lokasi, alamat IP atau peranti yang digunakan untuk log masuk.

Dengan menggunakan dasar dan peraturan keselamatan e-mel ini, anda akan membantu melindungi perniagaan dan pekerja anda daripada ancaman dalam talian serta memastikan pematuhan terhadap peraturan yang berkenaan.

Ringkasnya, mengurus akaun e-mel dan tetapan pengguna dalam Google Workspace ialah aspek kritikal untuk memastikan persekitaran e-mel anda berjalan lancar dan selamat. Sebagai pentadbir, anda bertanggungjawab untuk mengurus akaun pengguna, kumpulan pengguna dan hak akses, serta menggunakan dasar keselamatan dan peraturan e-mel yang disesuaikan dengan keperluan perniagaan anda.

Manfaatkan alat kerjasama dan komunikasi yang ditawarkan oleh Google Workspace

 

Google Workspace menawarkan suite bersepadu aplikasi yang membenarkan kerjasama yang berkesan di kalangan ahli pasukan anda. Dengan menggunakan Gmail dengan apl Google Workspace yang lain, anda boleh memanfaatkan sinergi antara jabatan yang berbeza untuk meningkatkan produktiviti dan komunikasi merentas perniagaan anda. Berikut ialah beberapa contoh penyepaduan berguna antara Gmail dan apl Google Workspace yang lain:

  1. Kalendar Google: Jadualkan mesyuarat dan acara terus daripada Gmail, menambahkan jemputan pada kalendar anda atau rakan sekerja anda.
  2. Kenalan Google: Urus perniagaan dan kenalan peribadi anda di satu tempat dan segerakkan mereka secara automatik dengan Gmail.
  3. Google Drive: Hantar lampiran besar menggunakan Google Drive dan bekerjasama pada dokumen
    dalam masa nyata terus daripada Gmail, tanpa perlu memuat turun atau menghantar e-mel berbilang versi.
  1. Google Keep: Catat nota dan buat senarai tugasan terus daripada Gmail dan segerakkannya pada semua peranti anda.

 

Kongsi dokumen dan fail dengan Google Drive

 

Google Drive ialah alat storan dan perkongsian fail dalam talian yang menjadikan kerjasama dalam perniagaan anda lebih mudah. Menggunakan Google Drive, anda boleh berkongsi dokumen, hamparan, pembentangan dan fail lain dengan rakan sekerja anda, mengawal kebenaran setiap pengguna (baca sahaja, ulasan, edit). Untuk berkongsi fail dengan ahli pasukan anda, cuma tambahkan mereka sebagai rakan usaha sama dalam Google Drive atau kongsi pautan ke fail tersebut.

Google Drive juga membolehkan anda bekerja dalam masa nyata pada dokumen yang dikongsi berkat aplikasi suite Google Workspace, seperti Dokumen Google, Helaian Google dan Slaid Google. Kerjasama masa nyata ini membantu pasukan anda bekerja dengan lebih cekap dan mengelakkan kerumitan berbilang versi fail yang sama.

 

Atur mesyuarat dalam talian dengan Google Meet

 

Google Meet ialah penyelesaian persidangan video yang disepadukan ke dalam Google Workspace yang memudahkan mesyuarat dalam talian antara ahli pasukan anda, sama ada mereka berada di pejabat yang sama atau tersebar di seluruh dunia. Untuk menganjurkan mesyuarat dalam talian dengan Google Meet, cuma jadualkan acara dalam Kalendar Google dan tambahkan pautan mesyuarat Meet. Anda juga boleh membuat mesyuarat ad hoc terus daripada Gmail atau apl Google Meet.

Dengan Google Meet, pasukan anda boleh mengambil bahagian dalam mesyuarat video berkualiti tinggi, berkongsi skrin dan bekerjasama pada dokumen dalam masa nyata, semuanya dalam persekitaran yang selamat. Selain itu, Google Meet menawarkan ciri lanjutan, seperti terjemahan kapsyen automatik, sokongan bilik mesyuarat dan rakaman mesyuarat, untuk memenuhi keperluan komunikasi dan kerjasama perniagaan anda.

Akhir sekali, Google Workspace menawarkan pelbagai alat kerjasama dan komunikasi yang boleh membantu perniagaan anda berfungsi dengan lebih cekap dan kekal berhubung. Dengan menggunakan Gmail dengan apl Google Workspace yang lain, berkongsi fail dan dokumen melalui Google Drive serta menganjurkan mesyuarat dalam talian dengan Google Meet, anda boleh memanfaatkan penyelesaian ini untuk meningkatkan produktiviti dan kerjasama dalam krew anda.

Dengan menggunakan alatan kerjasama ini, anda memperkasakan perniagaan anda untuk kekal berdaya saing dalam dunia yang sentiasa berubah, di mana keupayaan untuk menyesuaikan diri dengan cepat dan bekerja secara berkesan sebagai satu pasukan adalah penting untuk berjaya.